1.3.1.Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ
Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ là lưu trữ hiện hành, được tổ chức cấp Phòng, trực thuộc Vụ Văn thư Hành chính. Biên chế cán bộ Phòng Lưu trữ có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các Lưu trữ viên. Tuy là lưu trữ hiện hành nhưng với đặc thù riêng theo như chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức cuả Văn phòng Chính phủ như đã trình bày ở phần trên. Vì vậy tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động cũng mang tính đặc thù như sau:
Thứ nhất: Văn thư tại Văn phòng Chính phủ không lập hồ sơ hiện hành như quy định chung của Nghị định 110. Theo quy định ngày 10 tháng sau Văn thư nộp toàn bộ văn bản phát hành của tháng trước cho Lưu trữ để lập hồ sơ văn bản phát hành và phục vụ yêu cầu nghiên cứu khai thác.
Thứ hai: Văn bản đến Văn thư chuyển cho chuyên viên xử lý và tự lập hồ sơ sau đó nộp lưu trữ vào tháng 1 của năm sau. Ví dụ hồ sơ năm 2014 nộp về lưu trữ tháng 1 năm 2015. Đây là quy định của Văn phòng Chính phủ có khác với quy định chung của ngành lưu trữ.
26
Phòng Lưu trữ là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ theo quy định chung của Nhà nước. Sau thời gian đó, Phòng Lưu trữ có nhiệm vụ chọn lọc những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử.
Theo Quyết định số 32/BT ngày 27/2/1979 của Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, Phòng Lưu trữ trực thuộc Vụ Hành chính có nhiệm vụ:
- Hướng dẫn cán bộ, chuyên viên trong cơ quan lập hồ sơ.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan. - Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu.
- Lập công cụ tra cứu hồ sơ tài liệu
- Phục vụ khách đến nghiên cứu sử dụng tài liệu. - Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ.
- Nộp hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Lịch sử theo qui định của Pháp luật. Hiện nay, Phòng Lưu trữ có 7 người trong đó có 1 trưởng phòng và 2 phó trưởng phòng.Về chất lượng cán bộ Phòng có 100% cán bộ đều được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ. Đây là những cán bộ được đào tạo cơ bản có kinh nghiệm công tác từ 3 năm đến 15 năm vì vậy công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ luôn phát huy tốt hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ. Với số cán bộ ít, nhưng phải quản lý khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1950 đến nay và các tài liệu được hình thành hàng ngày từ hơn 25 đầu mối trực thuộc Văn phòng Chính phủ. Đây là khối lượng công việc rất lớn, đòi hỏi phải có sự phân công công việc một cách hợp lý, khoa học phù hợp với khả năng của mỗi cán bộ công chức trong phòng và sự nỗ lực của từng cá nhân mới có thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng tài liệu của lãnh đạo, cán bộ công chức trong và ngoài cơ quan.
Hàng năm, Lưu trữ Văn phòng Chính phủ thu thập về khoảng hơn 400 mét tài liệu. Với khối lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh hàng năm quá nhiều, trong khi đó kho tàng, giá tủ để bảo quản chưa đáp ứng được yêu cầu. Đó là một thách thức quá lớn cho công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ và những người trực tiếp làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
27