KHẢO SÁT MỘT SÔ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên ĐẶNG THỊ NGUYÊN BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19A (KHÓA 2019 2023) Tên cơ quan CÔNG.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: ĐẶNG THỊ NGUYÊN BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 19A (KHĨA 2019-2023) Tên quan: CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ Địa chỉ: Khu 12, thị trấn Thanh Ba, huyện Thanh Ba, tỉnh Phú Thọ Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Bùi Hữu Văn Giảng Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2022 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo công nghiên cứu, khảo sát riêng hướng dẫn TS Nguyễn Mạnh Cường Các nội dung nghiên cứu, khảo sát, kết đề tài trung thực Ngoài báo cáo sử dụng số tài liệu tác giả khác, có trích dẫn thích nguồn gốc Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm với nội dung báo cáo kiến tập Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2022 Sinh viên Đặng Thị Nguyên LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập, nghiên cứu trường Đại học Nội vụ Hà Nội em toàn thể bạn sinh viên khoa Quản trị văn phòng vinh dự kiến tập Đây thực hội giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tiễn Là hội để em tự tin giao tiếp, có thêm nhiều kinh nghiệm tự hoàn thiện thân minh Trong q trình làm báo cáo khơng tránh khỏi thiếu xót, hạn chế Em mong nhận góp ý, bảo thấy cơ, bạn bè, bạn đọc để em rút kinh nghiệm, hồn thiện tốt làm Để hồn thành bải báo cáo kiến tập này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Mạnh Cường - Trưởng khoa khoa Quản trị văn phịng tận tình hướng dẫn suốt trình tham gia kiến tập viết báo cáo Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Quản trị văn phòng tận tinh giảng dạy, truyền đạt kiến thức năm em học tập Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ cho phép tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình kiến tập Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới anh Bùi Hữu Văn -người tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ thực công việc Công ty MỤC LỤC PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ - Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần xi măng Phú Thọ - Tên quốc tế: PHU THO CEMENT - Tên viết tắt: PHU THO CEMENT – JSC, Mã số thuế:2600116271 - Ngày thành lập: năm 1967 - Trụ sở chính: Khu 12 Thị trấn Thanh Ba – Huyện Thanh Ba – Tỉnh Phú Thọ - Điện Thoại: 0210 3884310 - Fax: 0210 3884023 - Website: ximangphutho.com.vn - Người đại diện theo Pháp luật: Ông Triệu Quang Thuận – Chủ tịch HĐQT – Tổng Giám đốc – Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2600116271 Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đâu tư tỉnh Phú Thọ cấp ngày 14 tháng 02 năm 2007 thay đổi lần thứ 06 ngày 04 tháng 02 năm 2013 – Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất kinh doanh xi măng PCB 40; PCB 30; Clinker thương phẩm Khai thác kinh doanh đá xây dựng, đá giao thông; kinh doanh vật liệu xây dựng khác… Quá trình hình thành phát triển – Công ty CP xi măng Phú Thọ tiền thân Nhà máy xi măng Đào Giã thành lập theo Quyết định số 144/1967/QĐ-TC ngày 29 tháng 09 năm 1967 UBND tỉnh Vĩnh Phú Sau 50 năm xây dựng, phát triển trưởng thành Nhà máy Cổ phần hóa từ doanh nghiệp Nhà nước chuyển sang hoạt động theo mơ hình Cơng ty cổ phần lấy tên Công ty CP xi măng Phú Thọ từ ngày 14/02/2007 Hiện cổ phiếu Công ty niêm yết giao dịch sàn Upcom – Sở giao dịch Chứng khoán Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ Cơng ty cổ phần Xi măng Phú Thọ kinh doanh theo giấy phép chứng nhận kinh doanh Phải tính tốn cân đối việc ký kết hợp đồng với công ty đối tác liên kết kinh doanh; - Kinh doanh ngành nghề khác mà pháp luật không cấm; - Thương thảo đàm phán hợp đồng sản xuất cung cấp vật liệu xây dựng cho nhà máy, xí nghiệp, hộ gia đình; - Thực hợp đồng mua bán xi măng với công ty phân phối kinh doanh; - Kiểm tra hồ sơ toán; - Thực toán, toán hợp đồng; 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ Công ty cổ phần xi măng Phú Thọ hoạt động tổ chức tuân thủ theo Luật doanh nghiệp , luật khác có liên quan điều lệ tổ chức hoạt động công ty Sau sơ đồ cấu tổ chức công ty : Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức máy công ty Công ty có cấu tổ chức máy với phận đứng đầu Đại hội đồng cổ đông Dưới Hội đồng quản trị có quyền đại diện cho công ty đưa định, thực quyền, nghĩa vụ công ty không thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đơng Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh sản xuất quản lí phịng ban báo cáo lên Tổng giám đốc tình hình hoạt động Mỗi phịng ban phân cơng quản lí lĩnh vực tiến hành báo cáo định kì cho tổ trưởng báo cáo lên Phó tổng giám đốc cơng ty Mỗi phận phân công thực nhiệm vụ lĩnh vực cụ thể sau : -Phòng Thị trường : Nhiệm vụ phịng xây dựng chiến lược marketing; điều hành việc triển khai chiến lược marketing; theo dõi, giám sát trình thực hiện, kịp thời điều chỉnh đánh giá, báo cáo kết -Phịng Tổ chức Hành chính: thực cơng tác tổ chức lao động; tiền lương; bảo hiểm; ăn ca; y tế; tắm giặt công tác an ninh trật tự Tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo tái đào tạo Phục vụ công tác hành để ban giám đốc thuận tiện đạo, điều hành, phục vụ hành để phận khác có điều kiện hoạt động tốt Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản cơng ty -Phịng Tài kế tốn: Thực hiện, hướng dẫn thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải ngân nguồn vốn công ty Theo dõi, đánh giá kết sản xuất kinh doanh đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động tài Thực giải trình số liệu tài kế toán với quan chức nhà nước (thanh tra, kiểm toán, quan thuế ) Thực toán tiền lương, tiền thưởng cho người lao động; Theo dõi tiền lương, thu nhập thuế thu nhập cá nhân người lao động -Phòng kế hoạch - công nghệ : Lên kế hoạch hoạt động công ty , đôn đốc kiểm tra việc thực quy chế , tổ chức đạo công tác nghiệp vụ chuyên môn, quản lý, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công ty -Phịng an tồn – pháp chế : Thực AT-VSLĐ, kiểm tra , theo dõi , báo cáo tình hình an tồn cơng ty -Phịng xây dựng : Tham mưu hoạt động đầu tư xây dựng -Phòng điện : Thực nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị phục vụ sản xuất -Bộ phận kho : lưu trữ kiểm tra số lượng sản phẩm -Phân xưởng khí : Nghiên cứu thiết kế, chế tạo thiết bị - phụ tùng thay cho máy thiết bị hỏng -Phịng thí nghiệm KCS : Tiến hành lấy mẫu nguyên liệu để tính phân chia tỉ lệ phối trộn, quản lí bảo quản hóa chất -Phân xưởng khai thác : Khai thác đá vôi phụ gia, vận chuyển nguyên liệu nhà máy -Phân xưởng lò nung, nghiền : Nghiền nguyên liệu , nung hỗn hợp phân chia tỉ lệ thành xi măng -Phân xưởng đóng bao : Đóng bao chuyển lên băng tải -Bộ phận vận tải : Vận chuyển xi măng đến nơi tiêu thụ CHƯƠNG KHẢO SÁT MỘT SƠ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phịng Cơng ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phịng (phịng tổ chức hành chính) Văn phịng (Phịng Tổ chức hành chính) máy khơng thể thiếu quan, tổ chức; nhân viên Văn phịng có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo – cán văn phòng, máy giúp cho nhà quản lý điều hành công việc; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn thể quan, tổ chức Phịng Tổ chức hành có trách nhiệm tham mưu – tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho toàn thể quan, tổ chức: + Đóng góp ý kiến mang tính chất đạo, giúp lãnh đạo việc đặt tổ chức thực kế hoạch; + Tham mưu việc tổ chức triển khai thực công tác Văn thư –Lưu trữ; + Tham mưu việc tổ chức hệ thống thông tin liên lạc qua điện thoại, giao tiếp với khách hàng… + Tham mưu việc tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động đơn vị đồn thể quan cơng tác thi đua khen thưởng, lao động tiên tiến… + Tham mưu việc soạn thảo văn trình lãnh đạo quan duyệt ban hành; + Giúp công ty xây dựng chương trình, kế hoạch; lịch làm việc tuần, tháng, quý, năm, đôn đốc theo dõi đơn vị thực kế hoạch Điều phối hoạt động chung quan như: tổ chức họp, hội nghị, hội thảo… Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo cán quan + Đảm bảo đầy đủ điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện lại, công cụ tài chính, y tế, tạp vụ, bảo vệ, lễ tân Tu sửa nâng cấp sở hạ tầng, mua sắm bảo dưỡng trang thiết bị, điều hành phương tiện lại cho lãnh đạo cán quan; quản lý, điều phối hoạt động tài cho văn phòng quan 2.1.2 Cơ cấu tổ chức phịng Tổ chức Hành cơng ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ Phịng Tổ Chức Hành Chính Cơng ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ có cấu tổ chức đơn giản, xong đảm bảo đầy đủ vị trí việc làm cần thiết Cơ cấu tổ chức phịng Hành Tổng hợp bao gồm vị trí sau: • Trưởng phịng; • Phó phịng; • Chun viên Văn phịng - Chức trách cá nhân Văn phòng: + Trưởng phòng Tổ chức hành chính: người lãnh đạo hoạt động phòng, thực nhiệm vụ Phòng theo pháp luật nhà nước quy định quy chế hoạt động Cơng ty: • Giúp ban Giám đốc xây dựng chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm, tổng hợp xây dựng báo cáo năm cho công ty; • Quản lý chịu trách nhiệm việc phát hành văn Phịng, Ban chun mơn cơng ty cung cấp; • Thừa lệnh Giám đốc ký kết luận thông báo Công ty số công việc cụ thể: ký công văn hành giao dịch, Giấy giới thiệu, Giấy đường, giấy mời dự họp… Được ký vào văn trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký ban hành; • Trực tiếp quản lý phận tiếp nhận văn bản, hồ sơ, giấy tờ, công tác Văn thư – Lưu trữ; • Quản lý chịu trách nhiệm vể hiệu sử dụng cán bộ, nhân viên văn phòng theo chế độ Tổ chức thực đầy đủ sách, chế độ cho công chức, viên chức văn phòng; chăm lo đời sống vật chất, tinh thần nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên phịng + Phó phịng Hành Tổng hợp: • Phụ trách hành chính, giúp Trưởng phịng đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động Công ty; • Thay Trưởng phịng điều hành hoạt động Văn phịng Cơng ty, thực nhiệm vụ quyền Trưởng phòng Trưởng phòng vắng; 10 b Tổ chức sử dụng tài liệu - Tài liệu lưu trữ quan, đơn vị sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác cán bộ, công chức, viên chức trong, quan, đơn vị nhu cầu riêng đáng - Cán bộ, cơng chức, viên chức quan có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ phải có ý kiến lãnh đạo quan người phụ trách hành văn phịng quan, đơn vị Cán bộ, cơng chức ngồi Cơng ty phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu - Trưởng phòng, ban, đơn vị cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản đơn vị - Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố mang tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước nước thực theo quy định hành bí mật nhà nước 2.7 Tìm hiểu văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp 2.7.1 Các quy định hành quan a Văn hóa công sở - Trang phục: Khi thực nhiệm vụ, cán phải ăn mặc gọn gàng, lịch - Thẻ cán bộ, công chức, viên chức: Cán phải đeo thẻ thực nhiệm vụ - Giao tiếp ứng xử: Cán thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán phải có thái độ lịch sự, tơn trọng Ngơn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt b Nghi thức nhà nước - Có cột cờ treo Quốc kỳ trước nơi trang trọng trước quan Biển tên quan : quan phải có biển tên đặt tạo cổng , ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng việt địa quan - Phịng làm việc: Phải có biển tên ghi rõ đơnvị, họ tên chức danh cán công chức , việc xếp bày trí phịng làm việc phải đảm bảo gọn gàng , ngăn nắp khoa học hợp lý , không lập bàn thờ thắp hương không đun nấu phòng làm việc c Giao tiếp 32 - Sử dụng ngơn từ chuẩn mực xác; - Chú ý tới ngôn ngữ thể; - Cười chào đối tác cách thân thiện; - Biết lắng nghe; - Làm chủ cảm xúc giao tiếp với khách hàng; - Mỉm cười; - Thấy ưu điểm người khác; - Tạo môi trường làm việc giúp gắn kết tình cảm người 2.7.2 Nhận xét, đánh giá chung Sau hoàn thành thời gian kiến tập Công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ , cảm thấy đa số thành viên công ty chấp hành nghiêm túc nội quy, quy chế mà cơng ty đặt Văn hóa cơng sở Công ty thực nghiêm túc, chỉnh chu, từ vệ sinh môi trường, nơi làm việc sẽ, tới đồng phục, lễ nghi, lễ tiết trí văn phịng theo nề nếp định Cách ứng xử thân thiện không đối tác, khách hàng mà người xung quanh Cụ thể q trình tiếp nhận nhóm chúng tơi đến kiến tập đa số thành viên Công ty nhiệt tình giúp đỡ, bảo ban chúng tơi Bên cạnh số cá nhân chưa thực nghiêm túc quy định trang phục xuất trường hợp xếp bố trí chỗ làm việc chưa gọn gàng, mang đồ ăn vào nơi làm việc 2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng Các thiết bị văn phịng vật dụng khơng thẻ thiếu môi quan tổ chưc Tại Công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ vậy, mang lại hiệu đáng kể công việc, trang thiết bị bao gồm: *Văn phòng phẩm: Là vật dụng thiết yếu hàng ngày mà doanh nghiệp ln có Các đồ dùng văn phòng phẩm bút, giấy, sổ ghi chép,….và thiết bị văn phòng cần thiết khác giúp nhân viên làm việc suất hiệu Trong khơng thể thiếu vật dụng văn phòng phẩm sau: 33 Các loại giấy in: Là sản phẩm thiếu hoạt động văn phịng Có nhiều loại giấy in khác giấy A4, giấy A3, loại bìa màu, giấy than, giấy in hóa đơn,… Bút: Có nhiều loại bút khác mà dân văn phịng sử dụng để phục vụ mục đích cơng việc khác Viết bảng sử dụng bút bi, bút dạ,….viết giấy, tơ vẽ sử dụng bút chì, bút mực, bút màu,… Một số văn phòng phẩm khác: Các loại sổ sách văn phịng, bìa kẹp cất giữ tài liệu,… *Máy móc, thiết bị văn phịng: Một văn phịng khó vận hành khơng có thiết bị, máy móc đại Hiện nay, văn phịng cơng ty khơng thể thiếu thiết bị sau: Máy vi tính,máy in, máy in màu,máy photocopy, máy scan, máy fax, máy chấm công, trang thiết bị mạng (modem, switch) 2.8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Cơng ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ Quản lí trang thiết bị: Trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan Ngoài ra, hàng năm quan mua sắm bổ sung trang thiết bị từ cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm Giao trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng, bảo quản - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công - Cơ chế tự kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phịng quan, tổ chức Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật - Thành lập ban lý 34 - Căn vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị trang thiết bị để lựa chọn phương thức lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức phải công bố thực công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài Sử dụng trang thiết bị: Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng phải đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, tồn diện nghiệp vụ, kỹ thuật - Xây dựng kế hoạch, theo dõi, giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định nhà nước - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị Với phát triển Khoa học kỹ thuật, việc quản lý sử dụng thiết bị tài sản trở nên dễ dàng gọn nhẹ nhiều nhờ vào phần mềm quản lý tài sản trực tuyến phần mềm Lạc Việt phần mềm hiệu dành cho doanh nghiệp quan tổ chức hành nhà nước áp dụng 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng *Phần mềm gõ tiếng Việt – Unikey: Để việc gõ tiếng Việt thực cách trơn tru nhanh chóng máy tính khơng thể khơng có phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt Unikey Đây phần mềm quen thuộc với người sử dụng máy tính Với Unikey, font chữ tiếng Việt cung cấp cho người dùng Bên cạnh đó, người dùng cịn lựa chọn kiểu gõ phù hợp với thói quen, sở thích * Ứng dụng văn phịng Microsoft Office: Mỗi nhắc đến ứng dụng văn phòng phần mềm văn phịng khơng thể khơng nhớ đến Microsoft Office Đây xem phần mềm khơng thể khơng có dân văn phịng Chúng ta kể đến số tính quan trọng Microsoft Office gồm: Phần mềm Word với chức hỗ trợ soạn thảo văn với đầy đủ công cụ định dạng font chữ đa dạng 35 Phần mềm Excel giúp người dùng tạo bảng tính thực phép tính xử lý số liệu cần thiết Phần mềm PowerPoint với chức hỗ trợ người dùng thực thuyết trình với kho biểu đồ, âm hình ảnh sống động Phần mềm Outlook giúp người dùng quản lý email lịch làm việc cách hiệu Ngoài số phần mềm khác Microsoft Office đem lại nhiều lợi ích cho người dùng * Các chương trình diệt virus qt dọn máy tính Đối với người làm văn phòng, việc thường xuyên làm việc với thiết bị bên ngoại, email lạ,…là việc bình thường Tuy nhiên, khơng phải lúc nguồn kết nối từ bên nguồn an tồn Đơi thiết bị bên ngồi email lạ chứa mã độc khiến máy tính bị nhiễm virus Để tránh việc bị xâm nhập virus, máy tính cần cài đặt phần mềm, chương trình diệt virus Nhờ vào chương trình, phần mềm này, liệu máy tính bảo vệ khỏi tác nhân xấu đảm bảo an tồn Bên cạnh đó, thơng tin cá nhân, thông tin công ty bảo vệ * Ứng dụng giải nén WinRAR Trong trình làm việc, khơng phải lúc làm nhận file nhỏ, phù hợp với máy tính Đơi cịn phải nhận file lớn hình ảnh có độ phân giải cao khơng thể trực tiếp mở máy tính Những lúc này, phần mềm giải nén WinRAR vị cứu tinh” cho bạn Bên cạnh đó, ứng dụng cịn gom tài liệu vào file cố định để bạn chia sẻ tài liệu nhanh chóng, đơn giản an tồn *Trình duyệt Web: Hiện tại, Chrome, Firefox Cốc Cốc trình duyệt Web sử dụng thơng dụng Với trình duyệt Web, nhân viên văn phịng truy cập để kết nối với khách hàng, tìm kiếm thơng tin cần thiết Ngồi ra, nhờ trình duyệt Web, nhân viên văn phịng hồn tồn giải trí vào nghỉ ngơi 36 Ứng dụng văn phòng Microsoft Office; Ứng dụng giải nén WinRAR 37 CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác Hành văn phịng hoạt động quan trọng ln lãnh đạo trọng Bao gồm nghiệp vụ thủ tục Hành liên quan đến hoạt động cơng sở, cơng tác văn thư lưu trữ Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng năm gần đại hóa để đáp ứng yêu cầu cơng việc Bên cạnh mơi trường làm việc cải thiện, phòng việc trang bị đại Cịn phận Hành Tổng hợp người có trình độ kinh nghiệp cơng việc nên việc tổ chức, quản lý giải văn đi, văn đến hoàn thành kịp thời đáp ứng cơng việc Mặc dù quan có khối lượng văn nhiều, công tác văn thư hoạt động có hiệu quả, quy trình thực chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu giúp cho máy quan thực tốt nhiệm vụ Văn hóa cơng sở xây dựng thực nghiêm chỉnh tạo đồng bộ, góp phần nâng cao văn hóa doanh nghiệp, thực mục tiêu chung tổ chưc Đã có áp dụng ứng dụng phần mềm vào cơng tác Văn phịng, mang lại hiệu đáng kể côngng việc 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh mặt công tác Hành văn phịng cịn số hạn chế: Vẫn cịn tình trạng số chun viên thực việc kiểm tra văn trước ký duyệt lơ là, không tâm, xem nhẹ việc kiểm tra thể thức, kỹ thuật trước trình duyệt kí, đơi việc tin tưởng vào người soạn thảo văn bản, dẫn đến tình trạng trình duyệt kí lãnh đạo phát sai phạm lại bắt đầu lại từ việc tham mưu soạn thảo 38 Việc chuẩn bị nội dung cho làm vệc, giao ban chưa đáp ứng yêu cầu, thời gian chậm; Việc ban hành văn thức cịn chậm chưa đảm bảo thời gian quy định theo quy chế Cơ sở vật chất máy in, máy Scan cũ công suất hoạt động chậm, công nghệ thông tin hệ thống lưu trữ hồ sơ, đăng kí văn đến văn cịn thủ cơng dẫn đến nhiều trường hợp lưu lại vị thất lạc Trang thiết bị cịn hạn chế việc đăng kí văn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc đăng kí Phần lớn phòng, ban, phận, nhân viên chưa lập hồ sơ cơng việc làm, hồ sơ tài liệu tình trạng bó gói, gây khơng khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác, sử dụng 3.1.3 Nguyên nhân Văn phòng chưa ban hành quy chế quản lí ban hành văn cụ thể văn phịng mà cơng tác dựa vào quy định pháp luật hành việc thực quy trình cịn nhiều vướng mắc Các trang thiết bị Văn phòng mua sắm đầy đủ nhiên trình sử dụng lâu năm nhiều trang thiết bị xuống cấp chưa sửa chữa Các trang thiết bị chưa trọng quan tâm sát gây khó khăn cho việc quản lý văn cơng việc có liên quan Lãnh đạo Cơng quản lý cịn lỏng lẻo, chưa có quy định cụ thể hình phạt đó, nhiều nhân viên chưa có ý thức việc tuân theo quy định mà công ty đề Do ý thức nhân viên chưa chủ động tn thủ quy định, trình tự, thủ tục cịn lơ công tác xử lý công việc 3.2 Một số đề xuất nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác Hành Văn phịng Cơng ty Cổ phần xi măng Phú Thọ Để đáp ứng công tác Hành văn phịng Cơng ty cổ phần xi măng Phú Thọ hồn thiện tơi xin đưa số đè xuất sau: Về đội ngũ nhân cần tiếp tục nâng cao trình độ để đáp ứng yêu cầu chuyên môn, lãnh đạo bố trí xếp người, việc để đem lại hiệu cao công việc tránh tình trạng làm việc khơng chun mơn gây thiếu xót, khơng hồn thành dduojc cơng việc 39 Việc xây dựng công tác tháng cần ấn định cụ thể ngày tổ chức họp tháng nhằm giúp tổ chức thuận tiện việc bố trí lịch cơng tác Đồng thời giúp phịng hành chủ động phát giấy mời phối hợp với phận chuẩn bị nội dung Cơ sở vật chất yếu tố đóng vai trị quan trọng Nó ảnh hưởng vơ lớn tới hoạt động văn phòng Do phòng Hành Tổng hợp cần trọng đến đề xuất đến ban lãnh đạo kinh phí, để trang bị sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện làm việc Kịp thời rịa sốt có kế hoạch tổ chức mua sắm mới, sửa chữa thiết bị xuống cấp để phục vụ tốt cho hoạt độg văn phịng: máy tính, máy in, điều hịa phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin Triển khai giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng, phần mềm ứng dụng quản lý xử lý văn đến, văn barn đi, hệ thống họp trực tuyến dần thay văn giấy để tiết kiệm chi phí Đồng thời tích hợp giải pháp sử dụng trang thông tin điện tử chuyển tài liệu họp, thư mời, biểu mẫu thủ tục hành Mua sắm thêm trâng thiết bị máy tính, phần mềm, để việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc đăng kí văn nhanh chóng, có hiệu qủa Mơi trường làm việc yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Cần xây dựng điều kiện vật chất tốt để làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động cơ, thúc đẩy nhiệt tình cơng việc Các điều kiện góp phần làm giảm bớt căng thẳng mệt mỏi thể chất tinh thần Điều làm cải thiện suất chất lượng cơng việc, hạn chế sai xót q trình thực Các yếu tố môi trường bao gồm: Y tế phúc lợi, văn phòng,sự an tồn, trang trí văn phịng, âm tiếng ồn Có chế độ nhằm khuyến khích vè vật chất tinh thần nhằm tạo cho nhân viên có động làm việc, tạo tâm lý thoải mái việc thực quy định quan Đồng thời bên cạnh đưa quy định cụ thể hình phạt nhằm đảm bảo nhân viên thực tốt quy định công ty đề Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian làm việc 40 Đẩy mạnh tăng cường đối ngoại để tăng vai trò cac phận hoạt động tổ chức Trên đề xuất cá nhân tôi, hy vọng đề xuất nêu góp phần khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm phịng Hành 41 KẾT LUẬN Để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kinh nghiệm kiến thức qua trả nhiệm thực tế Qua thời gian kiến tập văn phịng cơng ty Cổ phần xi măng Phú Thọ, Tơi trang bị thêm cho nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho bả thân Đó khơng kỹ nghiệp vụ mà kỹ sống, cách ứng xử nơi công sở Trên sở nghiên cứu tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty cổ phần xi măng Phú Thọ, với kiến thức thực tế thu thập trình kiến tập phịng Hành -Tổng hợp Cơng ty Cổ phần xi măng Phú Thọ giúp củng cố thêm kiến thức học hai naem ngồi ghế nhà trường Với giúp đỡ, hướng dẫn tận tình lãnh đạo Văn phòng, trực tiếp Trưởng phòng Hành chính, tơi có hội áp dụng lý thuyết mà thu thập như: Kỹ thuật soạn thảo văn bản; Nghiệp vụ Thư ký Văn phịng; Cơng tác văn thư lưu trữ vào Thực tế Trong q trình kiến tập cịn có nhiều hạn chế xong học hỏi nhiều kinh nghiệp thực tế đẻ làm hành trang sau trường Mặc dù q trình làm báo cáo tơi hướng dẫn tận tình Lãnh đạo Cơ quan thầy cô giáo, thời gan kiến tập không dài, kinh nghiệm thực tế thân nhiều hạn chế khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tơi kính mong nhận quan tâm, nhận xét, đánh giá Cán hướng dẫn thầy, giáo để báo cáo cuả tơi hồn thiện 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ – CP ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Cơng ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ, Các quy định, sổ sách tài liệu http://www.ximangphutho.com.vn/ 43 ... thảo ban hành văn công ty Cổ phần Xi măng Phú Thọ 2.2.1 Các loại văn Công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ ban hành Văn phịng đảm nhận vai trị soạn thảo tổng hợp văn cơng ty, có loại văn sau: +Quyết... đồng mua bán xi măng với công ty phân phối kinh doanh; - Kiểm tra hồ sơ toán; - Thực toán, toán hợp đồng; 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần xi măng Phú Thọ Công ty cổ phần xi măng Phú Thọ hoạt động... thành xi măng -Phân xưởng đóng bao : Đóng bao chuyển lên băng tải -Bộ phận vận tải : Vận chuyển xi măng đến nơi tiêu thụ CHƯƠNG KHẢO SÁT MỘT SÔ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG PHÚ THỌ