THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên HOÀNG XUÂN TÌNH BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19C (KHÓA 2019 2023) Tên cơ quan CÔNG.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Họ tên sinh viên: HỒNG XN TÌNH BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 19C (KHĨA 2019-2023) Tên quan: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH Địa chỉ: : Số 31 ngõ 89, đường Ga Hà Đông, Phường Phú La, Quận Hà Đông, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Huyền Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2022 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Ý nghĩa báo cáo Kết cấu báo cáo PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Thông tin công ty .4 1.2 Lịch sử hình thành phát triển 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.4 Chức năng, nhiệm vụ .5 Tiểu kết Chương CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Công tác tổ chức cán cán văn phòng 2.2 Công tác xây dựng nội quy, quy chế, quy định 2.3 Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 12 2.4 Công tác văn thư - lưu trữ .13 2.4.1 Công tác văn thư 13 2.4.2 Công tác lưu trữ 28 2.5 Công tác tổ chức họp, hội nghị .30 2.6 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 32 2.6.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở .32 2.6.2 Nhận xét, đánh giá chung .33 2.7 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 34 2.7.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động công ty .34 2.7.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 34 2.7.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phịng 35 2.8 Cơng tác tham mưu 36 2.9 Công tác hậu cần 36 Tiểu kết Chương 38 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 39 3.1 Đánh giá chung công tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan đa dụng Hoàng Anh 39 3.3.1 Ưu điểm 39 3.3.2 Hạn chế 40 3.3.3 Nguyên nhân 40 3.2 Đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh 40 3.2.1 Cần nâng cao nhân thức lãnh đạo vai trị cơng tác văn phòng 40 3.2.2 Cần chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phịng 41 3.2.3 Cần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ 42 3.2.4 Cần tiếp tục xây dựng, bổ sung hồn thiện nội quy, quy chế văn phịng 42 3.2.5 Đầu tư trang thiết bị ứng dụng công nghệ 42 3.2.6 Một số kiến nghị khác 43 Tiểu kết Chương 43 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .45 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 2.1 Số lượng văn ban hành năm 2021 Công ty Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại phát triển thì văn phịng ln vị trí quan trọng quan, tổ chức Văn phịng có vị trí chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức ban lãnh đạo quan, tổ chức phân công Đối với quan, tổ chức nâng cao hiệu cơng tác văn phịng vừa mục tiêu hướng tới, vừa công cụ để quản lý tổ chức thời kỳ Công tác văn phòng chi phối đến hoạt động quan, tổ chức Văn phòng coi “cửa ngõ” quan, tổ chức, tai, mắt, “cánh tay nối dài” lãnh đạo văn phòng trung tâm thực trình quản lý, điều hành Văn phòng nơi tiếp nối mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua văn đi, văn đến Đồng thời, hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần quan hệ trực tiếp tới phịng ban tổ chức Với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng coi vị trí khơng thể thiếu tổ chức Cơng tác văn phịng vì góp phần khơng nhỏ việc nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian kiến tập thực tế Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan đa dụng Hồng Anh, tơi nhận thấy cơng tác văn phịng Cơng ty đạt thành cơng định, mang lại hiệu cao hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Tuy nhiên bên cạnh đó, hoạt động cơng tác văn phịng tồn số hạn chế định việc soạn thảo ban hành văn mắc lỗi thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản, nội dung quản lý văn bản, quy trình quản lý văn chưa hiệu quả, quản lý sử dụng dấu chưa khoa học, … Nhận thức tầm quan trọng công tác văn phịng tơi chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan đa dụng Hoàng Anh” để nghiên cứu, tìm hiểu hoàn thiện báo cáo kiến tập mình Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh * Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian: Năm 2019-2021 - Không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu: Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu tổng quan Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh - Tìm hiểu thực trạng, đánh giá đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu thu thập thông qua trình kiến tập thực tế Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh - Phương pháp vấn: Tác giả sử dụng phương pháp để trao đổi, vấn trực tiếp với người lao động làm việc Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh - Phương pháp luận: Tác giả sử dụng phương pháp để đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh Ngoài đề tài sử dụng kết hợp phương pháp phương pháp luận, phân loại, giả thuyết… để phục vụ cho trình nghiên cứu Ý nghĩa báo cáo Báo cáo kiến tập với đề tài “Tìm hiểu cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan đa dụng Hồng Anh” có đóng góp việc đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hồng Anh Thơng qua kết thu thập trình kiến tập thực tế quan, tác giả có đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế, từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh Báo cáo kiến tập đề tài nghiên cứu cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh Kết cấu báo cáo Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo kiến tập kết cấu thành chương: Chương Giới thiệu công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh, thành phố Hà Nội Chương Thực trạng cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh, thành phố Hà Nội Chương Đánh giá đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh, thành phố Hà Nội PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Thơng tin cơng ty - Tên doanh nghiệp: CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH - Tên giao dịch: HOANG ANH BUILD DRILLING MULTIPLE USES JOINT STOCK COMPANY - Mã số thuế: 0107159963 - Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Quận Hà Đông - Địa chỉ: Số 31 ngõ 89, đường Ga Hà Đông, Phường Phú La, Quận Hà Đông, Hà Nội - Đại diện pháp luật: Nguyễn Hữu Trọng – Tổng giám đốc - Ngày cấp giấy phép: 04/12/2015 Các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty • Sản xuất mua bán trang thiết bị, vật liệu xây dựng, đồ trang trí nội ngoại thất • Thiết kế, hồn thiện cơng trình xây dựng dân dụng, cơng nghiệp • Dịch vụ tư vấn kiến trúc xây dựng • Xây dựng cơng trình đường sắt đường • Mua bán máy móc trang thiết bị xây dựng • Sản xuất vật liệu bê tông thương phẩm Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh từ thành lập đến với nhiệm vụ sản xuất mua bán trang thiết bị, vật liệu xây dựng, đồ trang trí nội ngoại thất, bên cạnh hoạt động sản xuất, mua bán Cơng ty cịn tư vấn, công trình kiến trúc, xây dựng dân dụng Hàng hóa, ngun vật liệu Cơng ty sản xuất kho, với máy móc, trang thiết bị đại, bảo hộ lao động an toàn cho lao động Hiện Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hồng Anh khơng sản xuất ghạch men, ngói đỏ, Cơng ty cịn nhập ngun vật liệu khác phục vụ nhu cầu xây dựng khách hàng cần 1.2 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh thành lập vào ngày 04 tháng 12 năm 2015 * Phương châm hoạt động: Thỏa mãn nhu cầu khách hàng sản phẩm tốt với phục vụ chuyên nghiệp NNL người với đội ngũ cơng nhân viên hầu hết có kinh nghiệm nghề Đó tảng cho Cơng ty hoạt động phát triển Tuy thành lập hoạt động lĩnh vực tư vấn kiến trúc, giám sát thi công công trình Trải qua gần năm phát triển Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hồng Anh dần khẳng định vị trí thương hiệu Công ty thị trường Tư vấn xây dựng có liên quan đến giám sát cơng trình quản lý dự án đầu tư đấu thầu, thẩm tra báo cáo thiết kế quy hoạch, dự án công trình, thiết kế quy hoạch xây dựng công trình giao thông vận tải, công nghiệp thủy lợi 1.3 Cơ cấu tổ chức HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG VẬT TƯ PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHỊNG GIÁM SÁT CƠNG TRÌNH Nguồn: Phịng Hành Tổng hợp Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh 1.4 Chức năng, nhiệm vụ Công ty loại hình cơng ty Cổ phần, vì mà đứng đầu công ty Hội đồng Quản trị, phận nằm cấu tổ chức công ty có nhiệm vụ, quyền hạn cao nhất, định vấn đề quan trọng liên quan đến nhân sự, cấu tổ chức, chức nhiệm vụ công ty Ban lãnh đạo Cơng ty có: 01 chủ tịch Hội đồng Quản trị (Kiêm tổng Giám đốc) phó tổng giám đốc trực tiếp điều hành Cơng ty ký kết gặp gỡ đối tác kinh doanh Cơ cấu tổ chức công ty chia làm phận: Phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng vật tư, phịng hành tổng hợp; phịng giám sát công trình Mô hình vừa đảm bảo tính thống quản lý, đảm bảo chế độ, trách nhiệm, vừa chun mơn hóa chức phòng, tận dụng lực đội ngũ chuyên gia giảm bớt công việc cho người lãnh đạo, cụ thể: Ban Giám đốc: Là người có quyền cao nhất, điều hành hoạt động Công ty Tổng giám đốc người có tồn quyền định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Công ty Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm hoạt động quản lý, đại diện cao pháp nhân Cơng ty Phịng vật tư: Tham mưu cho ban giám đốc công tác quản lý liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật máy móc, tìm hiểu để biết khả Cơng ty lắp đạt dây chuyền cho Công ty Đồng thời phòng kỹ thuật phòng triển khai, bảo trì, lắp ráp cho kế hoạch Cơng ty Phịng Kế tốn: Thực cơng tác kế tốn có chức tham mưu, giúp việc cho phó tổng Giám đốc kinh doanh việc hoạch toán kinh tế nhằm sử dụng nguồn vốn hiệu quả, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu sử dụng tài sản, định kỳ lập báo cáo tài Phịng Kinh doanh: Đây phịng đưa phương án, kế hoạch, chiến lược, quản lý hợp đồng kinh tế Đây phịng hoạch định phương hướng cho Công ty, bảo quản lưu trữ hồ sơ dự án quan trọng hợp đồng kinh tế Phịng Hành tổng hợp: Có nhiệm vụ tuyển dụng, tuyển chọn nhân viên cho Công ty, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán phận tham mưu cho Ban giám đốc việc phân công tổ chức đồng nhân viên có lực xếp họ vào vị trí thích hợp cá nhân hay nhóm người để lo công việc thưc theo trình tự định họp sản xuất hàng tháng như: * Chuẩn bị trước họp - Nhân viên phân công nhiệm vụ chếch lại thông tin họp sản xuất tháng trước liên lạc với người phân công nhiệm vụ để kiểm tra tình hình triển khai công việc hay xử lý công việc phân xong chưa nộp lại Tổng Giám đốc để biết tình hình xử lý công việc chưa hồn thành, cơng việc thực từ ngày 27-30 hàng tháng vì họp tổ chức vào thứ tuần thứ tháng - Chuẩn bị phịng họp cơng ty, thơng báo cho lãnh đạo, cán có liên quan họp tới - Chuẩn bị trang thiết bị phụ vụ cho họp: máy chiếu, nước, rọn phòng họp trước vào họp hay hội nghĩ diễn * Công tác diễn họp Tổ chức điều hành họp: Kiểm tra, quan sát lại công việc chuẩn bị trước, kiểm tra số lượng người dự họp có đủ khơng xem vắng để báo cáo cho lãnh đạo biết, thư kí ghi biên Kết thức họp cán nhân viên phân công nhiệm vụ lại thu rọn trang thiết bị xếp lại phịng họp gọn gàng * Cơng tác sau họp Đánh giá họp, hội nghị xem điều làm chưa làm để rút kinh nghiêm cho lần tổ chức sau Bổ sung lời phát biểu, thông tin quan trọng vào văn để nâng cao chất lượng tài liệu Thư kí họp tổng hợp lại biên họp để trình kí lãnh đạo chủ trì họp đóng dấu cơng ty, gửi mail cho người có liên quan cơng việc giao họp vừa qua gồm 01file mềm 01 ảnh có kí người chủ trì họp đóng đấu cơng ty Giám sát hoạt động sau họp, hội nghị để xem công việc tiến hành đến đâu để báo cáo cho lãnh đạo công ty biết thời gian quy định Lập hồ sơ lưu hồ sơ tủ hồ sơ công ty Do công ty hoạt động kinh doanh mảng bao bì loại tiếp đón khách hàng có khách hàng nước đối tác nước ngồi sang thăm quan khí 31 hợp đồng với công ty thì nhân viên văn phịng cơng ty cần phải chuẩn bị phịng tiếp đón khách hàng phịng họp cách cẩn thận tỉ mỉ để tránh gây sai xót để ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ hợp tác công ty đối tác khách hàng Chuẩn bị máy móc thiết bị phục vụ cho họp cách tốt kiểm tra lại trước diễn họp với đối tác 2.6 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 2.6.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp cơng sở Ngồi nghi thức kỹ giao tiếp, ứng xử chung quan, tổ chức khối nhà nước nhữ doanh nghiệp Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hồng Anh cịn có quy tắc riêng quy định: Thứ nhất, quy tắc chào hỏi: Chào hỏi nghi thức quan trọng mối quan hệ giao tiếp, thành viên tổng công ty với đối tác, khách hàng, với đồng nghiệp mối quan hệ khác; Việc chào hỏi phải phù hợp với tuổi tác, chức vụ môi trường công tác Tùy mối quan hệ cụ thể mà có cách chào hỏi khác nhau, song phải tuân thủ theo phong tục tập quán người Việt Nam xu hội nhập giao lưu quốc tế; Lời chào phải thể thái độ thân thiện, tùy thuộc vào đối tượng, hồn cảnh kèm theo cử bắt tay thân mật thể thái độ tôn trọng Thứ hai, quy định giao tiếp, ứng xử Phải thực chân thành, đoàn kết, trung thực, tương trợ hợp tác, sắn sàng lắng nghe, tiếp thu ý kiến đồng nghiệp sữa chữa sai sót Thể thái độ tích cực, nghiêm túc việc tiếp thu ý kiến đóng góp, tránh tình trạng hồi nghi, châm biếm, tức giận Phê bình, góp ý với đồng nghiệp tinh thần xây dựng, khách quan, lúc, nơi vì tập thể vì cơng việc Ln có ý thức hỗ trợ, phối hợp để hồn thành tốt cơng việc Trong trường hợp cần thiết, cá nhân tập thể đề nghị giúp đỡ để hoàn thành nhiệm vụ chung Đối với nhân viên mới: cần giới thiệu với nhân viên khác quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn để họ nắm bắt quy chế, quy định, truyền thống cơng ty để họ sớm thích nghi với cơng việc, hịa nhập với mơi trường làm việc đơn vị 32 Thứ ba, quan hệ giao tiếp cấp lãnh đạo, quản lý với nhân viên công ty Nguyên tắc chung giao tiếp cấp với cấp dưới: Ứng xử mực giao tiếp, phù hợp với đạo lý dân tộc thể tôn trọng lẫn Các nguyên tắc giao tiếp cấp quản lý nhân viên: Thể cương vị, trách nhiệm mình, giữ gìn, bảo vệ uy tín cá nhân Đối xử công quan tâm kịp thời động viên nhân viên để hồn thành tốt cơng việc Có thái độ mực để nhân viên trình bày, trao đổi suy nghĩ, thắc mắc yêu cầu mình Các nguyên tác giao tiếp nhân viên cấp quản lý: Tuân thủ nghiêm chỉnh phục tùng định, quy định, mệnh lênh, yêu cầu cấp theo chức trách, nhiệm vụ giao Thể vai trị, vị trí cơng tác mình Thẳng thắn, trung thực ứng xử, làm chức trách, nhiệm vụ giao Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp: Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện hợp tác Giao tiếp với đối tác khách hàng: Tôn trọng, lắng nghe ý kiến khách, niền nở, thân thiện, biết thuyết phục tạo tin tưởng khách hàng để họ an tâm sử dụng sản phẩm công ty Tìm hiểu phong tục, tập quán, thị hiếu thẩm mỹ đối tác, đối tượng khách phục vụ; Quan tâm chăm sóc khách hàng: Cung cấp thơng tin đầy đủ, xác để giới thiệu hoạt động dịch vụ công ty Với hoạt động dịch vụ mang tính chất tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cần phải có thái độ tiếp đón, phục vụ ân cần, niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tận tình chu đáo Đối với đối tác Cơng ty cần thể thiện chí hợp tác làm việc, sở bình đẳng, đảm bảo lợi ích hợp pháp bên Trong giao tiếp với công đồng, người lao động thực bảo vệ uy tín dịch vụ sản phẩm cơng ty đồng thời tuyên truyền, quảng bá hình ảnh công ty lúc nơi có điều kiện 33 2.6.2 Nhận xét, đánh giá chung Từ việc quy định Nhà nước quy định, quy chế quan ban hành thì cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh bước nâng cao vai trò, ý thức trách nhiệm đạo đức ứng xử văn hóa mình Để từ góp phần cho chất lượng công việc tốt tạo mơi trường làm việc văn hóa Hầu hết công nhân viên Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh thực tốt nghiêm túc nội quy, quy chế ban hành như: làm đầy đủ giờ, làm mặc đồng phục quan đeo thẻ đến quan, nhận nhiệm vụ giao thì ln hồn thành tốt thời hạn Bên cạnh mặt tích cực thì có số trường hợp chưa thực tốt như: tranh thủ thời gian làm việc để làm việc riêng khiến cho hiệu công việc chưa cao hay số nhân viên nam hút thuốc nơi làm việc, số nhân viên nữ ăn vặt làm số việc riêng khác làm việc ảnh hưởng khơng tốt tới hiệu cơng việc 2.7 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 2.7.1 Các loại thiết bị văn phịng sử dụng hoạt động cơng ty Phịng Hành tổng hợp bố trí tầng một, cổng vào với diện tích phịng 30m2, thuận tiện cho việc tiếp nhận văn giao dịch với phòng ban liên quan Điện thoại: Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp thuận lợi Vì đòi hỏi nhân viên văn phòng phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại Máy tính nối mạng: Đây thiết bị thiếu cá nhân văn phịng Máy tính nối mạng để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhận thông tin Máy in: Là thiết bị dùng để in tài liệu, nội dung có sẵn máy tính, giấy Máy chiếu: Dùng để kết hợp với máy tính, sử dụng phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng sinh động cụ thể làm tăng làm tăng sức thu hút buổi họp, hội nghị, hội thảo công ty 34 Máy photocopy: Dùng để chép văn bản, nhân văn sử dụng hoạt động văn phòng công ty Máy Scan: Thiết bị sử dụng để scan văn bản, giấy tờ lưu trữ dạng file mềm 2.7.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phịng Phịng Hành tổng hợp số phịng làm việc bố trí xếp cách đại khoa học + Các trang thiết bị phận văn thư đánh máy trang bị đầy đủ để phục vụ cho công việc chuyên môn cán bộ, nhân viên + Bàn ghế bố trí gọn gàng để khoảng trống thuận tiện cho việc lại + Khoảng cách bàn làm việc bàn tiếp khách không đặt gần nên không ảnh hưởng tới giải công việc cán bộ, nhân viên phịng, đảm bảo thơng tin quan trọng + Phịng có hệ thống tủ tài liệu riêng gọn gàng hợp lý thuận tiện cho việc bảo quản tra tìm tài liệu + Bàn làm việc trang bị đầy đủ máy móc vật dụng như: Điện thoại, máy tính, máy fax, máy scan, chụp tài liệu văn phòng phẩm (ghim, kẹp, kéo, giấy, keo dán, …) + Trang bị 01 máy photo đáp ứng nhu cầu nhân tài liệu 2.7.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phịng Một số phần mềm Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh sử dụng: Bộ phần mềm Microsoft office phận thiếu máy tính văn phịng Với phần mềm phổ biến như: Word, Excel, PowerPoint, Phần mềm gõ tiếng việt: Soạn thảo văn cơng ty có nội dung tiếng việt gần công việc tất nhân viên văn phịng Cơng tác văn phịng quan hay sử dụng phần mềm gõ tiếng việt Unikey Vietkey công ty sử dụng phần mềm Unikey Trình duyệt Web: để truy cập tải phần mềm liên quan khác cho công việc, trao đổi tìm kiếm thông tin Facebook: Là ứng dụng mạng xã hội lớn Tất nhân viên CT phải biết sử dụng thành thạo ứng dụng 35 Facebook để pr- marketing cho CT, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp với cấp Zalo: Là ứng dụng mạng xã hội sử dụng để tương tác tốt với người Trong ứng dụng Zalo có chương trình thuận tiện cho công việc hẹn lịch gặp khách hàng, tư vấn bán hàng, trao đổi thông tin … Bên cạnh kể tới phần mềm: - Phần mềm Hệ thống quản lý văn (Văn thư) - Phần mềm Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ - Phần mềm quản lý nhân - Phần mềm kế toán - Phần mềm quản lý bảo hiểm y tế Việc ứng dụng phần mềm vào số công việc công ty bước đầu mang lại nhiều thuận tiện; giảm tải áp lực thời gian cho người làm công tác chuyên môn, việc tra cứu số liệu nhanh chóng, xác 2.8 Công tác tham mưu Trong thời gian vừa qua, công tác tham mưu cán nhân viên phòng hành tổng hợp nỗ lực hết mình liên kết chặt chẽ, phối hợp với phịng ban chun mơn Phịng hành tổng hợp làm cơng tác tham mưu cho lãnh đạo Công ty nhiều lĩnh vực như: - Xây dựng đề án đổi công tác quản lý phịng hành tổng hợp theo hướng tinh giảm gọn nhẹ có hiệu cao, tránh gây phiền hà giải công việc cho cán công nhân xưởng sản xuất Tạo điều kiện thuận lợi hết mức cho công nhân nhà máy - Tham mưu cho lãnh đạo công ty tổ chức cán bộ, làm báo cáo tổng hợp có liên quan tới tổ chức máy, tổ chức cán - Tham mưu cho lãnh đạo công ty việc xây dựng quy chế, nội quy công ty, đề xuất phương án công tác quản lý - Tham mưu cho lãnh đạo công ty chế độ phúc lợi chi trả cho công nhân, nhân viên cơng ty để họ tồn tâm tồn ý cơng hiến hết mình cho cơng ty - Tham mưu cho lãnh đạo nâng cao công tác văn thư lưu trữ công ty để nâng cao trách nhiệm cá nhân 36 - Phối hợp với phịng chức khác cơng ty để tham mưu cho lãnh đạo công ty việc giải công việc khúc mắc nhà máy, hay đề nghị nhân viên xưởng sản xuất lên mảng kĩ thuật hay sản phẩm nhà máy 2.9 Công tác hậu cần Hậu cần chức phòng hành tổng hợp Cơng tác hậu cần góp phần quan trọng vào việc xây dựng cơng tác văn phịng nói riêng hoạt động quan nói chung Cán nhân viên phịng hành tổng hợp công ty thực tốt công tác hậu cần cơng ty.Quản lý trang thiết bị phịng ban có danh sách quản lý có hỏng hóc thay sửa chữa mua thiết bị phục vụ cho cơng việc như: máy tính, máy in, máy photo Mua sắm thay thiết bị văn phòng cho phòng chức năng, cung cấp văn phòng phẩm cho phòng tháng như: giấy A4, bút bi, giấy nhớ để phục vụ cho cơng việc phịng Chuẩn bị thứ cần thiết trước họp, hội nghị như: - Lên danh sách khách mời, viết giấy mời - Tổ chức phịng họp, trang trí backround - Chuẩn bị trang thiết bị phục vụ cho họp: máy chiếu, nội dung họp… - Tổ chức nơi ăn ở, lại cho khách mời Chuẩn bị cho lãnh đạo công tác: chuẩn bị trước đi, xếp lịch trình công tác cho lãnh đạo, sau lãnh đạo công tác Công tác vệ sinh mơi trường: - Mơi trường làm việc, khơng khí Công ty yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động Công ty Nơi làm việc thoáng mát tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên làm việc Điều địi hỏi cơng tác hậu cần vệ sinh phải đáp ứng liên tục hàng ngày Trước thực tế Công ty thuê nhân viên tạp vụ phụ trách cơng việc vệ sinh ngày tính chất cơng việc không phức tạp - Đảm bảo vệ sinh khu vục công ty như: phịng ban cơng ty, khu vực sản xuất Cơng ty thuê nhân viên tạp vụ phân công làm việc khu vưc định 37 - Thường xuyên chăm sóc bồn ảnh công ty, cắt tỉa để đảm bảo khuôn viên đẹp công ty - Đảm bảo khu vực nhà vệ sinh công ty Công tác bảo vệ: - Giữ gìn an ninh công ty điều tất yếu Công ty thuê nhân viên bảo vệ có phịng trực ban cổng nhà máy lắp đặt hệ thống camera khu vực cần thiết công ty để nhân viên bảo vệ dễ quan sát bắt tình hình tốt - Quản lý chìa khóa phong làm việc quan Mở cửa đóng cửa theo quy định làm việc cơng ty - Hướng dẫn có khách đến công tác công ty, nhắc nhở người chấp hành quy định đến công ty Công tác Y tế: Bộ phận có nhiệm vụ khám cấp thuốc, điều trị cho cán nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu chỗ, làm công tác vệ sinh phịng bệnh, vệ sinh lao động Ln có người trực để giải kịp thời trường hợp tai nạn giao lao động, cấp phát thuốc cho cán bộ, công nhân công ty Công tác tiếp khách Khi đồn khách đến làm việc cơng ty phận văn phịng cơng ty phải chuẩn bị phòng trà để tiếp khách trước vào làm việc thăm, quan cơng ty, đồn làm việc cơng ty lâu thì phải xếp phịng nghỉ ngơi cho đồn khách đó, báo cơm cho nhà bếp chuẩn bị có khách Chuẩn bị thơng tin cần thiết để phục vụ cho cơng việc đồn khách Tiểu kết Chương Trong Chương 2, tác giả tìm hiểu thực trạng hoạt động công tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh Tác giả tiến hành tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phịng phịng hành tổng hợp với cơng việc tổ chức cán làm cơng tác văn phịng, xây dựng nội quy, quy chế, quy định, công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức họp, hội nghị, nghi thức giao tiếp, thiết bị văn phịng, cơng tác tham mưu, … sở để tác giả thực đánh giá đề xuất số kiến nghị Chương 38 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Đánh giá chung cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan đa dụng Hồng Anh 3.3.1 Ưu điểm Trên sở phân tích thực trạng trên, nhìn chung cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh thực đầy đủ quy định nhà nước quy định riêng công ty đạt ưu điểm sau: Một là, đội ngũ cán nhân viên trẻ, có trình độ chun mơn, có trách nhiệm cơng việc, nhanh nhẹn, nhiệt tình công việc lỗ lực khắc phục khó khăn để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Hai là, sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc trang bị đầy đủ Phịng làm việc bố trí theo kiểu văn phịng mở thuận tiện cho cơng tác điều hành thông tin dễ dàng sử lý cơng việc Việc bố trí bàn làm việc phù hợp với vị trí, chức vụ, Văn phịng giúp lãnh đạo bao qt cơng việc cách thuận tiện dễ dàng Ba là, công tác lập kế hoạch thực chặt chẽ từ kế hoạch ngăn hạn đến kế hoạch dài hạn, kịp thời thông báo tới đơn vị Bốn là, công tác thu thập, xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu hoạt động cơng ty, góp phần thức đẩy hoạt động công ty thuận lợi quy củ Năm là, cơng tác văn phịng lãnh đạo Công ty quan tâm trọng đầu tư để phát triển tốt Sáu là, nghiệp vụ cán văn phịng ln đảm bảo tính chất cơng việc mà Cơng ty giao cho Xử lý công việc cách nhanh gon thời hạn Công ty quy định Bảy là, cán nhân viên văn phịng có trình độ chun mơn có tinh thần trách nhiệm với cơng việc, ln hịa đồng với đồng nghiệp cơng ty 39 3.3.2 Hạn chế Trong cơng tác văn phịng cơng ty cịn có hạn chế định giải công việc thực đạo lãnh đạo công ty Công ty chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ Một số thiết bị văn phòng cũ hỏng chưa đầu tư kịp thời nên công việc chậm Chưa áp dụng nhiều phương pháp kĩ thuật ứng dụng vào giải công việc Tổ chức máy nhân văn phịng cơng ty cịn mong việc giải công việc không nhanh chóng phục vụ cơng việc khơng tốt Cơng tác tuyển dụng nhân cơng ty cịn gặp nhiều hạn chế nên chưa thu hút nhân cho văn phịng cơng ty 3.3.3 Ngun nhân Lãnh đạo công ty người chuyên kinh doanh, chưa đào tạo chun mơn văn phịng nên kỹ hạn chế Cán nhân viên trang bị kiến thức văn phòng hạn chế, chưa có đào tạo chuyên sâu Do nhân văn phịng cơng ty cịn mỏng chưa đáp ứng lượng công việc mà công ty cần giải Cơ sở vật chất chưa đáp ứng nhu cầu công việc Công tác quản lý kiểm tra văn chưa phát huy triệt để, chưa có chế tài xử lý văn mắc sai lầm quy trách nhiệm cách rõ ràng Việc đầu tư ngân sách cho phát triển công tác văn phịng cơng ty cịn hạn chế 3.2 Đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh 3.2.1 Cần nâng cao nhân thức lãnh đạo vai trị cơng tác văn phịng Cơng tác văn phịng có vai trị vơ quan trọng Công ty Để nâng cao hiệu cơng tác văn phịng trước hết người lãnh đạo văn phịng cần có nhận thức chun sâu cơng tác văn phịng nơi mình làm việc Việc nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn phịng tích lũy qua q trình học tập thực tế trải qua Để làm điều người lãnh đạo cần tự trang bị cho mình kiến thức, chủ động linh hoạt việc thích ứng với cơng việc Từ 40 rút tính quan trọng văn phịng cơng ty, cơng việc thân người lãnh đạo cần phải làm theo quy định nhà nước, công ty, Cùng với người lãnh đạo cần nâng cao nhận thức thân nhân viên làm công tác văn phịng, có sách phù hợp để khích lệ tinh thần 3.2.2 Cần chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phịng Để chuẩn hóa đội ngũ cán văn phòng cần xây dựng tiêu chuẩn cho đội ngũ văn phòng Một là: Cán văn phòng cần có trình độ chun mơn - Cán văn phòng phải tốt nghiệp trường cao đăng đại học có ngành đào tạo cơng tác văn phịng chuyên sâu bắt các công việc mà nhân viên văn phòng phải làm thì làm việc quan - Có trình độ chun mơn cao, thực giải công việc nhanh gọn - Lãnh đạo văn phịng phải ln quan tâm để bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho nhân viên quan, tạo điều kiện cho họ thể khả mình - Được làm công việc theo trình độ chuyên đào tạo trường đại học giúp việc thực công việc nhanh tốt Hai là: tiêu chuẩn nghiệp vụ hành văn phòng - Nắm nội dung nghiệp vụ cơng tác văn phịng như: tổ chức soạn thảo ban hành văn bản, tham mưu, văn thư lưu trữ - Kiểm tra nghiệp vụ nghiệp vụ văn phịng nhân viên cơng ty - Sử dụng nghiệp vụ chuyên môn để giải công việc ngày - Luôn chủ động thực công việc mà không cần nhắc nhở lãnh đạo văn phòng Ba là: Tiêu chuẩn kĩ mềm - Trong cơng tác văn phịng thì thái độ định thành công công việc 80% nên cán nhân viên văn phòng phải giữ thái độ bình tĩnh giải cơng việc 41 - Ln có thái độ hịa nhã với đồng nghiệp lãnh đạo cơng ty, có thái cởi mở với người đến làm việc công ty để tạo cho họ thiện cảm cơng ty - Ln có ý thức làm việc hết mình không tránh né trách nhiệm, tâm huyết với công việc - Công việc văn phòng đòi hỏi nhân viên văn phòng người động có độ tuổi trẻ để thực công việc để thể nhạy bén với cơng việc - Độ tuổi cán văn phịng thì từ 25-40 tuổi độ tuổi hợp lý cho việc làm cơng tác văn phịng cơng ty vì độ tuổi vừa có sức trẻ có táo bạo giải cơng việc vừa có kinh nghiêm việc đạo công công việc đưa giải công việc 3.2.3 Cần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ Cơng tác văn thư lưu trữ nghiệp vụ quan trọng công tác văn phịng cơng ty Chuẩn hóa quy trình quản lý văn đến, quản lý văn đi, quy trình soạn thảo ban hành văn công tác lập hồ sơ cán văn phịng giảm bớt cơng việc dễ dàng sử lý công việc thực nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 3.2.4 Cần tiếp tục xây dựng, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế văn phịng Quy chế mang tính chất phù với tình hình thực tế quan, giúp cho đơn vị quan thực thống hoạt động công tác văn thư lưu trữ, làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài Như thế, thấy việc xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ yêu cầu mang tính chất cấp thiết quan, tổ chức 3.2.5 Đầu tư trang thiết bị ứng dụng công nghệ Việc sử dụng trang thiết bị văn phịng có ảnh hưởng định tới chất lượng công việc đặc thù cơng văn phịng Đầu tư máy móc như: máy in, máy photocopy, máy scan để phục vụ cho cơng viêc phận văn phịng để đảm tốt công việc giao Đồng thời, trang thiết bị giúp giảm thiểu chi phí sức lực thời gian, nâng cao suất lao động hoạt động quan 42 Áp dựng nhiều phần mềm kĩ thuật vào để quản lý tài liệu để bắt thông tin văn muốn tìm cách nhanh Bố trí văn phịng làm việc cách thoáng mát thoải mái để tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc 3.2.6 Một số kiến nghị khác Cần phải quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt đội ngũ cán làm cơng tác này; Có chế độ lương thưởng, đãi ngộ phù hợp khuyến khích tinh thần cho nhân viên văn phòng; Đảm bảo sở vật chất, ln động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan; Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu; Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản; Thận trọng giữ bí mật phát ngơn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ; Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực Văn phòng để tạo nên phát triển chung cho tồn cơng ty; Phổ biến ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin vào công tác Hành Văn phịng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với phát triển Văn phịng Đảm bảo cho việc cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ Tiểu kết Chương Trong Chương 3, tác giả đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế công tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh Tác giả tìm hiểu nguyên nhân đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty Nhìn chung, công ty đạt ưu điểm tích cực, nhiên bên cạnh cịn tồn số hạn chế định cần phải khắc phục Để thực điều cần có quan tâm, trọng đầu tư từ phía cơng ty 43 KẾT LUẬN Hoạt động văn phịng đóng vai trị quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp – Là yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Có thể thấy rằng, nhìn chung cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh làm tốt góp phần khơng nhỏ việc điều hành, tổ chức công việc diễn thuận lợi Tuy nhiên bên cạnh cịn hạn chế định, vì để nâng cao hiệu công tác văn phịng tơi nhân nhận thấy yếu tố nghười yếu tố quan trọng Trong thời gian kiến tập thực tế công ty học tập nhiều kiến thức, thực hành, nhờ tơi hiểu cơng việc nhân viên văn phịng, từ trang bị cho mình kỹ cịn yếu phục vụ cho cơng việc sau Nhờ hướng dẫn, giúp đỡ tận tình anh chị công ty giúp ứng dụng kiến thức học nhà trường vào thực tiến, làm việc môi trường chuyên nghiệp giúp học hỏi tác phong làm việc chuyên nghiệp, tính kỷ luật trách nhiệm với công việc, đặc biệt giúp hiểu vai trò quan trọng văn phòng doanh nghiệp tổ chức, động lực giúp cố gắng học tập để hồn thành tốt cơng việc 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ(2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh, Báo cáo hoạt động cơng tác văn phịng năm 2019, 2020, 2021 45 ... cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh, thành phố Hà Nội PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1... Chương Giới thiệu công ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh, thành phố Hà Nội Chương Thực trạng công tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan Đa dụng Hoàng Anh, thành phố Hà Nội Chương Đánh... CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Đánh giá chung cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xây dựng Khoan đa dụng Hoàng Anh 3.3.1