- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm tài liệu có liên quan cho người có thẩm
g. Bản sao văn bản
2.3.5. Hoạt động quản lý văn bản đi tại Bộ Lao động-Thương binh và Xã hộ
a. Tình hình tiếp nhận văn bản đi tại Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội
Công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng Bộ được giao cho bộ phận văn thư trực tiếp chịu trách nhiệm. Hằng năm số lượng văn bản đi đăng ký tại Văn phòng Bộ rất lớn. Trung bình mỗi năm Văn phịng Bộ tiếp nhận và xử lý trên 7000 văn bản đi.
b. Quy trình quản lý Văn bản đi tại Bộ Lao động- Thương binh và xã hội:
• Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi
Trách nhiệm Trình tự Tài liệu, biểu mẫu liên
quan Văn thư
Văn thư Văn thư
Văn thư
Văn thư Phần mềm Emolisa
Văn thư
Văn thư Phần mềm Emolisa
• Diễn giải sơ đồ quy trình xử lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng năm của văn bản
Kiểm tra lần cuối thể thức văn bản
Ghi số ngày tháng, ký hiệu Trình lãnh đạo Bộ ký
Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật
Đăng ký văn bản đi
Làm thủ thục chuyển, phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản Lưu văn bản đi
Căn cứ quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản.
Sau đó Văn thư làm cơng tác ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản theo quy định của pháp luật và theo số thứ tự đăng ký văn bản do Văn phòng Bộ quy định.
Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật
Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức và nội dung, có chữ ký của lãnh đạo hoặc các chuyên viên, sẽ được bộ phận làm công tác văn thư đóng dấu cơ quan, đóng dấu độ khẩn, mật theo quy định của pháp luật
- Đóng dấu cơ quan:
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên 1 phần các tờ giấy.
- Đóng dấu độ khẩn, mật:
Việc đóng dấu có các độ khẩn, hỏa tốc (kể cả hỏa tốc hẹn giờ), thượng khẩn và khẩn, trên văn bản được thực hiện theo nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Việc đóng dấu các độ mật, tuyệt mật, tối mật và mật, dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA
Vị trí đóng dấu độ khẩn, độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi của Bộ được thực hiện bằng phần mềm MOLISA “Chương trình quản lý văn bản- hồ sơ cơng việc của Bộ”. Việc dăng ký văn bản bằng phần mềm này cần điền đầy đủ các thông tin sau: khối phát hành văn bản, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận văn bản, số lượng bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, người soạn thảo…
Văn bản sau khi được đóng dấu, và đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản của Bộ, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục phát hành phátvăn bản. Văn bản phải được chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; những văn bản khẩn phải được chuyển phát ngay sau khi ký ban hành.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển quan mạng, nhưng sau đó phải gửi văn bản chính đối với văn bản có giá trị lưu trữ.
Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản.
Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất 02 bản: bản gốc lưu tại văn thư Bộ, bản chính lưu tại hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số chung thì được sắp xếp chung. Những văn được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu có các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.