LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm, tính chất chung tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản… hình thành trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hay cá nhân I Lập Danh mục hồ sơ Tác dụng Danh mục hồ sơ a) Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ b) Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học c) Là để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan d) Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng Căn lập Danh mục hồ sơ Các chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân; Danh mục hồ sơ năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) Nội dung lập Danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ - Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ Khoản Điều này; đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ cơng tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (nếu có) d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: + Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 + Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm c) Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức II Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) III Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc IV Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: a) Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ b) Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ c) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) d) Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau V Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: a) Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành b) Hồ sơ công việc chưa giải xong c) Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”và hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan I Trách nhiệm Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) người giao trách nhiệm Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức minh Cụ thể: a) Chỉ đạo việc xây dựng trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức cấp II Trách nhiệm người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Cụ thể: Phân công trách nhiệm cho cá nhân đơn vị lập hồ sơ việc mà đơn vị giao chủ trì giải 2 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ cá nhân sau công việc giải xong quản lý hồ sơ đơn vị chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan Tổ chức lựa chọn nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định III Trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo hướng dẫn Thông tư Ngồi việc lập hồ sơ cơng việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm giải công việc ngày Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Trường hợp nghỉ hưu, việc hay chuyển cơng tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận IV Trách nhiệm Văn thư đơn vị Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị, xác định hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ quan V Trách nhiệm Văn thư quan Xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Đầu năm, Văn thư gửi Danh mục hồ sơ cho đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm lập hồ sơ Trên sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ Phối hợp với Lưu trữ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan VI Trách nhiệm Lưu trữ quan Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải b) Hoàn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ - Hồn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa thơng tin bìa hồ sơ cần), đánh số tờ hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ - Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức PHỤ LỤC I MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số ký hiệu HS (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -………., ngày … tháng … năm 20… DANH MỤC HỒ SƠ CỦA… (tên quan, tổ chức) Năm … (Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ….) Thời hạn bảo Đơn vị/ người Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Ghi quản lập hồ sơ (2) (3) (4) (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có ……… (1) hồ sơ, bao gồm: …………… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Côt 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư này) Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục./ PHỤ LỤC II MỘT SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thường kỳ quan, tổ chức Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2011 Đài Truyền hình Việt Nam Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ Đông - Xuân năm 2010- 2011 Sở Nông nghiệp Phát triển nơng thơn tỉnh Thái Bình Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian:áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chun đề Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo Bộ Nội vụ thực cải cách hành cơng năm 2011 Tập lưu (quyết định, thị, công văn v.v ) - thời gian - tác giả:áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan Ví dụ: Tập lưu cơng văn q I năm 2011 Tổng cục Thuế 4 Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) địa điểm - thời gian:áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết cơng tác năm 2011 Tổng Cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị loại hủy tài liệu” Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức Hà Nội từ 25-26/01/1995 Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian:áp dụng loại hồ sơ việc Ví dụ 1: Hồ sơ Liên hoan Truyền hình tồn quốc Đài THVN tổ chức TP Hạ Long từ 10-16/01/2005 Ví dụ 2: Hồ sơ cấp phép mở mạng cung cấp, sử dụng dịch vụ viễn thông tin học năm 2010 Ví dụ 3: Hồ sơ việc nâng lương năm 2010 (nếu năm có nhiều đợt nâng lương đợt nâng lương lập hồ sơ) Hồ sơ - tên người: áp dụng hồ sơ nhân Ví dụ: Hồ sơ Nguyễn Văn A./ PHỤ LỤC III MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ cặp Số, ký số hiệu HS (1) (2) Tiêu đề hồ sơ (3) Thời gian TL (4) Thời hạn bảo quản (5) Số tờ Ghi (6) (7) Mục lục gồm: …………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ……………………………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn …………… , ngày … tháng … năm 20…… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ Cột 7: Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ./ PHỤ LỤC IV MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………………, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số /2012/TT-BNV ngày tháng năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn ………… (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu),đại diện là: - Ông (bà): ………………………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………… BÊN NHẬN:(Lưu trữ quan), đại diện là: - Ơng (bà): ………………………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh: …………………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………… Thời gian tài liệu: …………………………………………… Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): …………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ………… Quy mét giá: ………….mét Tình trạng lài liệu giao nộp: ……………………………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) Hồ sơ cá nhân: bỏ tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngồi ghi tên số thông tin khác Bên hồ sơ, xếp tý liệu theo ngày tháng từ gần đến xa Lưu theo vần, mẫu tự: Sử dụng cho hồ sơ tên: • Hồ sơ cá nhân: bỏ tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng Bên ngồi ghi tên số thông tin khác Bên hồ sơ, xếp tý liệu theo ngày tháng từ gần đến xa • Hồ sơ hỗn hợp: xếp tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm tư liệu • Hồ sơ tên: phát sinh liên tục, phân loại theo giai đoạn • Các hồ sơ khác có tên : đặt mã phụ sau tên, sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt Hồ sơ theo chủ đề: • Tên chủ đề cần đặt cụ thể, • Khơng dùng chủ đề mơ hồ, chung chung • Sử dụng tiêu đề phụ đề cho hồ sơ theo chủ đề • Sử dụng cơng cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng tạo lập máy tính) • Kẹp hồ sơ dùng cho dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho tiêu đề • Cần có bảng mục lục chủ đề để tránh việc mở hồ sơ khơng có chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm Hồ sơ theo địa danh: • Cần thiết lập danh mục địa danh giống chủ đề • Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính) Lưu theo số, mã số • • • Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như dạng mã số), ví dụ: 7-25-30 Hệ thống lưu trữ mã số: sử dụng kết hợp chữ số, thơng thường chữ mã hiệu, số thứ tự mã Phương tiện thiết bị lưu trữ • • • • Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phịng, tủ kệ mở (khơng cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe, Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,… Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’ Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quan trọng thời đại ngày nay, mà phổ biến máy vi tính cá nhân Sắp xếp hồ sơ theo số theo thời gian Phương pháp số để phân loại hồ sơ thuận tiện, đặc biệt tài liệu đánh số • Phương pháp thự theo nhiều cách Có thể có hệ thống ký số cuối Khi hệ thống thực cách đọc số từ phải sang trái, giúp loại trừ sai sót người ta khơng có thói quen đọc theo cách cẩn thận đọc • Phương pháp số có dùng để phân tán hoạt động lưu trữ cho phép dễ dàng lấy tài liệu khơng cịn dùng đến Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại bảo mật đó;nó cho phép nhận diện hiệu đề mục;và số hồ sơ cung cấp số tham chiếu Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị mục thời gian để thực điều đó; chữ số số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều dễ xảy • Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian Các tài liệu lưu trữ theo trình tự thời gian đó, đặc biệt theo ngày tháng theo thời gian phát sinh, đặc biệt theo ngày tháng theo thời gian phát sinh • Các hồ sơ chia theo ngày, tuần, tháng, quý năm tùy theo số lượng tài liệu lưu trữ • Hệ thống thường sử dụng phối hợp với phương pháp phân loại khác Do đó, điều phổ biến hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ sử dụng trình tự thời gian bên hồ sơ Thuận lợi: Hệ thống tiện lợi tiết kiệm không gian nhiều hồ sơ lưu trữ ngẫu nhiên việc truy cập tìm kiếm tự động địa xác,ví dụ: biết tên file Nhược điểm: Phương pháp gặp nhiều khó khăn việc bảo quản liệu khơng giữ thời gian lâu • Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự • • Phân loại theo thứ tự chữ dựa tên hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu quốc gia Những phân chia hệ thống xác nhận mặt thống kê Một định phân nhóm chủ yếu chúng chia nhỏ thành nhóm nhỏ Nên cho phép mở rộng nhóm chủ yếu nhóm nhỏ để giảm thiểu việc chia nhỏ sau Thuận lợi: tham chiếu trực tiếp trao đổi cho hồ sơ khơng cần mục, dường cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, nhanh chóng kiểm sốt xem có tài liệu bị lưu trữ sai hay không Các bất lợi phương pháp bao gồm: có tên thơng dụng, trùng Phân loại theo thứ tự chữ dựa tên hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu quốc gia Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề: Đây biến thể phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, tài liệu xếp theo phân loại chủ yếu tiêu đề chủ đề, ví dụ bảo hiểm bất động sản Trong nhóm chủ yếu có phân loại nhóm nhỏ Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng tiện lợi cho việc mở rộng Nó mang lại phương pháp hữu ích chủ đề xác định rõ ràng người ta quen thuộc với việc truy cập dễ dàng Khó khăn: • Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ phân loại thích hợp, thường địi hỏi nhiều tham chiếu qua lại đơi cần có mục phức tạp • Thường kiểu phân loại dùng hình thành hồ sơ lớn chứa mục linh tinh với nhiều đề tài đó, trong hệ thống lưu trữ tốt hồ sơ chứa đựng đề tài có liên quan Điều dường miễn cưỡng mở hồ sơ riêng biệt cho chủ đề hồ sơ linh tinh Sắp xếp hồ sơ theo địa lý Khi dùng phương pháp địa lý, hồ sơ xếp theo địa điểm quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu Sau sử dụng phân loại nhỏ theo mẫu tự • Phương pháp địa lý gọi xếp theo địa điểm Điều dễ hiểu ý niệm đơn giản người sử dụng khơng sớm muộn quen thuộc với khu vực địa lý có liên quan Thuận lợi: Nó cho phép số người sử dụng hồ sơ lúc mà không gây cản trở cho nhau; dễ hiểu; truy cập thuận tiện biết địa điểm Bất lợi: • Người sử dụng cần phải có hiểu biết khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt có số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn thông tin; phương pháp cần mục hỗ trợ • Hệ thống địa danh có ích hoạt động nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp thư từ bưu điện dự báo thời tiết • Quản lý phân tán theo phận Ưu điểm • Tránh trì hỗn khơng cần thiết • Dễ dàng thực • Tách biệt hồ sơ với phận khác Nhược điểm: • Có trùng lắp khơng cần thiết thiết bị hồ sơ phận • Nhân viên thực khơng có hiệu họ phải thực nhiều cơng việc khác văn phịng • Khơng thống phận dẫn đến khó quản lý chung • Những tài liệu quan trọng khó bảo mật • Những văn lưu trữ phận giữ mức độ tối thiểu tạm thời 10 Quản lý theo tập trung Quản lý tập trung giúp giảm trùng lắp hồ sơ thiết bị, tiết kiệm thời gian xếp phân phối theo yêu cầu có nhân viên chuyên trách thực 11 Những hệ thống lưu trữ đại Một vấn đề chủ yếu lưu trữ tài liệu chúng chiếm khoảng trống khơng gian q lớn Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này: • Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước giữ lại hồ sơ; • Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ máy tính, đặc biệt lưu trữ đĩa cứng nằm máy Chức thứ ngày sử dụng rộng rãi mà máy tính ngày trở nên rẻ nhỏ • Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành VNPT OFFICE • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Thực Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Quyết định số 03/2021/QĐ-UBND ngày 19/02/2021 UBND tỉnh việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hành Nhà nước, đơn vị nghiệp thuộc tỉnh Nam Định Hiện nay, Hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành Viễn thơng nam Định cung cấp hồn thiện chức theo quy định Đặc biệt, Hệ thống phần mềm bổ sung thêm Phân hệ lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan cài cho sở, ban, ngành Trong thời gian tới Viễn thông Nam Định tiếp tục tiến hành cài đặt Hệ thống phần mềm cho Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố Để triển khai có hiệu việc lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử Hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành, quan, tổ chức cần thực số nội dung sau: I LẬP DANH MỤC HỒ SƠ Lập Danh mục hồ sơ 1.1 Phương pháp lập Danh mục hồ sơ Căn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức; Kế hoạch công tác năm quan để xây dựng, ban hành Danh mục hồ quan, tổ chức (Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP) 1.2 Cập nhật Danh mục hồ sơ Hệ thống quản lý văn điều hành (Văn thư quan thực hiện) Để thực chức vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Đơn vị/Nhóm hồ sơ” a) Thêm hồ sơ Bước 1: Để thực thêm hồ sơ, người dùng chọn mục “Thêm” Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin vào form + Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: Nhập tên phịng, ban theo cấu tổ chức quan, tổ chức + Người có quyền cập nhật: Chọn “Thêm” hiển thị lên hình danh sách tên cơng chức, viên chức quan, tổ chức Sau chọn tên công chức, viên chức danh sách chọn “Đồng ý” Những người chọn có quyền cập nhật có quyền chỉnh sửa Danh mục người tạo Danh mục Những người không thêm vào danh sách người có quyền cập nhật nhìn thấy tên Danh mục mà khơng có quyền chỉnh sửa Danh mục + Sau nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” “Lưu đóng” để thực lưu thông tin vừa nhập vào + Danh mục hồ sơ vừa lưu hiển thị danh sách Danh mục hồ sơ * Trường hợp quan, tổ chức cần thêm Danh mục hồ sơ lập lại tạo Danh mục cột thao tác chọn “+” “thêm” Danh mục cần thêm Tiếp tục nhập đầy đủ thông tin vào form thêm mới: + Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: nhập tên nhóm hồ sơ, tài liệu đơn vị + Tên đề mục/ nhóm lớn : nhập tên nhóm lớn + Người có quyền cập nhật: chọn phần lập Danh mục hồ sơ nêu b) Chỉnh sửa hồ sơ • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Để thực chức chỉnh sửa Danh mục hồ sơ, người dùng thực sau: Chọn “Cập nhật (hình bút chì)” người dùng nhập thơng tin chỉnh sửa bước mô tả phần “Thêm mới” Sau nhập xong chọn “Lưu” “Lưu đóng” c) Xóa hồ sơ Để thực xóa hồ sơ người dùng “Xóa (hình thùng rác)” - Trường hợp Danh mục chưa có hồ sơ hệ thống thực xóa Danh mục hiển thị thơng báo (Xóa thành cơng) Sau xóa xong, văn bị khỏi danh sách Danh mục - Trường hợp Danh mục có hồ sơ hệ thống hiển thị cảnh báo khơng cho phép xóa Tạo tiêu đề hồ sơ: người lập hồ sơ nhập liệu Để thực chức người lập hồ sơ vào mục "Quản lý hồ sơ" sau chọn "Tiêu đề hồ sơ" Màn hình hiển thị danh sách Danh mục hồ sơ thuộc Danh mục Cho phép người dùng thêm tên hồ sơ vào Danh mục nhập trước Ở hình có chức sau: Thêm tên hồ sơ, chỉnh sửa tên hồ sơ, xóa tên hồ sơ a) Thêm hồ sơ Để thực chức năng, người dùng thực sau: Bước 1: Chọn “Thêm” hiển thị hình thêm Bước 2: Nhập thơng tin hồ sơ vào form thêm + Người có quyền cập nhật: Khi chọn “Thêm” hiển thị lên hình danh sách tên cơng chức, viên chức đơn vị + Chọn tên danh sách, chọn “Đồng ý” Những người chọn có quyền cập nhật Hồ sơ hiển thị danh sách Hồ sơ cơng việc cá nhân, cá nhân có quyền chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ Sau nhập đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” “Lưu đóng” Hồ sơ vừa thêm hiển thị danh sách b) Chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ: để thực chức chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ, người dùng thực sau: chọn nhập thông tin hồ sơ vào form thêm Sau nhập đầy đủ thông tin cần chỉnh sửa, chọn [Lưu] [Lưu đóng] Tiêu đề hồ sơ vừa thêm hiển thị danh sách c) Xóa tiêu đề hồ sơ : Chọn tiêu đề hồ sơ cần xóa - Trường hợp tiêu đề khơng chứa có hồ sơ hệ thống thực xóa danh mục hiển thị thơng báo xóa thành cơng Sau xóa xong văn bị khỏi danh sách tiêu đề hồ sơ - Trường hợp tiêu đề hồ sơ có có chứa hồ sơ hệ thống hiển thị cảnh báo khơng cho phép xóa II LẬP HỒ SƠ CƠNG VIỆC TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (phần công chức, viên chức quan thực hiện) Công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao Có cách lập hồ sơ Hệ thống quản lý văn điều hành sau: Từ văn đến chờ xử lý hàng ngày Để thực chức này, vào mục “văn đến chờ xử lý”, chọn văn cần xử lý Chọn văn cần thêm, vào mục “Lưu hồ sơ lưu trữ” hệ thống hiển thị tiêu đề hồ sơ lưu trữ đơn vị Sau chọn vào hồ sơ cần lưu, thực “Lưu” “Lưu đóng” Thêm văn vào hồ sơ (những văn xử lý chưa đưa vào hồ sơ) Để thực chức này, người lập hồ sơ vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục văn bản”; vào “Thêm văn bản”, chọn văn cần đưa • • • • • • • • • • • • • vào hồ sơ “thêm văn bản” Nhấn vào “Đóng” văn chọn đưa vào hồ sơ công việc III NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (phần công chức, viên chức quan, tổ chức thực hiện) Công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn Để thực chức này, cơng chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi công việc lập hồ sơ (người có hồ sơ) vào “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ cơng việc” Màn hình thị chức sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lưu trữ (lưu trữ quan) 1) Xuất XML: mục đích sau cập nhật thơng tin hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh 2) Mục lục văn bản: mục đích thống kê hồ sơ có văn xếp theo ngày tháng ban hành văn Hệ thống tự xếp - Vào mục “Hồ sơ lưu trữ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục hồ sơ” sau: Các biểu tượng cột thao tác có chức năng: chỉnh sửa chuyển văn khỏi hồ sơ + Chỉnh sửa văn bản: Chỉnh sửa trích yếu văn bản, chọn trích yếu nội dung văn Sau nhập đầy đủ thông tin cần chỉnh sửa, chọn “cập nhật” trích yếu nội dung vừa thêm hiển thị mục lục văn + Chuyển văn khỏi hồ sơ: Cho phép người dùng loại văn hồ sơ công việc Chọn văn cần chuyển văn khỏi hồ sơ Nếu đồng ý, chọn “xóa” văn đưa khỏi hồ sơ 3) Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan Để thực chức này, công chức, viên chức chọn “Nộp lưu trữ” hồ sơ chuyển cho Lưu trữ quan (sau nộp lưu trữ người lập hồ sơ khơng có quyền chỉnh sửa, cập nhật xem hồ sơ Hồ sơ chuyển quyền quản lý cho người làm công tác lưu trữ quan)  ... hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị, xác định hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu. .. cần thêm, vào mục ? ?Lưu hồ sơ lưu trữ” hệ thống hiển thị tiêu đề hồ sơ lưu trữ đơn vị Sau chọn vào hồ sơ cần lưu, thực ? ?Lưu? ?? ? ?Lưu đóng” Thêm văn vào hồ sơ (những văn xử lý chưa đưa vào hồ sơ) Để... tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức II Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo