KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên HOÀNG THỊ NHUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19B (KHÓA 2019 2023) Tên cơ quan TRUNG.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Họ tên sinh viên: HỒNG THỊ NHUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 19B (KHĨA 2019-2023) Tên quan: TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM Địa chỉ: Số Phố Thuận An, Thị trấn Trâu Quỳ, Huyện Gia Lâm, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Phương Hiền Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2022 LỜI CẢM ƠN Trải qua trình kiến tập “Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm”, 21 ngày khoảng thời gian không dài mà không ngắn, giúp em nhận thức sâu sắc, rõ ràng sống khơng có bước đi, thành cơng không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ, quan tâm người xung quanh Để có trải nghiệm hoàn thành báo cáo kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Q thầy Khoa Quản trị văn phịng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt kỳ học tổ chức cho sinh viên chúng em có hội học tập, tiếp cận kỳ kiến tập ý nghĩa, thú vị hữu ích Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, phòng ban, anh chị Bộ phận văn thư, đặc biệt cô Nguyễn Thị Phương Hiền, cán hướng dẫn trực tiếp cho chúng em tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em tìm hiểu thực tiễn, giúp đỡ, cung cấp số liệu thực tế để em hồn thành tốt chuyên đề suốt trình kiến tập quan Vì lần em tiếp xúc với khối tài liệu lớn với kiến thức thân cịn nhiều hạn chế, trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn hẹp nên trình kiến tập, trình làm báo cáo, khó tránh khỏi sai sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, cô để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt báo cáo tới Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo kiến tập em trình bày Các thơng tin, số liệu nêu báo cáo hoàn toàn thật, có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định trình bày đầy đủ, yêu cầu báo cáo kiến tập mà nhà trường quy định Các kết nghiên cứu báo cáo em tự tìm hiểu, phân tích trung thực khách quan phù hợp với thực tiễn cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Nếu có sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm báo cáo Sinh viên Hoàng Thị Nhung DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt UBND HC - TH CB, CC, VC Ý nghĩa từ Ủy ban nhân dân Hành – Tổng hợp Cán bộ, công chức, viên chức MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 1.1.1 Vị trí, chức Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm .4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 1.2 Cơ cấu tổ chức Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Tiểu kết Chương Chương KHẢO SÁT MỘT SỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM .7 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng .7 2.1.1 Tìm hiểu chức nhiệm vụ cấu tổ chức Tổ hành - Tổng hợp 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí văn phòng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm .8 2.2 Tìm hiểu soạn thảo ban hành văn quan 11 2.2.1 Các loại văn quan tổ chức ban hành 11 2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn .11 2.2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 2.2.4 Quy trình soạn thảo văn 12 2.3 Quản lý văn 14 2.4 Quản lý giải văn đến 17 2.5 Quản lý sử dụng dấu 19 2.6 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 20 2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành quan tổ chức .20 2.6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 21 2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 21 2.6.4 Nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ quan 22 2.7 Tìm hiểu văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 23 2.7.1 Các quy định hành Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 23 2.7.2 Nhận xét đánh giá chung .25 2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 25 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Trung tâm 25 2.8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 26 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 27 Tiểu kết Chương 28 Chương NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP 29 3.1 Đánh giá chung .29 3.1.1 Ưu điểm 29 3.1.2 Hạn chế 30 3.1.3 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế cơng tác văn phịng .30 3.2 Một số kiến nghị giải pháp, nhằm nâng cao hiệu cho cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm .31 Tiểu kết Chương 32 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .34 PHỤ LỤC 35 LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phịng coi vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp phận tổ chức, đầu mối thu thập, sàng lọc, xử lí, tổng hợp phân tích thơng tin quan, văn phịng cịn nơi tiếp nhận tất mối quan hệ đối nội đối ngoại quan thông qua văn giao dịch Khơng vậy, văn phịng cịn ví người dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung nhà lãnh đạo nói riêng bảo quản thơng tin cho hoạt động quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ Cùng với phát triển đất nước, cơng tác hành văn phịng dần khẳng định vị từ khẳng định vai trò người nhân viên văn phòng thời kỳ đại Để đáp ứng nhu cầu xã hội, phù hợp với thay đổi khoa học cơng nghệ hoạt động văn phịng quan ngày mở rộng nâng cao Chính cơng tác hành văn phịng ngày trở nên quan trọng, thành phần then chốt thiếu hoạt động quan quản lý Nhà nước hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Xuất phát từ yêu cầu này, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho sinh viên năm Khoa Quản trị văn phòng chúng em đến quan trực tiếp để quan sát, rèn luyện với phương châm gắn liền lý luận với thực tiễn công tác đào tạo, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, hiểu rõ tầm quan trọng văn phịng nói chung cơng tác hành văn phịng nói riêng Đây dịp để sinh viên chúng em củng cố lại kiến thức, vận dụng lý thuyết học vào công việc thực tế quan Trên sở em định chọn đề tài “Khảo sát, tìm hiểu cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm ” làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu đề tài Đề tài nghiên cứu, thực nhằm giải mục tiêu sau: Qua trình kiến tập, tìm hiểu, nghiên cứu sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học để rèn luyện kỹ thực hành Khái quát tình hình tổ chức, hoạt động Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm, khái quát cách rõ chức năng, nhiệm vụ Trung tâm sở khái qt cơng tác văn phịng Trung tâm với công tác quản lý văn đi- đến, trình soạn thảo, ban hành văn bản… Dựa nghiên cứu đưa số nhận xét, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm, góp phần làm cho cơng tác văn phịng Trung tâm thực cách tốt Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới thực trạng cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Phạm vi nghiên cứu: thời gian từ năm 2019-2022, không gian nghiên cứu đề tài Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Nguồn tài liệu tham khảo (1) Quyết định số: 4110/QĐ-UBND ngày 04/05/2018 UBND huyện Gia Lâm Ban hành quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm (2) Quyết định số: 156/QĐ-TTPTQĐ Ngày 04/9/2020 quy chế làm việc Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm (3) Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư (4) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Ngày 24/8/2001 phủ quản lý sử dụng dấu (5) Nghị định số 99/2016/NĐ- CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu (6) Đề án vị trí việc làm Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm (7) Đề án số 03/ĐA-UBND ngày 18/7/2017 UBND huyện Gia Lâm thành lập Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm (8) Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (9) Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước (10) Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước (11) Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009) Nghiệp vụ Văn thư Nhà xuất Văn hố Thơng tin (12) Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch (13) Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan (14) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, em sử dụng phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập thông tin: từ tài liệu, sách báo, nhằm mục đích tìm khái niệm thơng tin làm sở lý luận cho đề tài - Phương pháp phân tích, xử lý số liệu: Phân tích từ nguồn tài liệu có sẵn cơng tác văn phòng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm, tổng hợp, thống kê thông tin thu thập trình nghiên cứu - Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế - Phương pháp phân tích so sánh - Phương pháp thống kê Bố cục đề tài Ngoài lời cảm ơn, lời cam đoan, phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục cấu trúc đề tài báo cáo em gồm có chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Chương 2: Khảo sát số công tác cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Chương 3: Nhận xét, kiến nghị cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm đưa số giải pháp, kiến nghị PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 1.1.1 Vị trí, chức Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm ( sau gọi tắt Trung tâm) đơn vị nghiệp công lập trực thuộc UBND huyện Gia Lâm Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm có tư cách pháp nhân dấu riêng; mở tài khoản tài Kho bạc Nhà nước Ngân hàng theo quy định hành nhà nước pháp luật Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm có chức tạo lập, phát triển, quản lý, khai thác quỹ đất, tổ chức thực việc bồi thường, hỗ trợ tái định cư, nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, tổ chức thực việc đấu giá quyền sử dụng đất thực dịch vụ khác lĩnh vực đất đai địa bàn huyện 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm a Nhiệm vụ Lập kế hoạch tổ chức thực việc thu hồi đất theo kế hoạch sử dụng đất hàng năm UBND huyện để bồi thường, hỗ trợ, tái định cư; Lập, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổ chức thực phương án bồi thường, hỗ trợ, tái định cư ( giải phóng mặt bằng) Nhà nước thu hồi đất; Lập, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án đầu tư tổ chức xây dựng kết cấu hạ tầng đất để tổ chức đấu giá quyền sử dụng đất quan có thẩm quyền giao; Tổ chức thực việc đầu tư xây dựng tạo lập phát triển quỹ nhà, đất tái định cư để phục vụ để phục vụ Nhà nước thu hồi đất phát triển kinh tế - xã hội địa phương quan có thẩm quyền giao; Ln tn thủ thứ bậc hành chính, phục tùng đạo, điều hành, phân cơng cơng việc cấp trên; khơng trốn tránh, thối thác nhiệm vụ, khơng nịnh bợ, lấy lịng Giao tiếp ứng xử với nhân dân: Giao tiếp ứng xử với nhân dân, CB, CC, VC phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải cơng việc CB, CC, VC khơng có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ 2.7.2 Nhận xét đánh giá chung Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm đơn vị nghiệp nhà nước chế độ sách áp dụng nghiêm chỉnh quy định nhà nước Các chế độ sách công bằng, dân chủ, công khai tạo cống hiến tốt CB, CC, VC công việc CB, CC, VC Trung tâm phát triển quỹ đất ln có thái độ lịch sự, vui vẻ, hịa đồng, có tinh thần trách nhiệm cao với cơng việc Tác phong làm việc, thái độ làm việc tích cực, hiệu quả, chủ động, tự giác thực công việc, nhiệm vụ giao Ln có lối sống lành mạnh, văn minh, phù hợp với sắc văn hoá dân tộc mơi trường cơng sở, có tác phong mẫu mực Xây dựng cơng sở văn minh, làm việc có kỷ luật, nề nếp, khoa học, không thực hành vi tín ngưỡng, tệ nạn xã hội như: bói tốn, cờ bạc, mê tín dị đoan Khơng hút thuốc phòng làm việc Xây dựng nội quy, quy chế chặt chẽ, bền vững, mơi trường văn hóa, nếp sống lành mạnh 2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Trung tâm Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng cơng tác văn phịng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phịng, đặc biệt việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phịng 25 Tùy vào tính chất cơng việc, phân cơng nhiệm vụ mà trang thiết bị văn phòng sử dụng phòng làm việc, hoạt động Trung tâm trang trí số thiết bị sau: gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng: bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm… trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị: máy photocopy,các loại giấy in, máy điện thoại dùng chung, điều hòa, máy fax, scan, máy chiếu đa … Ngồi phịng làm việc có bàn uống nước để tiếp khách, trao đổi công việc 2.8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phịng Với phát triển cơng nghệ thơng tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng phát triển theo hướng đại, đòi hỏi người làm cơng tác văn phịng ngồi kỹ nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thơng tin cách khoa học Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” cơng đại hóa văn phòng, trang thiết bị ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú Do khâu tổ chức quản lý sử dụng trang thiết bị Trung tâm quan tâm, cụ thể: Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục đích Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng quan, điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền Những trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan, tổ chức Ngoài ra, hàng năm quan mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phịng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng 26 Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng khơng dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị: Sử dụng mục đích; Bảo quản theo yêu cầu; Bảo dưỡng theo định kỳ; Thay thế, sửa chữa cần thiết Người sử dụng có trách nhiệm: Bảo quản, giữ gìn sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu Thông báo kịp thời tình trạng hư hỏng trang thiết bị giao đề nghị sửa chữa Báo cáo Giám đốc Trung tâm xảy mát biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị giao Bảo quản tem kiểm kê dán thiết bị trình sử dụng bàn giao biên trang thiết bị giao chuyển công tác, nghỉ hưu 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Các cán văn phịng có thời gian làm việc bên máy tính nhiều, thế, địi hỏi máy tính cần phải cài đặt đầy đủ phần mềm văn phòng, ứng dụng chuyên biệt Hiện văn phòng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm sử dụng nhiều phần mềm ứng dụng công tác văn phòng, tiêu biểu phần mềm sau: Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Phần mềm đánh giá xếp loại cán công chức Phần mềm Chat: cách trao đổi thông tin phổ thông nhanh hiên nay, ngồi ra, ứng dụng cịn giúp gửi file hình ảnh, văn có khối lượng nhỏ.Ví dụ: Zalo, Messenger, AIM,… Phần mềm quản lý văn đi, đến,… Ngồi cịn có số phần mềm ứng dụng không kể đến hoạt động cơng tác văn phịng như: trình duyệt web, phầm mềm gõ tiếng việt, ứng dụng văn phòng Microsoft Office, phần mềm giúp kết nối máy tính,… Với phần mềm giúp cho cán thực tốt cơng việc văn phịng công việc văn thư lưu trữ việc bảo quản, lưu trữ tài liệu quan Nhờ có phần mềm văn phịng mà cán số hóa liệu, không cần phải quản lý theo phương pháp thủ cơng Đối với người 27 làm việc văn phịng ứng dụng, phần mềm văn phịng cơng cụ cần thiết Những phần mềm cịn giúp công tác quản lý giấy tờ Trung tâm trở nên đơn giản hóa so với việc dùng giấy tờ, lệ thuộc vào giấy tờ Lãnh đạo quản lý nhân viên quan dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn liên quan đến công việc Hơn nữa, nhân viên cịn theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng cơng việc giao, dễ dàng xếp công việc nhắc nhở, đôn đốc đưa ý kiến cho nội dung Qua tiến độ cơng việc theo sát, thơng tin truyền tải cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao suất công việc Tiểu kết Chương Ở Chương em tìm hiểu thực trạng cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Cụ thể gồm phần tổ chức hoạt động văn phòng, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đi, quản lý giải văn đến, quản lý sử dụng dấu Cách lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tiếp đến tìm hiểu thêm văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp, tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Đây sở quan trọng cần thiết để em đưa đánh giá, nhận xét kiến nghị cơng tác văn phịng Trung tâm Chương 28 Chương NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP 3.1 Đánh giá chung Sau khoảng thời gian kiến tập Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm, em phần hiểu thực tế tình hình cơng tác văn phịng quan, thời gian giúp em học hỏi nhiều điều, em nhận thấy cơng tác văn phịng đóng vai trị vơ to lớn khơng thể thiếu hụt tổ chức Qua em xin mạnh dạn đưa số nhận xét ý kiến đóng góp thân cơng tác văn phòng Trung tâm sau: 3.1.1 Ưu điểm CB, CC, VC ln u nghề, nhiệt tình với cơng việc giao, tuân thủ pháp luật, thực đầy đủ nghĩa vụ người CB, CC, VC hoạt động nghề nghiệp; chấp hành nguyên tắc; có ý thức cải tiến, đúc rút kinh nghiệm; tích cực đấu tranh với hành vi tiêu cực Việc soạn thảo ban hành văn theo hướng dẫn quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác văn thư Cơng tác văn phịng Trung tâm quỹ đất huyện Gia Lâm thực chuyên nghiệp, hiệu quả, đảm bảo tốt, công tác theo dõi, đôn đốc thực đạo điều hành trọng thường xun góp phần tích cực việc nâng cao hiệu công tác đạo hiệu công việc Môi trường làm việc động, hịa đồng, niềm nở Ln nhiệt tình hướng dẫn chào đón, bảo tận tay Trung tâm có biên chế Cập nhập vào sổ gửi văn bảo bảo thời