6. Bố cục đề tài
2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác
2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại, nhưng cũng địi hỏi những người làm cơng tác văn phịng ngồi kỹ năng nghiệp vụ chun môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thơng tin một cách khoa học.
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phịng là thành phần “cách mạng” trong cơng cuộc hiện đại hóa văn phịng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú. Do đó khâu tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị của Trung tâm cũng được quan tâm, cụ thể:
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích. Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan, điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm
Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phịng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, tồn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị
Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng.
Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả.
Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị: Sử dụng đúng mục đích; Bảo quản theo yêu cầu; Bảo dưỡng theo định kỳ; Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
Người sử dụng có trách nhiệm:
Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả.
Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị sửa chữa.
Báo cáo Giám đốc Trung tâm khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao.
Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng
Các cán bộ văn phịng có thời gian làm việc bên máy tính rất nhiều, chính vì thế, địi hỏi máy tính cần phải được cài đặt đầy đủ các phần mềm văn phòng, ứng dụng chuyên biệt. Hiện nay văn phòng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm sử dụng rất nhiều phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng, tiêu biểu là các phần mềm sau:
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Phần mềm đánh giá xếp loại cán bộ công chức...
Phần mềm Chat: đây là một trong những cách trao đổi thông tin phổ thông và nhanh nhất hiên nay, ngồi ra, các ứng dụng này cịn có thể giúp gửi các file hình ảnh, văn bản có khối lượng nhỏ.Ví dụ: Zalo, Messenger, AIM,…
Phần mềm quản lý văn bản đi, đến,…
Ngồi ra cịn có một số phần mềm ứng dụng không thể không kể đến trong hoạt động cơng tác văn phịng như: trình duyệt web, phầm mềm gõ tiếng việt, bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office, phần mềm giúp kết nối giữa 2 máy tính,…
Với các phần mềm này sẽ giúp cho các cán bộ thực hiện tốt các công việc văn phịng cũng như các cơng việc về văn thư lưu trữ trong việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu tại cơ quan. Nhờ có các phần mềm văn phịng này mà các cán bộ sẽ có thể số hóa các dữ liệu, khơng cần phải quản lý theo phương pháp thủ công. Đối với những người
làm việc văn phịng thì những ứng dụng, phần mềm văn phịng là những cơng cụ rất cần thiết.
Những phần mềm này cịn giúp cơng tác quản lý giấy tờ tại Trung tâm trở nên đơn giản hóa hơn so với việc dùng giấy tờ, và lệ thuộc vào giấy tờ. Lãnh đạo quản lý cũng như các nhân viên trong cơ quan có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến cơng việc. Hơn nữa, các nhân viên cịn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các cơng việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ cơng việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất cơng việc.
Tiểu kết Chương 2
Ở Chương 2 em đã tìm hiểu về thực trạng cơng tác văn phịng của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm. Cụ thể gồm các phần về tổ chức và hoạt động của văn phòng, soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu. Cách lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tiếp đến là tìm hiểu thêm về văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp, tìm hiểu về các thiết bị văn phịng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng. Đây là cơ sở quan trọng và cần thiết để em có thể đưa ra những đánh giá, nhận xét và kiến nghị về cơng tác văn phịng tại Trung tâm ở Chương 3.
Chương 3.
NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP
3.1. Đánh giá chung
Sau khoảng thời gian kiến tập tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm, em đã phần nào hiểu được thực tế tình hình cơng tác văn phịng của cơ quan, thời gian này cũng đã giúp em học hỏi được nhiều điều, em nhận thấy rằng cơng tác văn phịng đóng vai trị vơ cùng to lớn và khơng thể thiếu hụt trong mỗi tổ chức. Qua đó em xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và ý kiến đóng góp của bản thân mình về cơng tác văn phịng tại Trung tâm như sau:
3.1.1. Ưu điểm
CB, CC, VC ln u nghề, nhiệt tình với cơng việc được giao, ln tuân thủ pháp luật, thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ của người CB, CC, VC trong hoạt động nghề nghiệp; chấp hành đúng các nguyên tắc; có ý thức cải tiến, đúc rút kinh nghiệm; tích cực đấu tranh với những hành vi tiêu cực.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản đã đúng theo hướng dẫn quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư.
