- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm tài liệu có liên quan cho người có thẩm
g. Bản sao văn bản
2.3.4. Hoạt động quản lý Văn bản đến tại Bộ Lao động-thương binh và Xã hộ
chính thuộc Văn phịng Bộ.
2.3.3. Đội ngũ cán bộ, cơng chức thực hiên công tác quản lý văn bản
Đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư tại Phịng hành chính của Bộ là những người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản.
Hiện nay, được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ biên chế Văn thư được bổ sung đảm bảo hồn thành nhiệm vụ chun mơn, đội ngũ này được biên chế với 03 cán bộ làm cơng tác văn thư chun trách, có trình độ chun mơn cao, với 02 đồng chí tốt nghiệp Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, 01 đồng chí đang theo học Thạc sỹ tại Học viện Hành chính
Trong công tác quản lý văn bản hiện nay tại Bộ : Bộ phaannj văn thư thực hiện tiếp nhận và quản lý các công văn, báo cáo, kế hoạch, quyết định… của các cơ quan, tổ chức hay lãnh đạo các cơ quan gửi đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội; quản lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân, hay tập thể nhân dân gửi đến cho Bộ trưởng hay các đơn vị có trách nhiệm giải quyết; thực hiện tiếp nhận và quản lý các văn bản đi của Bộ.
Chánh văn phịng trực tiếp chỉ đạo cơng tác Văn thư trong cơ quan, phân công giải quyết văn bản và ký những văn bản thuộc thẩm quyền ký.
2.3.4. Hoạt động quản lý Văn bản đến tại Bộ Lao động- thương binh và Xãhội hội
a. Tình hình tiếp nhận văn bản đến tại Bộ Lao động- Thương binh và xã hội trong những năm gần đây:
Hiện nay, công tác quản lý văn bản đến tại Bộ được giao cho 02 đồng chí thuộc bộ phận Văn thư của phịng Hành chính- Văn phịng Bộ trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý và giải quyết: bộ phận văn thư thực hiện tiếp nhận và quản lý các công văn, báo cáo, kế hoạch, quyết định… của các cơ quan, tổ chức hay lãnh đạo các cơ quan gửi đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội; quản lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân, hay tập thể nhân dân gửi đến cho Bộ trưởng hay các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
b. Quy trình quản lý văn bản đến tại Bộ
Trách nhiệm
thực hiện Nội dung
Tài liệu, biểu mẫu liên quan
Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Phần mềm quản lý văn bản đến (emolisa)
Văn thư Biểu mẫu BM-
VBĐ- CTC- 01
Văn thư Phiếu xử lý văn
bản đến
Văn thư Sổ chuyển giao
văn bản đến
Văn thư Phần mềm quản
lý văn bản đến
• Diễn giải sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản:
Phòng văn thư Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ Bưu cục Trung ương, từ bưu điện, từ các cơ quan hoặc cá nhân trực tiếp mang văn bản đến Bộ.
Bộ phận văn thư thực hiện tiếp nhận và quản lý các công văn, báo cáo, kế hoạch, quyết định… của các cơ quan, tổ chức hay lãnh đạo các cơ quan gửi đến Bộ Lao động
Tiếp nhận văn bản đến
Phân loại, bóc bì văn bản đến
Đóng dấu đến, ghi số và ngày
đến Vă n bả n ghi đíc h da nh nơi nh ận Đăng ký văn bản đến Phân cấp trình lãnh đạo Trình lãnh đạoVăn phịng và chuyên viên cho ý kiến chỉ đạo
Chuyển giao văn bản đến
– Thương binh và Xã hội. Bộ phận văn thư tiếp nhận và quản lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân, hay tập thể nhân dân gửi đến cho Bộ trưởng hay các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Các văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...Đối với văn bản mật đến, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Khi phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay Chánh Văn Phòng, Trưởng phòng Hành chính, trong trường hợp cần thiết cán bộ văn thư có thể lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho Trưởng phịng Hành chính xem xét, giải quyết.
Phân loại văn bản:
Văn thư sau khi tiếp nhận văn bản, tiến hành phân loại sơ bộ các bì văn bản như sau: Loại khơng bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các Vụ, Tổng Cục, các Cục và các tổ chức sự nghiệp của Bộ, và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến cơng việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì cịn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ- CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước .
Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đã được bóc bì tập trung tại văn thư sẽ được đóng dấu “ĐẾN”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết), trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
Đối với bản Fax thì được cán bộ văn thư chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì khơng phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi,
giải quyết.
Phân cấp trình lãnh đạo
Sau khi bóc bì và đóng dấu đến Văn thư làm công tác phân loại từng văn bản cho lãnh đạo xử lý. Đây là một cơng tác khó khăn địi hỏi phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ về cơng tác hành chính cao, vì phải phân loại sơ bộ văn bản theo từng lĩnh vực, thuộc trách nhiệm giải quyết của từng khối chuyên viên của Văn phòng.
Đăng ký văn bản đến
Sau khi làm công tác phân loại văn bản phù hợp với nhiệm vụ của từng chuyên viên, văn thư chuyển qua công tác đăng ký văn bản đến vào phần mềm Emolisa, đây là phần mềm quản lý văn bản của Bộ.
Đối với văn bản gửi Bộ, các Vụ, Văn phịng thì sẽ nhập vào phần mềm của Bộ để quản lý. Đối với các đơn thư khiếu nai, tố cáo sẽ nhập và phần mềm riêng của Bộ. Đối với các văn bản cịn lại ( gửi cục, các trung tâm…) thì chuyển trực tiếp cho đơn vị đó để xử lý.
Cơng tác đăng ký văn bản đến vào phần mềm phải đảm bảo đầy đủ các thông tin như: lãnh đạo xử lý, nơi gửi văn bản, khu vực đến của văn bản (1- trung ương, 2- địa phương, 3- vượt cấp), mức độ mật, mức độ khẩn, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, ngày nhận, lĩnh vực, trích yếu nội dung văn bản, đính kèm văn bản (nếu có), hạn giải quyết văn bản (nếu có )…Sau khi điền đầy đủ các thơng tin trên vào màn hình xử lý văn bản trên máy tính, Văn thư thực hiện hiệu lệnh xác nhận, sau đó máy tính sẽ tự động hiện số đến của văn bản vừa tiếp nhận, Văn thư làm công tác ghi số đến, ngày đến của văn bản. Sau khi đăng ký xong, văn thư kẹp theo “Phiếu xử lý văn bản” vào mỗi đầu văn bản và đưa vào các ô tiếp nhận văn bản của từng chuyên viên trong Văn phòng Bộ.
“Phiếu xử lý văn bản” là căn cứ để xử lý văn bản, trong đó ghi: Số ký hiệu của văn bản, ngày tháng năm, cơ quan gửi, ý kiến của Bộ, ý kiến của Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính, và ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp xử lý.
Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến được kịp thời trình Chánh văn phịng. Trưởng phịng Hành chính và chun viên có trách nhiệm giải quyết theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể.
Các chuyên viên sau khi nhận được văn bản sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, xem xét, nghiên cứu và ghi ý kiến phân phối văn bản cho các đơn vị, hoặc cá nhân, đồng thời cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản tùy theo yêu cầu của nội dung văn bản.Ý kiến phân phối, giải quyết văn bản được ghi vào “Phiếu xử lý văn bản”.
Sau khi có ý kiến phân phối và giải quyết văn bản của Chánh văn phịng, Trưởng phịng Hành chính và các chun viên, văn bản đến được trả về bộ phận văn thư và được đăng ký bổ sung vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy tính của văn thư.
Chuyển giao văn bản đến:
Ngay sau khi hồn thành các trình tự trên văn bản đến được chuyển giao đến các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ ý kiến của các chuyên viên đã ghi trong “Phiếu xử lý văn bản”.
Các văn bản đến có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”, được văn thư chuyển ngay đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Các văn bản đến loại mật được văn thư chuyển giao đến tận tay người nhận, Các văn bản được chuyển giao phải vào “Sổ chuyển giao văn bản đến” ghi rõ ngày chuyển, số đến, đơn vị hoặc người nhận, ký nhận của đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời hạn được quy định. Đặc biệt các văn bản có dấu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được xử lý riêng, nhanh chóng, kịp thời, khơng được chậm trễ.
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến và thường xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được
giải quyết, văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết, để báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.