Chính phủ
2.2.1. Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu
Văn phòng Chính phủ chưa đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng. Tổng diện tích các kho bảo quản tài liệu lưu trữ khoảng 300 mét với 04 kho tài liệu. Các loại hình tài liệu lưu trữ được bảo quản chung với nhau, chưa bố trí kho riêng hay khu vực kho riêng . Tài liệu ghi âm được bảo quản chung với tài liệu giấy. Tuy nhiên các Kho lưu trữ đã được trang bị các phương tiện, trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu.
+ Kho bảo quản bản gốc (chữ ký tươi), hồ sơ vụ việc, hồ sơ phiên họp (kho số 1), diện tích khoảng 70 mét vuông. Đây là kho bảo quản tài liệu quan trọng nhất, chỉ trong trường hợp cần thiết mới được phép khai thác hồ sơ, hoặc tài liệu gốc để đối chiếu khi cần thiết. Tuy nhiên kho bảo quản tài liệu số 1 đặt ở khu nhà 3 tầng quá xa chỗ làm việc của Phòng Lưu trữ, khi cần nghiên cứu khai thác cán bộ lưu trữ phải đi lại vất vả. Tổng số hồ sơ, văn bản đang bảo quản tại kho số 1 như sau:
- Văn bản gốc từ năm 1950 lại này gồm : 3500 hồ sơ, đơn vị bảo quản. Số văn bản này qua thời gian đã xuống cấp, hơn nữa với loại giấy poluy mỏng khi cần thiết đưa ra khai thác đòi hỏi cán bộ Lưu trữ phải hết sức chú ý. Để bảo đảm tuổi thọ của khối tài liệu này, giải pháp lâu dài phải Scan và số hóa để phục vụ cho khai thác.
- Hồ sơ vụ việc, hồ sơ phiên họp: 13061 hồ sơ, đơn vị bảo quản. Đây là hồ sơ các cuộc họp của Chính phủ, của Thủ tướng Chính phủ (chủ yếu là hồ sơ giấy, hồ sơ nghe nhìn bảo quản riêng) . Đây là khối hồ sơ có ý nghĩa vô cùng quan trọng thể hiện sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ về các mặt. Tuy nhiên theo đánh giá của tác giả, Văn phòng Chính phủ chưa quan tâm đến công tác
60
bảo quản tài liệu ghi âm, chủ yếu chú ý đến công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu giấy. Tài liệu khi âm không thu thập cùng lúc với tài liệu giấy vì vậy công tác bảo quản bị xé lẻ, phương tiện bảo quản không đảm bảo, tài liệu ghi âm hầu như khi thu thập về không sử dụng được.
61
+ Kho bảo quản tài liệu, văn bản phát hành (kho số 2): bảo quản văn bản phát hành từ 1950 đến nay đây chủ yếu là tài liệu bản sao và bản chính gồm nhiều loại như: Quyết định cá biệt của Thủ tướng Chính phủ (B3, bản chữ ký chụp, ký hiệu QĐ-TTg); Quyết định Quy phạm pháp luật của Thủ tướng Chính phủ ( B3a bản chữ ký chụp, ký hiệu QĐ/ năm/QĐ-TTg; Nghị định của Chính phủ (B2b, chữ ký chụp, ký hiệu NĐ-CP); Quyết định cá biệt của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ (A5 bản gốc ký trực tiếp, ký hiệu QĐ- VPCP), Quyết định quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ (A5a, bản gốc ký trực tiếp, ký hiệu QĐ/Năm/QĐ-VPCP)…. Tất cả các loại văn bản bảo quản trong diện tích kho chỉ với 30 mét vuông. Kho bảo quản tài liệu số 2 dùng để phục vụ cho độc giả đến nghiên cứu, sử dụng. Tổng số hồ sơ văn bản đang bảo quản tại kho số 2 là 3092 hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Đây là kho bảo quản phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác của cán bộ chuyên viên trong và ngoài cơ quan. Trung bình 1 năm Phòng Lưu trữ sao chụp khoảng hơn 1000 văn bản. Nếu cứ tiến hành việc sao chụp văn bản như hiện nay, với chất liệu giấy và mực không tốt, cộng với công tác bảo quản không khoa học, hiện tượng phai mờ mực trong các văn bản sẽ xảy ra. Thực hiện giải pháp mực và giấy cho tài liệu lưu trữ là một trong những giải pháp quan trọng cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
62
+ Kho bảo quản tài liệu số 3: Diện tích khoảng 35 mét vuông. Đặc biệt đây là kho bảo quản toàn bộ văn bản mang hình thức công văn và chỉ có 01 bản lưu ký trực tiếp gồm: công văn của Thủ tướng Chính phủ (C2d, bản gốc ký trực tiếp); công văn của Chính phủ (C2c, bản gốc ký trực tiếp); công văn của Văn phòng Chính phủ (C2, bản gốc ký trực tiếp); Công văn mật của Văn phòng Chính phủ (C3, bản gốc ký trực tiếp); công văn mật của Chính phủ (C3a, bản gốc ký trực tiếp); và hồ sơ chuyên đề.
63
Tổng số hồ sơ, đơn vị bảo quản đang bảo quản tại kho số 3 là: 2.133 hồ sơ, đơn vị bảo quản.
64
+ Kho bảo quản số 4, đây là kho có diện tích lớn nhất khoảng hơn 100 mét vuông. Tại đây bảo quản toàn bộ hồ sơ vụ việc, được sắp xếp theo từng đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ.
Tổng số gồm 57.586 hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Ví dụ: Hồ sơ khối Nội chính gồm Đặc xá, Ân xá, Biên giới, Hải đảo, Quốc phòng, Tòa án, địa chính….
Hồ sơ khối Khoa giáo Văn xã ( Giáo dục đào tạo, Lao động xã hội,.) Hồ sơ khối Quan hệ quốc tế: Liên doanh, Đầu tư nước ngoài, Viện trợ…. Kho tài liệu số 4 là nơi bảo quản hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản liên quan việc xây dựng, sữa chữa trụ sở Chính phủ, trụ sở Văn phòng Chính phủ. Đây là khối tài liệu xây dựng cơ bản, nhưng trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, lập hồ sơ, thu thập, xác định giá trị tài liệu cũng ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu. Hiện nay khối tài liệu này chưa có kho bảo quản riêng, chiếm khối lượng rất lớn trong kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ. Tổng số hồ sơ, đơn vị bảo quản đang bảo quản tại kho số 4 là 57.586 hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Ngoài ra Kho bảo quản số 4 còn là nơi bảo quản Hồ sơ hình thành trong hoạt động của cá nhân các Lãnh đạo Chính phủ như: Đồng chí Phạm Văn Đồng, Đồng chí Võ Văn Kiệt, đồng chí Đỗ Mười, đồng chí Phan Văn Khải, đồng chí Nguyễn Khánh và các lãnh đạo Chính phủ đương nhiệm. Vì điều kiện kho tàng chưa đủ nên Văn phòng Chính phủ đang bảo quản khối tài liệu của các lãnh đạo Chính phủ chung với các loại hồ sơ, tài liệu khác.
66