3.2.5.1. Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu
Trong công tác bảo quản, việc kiểm soát môi trường bảo quản rất quan trọng vì nhiệt độ và độ ẩm tương đối không thích hợp có thể làm giảm tuổi thọ của tài liệu. Chính vì vậy, việc kiểm soát môi trường khí hậu rất cần thiết và là cách duy nhất để khống chế được điều kiện môi trường phù hợp đối với các đối tượng tài liệu đang bảo quản. Muốn vậy, phải có thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm chuyên dụng. Hiện nay, có rất nhiều thiết bị khác nhau để đo nhiệt độ và độ ẩm tương đối, nhưng có thể chia chúng thành 2 loại cơ bản: loại đo
91
nhanh và loại theo dõi liên tục đưa ra một dãy thông số nối tiếp nhau về điều kiện môi trường. Trang thiết bị dùng để kiểm soát môi trường bảo quản là những thiết bị vừa để kiểm soát môi trường trong kho lưu trữ, vừa để đánh giá hiệu quả các trang thiết bị duy trì môi trường. Do vậy, việc lựa chọn thiết bị phù hợp là nhiệm vụ đặt ra cho các cơ quan đang bảo quản tài liệu.
Có thể nói khi chọn mua những thiết bị cho phù hợp cho tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ nên xem xét đến các vấn đề sau:
- Số liệu đo cần độ chính xác đến mức nào. Tùy thuộc vào kinh phí được cấp cũng như mức độ giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Đối với những loại tài liệu lưu trữ cần phải kiểm soát nghiêm ngặt về môi trường hoặc nếu chúng ta cần lập hồ sơ về ảnh hưởng của việc thay đổi thiết bị kiểm soát môi trường thì chúng ta phải sử dụng nhiệt độ biểu kế liên tục ghi lại những thay đổi nhỏ về nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong kho.
- Khi mua thiết bị, cần tính đến nhu cầu kiểm tra, vận hành và bảo dưỡng thuận tiện. Tránh tình trạng sử dụng bất cẩn và người sử dụng không được đào tạo đẫn đến hư hỏng thiết bị và không đạt hiệu quả cao trong công tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường bảo quản. Vì tài liệu ghi âm được cấu tạo bằng hoá chất, do đó dễ bị ảnh hưởng của các yếu tố khí hậu. Theo các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước thì điều kiện bảo quản thích hợp trong môi trường nhiệt độ đối với tài liệu ghi âm là 15-200C và độ ẩm là 40-50%. Đối với tài liệu giấy từ 13-18 0
C, độ ẩm 55-65%. Việc bảo quản sẽ không được đảm bảo nếu tài liệu được lưu giữ trong môi trường có sự thay đổi lớn hơn 40C và nhiệt độ lớn hơn 5% về độ ẩm. Đồng thời tài liệu ghi âm phải được bảo quản trong môi trường không có bụi, khô, ráo và ít chịu ảnh hưởng của các nguồn sáng, nguồn nhiệt.
92
Ánh sáng chỉ được sử dụng ánh sáng nhân tạo trong các phòng, kho bảo quản. Tránh tuyệt đối ánh sáng mặt trời chiếu vào tài liệu. Ánh sáng nhân tạo (ánh sáng điện) cũng chỉ sử dụng hạn chế, nói chung bảo quản loại tài liệu này trong bóng tối là tốt nhất.
Để tạo và duy trì trong kho một môi trường bảo quản theo yêu cầu Phòng Lưu trữ, Văn phòng Chính phủ có thể dùng máy lạnh và máy hút ẩm: khi sử dụng phương pháp này người ta có thể điều chỉnh chính xác và độc lập hai thông số nhiệt độ và độ ẩm không khí trong kho một cách dễ dàng. Tuy nhiên, cần duy trì hoạt động của các máy này 24/24 giờ trong một ngày đêm.
3.2.5.2. Chống bụi
- Bụi xâm nhập từ bên ngoài vào kho qua các kẽ hở, hoặc cửa sổ, cửa ra vào... mà mắt thường không nhìn thấy được; hoặc là giầy dép, quần áo của người bảo quản không được vệ sinh thường xuyên cũng là nguồn bụi khi vào phòng bảo quản.
- Bụi phát sinh từ bên trong: Vì qua nhiều năm, lớp sơn và xi măng có thể bong tróc gây ra bụi và làm ảnh hưởng đến tài liệu ghi âm.
- Bụi bẩn mang cả những bào tử nấm mốc bay trong không khí ảnh hưởng đến tài liệu ghi âm.
Để phòng ngừa được những tác hại từ bụi, Phòng Lưu trữ cần có những biện pháp chống bụi tốt trong kho lưu trữ như: Dùng máy hút bụi để làm sạch sàn kho bảo quản; dùng khăn lau ẩm để lau định kỳ cho sạch bụi bẩn băng, đĩa ghi âm nhằm loại trừ những bụi bẩn do môi trường và do con người gây ra.
3.2.6. Hệ thống thiết bị an toàn
Có rất nhiều nguồn gây cháy như sự cố ý gây hoả hoạn, việc bảo dưỡng kém, mạch điện quá tải...Có thể giảm thiệt hại do lửa và phạm vi lửa cháy lan rộng nếu thực hiện các biện pháp phòng cháy.
93
Việc duy trì, bảo dưỡng các khu vực cất giữ, các mạch điện, hệ thống phòng cháy và việc kiểm tra thường xuyên các thiết bị chống cháy là rất cần thiết. Mức độ thiệt hại phụ thuộc vào việc phát hiện ra lửa nhanh như thế nào và sau tiếng chuông báo cháy thì làm gì? Vì vậy, chất lượng của hệ thống phòng cháy, chữa cháy là điều quan trọng đầu tiên.
Hệ thống phòng cháy, chữa cháy bao gồm một số hệ thống cơ bản sau: - Mạng điện độc lập;
- Hệ thống phát hiện cháy;
- Hệ thống cảnh báo và chuông báo động để báo cho người sử dụng biết; - Hệ thống dập lửa;
- Hệ thống điều khiển tự động;
- Hệ thống chuông báo động cho các cơ quan chữa cháy.
3.2.7. Trang thiết bị bảo quản tài liệu
Hiện nay Văn phòng Chính phủ chưa thực hiện các biện pháp bảo quản phù hợp với từng loại hình tài liệu. Chưa bố trí kho hay khu vực riêng trong kho để bảo quản tài liệu ghi âm; chưa có các trang thiết bị bảo quản, chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp cho tài liệu ghi âm. Các biện pháp kỹ thuật đặc thù bảo quản tài liệu ghi âm chưa được lưu trữ của Văn phòng Chính phủ thực hiện. Hạn chế này dẫn tới tình trạng tài liệu ghi âm hầu hết ở tình trạng để đống, chất lượng xuống cấp trầm trọng. Bảo quản là phương cách tốt nhất để tránh không phải cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại. Bảo quản tốt tài liệu bằng bì, hộp và bao gói… có chất lượng thì tuổi thọ của tài liệu sẽ được kéo dài rất nhiều.
- Cần cất giữ tài liệu trong những hộp có chất lượng hoặc là đã được khử acid (free-acid) hoặc bìa và giấy đã khử acid.
- Các album ảnh nên được chèn bằng các tấm giấy bạc an toàn giữa các tấm ảnh mặc dù giấy bóng kính được coi là thích hợp.
94
- Đối với tài liệu ghi âm,phim bản nên được bọc cẩn thận bằng giấy bạc an toàn hoặc phong bì.
- Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu xây dựng cơ bản, là những tài liệu lưu trữ khổ lớn, lý tưởng nhất là cần giữ trong mặt bằng có độ phẳng, nhưng cũng có thể cuộn bỏ ống và bảo vệ ống bằng một lớp vải.
- Giá để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi) tháo lắp được để tuỳ theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế chân cao.
- Bảo quản băng ghi âm bằng hộp nhựa PE, PP hay bằng hộp cáctông, tránh sử dụng trang thiết bị bảo quản bằng kim loại. Khi xếp lên giá bảo quản, ta phải xếp nằm hộp băng để cho các lớp dây băng không đè lên nhau, các băng đỡ bị dính bết vào nhau.
Cần phải suy nghĩ kỹ nếu muốn phục chế tài liệu bị rách hoặc hư hỏng. Tốt nhất là hạn chế cầm vào tài liệu và tài liệu cần được bao gói tốt. Không nên sử dụng băng dính trong bất kỳ lý do nào. Do việc này khiến cho tài liệu nhanh bị tổn hại do bị ố, mờ và về lâu dài có thể gây ra những vết bẩn của bụi dính. Nếu phải dính các tờ tài liệu lại với nhau thì nên sử dụng giấy có dính (tem, giấy có dính ghi nhãn) .
3.2.8 Xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án có thể xảy ra như: cháy nổ, khủng bố…..
Việc duy trì, bảo dưỡng các khu vực kho tàng và trang thiết bị, các mạch điện, hệ thống phòng cháy và việc kiểm tra thường xuyên các thiết bị chống cháy là rất cần thiết. Mức độ thiệt hại phụ thuộc vào việc phát hiện ra lửa nhanh như thế nào và sau tiếng chuông báo cháy thì làm gì? Ngoài chất lượng của hệ thống phòng cháy, chữa cháy việc xây dựng và tổ chức luyện tập các phương án khi có cháy nổ xảy ra là điều quan trọng đầu tiên.
95
- Xây dựng Quy chế về công tác Phòng cháy chữa cháy của Văn phòng Chính phủ nhằm triển khai thực hiện tốt công tác Phòng cháy chữa cháy.
Nâng cao kiến thức về các biện pháp cơ bản Phòng cháy chữa cháy cho các đội viên Đội Phòng cháy chữa cháy, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Chính phủ. Đặc biệt cán bộ làm công tác bảo quản Kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ phải có kiến thức cơ bản về công tác phòng cháy chữa cháy, biết xử lý tình huống khi có sự cố xảy ra.
- Xây dựng và thực tập phương án chữa cháy cơ sở
Phối hợp với Cánh sát Phòng cháy chữa cháy thành phố Hà Nội, phê duyệt phương án chữa cháy tại trụ sở Văn phòng Chính phủ và các đơn vị trực thuộc. Đặc biệt khu vực Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ không thể dùng phương pháp phòng cháy chữa cháy giống các khu vực khác.
- Bồi dưỡng nâng cao kiến thức về các biện pháp cơ bản Phòng cháy chữa cháy
Tổ chức tập huấn công tác Phòng cháy chữa cháy hàng năm và luyện tập phương án chữa cháy theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Phòng cháy chữa cháy cho cán bộ công chức của Văn phòng Chính phủ, đặc biệt cán bộ công chức làm công tác bảo quản tại các Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ.
- Kiểm tra công tác Phòng cháy chữa cháy.
Phối hợp với Cánh sát Phòng cháy chữa cháy thành phố Hà nội kiểm tra án toàn về công tác Phòng cháy chữa cháy định kỳ theo quy định hoặc đột xuất theo yêu cầu
96
3.3. Tăng cƣờng số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ (đặc biệt là cán bộ chuyên trách công tác bảo quản tài liệu)
Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ nhìn chung được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ song lại ít được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng để trao đổi kinh nghiệm, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho công tác lưu trữ đặc biệt đối với công tác bảo quản tài liệu.
Công tác bảo quản cần phải được tiến hành bởi cán bộ có trình độ chuyên môn. Cán bộ làm công tác lưu trữ không chuyên thường làm hỏng tài liệu do thực hiện các hoạt động nghiệp vụ và biện pháp xử lý không phù hợp. Ngoài các điều kiện về kho lưu trữ và trang thiết bị, con người cũng là một yếu tố gây hư hỏng tài liệu, nếu không có nghiệp vụ chuyên môn. Để tránh thiệt hại cần phải đào tạo cho người làm công tác lưu trữ hiểu rõ rằng bảo quản là mối quan tâm và trách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ.
Bảo quản là một lĩnh vực khoa học kỹ thuật, mà trong thời đại ngày nay khoa học kỹ thuật phát triển không ngừng. Do đó, đào tạo cán bộ trong công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu nói riêng là nhiệm vụ quan trọng.
Hiện nay, việc đào tạo cán bộ phục vụ trong lưu trữ tài liệu nghe nhìn đang là vấn đề đặt ra đối với ngành lưu trữ Việt Nam. Chúng ta có đào tạo chính quy bậc đại học, cao đẳng, trung học ngành lưu trữ song sinh viên tốt nghiệp các trường này chỉ có thể làm nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu hành chính và một số tài liệu giấy còn những tài liệu có vật liệu và kỹ thuật chế tác đặc biệt thì không có cán bộ có trình độ chuyên sâu về lĩnh vực đó.
97
Do đó, việc tổ chức các khoá học đào tạo về bảo quản tài liệu, các kỹ thuật bảo quản căn bản, sử dụng các loại máy móc thiết bị sẽ giúp cho cán bộ làm công tác bảo quản ý thức được mình đang làm công việc rất quan trọng và ý nghĩa là bảo quản an toàn những tài liệu có giá trị của quốc gia, của nhân loại.
Công tác đào tạo đội ngũ cán bộ có đầy đủ trình độ nghiệp vụ trong điều kiện khoa học và công nghệ hiện đại như hiện nay là rất quan trọng. Để thực hiện tốt hơn thì cơ quan cần quan tâm đến chất lượng đội ngũ cán bộ công tác văn thư lưu trữ, trước mắt thực hiện giải pháp sau:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức trong Văn phòng Chính phủ, đặc biệt là cán bộ trong Vụ Văn thư Hành chính hiện đang đảm nhiệm công việc này. Mở các lớp tập huấn về: xử lý tài liệu một cách thích hợp; về phản ứng đúng đắn với hỏa hoạn, lũ lụt hay những thiên tai khác..
- Tổ chức thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ. Vì hệ thống hiện hành hoạt động theo phương pháp thủ công truyền thống kết hợp với tin học hoá gây khó khăn cho việc theo dõi và đôn đốc quá trình giải quyết văn bản. Phần hoạt động thủ công phụ thuộc quá nhiều vào yếu tố con người dẫn đến tốc độ xử lý thông tin chậm.
3.4. Nghiên cứu và xây dựng các quy trình nghiệp vụ bảo quản nhằm hạn chế những tác hại do côn trùng, nấm mốc gây nên
Như phần trên đã trình bày, tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ 90% là tài liệu giấy vì vậy phòng chống các loại sinh vật gây hư hại tài liệu là một trong những việc thường xuyên, quan trọng và cấp thiết. Bởi lẽ, sinh vật gây hại còn nhanh hơn cả quá trình lão hóa của tài liệu. Vì vậy cần nghiên cứu và đề ra những quy trình nhằm phát hiện và ngăn ngừa từ xa những sinh vật phá hoại tài liệu.
98
Ví dụ: trước khi đưa tài liệu vào kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ phải khử trùng bằng Bekaphot đối với những tài liệu có hiện tượng bị côn trùng phá hoại.Hoặc thường xuyên thực hiện quy trình diệt mối trong kho bảo quản tài liệu.
- Xây dựng Dự án bảo hiểm tài liệu trong kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ (kể cả tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình) bằng đĩa quang/số
- Xây dựng và nhập cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ toàn bộ tài liệu trong 04 kho để nhằm thống kê và phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác được nhanh chóng.
3.5. Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hƣ hại chế tài liệu bị hƣ hại
Với những đặc điểm về thời gian và đặc thù của khối lượng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Việc nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hư hại có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Mặc dù đã phòng ngừa nhưng khả năng tài liệu vẫn có thể bị hủy hoại do rất nhiều nguyên nhân khác nhau.
Ví dụ do vận chuyển tài liệu bị rách , do tác động của nhiễm bẩn khí