Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữUBND cấp thành phố, thị xã tỉnh long an

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHAN HỒNG TÙNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 5/2020 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHAN HỒNG TÙNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 1802LTHA013 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TRẦN HOÀNG Hà Nội, tháng 5/2020 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các kết nghiên cứu luận văn trung thực Luận văn có kết thừa cơng trình nghiên cứu cơng bố, nghiên cứu, chỉnh sửa bổ sung kết nghiên cứu Các số liệu, kêt nghiên cứu trình bày luận văn dựa việc khảo sát cụ thể trung thực, trích dẫn đầy đủ./ Tác giả Phan Hồng Tùng LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập, nghiên cứu Để hoàn thành luận văn tơi xin bày tỏ kính trọng lịng biết ơn sâu sắc tới: - Thầy trực tiếp hướng dẫn: TS Trần Hồng - Các thầy, giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, tồn thể thầy, giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ em suốt q trình tơi thực đề tài nghiên cứu khoa học - Lãnh đạo quan công chức, viên chức UBND thành phố Tân An, UBND thị xã Kiến Tường tạo điều kiện, hỗ trợ, phối hợp cho tơi q trình nghiên cứu - Bên cạnh giúp đỡ gia đình, bạn bè người thân ủng hộ tạo điều kiện tốt để em tập trung nghiên cứu hoàn thành đề tài Do mặt kiến thức thời gian hạn chế, luận văn nhiều khiếm khuyết Tơi mong đóng góp ý kiến thầy, cô người để luận văn hoàn thiện Trân trọng cảm ơn! Tác giả Phan Hồng Tùng DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Stt VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 Văn phòng HĐND UBND Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân 02 UBND Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Bảng biểu Tên bảng biểu Bảng thống kê số lượng văn đi, văn đến 01 Bảng 2.6.1.2 UBND thị xã, thành phố năm 2019 Bảng thống kê Tình hình lập hồ sơ cơng việc 02 Bảng 2.6.1.2 phòng, ban thuộc UBND thành phố Tân An, UBND thị xã Kiến Tường MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài …………………………………………………1 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài … ………….2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu ………………………………4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu ………………………….……4 Phương pháp nghiên cứu ………………………………… …….5 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài ……………… …………5 Bố cục luận văn ………………… ………………… ………6 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Mục đích, yêu cầu, phương pháp quy trình thành lập hồ sơ 1.1.2.1 Mục đích lập hồ sơ 1.1.2.2 Yêu cầu lập hồ sơ 1.1.2.3 Phương pháp lập hồ sơ 1.1.3 Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 1.1.3.1 Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 12 1.1.3.2 Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 13 1.1.3.3 Phương pháp quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 14 1.1.4 Khái niệm tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập giao nộp hồ sơ” 15 1.2 Cơ sở pháp lý 17 1.2.1 Văn quản lý, đạo Trung ương 17 1.2.2 Văn quản lý, đạo tỉnh Long An 18 Tiểu kết chương 21 Chương THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN 22 2.1 Khái quát, chức năng, nhiệm vụ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An 22 2.2 Vai trò, ý nghĩa hoạt động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hoạt động UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An 24 2.2.1 Vai trò hoạt động lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ 24 2.2.2 Ý nghĩa hoạt động lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ 25 2.3 Hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An 27 2.3.1 Nhận thức lãnh đạo, công chức hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 28 2.3.2 Việc ban hành văn quản lý, đạo 28 2.3.3 Đội ngũ công chức thực hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 29 2.3.3.1 Đội ngũ lãnh đạo đơn vị; công chức chuyên môn 29 2.3.3.2 Đội ngũ công chức 30 2.3.4 Thực trạng hoạt động lập giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan thành phố, thị xã 31 2.3.4.1 Hoạt động lập hồ sơ công việc 31 2.3.4.2 Hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 39 2.4 Nhận xét chung 41 2.4.1 Kết đạt 41 2.4.2 Tồn nguyên nhân 41 Tiểu kết chương 44 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN 45 3.1 Rà soát, ban hành quy định lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư 45 3.1.1 Đối với quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 45 3.1.2 