Chính phủ
Sau khi Cách mạng Tháng 8 thành công, Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra đời. Chủ tịch Hồ Chí Minh ra Thông đạt số 01-CP/VP ngày 03 tháng 1 năm 1946 về giữ gìn và cấm tiêu hủy công văn giấy tờ, hồ sơ cũ, yêu cầu không được hủy những công văn giấy tờ nếu không có lệnh của cấp trên. Văn bản có tính chất pháp lý đầu tiên là Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Tuy nhiên đây là văn bản pháp quy đầu tiên về xác định giá trị tài liệu nên có những quy định còn chưa hoàn thiện về nguyên tắc, các quy định này chỉ tập trung vào việc hủy hồ sơ tài liệu mà không có các điều kiện quy định về nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp xác định giá trị tài liệu.
- Năm 1974 Bộ trưởng ,Chủ nhiệm Văn phòng Phủ Thủ Tướng có ban hành quy định cụ thể về chế độ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Phủ Thủ tướng. Trong văn bản này đã quy định về nguyên tắc phương pháp lập hồ sơ và công tác thu thập, sưu tầm bảo quản tài liệu. Bản quy định này cũng chưa đưa ra được thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Tuy nhiên đây cũng là tiền đề cho việc ban hành một số văn bản về công tác xác định giá trị tài liệu trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ những thời gian tiếp sau.
- Nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu. Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu nhằm giúp cho các cơ quan nhà nước các ngành các cấp có tài liệu làm căn cứ. Văn phòng Phủ Thủ tướng căn cứ vào công văn đó để xác đinh thời hạn bảo quản cho khối tài liệu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng qua các giai đoạn.
28
- Quyết định 176/BT năm 1994 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ về lập, nộp và bảo quản hồ sơ tại Văn phòng Chính phủ.
Sau công văn 25/NV gần 20 năm sau Văn phòng Chính phủ mới ban hành Quy định 176/BT về công tác lưu trữ. Tuy nhiên trong quyết định này chưa đưa ra quy định cụ thể về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các kho lưu trữ của văn phòng Chính phủ và công tác bảo quản tài liệu tại các đơn vị trực thuộc.
- Công văn số 6043/HC năm 1997 về thu thập và tiêu huỷ tài liệu.
Trên thực tế các đơn vị tự tiêu hủy tài liệu làm thất lạc rất nhiều công văn có giá trị. Vụ Hành chính có yêu cầu tất cả công văn giấy tờ sản sinh ra hàng năm phải nộp về lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Lưu trữ Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu trùng thừa theo đúng quy định của pháp luật
- Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 3 tháng 8 năm 2005 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ.
Cũng theo Quy định tại Quyết định 1351/QĐ-VPCP chủ yếu quy định về lập và nộp hồ sơ về lưu trữ hàng năm, chưa có điều khoản nào quy định về bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Đặc biệt quy định về bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật
- Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 9/1/2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định về việc tiếp nhận,xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ.
- Quyết định 716/QĐ-VPCP ngày 17/6/ 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ.
29
Điều 4 của bản quy định này nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ do Vụ Hành chính quản lý, bảo quản. Kho lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định, bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật; phòng chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”.
- Để thực hiện nhiệm vụ được giao Vụ Văn thư Hành chính đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-HC ngày 27/5/2013 do Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính ký. Theo đó Phòng Lưu trữ có nhiệm vụ thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ và các nhiệm vụ khác. Chính những quy định này đã giúp Phòng Lưu trữ có đầy đủ căn cứ pháp lý thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn, trong đó có nhiệm vụ bảo quản khối lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.
1.3.3. Đặc điểm tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ
- Chứa đựng thông tin quá khứ: đó là những sự kiện, hiện tượng, biến
cố lịch sử, những vụ việc liên quan đến một cá nhân, một ngành, một địa phương hay liên quan đến tình hình kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng… của cả nước; những hoạt động của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng… Có thể nói, tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ có ý nghĩa trên nhiều mặt và có tầm ảnh hưởng rộng. Vì vậy cần phải có những quy định đầy đủ, chặt chẽ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu đó; mặt khác có thể phát huy được giá trị thông tin của tài liệu trong thực tiễn.
- Là bản gốc, bản chính của các văn bản: chúng mang những bằng chứng thể hiện tính chân thực cao như bút tích, chữ ký của người có thẩm quyền như Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các Bộ trưởng…, con dấu của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các cơ quan, địa danh, ngày tháng năm
30
làm ra tài liệu…. Do đặc điểm này mà tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, được trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và các mục đích khác. Mặt khác vì nó là bản chính, bản gốc nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được, có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, cần được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ, việc nghiên cứu, sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, không được đem ra trao đổi, mua bán tùy tiện.
- Chứa đựng nhiều bí mật quốc gia: Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ có tầm ảnh hưởng trên các mặt của đời sống, xã hội. Trong đó, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của quốc gia, bí mật của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ. Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác. Vì vậy, công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao.