6. Bố cục đề tài
3.2. Một số kiến nghị giải pháp, nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác văn
phòng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.
* Đối với lãnh đạo:
Ban lãnh đạo Trung tâm cũng cần kịp thời khen thưởng những CB, CC có sự cố
gắng, có tinh thần sáng tạo trong cơng việc, điều này thể hiện được sự dân chủ, quan tâm của Ban lãnh đạo tới các nhân viên.
Cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để mọi người nắm bắt được các kế hoạch sắp tới của cơ quan, những kết quả đã đạt được và là cơ hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo.
Thường xuyên quan tâm, đôn đốc hướng dẫn cán bộ công chức làm việc trong
bộ phận văn phòng phát huy tối đa ưu thế quan trọng của máy vi tính và mạng Internet.
Chú trọng cơng tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ.
Thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số cơng văn tài liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.
Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị ln sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm các văn phòng phẩm cho cơ quan ln đầy đủ, kịp thời. Ngồi ra cũng cần có sự quản lý tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết.
* Đối với cán bộ:
Để nâng cao hiệu quả công việc, phải thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, cơng chức, thông qua việc cử cán bộ, công chức, nhân viên, dự các buổi tập huấn, khuyến kích tự học tập, tự bồi dưỡng, tự nghiên cứu để nâng cao trình chuyên môn nghiệp vụ thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của ban lãnh đạo.
Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho cán bộ những kỹ năng hoạt động cần thiết về phục vụ đại hội, hội nghị.
Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giữa các cán bộ trong văn phịng, từ đó mỗi cán bộ sẽ chuyên sâu vào cơng việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Việc ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành tốt công việc trên cơ sở đưa ra những thông tin quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn.
CB, CC, VC nên sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát.
* Đối với nhân viên bảo vệ và tạp vụ:
Trung tâm cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên bảo vệ và nhân viên tạp vụ như yêu cầu khả năng giao tiếp của nhân viên bảo vệ để có thể tạo thiện cảm với khách của cơ quan ngay khi họ đến và trước khi ra về.
Đối với nhân viên tạp vụ địi hỏi phải có sự nhiệt tình với cơng việc, ý thức tiết kiệm cho cơ quan.
Bên cạnh đó cũng cần có yêu cầu về tuổi tác đối với nhân viên bảo vệ, theo em độ tuổi đảm bảo và phù hợp với công việc này từ 25 đến 50 tuổi.
Tiểu kết Chương 3
Ở Chương 3 em đã nêu ra được một số ưu nhược điểm cũng như chỉ ra những nguyên nhân, hạn chế trong cơng tác văn phịng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm. Bên cạnh đó là một số ý kiến đề xuất các biện pháp khắc phục để Trung tâm có thể ngày một hồn thiện và thực hiện tốt hơn nhiệm vụ, cơng việc của mình được giao. Do thời gian tiếp xúc với mơi trường văn phịng của Trung tâm cịn ít nên một số nhận xét đánh giá có thể chưa chính xác, em mong sẽ nhận được sự đóng góp của thầy cơ và cơ chú ở Trung tâm đóng góp và hồn thiện thêm.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành báo cáo kiến tập này, em đã được học tập thêm rất nhiều rất nhiều kiến thức quý báu ở đây, đặc biệt là hiểu thêm được tầm quan trọng của cơng tác văn phịng trong các cơ quan, tổ chức, nhất là trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế nước ta đang đứng trước ngưỡng cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới, thì vấn đề cơng tác văn phòng càng phải được quan tâm, chú trọng. Cơng tác văn phịng ngày càng có một vị trí quan trọng trong cơng cuộc phát triển nền kinh tế đất nước. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung.
Được sự đồng ý tiếp nhận kiến tập của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm là một vinh dự vô cùng to lớn đối với em, cùng với những kiến thức đã được học và thông qua ba tuần kiến tập tại Trung tâm, đã giúp em có được những bài học sâu sắc giữ lý thuyết và thực tế dành cho bản thân. Tích lũy, học hỏi trao dồi được nhiều kinh nghiệm học được cách ứng xử, văn hóa giao tiếp, tinh thần làm việc của các cán bộ, công chức nhân viên tại cơ quan nhà nước. Cũng chính vì lẽ đó cùng với bản chất em là một sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, em sẽ phải cố gắng trau dồi nhiều hơn nữa các kiến thức,kỹ năng nghiệp vụ trong cơng tác văn phịng khi còn ngồi trên ghế nhà trường, để sau này đi làm khơng cịn phải bỡ ngỡ.
Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy cơ Khoa Quản trị văn phịng cùng với Ban lãnh đạo, cô chú, anh chị trong Trung tâm đã giúp đỡ, tận trình chỉ bảo để em có kỳ Kiến tập vơ cùng ý nghĩa và bổ ích.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
(1). Quyết định số: 4110/QĐ-UBND ngày 04/05/2018 của UBND huyện Gia Lâm về Ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.
(2). Quyết định số: 156/QĐ-TTPTQĐ Ngày 04/9/2020 về quy chế làm việc của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.
(3). Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư.
(4). Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Ngày 24/8/2001 của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
(5). Nghị định số 99/2016/NĐ- CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
(6). Đề án vị trí việc làm của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm. (7). Đề án số 03/ĐA-UBND ngày 18/7/2017 của UBND huyện Gia Lâm về thành lập Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.
(8). Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
(9). Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
(10). Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.
(11). Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009). Nghiệp vụ Văn thư. Nhà xuất bản Văn hố Thơng tin.
(12). Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
(13). Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
(14). Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm
Giám đốc
Lê Trung Hiếu
Phó giám đốc Thạch
Thị Hương
Phó giám đốc
Nguyễn Văn Thuyết
Các Tổ chuyên môn, nghiệp vụ Tổ Quản lý và phát triển quỹ đất Tổ bồi thường và Giải phóng mặt bằng Tổ Kế hoạch – Tài chính – Hành chính – Tổng hợp
Phụ lục 02: Dấu của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.