31
Tài liệu nộp vào Lưu trữ từ 2 nguồn: nguồn tài liệu phát hành do Phòng Văn thư nộp lên lưu trữ hàng tháng và nguồn tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị trong Văn phòng Chính phủ.
1.4.1.1.Tài liệu từ nguồn văn thư
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng quy phạm pháp luật do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành gồm 01 bản gốc và 02 bản chính.
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành chỉ 01 bản chính.
Thông báo ý kiến kết luận của Thủ tướng,các Phó thủ tướng.
Công văn giao dịch, xử lý công việc hàng ngày của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ với các cơ quan Trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế, xã hội.
Sổ tài liệu đăng ký công văn đi, đến.
1.4.1.2.Tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ
+Tài liệu của các Vụ theo dõi ngành, lĩnh vực gồm :
* Hồ sơ công việc: gồm toàn bộ tài liệu được hình thành từ khi bắt đầu
đến khi kết thúc một sự việc, loại hồ sơ này thường gồm những tài liệu sau: - Tờ trình hoặc đề án, công văn đề nghị của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế- xã hội và tờ trình, đề án… của các tổ công tác (do Thủ tướng Chính phủ thành lập), của Văn phòng Chính phủ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Văn bản tham gia ý kiến của các ngành, các đơn vị có liên quan (kể cả phiếu thẩm tra, phiếu phối hợp xử lý văn bản).
- Biên bản (hoặc trích biên bản) các cuộc họp (nếu có).
- Phiếu trình của chuyên viên và ý kiến giải quyết của lãnh đạo.
- Các bản dự thảo của Chiính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ giải quyết các vấn đề đó.
- Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành.
32
* Hồ sơ các cuộc họp: các phiên họp Chính phủ, Thường trực Chính phủ, các cuộc họp chuyên ngành khác do Thủ tướng triệu tập và các cuộc họp do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ triệu tập gồm các tài liệu:
- Giấy mời họp
- Danh sách các thành viên dự họp - Chương trình họp
- Biên bản cuộc họp
- Các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu của các cơ quan, cá nhân có liên quan đến cuộc họp.
- Các bức ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình…. về cuộc họp. - Nghị quyết, thông báo về kết quả cuộc họp.
* Các loại báo cáo
- Báo cáo công tác định kỳ của các cơ quan Trung ương và địa phương. - Báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất.
* Sổ công tác của chuyên viên.
+Tài liệu của các bộ phận giúp việc Thủ tƣớng, các Phó Thủ tƣớng và Bộ trƣởng, chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ gồm các loại sau:
- Bài phát biểu, diễn văn của Thủ tướng, các Phó thủ tướng tại Hội nghị, tại buổi làm việc với các cơ quan Trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội.
- Văn bản tài liệu về các chuyến đi công tác, thăm hữu nghị ở nước ngoài của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.
- Báo cáo của các đoàn và cá nhân về kết quả đi học tập, khảo sát ở nước ngoài.
- Các báo cáo chuyên đề khác.
- Thư khen, thư chúc mừng, thư thăm hỏi…. của các đồng chí lãnh đạo gửi cho các tập thể và cá nhân.
33
- Đơn, thư khiếu nại, tố cáo, góp ý kiến của công dân có bút tích hoặc ý kiến xử lý của lãnh đạo.
- Sổ công tác của các đồng chí lãnh đạo.
+ Các loại tài liệu giải quyết nội bộ của Văn phòng Chính phủ:
Tuỳ theo chức năng của từng Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ phải nộp những loại tài liệu sau:
- Chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo công tác định kỳ của cơ quan Văn phòng Chính phủ.
- Hồ sơ về bộ máy tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong văn phòng.
- Hồ sơ về tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, hưu trí về hợp đồng lao động.
- Hồ sơ về các cuộc họp giải quyết các công việc nội bộ của cơ quan. - Hồ sơ về xây dựng sữa chữa các công trình của cơ quan gồm các loại tài liệu, luận chứng kinh tế kỹ thuật,các bản vẽ thiết kế, báo cáo diễn biến quá trình thi công, báo cáo nghiệm thu và thanh quyết toán công trình.
- Hồ sơ về việc mua sắm và sử dụng các trang thiết bị. - Báo cáo quyết toán thu chi hàng năm của cơ quan. - Hồ sơ về công tác lễ tân.