gian, phòng phận nhận Sắp xếp lưu văn bảo bảo theo quy định trình tự Kiểm sốt chặt chẽ cơng việc, thực ngun tắc quy trình hành Mọi q trình thực xác, chun nghiệp Khơng gian lưu trữ văn phân loại, xếp cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu theo dõi cân thiết, giảm thiểu tối đa tình trạng mát, thiếu sót hay thất lạc văn 29 Trang thiết bị văn phòng phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Các trang thiết bị văn phịng đầy đủ, đại, bố trí tương đối khoa học giúp cán làm việc hiệu Các CB, CC, VC thực nội quy quan, làm đầy đủ, giờ, yêu cầu trang phục Nội dung văn ban hành phản ánh đúng, sát với đối tượng, phạm vi mà văn hướng tới Ngơn ngữ sử dụng văn mang tính hành sự, diễn đạt ý logic chặt chẽ với Các CB, CC, VC ln có tinh thần trau dồi, học hỏi Bảo quản, quản lý sử dụng dấu Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm thực tốt theo pháp luật quy định, dấu bảo quản an toàn Tham mưu chuẩn bị văn cho nội dung, phục vụ cho kỳ họp Ban đảm bảo chất lượng thời gian Thẩm quyền ký văn quan quy định rõ ràng nên khơng có chồng chéo,mâu thuẫn 3.1.2 Hạn chế Nhìn chung cơng tác văn phịng Trung tâm tương đối hợp lý, nhiên bên cạnh thành tựu ưu điểm đạt song song cịn tồn số hạn chế sau: Ban Lãnh đạo có nhiều giải pháp đạo, tổ chức thực nhiệm vụ Trung tâm, nhiên, có lúc có lĩnh vực chưa tổ chức quản lý chặt chẽ, chưa thật hiệu Kho lưu trữ chật hẹp so với khối lượng tài liệu có, chưa trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quan, số lượng trang thiết bị thiếu Các CB, CC, VC chưa thực quan tâm sâu sắc đến tầm quan trọng họp, hội nghị 3.1.3 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế cơng tác văn phịng Cơng việc Trung tâm có thời điểm dồn dập, nhân lực có hạn nên phân cơng, phân nhiệm cịn tập trung vào số nhân viên, chưa phát huy hết trách nhiệm lãnh đạo viên chức Trung tâm 30 Chưa tuyên truyền cho cán nhân viên quan tầm quan trọng họp, hội nghị Diện tích phịng chứa tài liệu nhỏ, chưa đáp ứng nhu cầu để tài liệu quan năm khối lượng tài liệu ngày nhiều nên gây nhiều khó khăn cho việc xếp quản lý hồ sơ Trung tâm 3.2 Một số kiến nghị giải pháp, nhằm nâng cao hiệu cho cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm * Đối với lãnh đạo: Ban lãnh đạo Trung tâm cần kịp thời khen thưởng CB, CC có cố gắng, có tinh thần sáng tạo công việc, điều thể dân chủ, quan tâm Ban lãnh đạo tới nhân viên Cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền để người nhận thấy họp hội để người nắm bắt kế hoạch tới quan, kết đạt hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng với lãnh đạo Thường xuyên quan tâm, đôn đốc hướng dẫn cán công chức làm việc phận văn phòng phát huy tối đa ưu quan trọng máy vi tính mạng Internet Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ Thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn chuyển đến, số công văn quan ban hành số cơng văn tài liệu lưu trữ có theo quy định hay không, kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị ln sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm văn phịng phẩm cho quan ln đầy đủ, kịp thời Ngồi cần có quản lý tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết * Đối với cán bộ: Để nâng cao hiệu công việc, phải thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức, thông qua việc cử cán bộ, công chức, nhân viên, dự buổi tập huấn, khuyến kích tự học tập, tự bồi dưỡng, tự nghiên cứu để nâng cao trình chun mơn nghiệp vụ thực tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác đạo, điều hành ban lãnh đạo 31 Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho cán kỹ hoạt động cần thiết phục vụ đại hội, hội nghị Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể cán văn phịng, từ cán chun sâu vào cơng việc đề xuất tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan tới nghiệp vụ tốt Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Việc ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh chóng cho cán lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành tốt công việc sở đưa thơng tin định kịp thời, xác, đắn CB, CC, VC nên sử dụng sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh hồ sơ tài liệu bị thất thoát * Đối với nhân viên bảo vệ tạp vụ: Trung tâm cần có yêu cầu định nhân viên bảo vệ nhân viên tạp vụ yêu cầu khả giao tiếp nhân viên bảo vệ để tạo thiện cảm với khách quan họ đến trước Đối với nhân viên tạp vụ địi hỏi phải có nhiệt tình với cơng việc, ý thức tiết kiệm cho quan Bên cạnh cần có yêu cầu tuổi tác nhân viên bảo vệ, theo em độ tuổi đảm bảo phù hợp với công việc từ 25 đến 50 tuổi Tiểu kết Chương Ở Chương em nêu số ưu nhược điểm nguyên nhân, hạn chế cơng tác văn phịng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Bên cạnh số ý kiến đề xuất biện pháp khắc phục để Trung tâm ngày hồn thiện thực tốt nhiệm vụ, cơng việc giao Do thời gian tiếp xúc với môi trường văn phịng Trung tâm cịn nên số nhận xét đánh giá chưa xác, em mong nhận đóng góp thầy Trung tâm đóng góp hồn thiện thêm 32 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu hoàn thành báo cáo kiến tập này, em học tập thêm nhiều nhiều kiến thức quý báu đây, đặc biệt hiểu thêm tầm quan trọng cơng tác văn phịng quan, tổ chức, thời điểm nay, kinh tế nước ta đứng trước ngưỡng cửa hội nhập với kinh tế giới, vấn đề cơng tác văn phịng phải quan tâm, trọng Cơng tác văn phịng ngày có vị trí quan trọng cơng phát triển kinh tế đất nước Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Được đồng ý tiếp nhận kiến tập Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm vinh dự vô to lớn em, với kiến thức học thông qua ba tuần kiến tập Trung tâm, giúp em có học sâu sắc giữ lý thuyết thực tế dành cho thân Tích lũy, học hỏi trao dồi nhiều kinh nghiệm học cách ứng xử, văn hóa giao tiếp, tinh thần làm việc cán bộ, công chức nhân viên quan nhà nước Cũng lẽ với chất em sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, em phải cố gắng trau dồi nhiều kiến thức,kỹ nghiệp vụ cơng tác văn phịng cịn ngồi ghế nhà trường, để sau làm khơng cịn phải bỡ ngỡ Một lần em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy cô Khoa Quản trị văn phịng với Ban lãnh đạo, chú, anh chị Trung tâm giúp đỡ, tận trình bảo để em có kỳ Kiến tập vơ ý nghĩa bổ ích Em xin chân thành cảm ơn! 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO (1) Quyết định số: 4110/QĐ-UBND ngày 04/05/2018 UBND huyện Gia Lâm Ban hành quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm (2) Quyết định số: 156/QĐ-TTPTQĐ Ngày 04/9/2020 quy chế làm việc Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm (3) Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư (4) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Ngày 24/8/2001 phủ quản lý sử dụng dấu (5) Nghị định số 99/2016/NĐ- CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu (6) Đề án vị trí việc làm Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm (7) Đề án số 03/ĐA-UBND ngày 18/7/2017 UBND huyện Gia Lâm thành lập Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm (8) Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (9) Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước (10) Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước (11) Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009) Nghiệp vụ Văn thư Nhà xuất Văn hố Thơng tin (12) Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch (13) Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan (14) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 34 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Giám đốc Lê Trung Hiếu Phó giám đốc Phó giám đốc Thạch Thị Hương Tổ Kế hoạch – Tài – Hành – Tổng hợp Các Tổ chuyên môn, nghiệp vụ Tổ Quản lý phát triển quỹ đất 35 Nguyễn Văn Thuyết Tổ bồi thường Giải phóng mặt Phụ lục 02: Dấu Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Phụ lục 03: Cổng vào trụ sở Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 36 Phụ lục 04: Bộ phận Văn thư , Phòng tiếp nhận kiến tập 37 Phụ lục 05: Những văn hay ban hành sử dụng Trung tâm 38 39 ... chung Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Chương 2: Khảo sát số công tác công tác văn phòng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Chương 3: Nhận xét, kiến nghị công tác văn phòng Trung. .. Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 1.1.1 Vị trí, chức Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm Trung tâm Phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm ( sau gọi tắt Trung tâm) đơn vị nghiệp công lập... hạn Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm 1.1.1 Vị trí, chức Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm .4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm