Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Chính phủ được quy định Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ. Căn cứ vào Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong Văn phòng Chính phủ.
100
Đòi hỏi lãnh đạo Vụ Văn thư Hành chính phải tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Chính phủ để xây dựng các Đề án. Theo khảo sát của tác giả, từ năm 1998 đến 2010 Vụ Văn thư Hành chính cũng đã có 8 đề tài về công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, chưa xây dựng được đề án cụ thể về công tác Lưu trữ. Đặc biệt về kinh phí và đảm bảo vật chất cho công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ chưa được quan tâm đúng mức. Tài liệu thu về không đủ chỗ để phải tận dụng sàn kho nên ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu như tác giả đã phân tích ở chương 2.
Việc bảo quản tài liệu chỉ mới chú trọng đến tài liệu nộp vào kho lưu trữ, còn tài liệu hiện hành tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ chưa có phương tiện bảo quản phù hợp, mỗi cán bộ chuyên viên tự bảo quản hồ sơ do mình xử lý. Đặc biệt hồ sơ mật chưa có tủ bảo quản riêng, cán bộ, chuyên viên khi đi học hoặc đi công tác lại đưa nộp lưu cho lưu trữ trước thời hạn quy định. Điều này ảnh hưởng đến việc thu thập và bảo quản khối hồ sơ liên quan đến kế hoạch thu thập của năm tới.
Cụ thể ở đây tác giả muốn đưa ra giải pháp về xây dựng Đề án đảm bảo kinh phí cho công tác bảo quản tài liệu tại Văn phòng Chính phủ gồm:
- Kinh phí đào tạo, hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, công chức tại Văn phòng Chính phủ về quy trình bảo quản tài liệu tại các đơn vị trước khi nộp về lưu trữ cơ quan.
- Kinh phí xây dựng cơ sở vật chất ,kho tàng, trang thiết bị, đặc biệt cung cấp cho mỗi phòng làm việc 01 tủ sắt để bảo quản tài liệu mật và tủ đảm bảo an toàn cho bảo quản tài liệu đang trong quá trình xử lý khi hết giờ làm việc. Vì hiện nay các phòng làm việc của các đơn vị còn chưa có phương tiện bảo quản an toàn tài liệu.
- Kinh phí cho số hóa tài liệu hiện đang bảo quản trong kho từ năm 1950 đến nay. Việc số hóa tài liệu từ năm 1950 vô cùng quan trọng.
101