Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu có nội dung rất phong phú và đa dạng, phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hoá, tinh thần bằng hình tượng âm thanh một cách sinh động.
Qua khảo sát thực tế hiện nay Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ đang bảo quản khoảng 2.000 băng cassette về các phiên họp thường kỳ của Chính phủ, 115 đĩa ghi âm. Nguồn thu chủ yếu là từ Vụ Tổng hợp, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp và theo dõi các cuộc họp của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ.
34
- Bài phát biểu, diễn văn (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng tại hội nghị, tại các buổi làm việc với cơ quan trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội…
- Văn bản, tài liệu (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) về các chuyến đi công tác, thăm hữu nghị ở nước ngoài của Thủ tướng, các phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
Như vậy, thành phần chủ yếu của tài liệu ghi âm là những băng ghi âm cuộc họp, các bài diễn văn, các buổi hội đàm của lãnh đạo Chính phủ bao gồm những loại băng sau:
- Băng ghi âm cassette; - Đĩa CD.
Khối tài liệu ghi âm có nội dung nói về những cuộc họp của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ nhằm đưa ra những quyết định quan trọng nhằm điều hành hoạt động của quốc gia hay giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội… của đất nước.
Có thể nói, so với số lượng các cuộc họp hàng năm của Chính phủ thì tài liệu ghi âm hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn quá ít.
1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật
Bên cạnh các loại tài liệu hành chính, tài liệu ghi âm còn có tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành tại Văn phòng Chính phủ như các bản vẽ công trình xây dựng, hồ sơ thiết kế, thi công công trình xây dựng trụ sở làm việc của Văn phòng Chính phủ, các hồ sơ thiết kế do các cơ quan gửi lên xin ý kiến….Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản sản sinh tương đối lớn, trong quá trình thi công, sử dụng công trình tài liệu kỹ thuật liên tục được bổ sung ngày càng hoàn chỉnh, phần lớn tài liệu mang tính chất thiết kế đơn chiếc cho nên có ý nghĩa thực tiễn to lớn.
35
1.4.4. Tài liệu điện tử
Trước hết cần khẳng định tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức là một ngưồn bổ sung quan trọng của tài liệu lưu trữ, phải có một cách tiếp cận mới, hoàn toàn mở đối với việc quản lý và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử.
Tài liệu điện tử có thể tạo ra dưới dạng điện tử cũng có thể tạo ra dưới dạng số hóa. Để đảm bảo tính thống nhất đối với việc quản lý tài liệu điện tử cũng như quản lý tài liệu giấy tại giai đoạn văn thư và trong công tác lưu trữ. Trách nhiệm quản lý tài liệu điện tử ở giai đoạn văn thư thuộc về Trung tâm tin học, Phòng Văn thư và chuyên viên. Quý I năm sau khi thực hiện giao nộp hồ sơ giấy vào lưu trữ thì trách nhiệm này thuộc về Phòng Lưu trữ và Trung tâm tin học.
Hiện tại, để tổ chức bảo quản tài liệu điện tử trong lưu trữ, Phòng Lưu trữ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học lưu trữ hồ sơ, văn bản điện tử theo các quy định hiện hành (máy chủ đặt tại Trung tâm tin học).
Thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được xác định theo những tiêu chí giống như tài liệu giấy. Việc xác định giá trị tài liệu điện tử được thực hiện đúng qui trình như thực hiện đối với tài liệu giấy và được đưa vào Danh mục hồ sơ của cơ quan.
Việc sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị hình thành hàng ngày tại Văn phòng Chính phủ. Cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy,việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới, cần lựa chọn tài liệu điện tử thật sự có giá trị cho lưu trữ, đòi hỏi lưu trữ Văn phòng Chính phủ phải có sự nghiên cứu chọn lọc và xác định thời hạn bảo quản tạm thời, lâu dài, vĩnh viễn cho những loại tài liệu điện tử nhất định. Đồng thời lưu trữ phải đối chiếu hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy để có phương án xử lý đảm bảo tính thống nhất, chính xác của hai loại hình tài liệu này.
36
1.5. Ý nghĩa tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ có nội dung phong phú, đa dạng chủ yếu là bản chính, bản gốc, phản ánh các sự kiện mang ý nghĩa quốc gia qua nhiều thời kỳ lịch sử. Giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ được thể hiện một số mặt sau:
- Tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý, tham mưu của Văn phòng Chính phủ từ năm 1945 đến nay. Qua hồ sơ, tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ là căn cứ để cán bộ, chuyên viên các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ làm căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể hoặc những thông tin phục cho cho việc nghiên cứu, tổng kết đúc rút kinh nghiệm để tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ giải quyết công việc hàng ngày, đổi mới rút kinh nghiệm trong việc chỉ đạo điều hành, đưa ra định hướng đúng đắn cho giai đoạn tiếp theo.
- Tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ thể hiện được sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ đối với nhiều ngành, nhiều lĩnh vực qua các thời kỳ lịch sử, có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Đây là nguồn tư liệu vô cùng quý giá giúp Chính phủ xây dựng hoạch định các chủ trương, chính sách phù hợp với tình thực thực tế của mỗi vùng, miền của đất nước. Xây dựng chiến lược phát triển ngành, lĩnh vực dài hạn, trung hạn; chiến lược phát triển ngành trọng điểm; về hợp tác quốc tế trong tình hình mới….
Ví dụ: Quyết định số 1546QĐ-TTg năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Quy hoạch phân vùng thăm dò, khai thác, chế biến quặng Titan giai đoạn 2020 xét đến 2030. Để tham mưu cho Thủ tướng Chính
37
phủ ban hành quyết định này, chuyên viên phải nghiên cứu hồ sơ tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ các quy định của Chính phủ về khai thác khoáng sản các giai đoạn trước đó để làm cơ sở về mặt pháp lý cũng như thực tiễn tham mưu giúp Chính phủ Phê duyệt Quy hoạch đúng, phù hợp với thực tiễn hiện tại và giai đoạn tới.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thể hiện sự thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, luật pháp của Nhà nước. Điều này được thể hiện qua rất nhiều văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
Ví dụ: Nghị định số 65/2014/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung 1 số Điều của Luật Thi đua khen thưởng năm 2013. Đây là căn cứ quan trọng thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về việc khuyến khích, động viên tinh thần sáng tạo của mọi người dân Việt Nam.
- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn là những chứng cứ có sức thuyết phục mạnh mẽ cho các hoạt động của các cơ quan công an, tòa án, phục vụ các cuộc điều tra liên quan đến phòng chống tham nhũng, buôn lậu. Căn cứ vào hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thể kiểm tra, giám sát các Bộ, ngành, địa phương thực hiện đúng sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ hay không.
Ví dụ: Xử lý sai phạm tại tập Đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt nam (Vinasin). Lưu trữ Văn phòng Chính phủ đã cung cấp 150 hồ sơ, văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ từ 1999 đến 2005 ban hành chỉ đạo những vấn đề liên quan đến hoạt động của Tập đoàn Vinasin. Qua những chứng cứ đó Thanh tra Chính phủ, Ủy ban kiểm tra Trung ương phát hiện ra việc Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt nam đã làm trái chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, trái quy định của Nhà nước, kiến nghị với các cơ quan để đưa ra xét xử đúng người đúng tội.
38 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bên cạnh những giá trị thực tiễn, tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ còn có giá trị lịch sử to lớn có thể là nguồn sử liệu hết sức quý giá được sử dụng cho mục đích biên soạn Lịch sử Văn phòng Chính phủ và Lịch sử hình thành và phát triển của Chính phủ Việt nam qua các thời kỳ. Đây là nguồn sử liệu quan trọng cho nhiều nhiều Bộ, ngành nghiên cứu lịch sử ngành, lĩnh vực và lịch sử hoạt động của bộ máy nhà nước, các tập đoàn kinh tế nhà nước… để xây dựng Biên niên sử của ngành mình về quá trình hình thành và phát triển.
Ví dụ: Nghiên cứu sự ra đời của ngành Lưu trữ Việt nam, Lưu trữ Văn phòng Chính phủ cung cấp rất nhiều tài liệu trong đó có Thông đạt số 01 của Chủ tịch Hồ Chí Minh năm 1946 để từ đó có cơ sở lấy ngày 3/1/1946 là ngày Lưu trữ Việt nam
- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn phục vụ nghiên cứu tổng kết các thành tựu về các lĩnh vực của đất nước trong các giai đoạn. Tài liệu phản ánh quá trình phát triển kinh tế xã hội của nước ta từ những ngày đầu thành lập trải qua các cuộc chiến tranh và đến thời kỳ hội nhập phát triển. Tấtc ả những biến động về kinh tế, xã hội; định hướng phát triển kinh tế; sự điều hành của Chính phủ đều thể hiện qua những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ là nguồn sử liệu vô cùng quan trọng đối với các nhà nghiên cứu Khoa học. Các hồ sơ về chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước là nguồn tư liệu tham khảo phục vụ cho hoạt động thực tiễn và là cơ sở lý luận cho nghiên cứu khoa học áp dụng vào thực tiễn.
Ví dụ: Trên cơ sở Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010. Thủ tướng Chính phủ đã triển khai Đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính Nhà nước giai đoạn I (2003-2005). Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 với các tiểu đề án nhỏ.