Đối với UBND thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường 46 3.2 Hoàn thiện tổ chức thực Danh mục hồ sơ 47 3.2.1 Đối với UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An 47 3.2.2 Đối với Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã 49 3.2.3 Đối với Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị 49 3.2.4 Trách nhiệm Chuyên viên, công chức văn thư, lưu trữ 49 3.3 Tăng cường công tác lập hồ sơ cho công chức, viên chức 50 3.4 Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 51 3.5 Kiểm tra đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan 52 Tiểu kết chương 53 KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan hoạt động quan trọng công tác văn thư Công chức, viên chức lập hồ sơ giúp cho cá nhân hồ sơ, tài liệu xếp khoa học thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu, khai thác giải công việc, nâng cao hiệu công tác chuẩn bị cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thời gian qua, hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn công tác văn thư hoàn thiện, tạo sở pháp lý để bước nâng cao chất lượng, hiệu quản lý Tỉnh Long An có thành phố Tân An thị xã Kiến Tường quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thành phố, thị xã UBND tỉnh Long An lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh quốc phịng, Hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An có vai trị quan trọng hoạt động Văn phòng Văn phòng UBND thành phố, thị xã phận tham mưu, giúp lãnh đạo theo dõi, đơn đốc, nhắc nhở phịng, ban, đơn vị UBND thành phố, thị xã chủ động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Cơng chức, viên chức số phịng ban trình thực nhiệm vụ giao chủ động lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Sau giải xong công việc hồ sơ lập giao nộp vào Lưu trữ quan phục vụ cho hoạt động quan, bảo quản khai thác sử dụng Tuy nhiên, hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan nhiều phòng, ban thuộc UBND thành phố, thị xã số bất cập như: Việc lập hồ sơ công việc công chức, viên chức chưa nghiêm; hồ sơ lập chưa hoàn chỉnh, chưa đạt chất lượng; tài liệu lưu trữ phân tán nhiều nơi; tình trạng lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan chưa thành phần tài liệu, chưa thời gian theo quy định; nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị quan trọng khơng lập giao nộp cịn phổ biến Do đó, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ quan lựa chọn hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vì vậy, thúc đẩy nghiên cứu thực trạng đề giải pháp để nâng cao - Hệ thống văn cơng tác lập hồ sơ có chưa đủ, đề cập đến trách nhiệm lập hồ sơ, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác lập hồ sơ, dừng lại mức độ chung chung, không cụ thể - Chưa ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ, văn hướng dẫn lập hồ sơ Do đó, thiếu cơng cụ hướng dẫn dẫn đến công chức chuyên môn không chủ động lập hồ sơ hành, tài liệu bị phân tán, tích đống - Đa số cơng chức văn thư, lưu trữ UBND thành phố, thị xã thiếu, kinh nghiệm thực yếu, kiêm nhiệm nhiều việc khác kế tốn, hành chính, thủ quỹ, lương thấp, chế độ phụ cấp khơng có, … Khơng tham mưu cho Lãnh đạo quan văn văn quy trình, hướng dẫn như: Danh mục hồ sơ, kế hoạch nộp lưu, khen thưởng xử lý vi phạm cơng tác lập hồ sơ - Kinh phí, sở vật chất phục vụ cho hoạt động lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan thiếu, hạn hẹp, trang thiết bị nhiều hạn chế Tiểu kết chương Trong chương 2, luận văn giới thiệu khái quát, chức năng, nhiệm vụ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An; vai trò, ý nghĩa; thực trạng; kết đạt tồn nguyên nhân hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Những hạn chế nhận thức Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã xem nhẹ, kinh phí đầu tư sở vật chất hạn chế; chưa ban hành văn hướng dẫn Đây gọi vấn đề mấu chốt không giải đợc ảnh hưởng lớn đến hoạt động lập giao nộp hồ sơ Chương chương tạo tiền đề để luận văn đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN 3.1 Rà soát, ban hành quy định lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An theo Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư 3.1.1 Đối với quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cần chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị soạn thảo nội dung, chương trình tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc đưa vào nội dung bắt buộc công chức, viên chức; kỹ soạn thảo văn hành Thường xuyên mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ địa phương