THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

Quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN VÀ THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản lý Nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ Mã phách: …………………………………………………… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức UBND Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Phân loại văn thẩm quyền ban hành văn quản lý Nhà nước Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư thuộc Văn Phịng UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 2.1.1 Tình hình tổ chức 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 10 2.2 Hoạt động quản lý 11 2.2.1 Khái niệm Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ 11 2.2.2 Cơ cấu hệ thống quản lý nhà nước 11 2.2.3.Chỉ đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 11 2.2.4 Xây dựng ban hành đạo thực văn quy phạm pháp luật quy định công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2.5 Thực thống kê lưu trữ theo quy định 12 2.2.6 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư 13 2.2.7 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Bình Lục 13 2.3 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.3.1 Soạn thảo ban hành văn 13 2.3.2 Quản lý văn 15 2.3.2.1.Quản lý văn 15 2.3.2.2 Quản lý văn đến 17 2.3.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 20 2.3.5 Công tác lưu trữ 20 2.3.5.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21 2.3.5.2 Xác định giá trị tài liệu 21 2.3.5.3 Chỉnh lý tài liệu 21 2.3.5.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 21 2.3.5.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 22 2.3.5.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 22 Chương ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 24 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ24 3.1.1 Ưu điểm 24 3.1.2 Nhược điểm 24 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước Văn thư lưu trữ 26 3.3 Một số kiến nghị với quan 29 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC 33 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt Nghĩa từ viết tắt HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VTLT Văn thư lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành nhà nước Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Dồng thời công tác văn thư phận quan trọng hoạt động quản lý, xác định mặt hoat động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành quan Công tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết công tác Văn thư Lưu trữ hoạt động quản lý Nhà nước muốn tìm hiểu rõ mơn học “ Quản lý Nhà nước công tác Văn thư Lưu trữ” em theo học trường Em lựa chọn chủ đề “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam” cho tiểu luận để hiểu rõ phần môn học để đưa ý kiến tham mưu cho lãnh đạo quan cần thiết công tác Văn thư Lưu trữ nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư Lưu trữ giúp quan lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng phục vụ cho hoạt động thực tiễn quan Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Trình bày, đánh giá, thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Lục đồng thời đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác Nhiệm vụ: - Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng công việc thực văn thư lưu trữ quan - Khảo sát thực trạng tài liệu - Điều tra thực cơng tác văn thư, lưu trữ - Phân tích, xác định nguyên nhân - Đưa giải pháp nâng cao tổ chức thực công tác văn tư, lưu trữ quan Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : Chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển UBND huyện Bình Lục Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Bình Lục - Tìm hiểu thực trạng cơng tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam để hiểu rõ trách nhiệm văn phịng - Đưa giải pháp nhằm hồn thiện công tác văn thư, lưu trữ nâng cao trách nhiệm văn phòng thời gian tới Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ văn pháp quy Nhà nước chuyên đề giáo trình - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách quan, lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài - Phương pháp thống kê, so sánh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm ba chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Chương : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ UBND Bình