39
- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn phản ánh sự quản lý, điều hành thống nhất của Chính phủ trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, quốc phòng, an ninh…. Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ nhằm thể chế hóa, điều hành các hoạt động đó đi vào đúng chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Ví dụ: Nghị định số 52/2012/NĐ-CP về xử phát hành chính trong lĩnh vực phòng cháy, chữa cháy. Từ đó để quy rõ trách nhiệm của từng cá nhân và tổ chức, nhằm bảo đảm an toàn cho nhân dân trong công tác cháy nổ.
- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ còn phục vụ cho các mục đích chính đáng của cá nhân và các Tổ chức xã hội, các loại hình tài liệu này thường phục vụ cho mục đích giải quyết các công việc cá nhân như tài liệu liên quan đến công tác thi đua khen thưởng, về chế độ đãi ngộ…. Đây cũng là một căn cứ quan trọng cho việc giải quyết chế độ và các quyền lợi khác liên quan đến một tổ chức hoặc cá nhân. Hàng năm Phòng Lưu trữ phải đóng dấu cấp đổi lại khoảng hơn 1000 bằng khen qua các thời kỳ cho các tập thể và cá nhân bị mất mát hay hư hỏng. Do trải qua thời gian chiến tranh vì vậy rất nhiều cá nhân và tổ chức bị thất lạc hay hư hỏng bằng khen nay muốn giải quyết chế độ cho mọi người phải căn cứ vào hồ sơ lưu trữ để thực hiện việc cấp đổi lại.
Ví du: Quyết định số 69/ HĐBT năm 1989 của Hội đồng Bộ trưởng về việc tặng thưởng Huy Chương kháng chiến chống Mỹ cho các cá nhân của Tỉnh Nghệ tĩnh. Đây là những chứng cứ quan trọng giúp cho việc cấp đổi lại bằng khen, giải quyết chế độ của công dân.
1.6 Tình trạng vật lý của tài liệu lƣu trữ tại Văn phòng Chính phủ
Hiện nay tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ gồm có tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuât, tài liệu điện tử. Tài liệu giấy chiếm hơn 90% khối lượng hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Vì vậy tác giả chủ yếu nghiên cứu các giải pháp cho việc bảo quản tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử.
40
1.6.1. Tài liệu giấy
Tài liệu giấy được hình thành từ vật liệu hữu cơ và do vậy chúng dễ bị tổn hại và tích trong mình nhiều yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay từ khi hình thành và quá trình ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đấy cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mối, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại.
Tài liệu gốc được in bằng mực in laser là loại mực ổn định nhất, nhưng số lượng hồ sơ chiếm tỷ lệ nhiều chủ yếu photocopy thường có chất lượng thấp, nhưng được cải thiện nhờ dùng loại giấy tốt, mực tốt.
1.6.2. Tài liệu ghi âm
Tài liệu ghi âm, ghi hình, kỹ thuật chế tác tài liệu ghi âm ở Văn phòng Chính phủ chủ yếu được thực hiện bằng các kỹ thuật sau:
1.6.2.1. Ghi âm từ tính
- Là phương pháp làm cho độ từ hoá của băng từ thay đổi tương ứng với sự thay đổi của tín hiệu âm thanh cần ghi.
- Một số vật liệu như sắt, kẽm, koban, crôm hoặc một số hợp chất như Ôxit - sắt, ô - xít - crôm khi cho qua một từ trường của nam châm vĩnh cửu hoặc nam châm điện thì chúng sẽ bị từ hoá. Khi các vật liệu bị từ hoá hoàn toàn thì sẽ được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Hiện tượng này được ứng dụng để làm băng từ tính.
- Cấu tạo của băng từ gồm 2 lớp: Một lớp đế bằng nhựa Polyester và được phủ lên một lớp ô-xít sắt.
- Bột ô-xít sắt sẽ tạo thành các nam châm khác nhau, cứ 2 nam châm khác nhau sắp xếp liên tiếp tạo thành một khoảng cách nhất định. Khoảng cách này gọi là bước sóng lamda (λ). Tần số thanh nam châm phụ thuộc vào 2 nam châm cơ bản đó.
41
1.6.2.2. Ghi âm Laser (đĩa compact)
- Đĩa compact (Compact Disk) còn gọi là đĩa Laser hay đĩa CD.
- Phương pháp ghi và đọc đĩa Compact có những điểm khác cơ bản so với các phương pháp ghi âm cơ học, quang học và từ tính.
Cách ghi và đọc đĩa Compact không cần tiếp xúc giữa đĩa và đầu ghi hay đầu đọc âm thanh. Các tín hiệu âm thanh được xử lý và ghi vào đĩa theo kỹ thuật số. Trong hệ CD sử dụng phương pháp ghi âm quang học nhờ một