hướng dẫn tỉnh tăng kinh phí đào tạo cho Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ mở lớp tập huấn nghiệp vụ Phải có chế tài, quy định cụ thể xử lý quan, tổ chức không thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định, xử lý cán bộ, cơng chức, viên chức làm thất tài liệu, khơng lập hồ sơ cơng việc Đồng thời, có chế, sách tài để hỗ trợ cho công tác lưu trữ việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống đơn vị Cần có sách thi đua, khen thưởng việc thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Nâng chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp ưu đãi, đãi ngộ cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, hệ thống văn quản lý Nhà nước quy định lập giao nộp hồ sơ tương đối đầy đủ như: + Luật Lưu trữ năm 2011 nội dung chủ yếu hoạt động lưu trữ, quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ quản lý lưu trữ không đề cập đến trách nhiệm thực công tác lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ nội dung nghị định chủ yếu đến việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cấp chứng hành nghề lưu trữ,… khơng có nội dung đề cấp đến công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, văn hướng dẫn chung việc quản lý văn đi, đến lập hồ sơ chưa đề cập cụ thể đến phương pháp lập hồ sơ hành nộp lưu vào lưu trữ + Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Do đó, sở văn quan quản lý Nhà nước ban hành, với tình hình thực tế nay, nhận thấy cần rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung văn văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình Tuy nhiên, để văn hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan thực nghiêm túc, thống nhất, cần nêu rõ vấn đề sau: + Vai trò, ý nghĩa hồ sơ, lập hồ sơ hành q trình giải cơng việc cán bộ, công chức, viên chức + Yêu cầu hồ sơ lập + Các khái niệm liên quan đến lập hồ sơ hành, hồ sơ hành, loại hồ sơ hành cần phải lập + Đề xuất chế tài quy định chi tiết việc khen thưởng, xử lý vi phạm công chức quản lý, công chức chuyên môn trực tiếp thực công tác lập hồ sơ hành: + Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại thực công tác văn thư, lưu trữ; đối tượng thi đua cán bộ, công chức, viên chức UBND thành phố, thị xã; thời gian thi đua (thời gian thực từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020); Tiêu chuẩn đánh giá thi đua: tập thể cá nhân + Hình thức xử lý vi phạm khơng thực tốt công việc 3.1.2 Đối với UBND thành phố Tân An, thị xã Kiến Tường Xây dựng ban hành quy chế văn thư, lưu trữ UBND thành phố, thị xã, phòng Nội vụ phối hợp Văn phòng HĐND UBND thành phố, thị xã thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành, gửi trực tiếp đến phận chuyên môn UBND thị xã, thành phố, công chức có nhận thức trách nhiệm nhiệm vụ mình, chủ động lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan theo thời gian quy định Cần thực chế độ ưu đãi công chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế Cần triển khai phần mềm văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Ngoài ra, phận tham mưu công tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng, phải rà soát hệ thống văn quan công tác tham mưu cho Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã: - Ban hành văn hướng dẫn lập hồ sơ áp dụng phù hợp với tình hình thực tế thành phố, thị xã - Xây dựng ban hành kế hoạch nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Thực công tác báo cáo thống kê việc thực công tác văn thư, lưu trữ theo định kỳ tháng, quý, 06 tháng năm - Ban hành văn sơ kết, tổng kết, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan UBND thành phố, thị xã quan cấp trực thuộc Phòng Nội vụ lập phiếu chấm điểm, quy định thang điểm kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ nội dung thực sau: + Tổ chức tuyên truyền phổ biến pháp luật lưu trữ văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng + Xây dựng ban hành văn quản lý văn thư, lưu trữ: Xây dựng quy chế Văn thư, lưu trữ; Xây dựng kế hoạch văn thư, lưu trữ, … + Ban hành Danh mục hồ sơ, thực công tác lập hồ sơ + Thực chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định hành 3.2 Hoàn thiện tổ chức thực Danh mục hồ sơ 3.2.1 Đối với UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An - Đối với quan ban hành Danh mục hồ sơ: Đầu năm, công chức văn thư, lưu trữ cấp bìa hồ sơ in sẵn theo mẫu quan mẫu bìa Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, bút viết, bút chì, văn phịng phẩm, cặp đựng hồ sơ cho công chức chuyên môn quan, đơn vị Căn Danh mục hồ sơ dự kiến, công chức văn thư, lưu trữ hướng dẫn công chức chuyên môn đối chiếu Danh mục mục hồ sơ, xem trách nhiệm cá nhân phải thực cơng việc, tương ứng với số bìa hồ sơ chuẩn bị, ghi yếu tố thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ: Ghi tên quan; ghi tên đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ; ghi số ký hiệu hồ sơ; ghi tiêu đề hồ sơ; ghi thời hạn bảo quan hồ sơ Khi công việc bắt đầu triển khai thực hiện, văn liên quan đến cơng việc nào, đối chiếu với bìa hồ sơ đưa tài liệu vào cơng việc Thực đầy đủ khâu, nghiệp vụ vấn đề hồ sơ công việc giải - Đối với quan chưa ban hành Danh mục hồ sơ: Hiện nay, theo số liệu khảo sát công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An, đa số phòng, ban chưa xây dựng Danh mục hồ sơ, công chức văn thư, lưu trữ theo phân công Lãnh đạo quan, đơn vị; vào chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, vào kế hoạch công tác năm quan, đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, cấp phát cho công chức chuyên môn hướng dẫn thực bước sau: + Cơng chức chun mơn chuẩn bị bìa hồ sơ tương ứng với công việc giao năm, công việc bắt đầu tập hợp văn liên quan đến vấn đề việc cụ thể đưa vào hồ sơ + Trong trình thực việc hướng dẫn, cơng chức văn thư nên cân đối thời gian hướng dẫn chi tiết cụ thể cho đơn vị nói chung cơng chức chun mơn đơn vị nói riêng + Khắc phục tình trạng hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ công chức chuyên môn không thực hiện, công chức văn thư, lưu trữ phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở công chức đơn vị chủ động thực Thực bước giúp công chức chuyên môn quan, đơn vị UBND thành phố, thị xã chủ động lập hồ sơ, có ý thức bảo quản giữ gìn văn tài liệu hình thành q trình theo dõi giải cơng việc 3.2.2 Đối với Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã Việc ban hành văn bản: Chỉ đạo xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan Ban hành sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan cho phù hợp với văn quản lý, đạo Trung ương địa phương Tiếp tục trì ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Quán triệt triển khai văn bản: Cần trọng, thường xuyên, phổ biến kịp thời họp lãnh đạo, họp giao ban, họp Chi bộ, họp quan, hội nghị, hội thảo nhiều hình thức như: gửi qua mail, mạng nội bộ, cổng thông tin điện tử, gửi văn đến đơn vị, cá nhân quan, đơn vị thuộc UBND thành phố, thị xã - Chỉ đạo tổ chức tập huấn: Qua khảo sát hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã chương II cho thấy hoạt động cịn nhiều hạn chế: hầu hết cơng chức giao giải công việc chưa hiểu, thực lập hồ sơ cơng việc Để hoạt động thực có hiệu quả, thống nhất, đảm bảo quy trình chất lượng hồ sơ Lãnh đạo Văn phịng UBND thành phố, thị xã đạo tăng cường tập huấn nhiều hình thức như: Đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ hỗ trợ tập huấn, phối hợp đến phịng, ban hướng dẫn trực tiếp cơng chức; Mời, thỉnh giảng giảng viên có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực trường 3.2.3 Đối với Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị Trưởng đơn vị chức (phịng, ban ) có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ 3.2.4 Trách nhiệm Chuyên viên, công chức văn thư, lưu trữ Trong q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, công chức chuyên môn, công chức văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ 3.3 Tăng cường công tác lập giao nộp hồ sơ Tại UBND thành phố Tân An có 02 phịng, ban thực tốt cơng tác lập giao nộp hồ sơ là: Văn phòng HĐND UBND thành phố Tân An, phòng Nội vụ thành phố Tân An Tuy nhiên, bên cạnh cịn nhiều phịng, ban chưa thực nghiêm túc cơng tác này, đặc biệt lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử; việc nhận thức trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật hành công tác văn thư, lưu trữ phịng, ban cịn hạn chế; thủ trưởng chưa tích cực đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; cơng chức, viên chức chưa có thói quen lập hồ sơ q trình theo dõi, giải cơng việc giao; việc tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan chưa đáp ứng đầy đủ, kịp thời làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động quan, tổ chức, cá nhân ảnh hưởng đến công tác lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử để bảo quản phục vụ khai thác theo quy định Để khắc phục tồn tại, hạn chế đồng thời thực nghiêm túc Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Chỉ thị số 17/CTUBND ngày 19/10/2017 UBND tỉnh Long An việc tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử bước đưa công tác văn thư, lưu trữ UBND thành phố, thị xã vào nếp, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tiết kiệm tối đa chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã, thủ trưởng phòng, ban cần thực tốt nội dung sau: - Quán triệt, nâng cao nhận thức lãnh đạo, công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ - Tổ chức thực nghiêm việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư - Bố trí kho tàng, trang thiết bị như: giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ đáp úng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác có hiệu - Thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ, bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ chun mơn - Rà sốt, ban hành đồng văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đơn vị… - Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản, giải công việc lập hồ sơ điện tử 3.4 Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND thành phố, thị xã kết hợp chương trình đào tào, bồi dưỡng cơng chức hàng năm quan đơn vị Đối tượng, thành phần tham dự: Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã, Trưởng, phó phịng, ban, cơng chức chun mơn, cơng chức phụ trách văn thư, lưu trữ; kết thúc lớp tập huấn cá nhân thực thu hoạch Việc tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn giúp cơng chức nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ công tác giúp quan, đơn vị quản lý tốt văn bản, thực phương pháp, quy trình lập hồ sơ mang lại nhiều lợi ích cho cơng việc cá nhân, quan, đơn vị hồn thành tốt nhiệm vụ giao Nội dung lớp tập huấn, bồi dưỡng: Phổ biến văn quy định Trung ương địa phương: Tập trung hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ hành quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan: Đối tượng thực hiện, trách nhiệm lập hồ sơ, nội dung lập hồ sơ: Mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, kết thúc biên mục hồ sơ Giảng viên trình giảng dạy kèm theo tập, tình thực tế, tương tác với học viên để kết học viên thực tốt khâu, nghiệp vụ lập hồ sơ Hướng dẫn lập hồ sơ UBND thành phố, thị xã ban hành Danh mục hồ sơ Đầu năm, Văn thư quan, đơn vị cấp phát bìa hồ sơ theo mẫu bìa Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, văn phòng phẩm gồm: bút xanh, bút chì, …, cặp (hộp) đựng hồ sơ cho tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức quan, đơn vị Dựa vào Danh mục hồ sơ quan, đơn vị ban hành vào đầu năm, công chức văn thư hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức đối chiếu Danh mục hồ sơ, xem cá nhân chịu trách nhiệm thực công việc chuyên môn, tương ứng với số bìa hồ sơ chuẩn bị, ghi yếu tố thơng tin lên bìa hồ sơ sau: tên quan, tên đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ 3.5 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan Lãnh đạo UBND thành phố, thị xã phận tham mưu kiểm tra, đánh giá chất lượng hoạt động lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan, xem nhiệm vụ thường xun khơng thể thiếu công tác văn thư, lưu trữ Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm có chế độ khen thưởng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc cơng chức cơng tác lập hồ sơ hành Hình thức kiểm tra thực định kỳ theo tháng lần, quý lần, 06 tháng lần, năm lần; kiểm tra đột xuất công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ Đối tượng kiểm tra phịng, ban cơng chức đơn vị Phòng Nội vụ thực nhiệm vụ tra, kiểm tra phối hợp Văn phòng HĐND UBND Nội dung kiểm tra khâu, nghiệp vụ, chất lượng hồ sơ lập; thông báo kết kiểm tra văn sau lần kiểm tra vào báo cáo sơ kết tháng, quý, tháng, năm Mục đích cơng tác kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan nhằm phát huy vai trò tập thể cá nhân việc tổ chức, triển khai, thực tốt nhiệm vụ công tác văn thư nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng Tiểu kết chương Từ thực trạng, tồn hoạt động lập giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An, để nâng cao chất lượng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan, đưa kiến nghị, giải pháp sau: Hồn thiện, rà sốt ban hành văn quản lý, đạo, hướng dẫn hoạt động lập giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ UBND thành phố, thị xã; bồi dưỡng, nâng cao hoạt động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ; tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ quan KẾT LUẬN Thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh có nhiều chuyển biến tích cực Nhìn chung, tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn, khoa học, giá trị phát huy, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo điều hành, nâng cao chất lượng công tác ngành, cấp, đồng thời bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định Tuy nhiên, hoạt động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An số tồn tại, hạn chế chưa ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ, …việc lập, thu nộp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị chưa đầy đủ, kịp thời Từ đó, gây khó khăn việc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ Nguyên nhân nhận thức lãnh đạo, công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa cao, chưa đầy đủ nên việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ công tác lưu trữ chưa trọng mức; công chức, viên chức nhiều phòng, ban chưa thực tốt trách nhiệm lập hồ sơ công việc Bản thân nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An” nhằm đưa số giải pháp để khắc phục hạn chế, tồn phát huy ưu điểm để nâng cao vị trí tầm quan trọng công tác UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An Các nội dung nghiên cứu mà chúng tơi thực có sở từ kiến thức lý luận tiếp thu trình học tập trường; kiến thức, kinh nghiệm thu nhận từ thực tế công tác; số liệu, tài liệu thực tế khảo sát trực tiếp UBND thành phố, thị xã cơng trình nghiên cứu có liên quan Mặc dù thân cố gắng, nỗ lực trình nghiên cứu thực luận văn không tránh khỏi sơ xuất, thiếu sót số vấn đề chưa giải triệt để Những vấn đề cịn thiết sót, chúng tơi tiếp tục nghiên cứu thời gian tới để giải cách đầy đủ./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2010) Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 14/10/2011, quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Bộ Nội vụ (2014) Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014, hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 07/2012/TT-BNv ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012, quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị Bộ Nội vụ (2013) Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013, quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 cơng tác văn thư Chính phủ (2004) Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 10 Chính phủ (2013) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 11 Quốc hội (2011) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 12 Sở Nội vụ tỉnh Long An (2013), Báo cáo số 924/SNV-VTLT ngày 24 tháng năm 2013 báo cáo công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Long An năm 2013 13 Sở Nội vụ tỉnh Long An (2013), Báo cáo số 1014/SNV-VTLT ngày 04 tháng năm 2013 việc tăng cường công tác phịng cháy chữa cháy, bảo vệ an tồn hồ sơ, tài liệu 14 Sở Nội vụ tỉnh Long An (2014), Công văn số 332/SNV-VTLT ngày 19 tháng 02 năm 2014 việc quản lý hồ sơ, tài liệu chia, tách, sáp nhập quan (năm 2013 huyện Mộc Hóa (cũ) chia, tách thành 02 đơn vị hành gồm thị xã Kiến Tường huyện Mộc Hóa (mới) 15 Sở Nội vụ tỉnh Long An (2014), Kế hoạch số 655/SNV-VTLT ngày 31 tháng năm 2014 Khảo sát tài liệu tích đống huyện, thị xã, thành phố 16 Thủ tưởng Chính phủ (2007) Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 việc tăng cường bảo vệ phát huy giát trị tài liệu lưu trữ 17 Nguyễn Văn Tâm (2008) Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng Trung ương Đảng - thực trạng giải pháp Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học Tư liệu học, Hà Nội,2008 18 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Về trách nhiệm cơng vụ thể chế hóa cơng tác lập hồ sơ hoạt động quan công quyền, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2011, tr20-23 19 Nguyễn Xuân Trung (2005) Vấn đề lập hồ sơ hành nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Bộ- thực trạng giải pháp Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học Tư liệu học, Hà Nội, 2005 20 Website: http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban 21 Website: http://tailieu.vn 22 Website: http://www.archives.gov.vn 23 Website: www.luutruvn.gov.vn ... động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Chương Thực trạng hoạt động lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An Chương Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động lập. .. lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hoạt động UBND thành phố, thị xã tỉnh Long An 24 2.2.1 Vai trò hoạt động lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ 24 2.2.2 Ý nghĩa hoạt động lập hồ sơ nộp lưu vào. .. PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP THÀNH PHỐ, THỊ XÃ TỈNH LONG AN 45 3.1 Rà soát, ban hành quy định lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu