Các vật mang tin lưu trữ thường bị hư hại do nguyên nhân tồn tại của vật mang tin và do phương pháp mà chúng ta chế tác ra. Giấy vật mang tin phổ biến trong lưu trữ hiện nay được sản xuất từ bột gỗ bằng phương pháp công nghiệp nên sợi cenlulo của giấy rất ngắn và yếu. Đồng thời trong bột gỗ còn có chất lignin và một số chất khác mà sau một thời gian sẽ làm cho giấy bị phân rã về mặt hóa học, giấy sẽ bị biến đổi màu sắc và yếu đi. Thêm vào đó trong quá trình sản xuất giấy người ta còn sử dụng chất phụ gia để tăng độ bóng của bề mặt giấy, để hạ thấp độ thấm nước, để tẩy trắng…. cũng góp phần làm cho giấy bị lão hóa nhanh hơn. Cùng với giấy, mực để ghi chép và in ấn tài liệu cũng có nhiều loại mực chứa a xít, làm cho tài liệu bị ô xi hóa trở nên vàng, tài liệu bị xuống cấp nhanh chóng.
85
Ở một số nước trên thế giới như Hung-ga-ri, Mông Cổ, Ba Lan, …. hiện chưa có những quy định về việc sản xuất các loại giấy có độ bền lâu năm.
Để hạn chế sự thoái hóa do các nhân tố bên ngoài gây ra đối với tài liệu, nhiều nước trên thế giới đã nghiên cứu sản xuất giấy có độ bền cao cho tài liệu lưu trữ. Ở Mỹ từ năm 1984 đã có tiêu chuẩn giấy bền lâu để in sách cho thư viện và tạo lập tài liệu lưu trữ đã được xây dựng. Ở Canada năm 1990 đã thông qua một Nghị quyết yêu cầu toàn bộ giấy văn bản của Nghị viện được công bố phải làm trên giấy bền lâu.
Đối với Việt Nam, thời xa xưa ông cha ta đã sử dụng giấy sản xuất bằng thủ công để viết, dù thời gian có bao lâu nhưng không ảnh hưởng đến chất lượng văn bản. Từ 1995 đến nay hầu như các cơ quan trong đó có Văn phòng Chính phủ sử dụng giấy sản xuất công nghiệp đặc biệt không dùng máy đánh chữ mà sử dụng máy tính và máy phô tô copy. Chính vì vậy các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay từ khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn nếu chế độ bảo quản không được tốt.
Để giữ gìn và đảm bảo an toàn cho tuổi thọ của tài liệu giấy, một yêu cầu đặt cho những người làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ thực hiện những yêu cầu sau:
- Cán bộ làm lưu trữ tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ tìm đối tác cung cấp giấy viết có tên gọi là giấy trung tính hay giấy phi acid. Cần đặt ra yêu cầu cao đối với các công ty cung cấp các loại giấy này, tạo điều kiện dễ dàng cho mọi người sử dụng.
- Nên sử dụng mực có chứa hàm lượng carbon cao sẽ có độ bền cao nhất. Mực photocopy thường có chất lượng thấp, nhưng sẽ dược cải thiện nếu chú ý chọn các loại giấy có độ bền cơ học cao, phi axit dùng làm tài liệu lưu trữ .
- Nên tránh dùng băng dính tài liệu vì sẽ làm biến màu và gây hại đến giấy theo thời gian
86