Nhà kho là phòng tuyến đầu tiên bảo vệ tài liệu chống lại tác nhân gây hại từ bên ngoài xâm nhập vào tài liệu. Việc xây kho bảo quản tài liệu phải đáp ứng những thông số kỹ thuật đặc biệt. Sự đặc biệt nằm ở độ cao về kỹ thuật xây dựng nhà kho lưu trữ, thể hiện việc bố trí hạng mục công trình, kết cấu công trình và lắp đặt các trang thiết bị kỹ thuật ở trong kho. Nước ta nằm ở khu vực nhiệt đới gió mùa, tương đối nóng và ẩm nên kho bảo quản tài liệu phải có khả năng chống nóng, chống ẩm. Khi xây kho lưu trữ tài liệu phải có những điều khoản đặc biệt về kiến trúc chống lại những mối hiểm họa. Để giảm thiểu những ảnh hưởng xấu của ánh sáng mặt trời tự nhiên, cần lưu ý về hướng kho, cảnh quan và khí hậu trong kho.
Địa điểm xây kho lƣu trữ:
Đây là vấn đề khó khăn không chỉ đối với Lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Nhưng về lâu dài địa điểm xây dựng là vấn đề có ảnh hưởng quyết định tới chất lượng bảo quản tài liệu và hiệu quả hoạt động của nhiều khâu nghiệp vụ. Nếu có cơ hội thì công trình kho lưu trữ nên chọn khu đất có kết cấu hạ tầng địa chất thuận lợi cho việc làm móng công trình, tránh vùng đất yếu và nơi có mạch nước ngầm, địa hình phải cao ráo, tránh nơi ngập lụt, ẩm thấp.
Kho lưu trữ cần được xây dựng ở những nơi giao thông tương đối thuận tiện. Môi trường không khí khu vực xây kho phải đảm bảo trong sạch, tránh phát sinh các chất gây ô nhiễm môi trường.
Nhưng hiện nay việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đối với các cơ quan hành chính ở Trung ương vô cùng khó khăn. Thường kho bảo quản tài liệu lưu trữ của các cơ quan trong đó có Văn phòng Chính phủ nằm trong khuôn viên tòa nhà làm việc chung. Trong phạm vi của luận văn này, học viên chỉ muốn đưa ra các tiêu chí kho cho phù hợp với đặc thù của Văn phòng Chính phủ.
87