TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên NGUYỄN THỊ BÍCH PHƯỢNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19C (KHÓA 2019 2023) Tên cơ qua.
GIỚI THIỆU VỀ BỘ LAO ĐỘNG -THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Sự ra đời
Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội được hình thành từ việc sáp nhập hai cơ quan trước đây là Bộ Lao động và Bộ Thương binh - Xã hội.
Bộ Lao động Việt Nam, tiền thân là Nha lao động TW thuộc Bộ xã hội, được thành lập theo Sắc lệnh số 64 ngày 8/5/1946, là cơ quan quản lý lao động của Nhà nước Việt Nam DCCH Sau khi Nha lao động TW giải thể theo Sắc lệnh số 215 ngày 20/11/1946, Chính phủ đã ban hành Sắc lệnh số 266-SL vào ngày 28/11/1946 để chính thức thành lập Bộ Lao động Để hoàn thiện tổ chức, ngày 26/10/1961, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 172-CP quy định nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Lao động, tiếp tục được củng cố bằng Nghị định số 187-CP vào ngày 20/12/1963.
* Bộ thương binh và xã hội :
Vào ngày 6/6/1975, theo đề nghị của Hội đồng CP, Quốc hội khoá V đã ra Quyết định số 1960/QH-HC thành lập Bộ Thương binh và Xã hội từ bộ phận phụ trách thương binh liệt sĩ của Bộ Nội vụ cũ Để hoàn thiện tổ chức, ngày 25/9/1979, Hội đồng CP đã ban hành Nghị định số 351/CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Thương binh và Xã hội.
Vào ngày 16/02/1987, theo Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI về đổi mới cơ chế quản lý, Hội đồng nhà nước đã ban hành Quyết định số 782/HĐNN, hợp nhất Bộ Lao động và Bộ Thương binh và Xã hội thành Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhằm tinh gọn và nâng cao hiệu lực bộ máy nhà nước.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Lao động-Thương binh và xã hội
Được quy định tại Nghị định 14/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 2 năm 2017 của chính phủ
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chính phủ chịu trách nhiệm quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như lao động, tiền lương, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, an toàn và vệ sinh lao động, người có công, bảo trợ xã hội, trẻ em, bình đẳng giới và
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 01 tháng 9 năm 2016, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ và cơ quan ngang bộ Các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của bộ cũng được nêu rõ trong nghị định này.
Chính phủ trình Quốc hội các dự án luật, dự thảo nghị quyết, dự án pháp lệnh và nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, cùng với các dự thảo nghị định theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm đã được phê duyệt Đồng thời, Chính phủ cũng gửi các nghị quyết, dự án và đề án theo sự phân công của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ sẽ trình bày chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hàng năm, cùng với các dự án và công trình quan trọng quốc gia liên quan đến ngành, lĩnh vực mà bộ phụ trách quản lý nhà nước.
Thủ tướng Chính phủ có trách nhiệm trình dự thảo quyết định, chỉ thị, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia và các văn bản khác liên quan đến ngành, lĩnh vực mà Bộ quản lý hoặc theo phân công từ Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
- Ban hành thông tư và các văn bản khác về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do bộ quản lý.
Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và chương trình mục tiêu quốc gia đã được phê duyệt Đồng thời, bộ cũng cần thông tin, tuyên truyền và phổ biến giáo dục pháp luật trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước.
- Lĩnh vực lao động, tiền lương:
Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định pháp luật liên quan đến hợp đồng lao động, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và đối thoại tại nơi làm việc Đồng thời, cần chú trọng thương lượng tập thể, xây dựng thỏa ước lao động tập thể, cũng như giải quyết tranh chấp lao động và đình công một cách hiệu quả.
Hướng dẫn áp dụng quy định pháp luật về tiền lương tối thiểu, định mức lao động, thang lương, bảng lương, phụ cấp lương và chế độ trả lương trong doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân thuê mướn lao động theo Bộ luật Lao động.
Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật lao động liên quan đến lao động nữ, lao động chưa thành niên, lao động cao tuổi, lao động khuyết tật, lao động giúp việc gia đình và các nhóm lao động khác là cần thiết để bảo vệ quyền lợi và đảm bảo an toàn cho họ trong môi trường làm việc Các quy định này nhằm tạo ra một môi trường làm việc công bằng, an toàn và phù hợp với từng đối tượng lao động, đồng thời khuyến khích sự phát triển bền vững của nguồn nhân lực.
Hướng dẫn đăng ký và quản lý hoạt động của tổ chức đại diện người lao động theo quy định pháp luật lao động là rất cần thiết Điều này giúp thực hiện nhiệm vụ đầu mối quốc gia về lĩnh vực lao động, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam tham gia các hiệp định thương mại quốc tế.
Hướng dẫn về tiền lương, tiền thưởng và thù lao cho người lao động và quản lý trong doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nhà nước là rất quan trọng Các quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động, đồng thời khuyến khích sự cống hiến và nâng cao hiệu quả làm việc Doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn về mức lương tối thiểu, chế độ thưởng và các khoản phúc lợi khác để tạo môi trường làm việc công bằng và minh bạch Việc áp dụng đúng các hướng dẫn này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn góp phần xây dựng uy tín và hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về việc làm, tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam cũng như lao động nước ngoài tại Việt Nam Đồng thời, thu thập, lưu trữ, tổng hợp, phân tích và dự báo thông tin thị trường lao động theo ngành, lĩnh vực phụ trách, bên cạnh các chỉ tiêu thống kê quốc gia Ban hành quy chế quản lý và khai thác thông tin thị trường lao động, xây dựng mạng thông tin và cơ sở dữ liệu liên quan đến thị trường lao động.
+ Hướng dẫn việc thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động dịch vụ việc làm;
+ Hướng dẫn xây dựng, thẩm định và công bố tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia; quy định việc cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;
- Lĩnh vực giáo dục nghề nghiệp (trừ sư phạm):
+ Chủ trì, phối hợp với bộ, ngành liên quan hướng dẫn và tổ chức thực hiện quy định của pháp luật về giáo dục nghề nghiệp;
Bài viết đề cập đến việc ban hành điều lệ cho các trường cao đẳng, trung cấp và trung tâm giáo dục nghề nghiệp, cùng với quy chế tuyển sinh, đào tạo, kiểm tra, thi và xét công nhận tốt nghiệp Ngoài ra, nó quy định mẫu bằng, chứng chỉ đào tạo, cũng như quy trình in, quản lý, cấp phát, thu hồi và hủy bỏ các bằng, chứng chỉ này Bài viết cũng nêu rõ trách nhiệm của các cơ sở giáo dục nghề nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài trong việc cấp bằng, chứng chỉ tại Việt Nam, và quy định về việc công nhận tương đương cho những người đã tốt nghiệp các trình độ đào tạo nghề nghiệp ở nước ngoài.
Quy định về khối lượng kiến thức tối thiểu cho từng trình độ đào tạo là rất quan trọng, bao gồm quy trình xây dựng, thẩm định và ban hành chương trình đào tạo cho các cấp sơ cấp, trung cấp và cao đẳng Đồng thời, việc tổ chức biên soạn, lựa chọn, thẩm định, duyệt và sử dụng giáo trình giáo dục nghề nghiệp cũng cần được thực hiện một cách chặt chẽ để đảm bảo chất lượng đào tạo.
Quản lý và tổ chức thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng, nhằm đảm bảo tiêu chuẩn giáo dục Đồng thời, việc quản lý và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo cùng cán bộ quản lý giáo dục nghề nghiệp, cũng như người dạy các chương trình đào tạo thường xuyên, góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao.
+ Quyết định thành lập, cho phép thành lập trường cao đẳng, công nhận hiệu trưởng trường cao đẳng tư thục theo thẩm quyền.
- Lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
- Lĩnh vực bảo hiểm xã hội;
- Lĩnh vực an toàn, vệ sinh lao động;
- Lĩnh vực người có công; lĩnh vực bảo trợ xã hội; lĩnh vực trẻ em; lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội; lĩnh vực bình đẳng giới;
Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao Động - Thương binh và xã Hội
- Bộ Trưởng: Đào Ngọc Dung
- Thứ Trưởng: Lê Văn Thanh
- Thứ Trưởng: Lê Tấn Dũng
- Thứ Trưởng: Nguyễn Thị Hà
- Thứ Trưởng: Nguyễn Bá Hoan
- Thứ Trưởng: Nguyễn Văn Hồi
Các đơn vị trực thuộc:
1 Vụ Bảo hiểm xã hội.
4 Vụ Hợp tác quốc tế.
5 Vụ Tổ chức cán bộ.
6 Vụ Kế hoạch - Tài chính.
10 Cục Quan hệ lao động và Tiền lương.
11 Cục Quản lý Lao động ngoài nước.
12 Cục An toàn lao động.
15 Cục Bảo trợ xã hội.
16 Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội.
17 Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp.
18 Viện Khoa học Lao động và Xã hội.
20 Tạp chí Lao động và Xã hội.
21 Tạp chí Gia đình và Trẻ em.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao Đông – Thương Binh và Xã Hội.
Theo Quyết định 199/QĐ-LĐTBXH ngày 30/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Văn phòng Bộ được quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức.
Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, hay còn gọi là Văn phòng Bộ, có nhiệm vụ hỗ trợ Bộ trưởng trong việc theo dõi và đôn đốc các tổ chức, cơ quan thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ Đồng thời, Văn phòng cũng thực hiện các công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất, tài sản và kinh phí hoạt động, đảm bảo các điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Bộ.
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng tháng và hàng tuần của Bộ, thực hiện công tác đôn đốc, theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được Bộ phê duyệt.
Bộ có trách nhiệm tổ chức các hoạt động phối hợp với các Bộ, Ngành, tổ chức chính trị - xã hội và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ Đồng thời, Bộ cũng thực hiện chế độ báo cáo hàng tháng và hàng quý về hoạt động chỉ đạo điều hành theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính nhằm hỗ trợ công tác chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo Bộ trong các hoạt động hàng tuần và hàng ngày.
Tổ chức thực hiện công tác hành chính và quản lý văn thư - lưu trữ hồ sơ, đảm bảo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ Kiểm tra thể thức trình lãnh đạo Bộ ký duyệt và ban hành văn bản pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của nhà nước, đồng thời quản lý và tổ chức hoạt động của thư viện Bộ.
Để duy trì trật tự kỷ cương, cần tuân thủ nội quy của cơ quan, bao gồm việc quản lý chế độ làm việc và tổ chức sinh hoạt hội nghị của Bộ theo quy định của nhà nước và Bộ.
Tổ chức và thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, phòng chống dịch bệnh, cùng với công tác y tế cho các cơ quan Bộ Đồng thời, tổ chức công tác dân quân tự vệ theo quy định của nhà nước và Bộ.
Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện và kinh phí hoạt động là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo các điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo đúng quy định.
Bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động thi đua - khen thưởng, bao gồm việc xét tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp lao động và các danh hiệu thi đua cho cả đơn vị và cá nhân Bộ cũng sẽ xem xét và đề nghị các cấp có thẩm quyền tặng danh hiệu thi đua, khen thưởng cho những cá nhân và đơn vị thuộc Bộ, bao gồm cả khen thưởng thành tích kháng chiến Ngoài ra, Bộ thực hiện nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua - khen thưởng của Bộ và các cơ quan ngang Bộ.
Phối hợp với công đoàn để nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức trong cơ quan Bộ, đảm bảo thực hiện đúng các chế độ và chính sách của nhà nước cũng như của Bộ.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ phân công.
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Lao Động – Thương binh và Xã Hội có chức năng quản lý và điều hành các hoạt động hành chính, hỗ trợ các phòng ban khác trong việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ Nhiệm vụ chính của phòng bao gồm tổ chức và quản lý hồ sơ, tài liệu, cũng như đảm bảo quy trình làm việc diễn ra hiệu quả Cơ cấu tổ chức của phòng được thiết kế nhằm tối ưu hóa việc phối hợp giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của Bộ.
Theo Quyết định số 628/QĐ-VP ngày 29/12/2017 của Chánh Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Hành chính được quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức cụ thể.
Phòng Hành chính là bộ phận chuyên môn thuộc Văn phòng, có nhiệm vụ hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc thực hiện các công tác hành chính và quản lý văn thư, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Văn bản quy phạm pháp luật bao gồm Thông tư, trong khi các loại văn bản khác như quyết định, công văn, tờ trình, giấy mời, kế hoạch và công điện cũng đóng vai trò quan trọng Việc soạn thảo các văn bản này cần tuân thủ các quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của chúng.
* Thẩm quyền ban hành văn bản là: Bộ trưởng, Vụ trưởng ủy quyền
* Mẫu hóa một số văn bản:
- Mẫu hóa Quyết định hành chính:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /QĐ-LĐTBXH Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Về việc cử bà Vũ Thị Thu Hoài tham gia khóa đào tạo Tiến sĩ tại Hoa Kỳ
BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Theo Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012, Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Căn cứ Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05/3/2010 của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng công chức;
Căn cứ Quyết định số 1519/QĐ-LĐTBXH ngày 05/11/2008 của Bộ trưởng Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành Quy chế cử công chức, viên chức đi công tác, học tập hoặc giải quyết việc riêng ở nước ngoài;
Căn cứ Thư chấp thuận học bổng ngày 09/3/2015 của Trường Đại học South
Carolina, Hoa Kỳ đối với bà Nguyễn Mai Quỳnh Trang;
Xét đề nghị của Thủ trưởng đơn vị,
Quyết định cử bà Vũ Thị Thu Hoài, Phó trưởng phòng Vụ Hợp tác quốc tế, tham gia khóa đào tạo Tiến sĩ chuyên ngành Công tác xã hội tại Trường Đại học South.
Carolina, Hoa Kỳ Thời gian từ tháng 8/2015 đến tháng 5/2020.
Mọi chi phí tham gia khóa học của bà Vũ Thị Thu Hoài do Trường Đại học
Bà Vũ Thị Thu Hoài được hưởng quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước và Bộ dành cho cán bộ, công chức được cử đi học tại South Carolina, Hoa Kỳ.
Thị Thu Hoài có nhiệm vụ báo cáo kết quả học tập và đánh giá từ cơ sở đào tạo cho Bộ sau khi hoàn thành khóa học Điều 3 quy định rằng Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Vụ trưởng Vụ sẽ có trách nhiệm liên quan.
Hợp tác quốc tế, Thủ trưởng các đơn vị liên quan và bà Vũ Thị Thu Hoài chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: TL BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ
- Mẫu hóa Công văn trao đổi
BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH
VÀ XÃ HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
V/v Cử công chức tham gia dự tuyển khóa đào tạo tại Nhật Bản
Hà Nội, ngày 03 tháng 9 năm 2015
Ngày 24/8/2015, Tổng cục Dạy nghề đã gửi Công văn số 163/TCDN-TCCB, đề xuất cử ông Nguyễn Đức Hùng, Phó Vụ trưởng Vụ Cơ sở vật chất và thiết bị dạy nghề, tham gia khóa đào tạo “Administration for Occupational Skills Development”.
16/11 đến ngày 12/12/2015 tại Nhật Bản theo Thư mời của Cơ quan Hợp tác quốc tế
Nhật Bản tại Việt Nam (JICA) Mọi chi phí liên quan đến khóa học do JICA đài thọ.
Bộ đã đồng ý cho Tổng cục Dạy nghề cử ông Nguyễn Đức Hùng tham gia dự tuyển khóa đào tạo, dựa trên nội dung khóa học và yêu cầu nhiệm vụ.
Bộ thông báo để Tổng cục Dạy nghề triển khai các thủ tục tiếp theo và báo cáo
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
* Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Bộ
- Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan
Bước 01: Xác định và thống nhất chủ đề của buổi hội thảo, hội nghị
Bước 02: Lên kế hoạch tổ chức chương trình:
- Mục đích, yêu cầu cần đạt được của buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
- Nội dung buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
- Thời gian, địa điểm tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
- Kinh phí dự trù tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, cuộc họp
- Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức
- Lên kế hoạch khách mời của chương trình
- Các chương trình diễn ra trong hội thảo, hội nghị
- Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính, khai mạc, bế mạc cuộc họp, hội nghị, hội thảo
Bước 03: Các công tác cần chuẩn bị cho chương trình hội thảo, hội nghị, các cuộc họp
- Truyền thông, thông báo cho sự kiện
Chuẩn bị không gian cho phòng hội trường, phòng hội thảo, phòng hội nghị và phòng họp cần được thực hiện tùy theo quy mô tổ chức Đảm bảo rằng tất cả trang thiết bị và dụng cụ cần thiết, bao gồm backdrop và banner, đều được sắp xếp đầy đủ để phục vụ cho sự kiện.
- Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, xe ô tô đưa đón, (nếu cần)
Bước 04: Công tác tổ chức cho chương trình hội thảo, hội nghị, các cuộc họp
- Điều khiển dẫn chương trình
Bước 05: Kết thúc chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp
- Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo
Bước 06: Xử lý thông tin chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp
- Đánh giá nội dung chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp
- Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị về nội dung
Bước 07: Đánh giá hiệu quả của chương trình hội thảo, hội nghị, cuộc họp
* Mẫu hóa chương trình nghị sự cho cơ quan:
Chương trình hội nghị trực tuyến nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ trong 5 năm (2015-2020) và đề ra phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ cho giai đoạn 5 năm tiếp theo (2021-2026) trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội Hội nghị này sẽ tập trung vào những thành tựu đạt được, những thách thức gặp phải và các giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả trong công tác chăm sóc và hỗ trợ người lao động cũng như người có công.
Thời gian Nội dung Người thực hiện
7g30 – 8g00 Đón tiếp Đại biểu Ban tổ chức
8g00 – 8g10 Tuyên bố lý do, giới thiệu Đại biểu Chánh Văn phòng Bộ
8g10 – 8g20 Khai mạc Hội nghị Bộ trưởng Đào Ngọc Dung 8g20 – 8g35 Phóng sự về thành tựu trong các lĩnh vực của ngành giai đoạn 2015 – 2020
8g35 – 8g50 Báo cáo tóm tắt tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ 5 năm 2015 –
2020, định hướng mục tiêu, nhiệm vụ năm 2021 và 5 năm 2021-2026
8g50 – 9g00 Báo cáo sơ kết 05 năm thực hiện Đề án Đào tạo nghề cho lao động nông thôn
Tổng cục trưởng Tổng cục Dạy nghề
9g00 – 9g30 Phát biểu chỉ đạo của Lãnh đạo Chính phủ
Phó Thủ tướng Chính phủ
Vũ Đức Đam 9g30 – 10g00 Hội nghị thảo luận Chủ trì Hội nghị điều hành 10g00 –
Hội nghị thảo luận Chủ trì Hội nghị điều hành 10g45 –
Công tác thi đua khen thưởng Thường trực HĐTĐKT
Kết luận Hội nghị Bộ trưởng Đào ngọc Dung
BAN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
* Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo bộ
(Xem phụ lục phần số 3 – quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo bộ)
* Quy định của cơ quan về việc soạn thảo văn bản thông thường được thực hiện như sau: a Các hình thức văn bản quy phạm pháp luật:
- Văn bản chuyên ngành Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài. b Thể thức văn bản
1 Văn bản quy phạm pháp luật
Theo Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp, việc thực hiện thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng và Thủ trưởng các cơ quan ngang bộ cần tuân thủ các hướng dẫn cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc ban hành văn bản.
Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
Thực hiện theo hướng dẫn tại nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3 Văn bản chuyên ngành Lao động - Thương binh và Xã hội
Do Bộ trưởng quy định sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
4 Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
Để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và thông lệ quốc tế, lãnh đạo Bộ hoặc đơn vị sẽ giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cho một đơn vị hoặc công chức, viên chức phù hợp với tính chất và nội dung của văn bản Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ cần thực hiện đầy đủ các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản.
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc lãnh đạo đơn vị tổ chức lấy ý kiến từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan Hình thức lấy ý kiến có thể thực hiện qua văn bản hoặc đăng tải thông tin trên cổng thông tin điện tử của Bộ Việc này nhằm nghiên cứu và tiếp thu ý kiến để hoàn thiện bản thảo.
Trình duyệt văn bản dự thảo cùng các tài liệu liên quan cho người có thẩm quyền, đồng thời thực hiện việc duyệt, sửa chữa và bổ sung cho các dự thảo văn bản đã được phê duyệt.
1 Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2 Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung bản thảo theo yêu cầu của người có thẩm quyền ký.
3 Trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung. e Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1 Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
Thực trạng công tác quản lý văn bản tại bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
2.3.1 Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác Văn thư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội:
Trong quá trình khảo sát về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ LĐ-TB&XH, tôi đã tiếp cận các văn bản quy định về chế độ hoạt động, các khâu nghiệp vụ và chỉ đạo ban hành văn bản liên quan Những văn bản này cung cấp hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ, đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong việc quản lý tài liệu.
Nghị định 62/1993/NNĐ-CP ngày 22/ 9/ 1993 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP ngày 24/ 8/ 2004 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu( thay thế Nghị đinh 62/1993/NĐ-CP);
Thông tư Liên tịch số 32/TT-LB ngày 30/ 12/ 1993 của Bộ Nội vụ - Ban tổ cán bộ về hướng dẫn thi hành Nghị định 62/1993/NĐ-CP của Chính phủ;
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ về công tác Lưu trữ;
Công văn 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư;
+ Các văn bản do Bộ ban hành quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ:
Văn phòng Bộ đã chủ trì và phối hợp với các đơn vị chuyên môn để ban hành nhiều văn bản quản lý và chỉ đạo liên quan đến công tác công văn, giấy tờ.
Công văn số 3109/LĐTBXH-PC ngày 20 tháng 9 năm 2005 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội Giám sát việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật
Công văn số 86/VP-HC ngày 28 tháng 6 năm 2006 của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn quy trình lập hồ sơ hiện hành và quy định về việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Nội dung công văn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ một cách hệ thống và hiệu quả, nhằm đảm bảo thông tin được lưu trữ đầy đủ và dễ dàng truy cập khi cần thiết Các cơ quan cần tuân thủ hướng dẫn này để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ và phục vụ cho công việc quản lý nhà nước.
Công văn số 3043/LĐTBXH-VP, ban hành ngày 31 tháng 8 năm 2006 bởi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, đề cập đến việc thực hiện Chỉ thị của Thủ Tướng Chính phủ liên quan đến việc soạn thảo và ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện Luật và Pháp lệnh.
Quyết đinh số 09/2006/QĐ-BLĐTBXH ngay 05 tháng 12 năm 2006 của BLĐ – TB&XH về ban hành quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước về Lao động, Thương binh và
Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006 của BLĐ- TBXH về ban hành quy chế làm việc của Bộ.
Quyết định số 437/QĐ-BLĐTBXH, ban hành ngày 30 tháng 3 năm 2007, quy định về việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lao động, thương binh và xã hội Quy chế này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong việc quản lý các vấn đề liên quan đến lao động và chính sách xã hội.
Công văn số 1124/LĐTBXH-PC ngày 04 tháng 4 năm 2007 của Bộ LĐTB&XH đã đính chính Điều 10 trong Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, theo Quyết định số 437/QĐ-LĐTBXH ngày 30/3/2007.
Công văn số 1487/LĐTBXH-VP ngày 04 tháng 5 năm 2007của BLĐ-TB&XH hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư, lưu trữ năm 2006.
Thông tư số 07/2006/TT-BLĐTBXH, ban hành ngày 26 tháng 7 năm 2006, của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, hướng dẫn chi tiết về việc lập và quản lý hồ sơ dành cho những người có công với cách mạng, nhằm đảm bảo quyền lợi và chế độ ưu đãi cho họ.
2.3.2 Bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản lý văn bản
Theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ban hành ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân, ngày 30 tháng 01 năm 2008, các cơ quan này cần thực hiện đúng quy định để đảm bảo việc quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả và hợp pháp.
Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã ký Quyết định số 199/QĐ-LĐTBXH, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Văn phòng có nhiệm vụ hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc tham mưu cho Bộ trưởng về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Theo Quyết định số 68/QĐ-VP ngày 04/4/2008, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ có nhiệm vụ hỗ trợ Chánh Văn phòng trong công tác hành chính, văn thư và lưu trữ hồ sơ theo quy định của Nhà nước Do đó, bộ phận văn thư của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được quản lý bởi Phòng Hành chính.
2.3.3 Đội ngũ cán bộ, công chức thực hiên công tác quản lý văn bản Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư tại Phòng hành chính của Bộ là những người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản.
Hiện nay, lãnh đạo Bộ đã chú trọng bổ sung biên chế cho đội ngũ văn thư nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn Đội ngũ này hiện có 03 cán bộ chuyên trách, tất cả đều có trình độ chuyên môn cao, trong đó có 02 đồng chí tốt nghiệp từ Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
01 đồng chí đang theo học Thạc sỹ tại Học viện Hành chính
Trong công tác quản lý văn bản tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Bộ phận văn thư đảm nhiệm việc tiếp nhận và quản lý các công văn, báo cáo, kế hoạch và quyết định từ các cơ quan, tổ chức, cũng như từ lãnh đạo gửi đến Đồng thời, bộ phận này cũng quản lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo từ cá nhân và tập thể gửi đến Bộ trưởng hoặc các đơn vị có trách nhiệm Ngoài ra, Bộ phận văn thư còn thực hiện việc tiếp nhận và quản lý các văn bản đi của Bộ.
Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo công tác Văn thư trong cơ quan, phân công giải quyết văn bản và ký những văn bản thuộc thẩm quyền ký
2.3.4 Hoạt động quản lý Văn bản đến tại Bộ Lao động- thương binh và Xã hội a Tình hình tiếp nhận văn bản đến tại Bộ Lao động- Thương binh và xã hội trong những năm gần đây:
Hiện nay, công tác quản lý văn bản đến tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội được thực hiện bởi hai đồng chí thuộc bộ phận Văn thư của phòng Hành chính - Văn phòng Bộ Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận và quản lý các công văn, báo cáo, kế hoạch, quyết định từ các cơ quan, tổ chức và lãnh đạo gửi đến Đồng thời, họ cũng quản lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo từ cá nhân và tập thể gửi đến Bộ trưởng hoặc các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đến
Nội dung Tài liệu, biểu mẫu liên quan
Phần mềm quản lý văn bản đến (emolisa)
Văn thư Biểu mẫu BM-
Tiếp nhận văn bản đến
Phân loại, bóc bì văn bản đến Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến Vă n bả n ghi đíc h da nh nơi nh ận Đăng ký văn bản đến
Phân cấp trình lãnh đạo
Văn thư Phiếu xử lý văn bản đến
Văn thư Sổ chuyển giao văn bản đến
Văn thư Phần mềm quản lý văn bản đến
Diễn giải sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.5.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1 Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức cần chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi tiêu đề hồ sơ theo Danh mục hồ sơ của Bộ và công việc được giao Đồng thời, việc thu thập văn bản vào hồ sơ cũng là một bước quan trọng trong quá trình quản lý tài liệu.
Sau khi ghi tiêu đề hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và tư liệu liên quan đến sự việc đang được giải quyết để hoàn thiện hồ sơ.
Các văn bản trong hồ sơ cần được sắp xếp một cách hợp lý, dựa vào đặc điểm công việc để chọn phương pháp sắp xếp phù hợp, chủ yếu theo trình tự thời gian và diễn biến công việc Cuối cùng, cần kết thúc và biên mục hồ sơ một cách rõ ràng.
Khi công việc hoàn tất, hồ sơ cũng được kết thúc Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần kiểm tra và bổ sung các văn bản, giấy tờ thiếu sót, chỉnh sửa tiêu đề nếu cần thiết, ghi số hồ sơ, thời hạn bảo quản dự kiến, tình trạng tài liệu, số tờ, họ tên người lập hồ sơ và thời gian lập Trước khi biên mục, cần loại bỏ các tài liệu tham khảo, sách báo, văn bản trùng lặp và bản nháp khỏi hồ sơ.
Việc đánh số tờ khi biên mục hồ sơ hiện hành chỉ bắt buộc đối với hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
2 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2.5.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
1 Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Các cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị do mình quản lý vào lưu trữ Bộ (hoặc lưu trữ đơn vị) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này Trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải gửi thông báo bằng văn bản kèm theo Danh mục hồ sơ, tài liệu mà mình muốn giữ lại cho lưu trữ Bộ hoặc lưu trữ đơn vị và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng, nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm. b) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trước khi nghỉ hưu, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm (có Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu); không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
Khi nộp hồ sơ và tài liệu, các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức cần lập 02 bản Mục lục hồ sơ và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu Mỗi bên, bao gồm Lưu trữ Bộ và bên giao tài liệu, sẽ giữ một bản của mỗi loại tài liệu.
2.5.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Bộ
1 Bộ trưởng: a) Chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm của Bộ; b) Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
2 Chánh Văn phòng Bộ: a) Tham mưu giúp Bộ trưởng chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. b) Tổ chức xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm của
Bộ và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo danh mục hồ sơ.
4 Thủ trưởng các đơn vị chức năng: a) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc lập hồ sơ, quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ SƠ. b) Chỉ đạo các cán bộ, công chức, nhân viên hợp đồng dưới quyền trong việc lập, quản lý hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị. chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối t gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo quan dén noi tượng, không c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhận bản theo đúng thời gian quy định d) Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định
2 Đóng dấu a) Đóng dấu lên chữ ký: dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định. c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục của văn bản chính được thực hiện bởi người ký và thường được đóng ở trang đầu, có thể che một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục Nếu văn bản có nhiều phụ lục, mỗi phụ lục sẽ được đánh số từ 01, 02, v.v., và dấu sẽ được đóng trên từng phụ lục Đối với những phụ lục có từ hai trang trở lên, cần phải đóng dấu giáp lai ngoài việc đóng dấu thông thường.
Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo cần được thực hiện ở vị trí giữa, mép phải của văn bản hoặc phụ lục Dấu phải trùm lên một phần của các tờ giấy, với quy định mỗi dấu không được vượt quá 05 trang.
3 Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHÂN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP
2.5.4 Một số hồ sơ đã lập
MỤC LỤC HỒ SƠ NĂM 2015
Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Năm
Ghi chú 1.2 Họp Quốc hội
159 Chuẩn bị khai mạc kỳ họp thứ 9 – Quốc hội khoá
160 Tài liệu chuẩn bị để Bộ trưởng tham dự kỳ họp thứ 9
– QH khoá XIII về các lĩnh vực lao động, người có công và xã hội
161 Tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và nhân dân cần giải quyết tại kỳ họp thứ 9
162 Bộ LĐTBXH chuẩn bị nội dung trả lời chất vất của Đại biểu Quốc hội tại kỳ họp thứ 9 – QH khoá XIII
163 Một số Bộ ngành chuẩn bị nội dung trả lời chất vất của Đại biểu Quốc hội tại kỳ họp thứ 9 – QH khoá
Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp
2.6.1 Các quy định hiện hành của cơ quan
- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành “Ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước”.
Quyết định số 697/QĐ-LĐTBXH đã được ban hành nhằm thiết lập quy tắc ứng xử cho cán bộ, công chức, viên chức trong ngành lao động – thương binh và xã hội Quy tắc này nhằm nâng cao trách nhiệm, đạo đức và hiệu quả công việc của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và thân thiện Việc tuân thủ quy tắc ứng xử sẽ góp phần xây dựng hình ảnh tích cực cho ngành lao động – thương binh và xã hội trong mắt người dân và xã hội.
2.6.2 Nhận xét, đánh giá chung
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đang triển khai Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg về Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước Bộ đã truyền đạt và thực hiện quy chế này đến tất cả cán bộ, công chức, đồng thời tích hợp quy định về văn hóa công sở vào Quy chế làm việc của Bộ để đảm bảo hiệu quả trong tổ chức thực hiện.
Cán bộ, công chức, viên chức thể hiện sự chuyên nghiệp qua trang phục lịch sự và việc đeo thẻ công chức khi làm việc, giúp nâng cao mối quan hệ với các tổ chức xã hội và công dân Họ tuân thủ nghiêm túc giờ làm việc và các quy định của Luật Cán bộ, công chức Thái độ lịch sự và nhã nhặn trong giao tiếp với đồng nghiệp và công dân, đặc biệt tại "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả", là điểm nổi bật Bộ cũng đã ban hành Chuẩn mực đạo đức và Quy tắc ứng xử cho cán bộ, công chức trong thực thi công vụ.
Cán bộ, công chức, viên chức xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng xung quanh, thể hiện sự đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Họ gương mẫu chấp hành nội quy cơ quan, duy trì lối sống lành mạnh, tiết kiệm và văn minh Đồng thời, họ cũng có ý thức trong việc phòng, chống tham nhũng, lãng phí và quan liêu.
Trong bối cảnh cuộc vận động xây dựng cơ quan văn minh, các đơn vị đã chú trọng việc bài trí công sở một cách hợp lý và trang trọng Quốc huy và Quốc kỳ được treo đúng vị trí quy định, tạo nên không gian làm việc thoáng mát và sạch đẹp Các cơ sở được trang bị đầy đủ thiết bị và thực hiện tốt tiêu chuẩn "5S" theo TCVN ISO 9001:2000 Bộ cũng đã thiết lập phòng tiếp dân, tiếp khách và công khai các thủ tục hành chính cùng quy định về văn hóa công sở, bao gồm Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức theo Quyết định số.
Quyết định 03/2007/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ nhấn mạnh mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, đồng thời quy định nội quy cơ quan, lịch tiếp công dân và lịch công tác Ngoài ra, quyết định cũng đề ra quy ước xây dựng nếp sống văn hóa trong cơ quan.
Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
2.7.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng
Khảo sát cho thấy rằng trang thiết bị văn thư tại Văn phòng Bộ là yếu tố quan trọng quyết định năng suất và chất lượng công tác văn thư Đồng thời, nó cũng hỗ trợ cán bộ văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Hiện nay, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và việc ứng dụng công nghệ thông tin, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đang hiện đại hóa công tác văn thư để nâng cao hiệu quả quản lý.
Xã hội hiện đại đã trang bị nhiều thiết bị như máy in, máy Fax, máy photocopy, máy vi tính, máy scan và máy hủy tài liệu để hỗ trợ công tác tìm kiếm thông tin và quản lý tài liệu Những thiết bị này, cùng với điện thoại, giá để tài liệu và các văn phòng phẩm như giấy, bút, kẹp, ghim, đều được sử dụng hiệu quả trong công tác văn thư của các cơ quan.
Hàng năm, văn phòng tiến hành kiểm tra, bảo dưỡng và thay mới trang thiết bị, đồng thời định kỳ mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm Những hoạt động này góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư và thúc đẩy hiện đại hóa quy trình làm việc của cơ quan.
2.7.2 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
- Phần mềm quản lý văn bản EMOLISA
Văn phòng tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại và máy tính, hỗ trợ việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản EMOLISA vào công tác văn thư, giúp Bộ trưởng theo dõi và cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông và các đơn vị, tổ chức, cá nhân theo quy định Đồng thời, văn phòng cũng chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan để duy trì hoạt động của trang thông tin điện tử của Bộ (molisa.gov.vn).