Lục Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng caon chất lượng quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức UBND Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.1.1 Lịch sử hình thành Huyện Bình Lục thời phong kiến thuộc phủ Lý Nhân trấn Sơn Nam Trong huyện có xã Ngọc Lũ di khảo cổ tiếng, nơi lưu giữ trống đồng Ngọc Lũ trước giới khảo cổ phát giá trị quý giá năm 1901 Đây di vật khảo cổ có giá trị nguyên vẹn văn hóa Đơng Sơn Ngồi trống đồng xã này, sau phát thêm trống đồng Các trống đồng loại phát thôn Đại Vũ (trống Vũ Bị năm 1969), xã An Lão (trống An Lão năm 1985) Tổng cộng trống đồng có Bình Lục phát Bình Lục Sau năm 1954, huyện Bình Lục có 22 xã: An Đổ, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bình Thành, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hịa Bình, Hưng Cơng, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Quế Sơn, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản Ngày 29 tháng năm 1966, sáp nhập xã Bình Thành vào xã Tiêu Động, sáp nhập thơn Vĩnh Tứ thuộc xã Hịa Bình vào xã Quế Sơn, sáp nhập xóm Quang Trung thuộc xã Đồng Du vào xã Hưng Công sáp nhập thôn Ngọc Lâm thuộc xã Hưng Công vào xã Bối Cầu Ngày 18 tháng 12 năm 1976, hợp hai xã Hịa Bình Quế Sơn thành xã lấy tên xã An Lão Ngày 27 tháng năm 1977, sáp nhập xã: Mỹ Thịnh, Mỹ Thuận, Mỹ Tiến, Mỹ Thành, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Phúc, Mỹ Hưng, Mỹ Trung thuộc thành phố Nam Định vào huyện Bình Lục Ngày 12 tháng năm 1984, sáp nhập hai xã Mỹ Phúc Mỹ Trung vào thành phố Nam Định Ngày 13 tháng năm 1987, thành lập thị trấn Bình Mỹ, thị trấn huyện lỵ huyện Bình Lục sở 1,44 diện tích tự nhiên 51 nhân xã An Đổ; 164,48 diện tích tự nhiên 947 nhân xã An Mỹ; 90 diện tích tự nhiên 573 nhân xã Mỹ Thọ 3,91 hécta đất xã Trung Lương Cuối năm 2012, huyện Bình Lục có thị trấn Bình Mỹ 20 xã: An Đổ, An Lão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản Ngày 23 tháng năm 2013, chuyển hai xã Đinh Xá Trịnh Xá thành phố Phủ Lý quản lý Huyện Bình Lục cịn lại thị trấn Bình Mỹ 18 xã: An Đổ, An Lão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trung Lương, Vũ Bản Ngày tháng năm 2020, sáp nhập hai xã Mỹ Thọ An Mỹ vào thị trấn Bình Mỹ Huyện Bình Lục có thị trấn 16 xã 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Số, Ngày Số Tác đến (1) đến giả (2) ký hiệu (3) (4) Đơn vị Ngày Tên loại trích tháng yếu nội dung Ký người nhận Ghi nhận (5) (6) (7) (8) (9) Sau đóng dấu đến vào văn cán văn thư scan lại toàn văn đến ngày đăng ký văn đến vào sổ đăng ký văn đến chuyển văn vừa scan lên phần mềm quản lý văn UBND huyện chuyển cho cá nhân, phịng ban có trách nhiệm trực tiếp giải văn đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Chủ tịch UBND huyện giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 2.3.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 19 UBND huyện thực việc quản lý sử dụng dấu theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định 31/2009/2002/NĐ-CP ngày 01/04/20089 Chính phủ sủa đổi, bổ sung số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP 2.3.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ a Lập hồ sơ Việc lập hồ sơ Văn thư UBND huyện thực theo loại văn bản, loại văn đựng cặp dây, văn xếp theo thứ tự từ 01 đến hết (văn cuối năm) b Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Văn thư UBND huyện quản lý kho lưu trữ UBND huyện, sau năm kể từ năm công việc kết thúc, văn hành giao nộp vào lưu trữ hành Đối với quan thuộc UBND huyện, xã, thị trấn việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND huyện chưa thực được, quan, đơn vị có tài liệu hết năm lưu trữ quan Nhìn chung việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan chưa thật quan tâm , dẫn đến đến tài liệu bị phân tán, rải rác quan, đơn vị Mặt khác UBND huyện chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ kho tạm, diện tích kho nhỏ (55m2), việc giao nộp tài liệu cịn gặp khó khăn 2.3.5 Cơng tác lưu trữ Hiện nay, UBND huyện Bình Lục chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ kho tạm đặt vị trí tầng nhà tầng với diện tích rộng 55 m2 có trang thiết bị bảo quản tài liệu như: tủ, cặp, giá đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phòng cháy chữa cháy phục vụ cho cơng tác lưu trữ Văn phịng HĐND UBND huyện quản lý Phơng lưu trữ UBND huyện Bình Lục chia thành nhóm tài 20