Kho lưu trữ của Văn phòng đã được trang bị các phương tiện, trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu như: các hộp, cặp, giá sắt; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; quạt thông gió; máy hút ẩm, máy điều hòa không khí; thiết bị phòng cháy, chữa cháy; dụng cụ vệ sinh tài liệu. Các trang thiết bị được bố trí cụ thể như sau:
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm: Văn phòng mới trang bị một bộ dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm. Bộ dụng cụ này được đặt ở gần cửa ra vào của kho. Việc kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo, hoặc định kỳ kiểm định lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó chưa được Phòng Lưu trữ chú trọng thực hiện .
- Quạt thông gió: quạt thông gió được sử dụng trong các kho lưu trữ của Văn phòng là quạt gắn tường. Phòng 200 m2
được bố trí 06 quạt, phòng 80 m2 được bố trí 03 quạt, hai phòng 30 m2 mỗi phòng được bố trí 02 quạt thông gió.
- Máy hút ẩm và máy điều hòa được bố trí tại các phòng như sau: Phòng 200 m2
có 03 máy hút ẩm, 03 máy điều hòa; phòng 80 m2 có 01 máy hút ẩm, 01 máy điều hòa; hai phòng 30 m2: một phòng có 01 máy điều hòa, 01 máy hút ẩm; phòng còn lại được trang bị 02 máy hút ẩm và 01 máy điều hòa. Máy điều hòa hoạt động 24/24 giờ, máy hút ẩm hoạt động 8/24 giờ trong một ngày đêm từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Chiều thứ 7 và chủ nhật các máy này không hoạt động.
- Thiết bị phòng chống cháy: Kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ được trang bị các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn cho tài liệu. Trong đó, có hệ thống báo cháy tự động, các dụng cụ và biện pháp chữa cháy được sử dụng là bình khí CO2 và hệ thống chữa cháy bằng nước. Tuy nhiên, các thiết bị chữa cháy là thiết bị được trang bị chung cho các phòng làm việc khác trong tòa nhà, không trang bị riêng cho phòng lưu trữ.
67
- Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: Văn phòng Chính phủ đã trang bị cho các kho lưu trữ 02 máy hút bụi, khăn để làm vệ sinh tài liệu.