Cơng tác văn phịng tại Trung tâm quỹ đất huyện Gia Lâm đã được thực hiện rất chuyên nghiệp, và hiệu quả, đảm bảo tốt, các công tác theo dõi, đôn đốc thực hiện chỉ đạo điều hành được chú trọng thường xun góp phần tích cực trong việc nâng cao hiệu quả cơng tác chỉ đạo và hiệu quả công việc.
Mơi trường làm việc năng động, hịa đồng, niềm nở. Ln nhiệt tình hướng dẫn chào đón, chỉ bảo tận tay khi Trung tâm có biên chế mới.
Cập nhập vào sổ và gửi văn bản đi bảo bảo đúng thời gian, đúng phòng đúng bộ phận được nhận. Sắp xếp bản lưu văn bản đi bảo bảo theo đúng quy định và trình tự. Kiểm sốt chặt chẽ cơng việc, thực hiện đúng nguyên tắc và quy trình hành chính. Mọi q trình đều được thực hiện rất chính xác, chun nghiệp.
Khơng gian lưu trữ văn bản được phân loại, sắp xếp một cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu theo dõi khi cân thiết, giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản.
Trang thiết bị trong các văn phòng phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, chính xác, bảo mật.
Các trang thiết bị văn phịng đầy đủ, hiện đại, bố trí tương đối khoa học giúp các cán bộ làm việc hiệu quả hơn.
Các CB, CC, VC thực hiện đúng nội quy của cơ quan, đi làm đầy đủ, đúng giờ, đúng yêu cầu về trang phục.
Nội dung trong các văn bản ban hành đã phản ánh đúng, sát với đối tượng, phạm vi mà văn bản hướng tới. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản đều mang tính hành chính sự, diễn đạt các ý rất logic chặt chẽ với nhau.
Các CB, CC, VC ln có tinh thần trau dồi, học hỏi.
Bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm đã thực hiện tốt theo pháp luật quy định, con dấu được bảo quản an toàn.
Tham mưu chuẩn bị các văn bản cho các nội dung, phục vụ cho các kỳ họp của Ban đảm bảo chất lượng và đúng thời gian. Thẩm quyền ký các văn bản tại cơ quan đã được quy định rõ ràng nên khơng có sự chồng chéo,mâu thuẫn.
3.1.2. Hạn chế
Nhìn chung cơng tác văn phịng của Trung tâm đã tương đối là hợp lý, tuy nhiên bên cạnh những thành tựu và ưu điểm đã đạt được thì song song đó vẫn cịn tồn tại một số hạn chế sau:
Ban Lãnh đạo đã có nhiều giải pháp trong chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ
của Trung tâm, tuy nhiên, có lúc có lĩnh vực chưa được tổ chức quản lý chặt chẽ, chưa thật sự hiệu quả.
Kho lưu trữ còn chật hẹp so với khối lượng tài liệu hiện có, chưa trang bị đầy đủ
các thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu tại lưu trữ cơ quan, số lượng các trang thiết bị vẫn còn thiếu.
Các CB, CC, VC vẫn chưa thực sự quan tâm sâu sắc đến tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị.
3.1.3. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong cơng tác văn phịng
Công việc của Trung tâm có thời điểm dồn dập, nhân lực có hạn nên phân cơng, phân nhiệm cịn tập trung vào một số nhân viên, chưa phát huy hết được trách nhiệm của lãnh đạo và viên chức trong Trung tâm.
Chưa tuyên truyền được cho các cán bộ nhân viên trong cơ quan về tầm quan
trọng của các cuộc họp, hội nghị.
Diện tích phịng chứa tài liệu vẫn còn khá nhỏ, chưa đáp ứng được nhu cầu để tài liệu của cơ quan bởi mỗi năm khối lượng tài liệu ngày một nhiều nên đã gây ra khá nhiều khó khăn cho việc sắp xếp quản lý hồ sơ của Trung tâm.
3.2. Một số kiến nghị giải pháp, nhằm nâng cao hiệu quả cho cơng tác vănphịng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm. phòng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm.
* Đối với lãnh đạo:
Ban lãnh đạo Trung tâm cũng cần kịp thời khen thưởng những CB, CC có sự cố
gắng, có tinh thần sáng tạo trong cơng việc, điều này thể hiện được sự dân chủ, quan tâm của Ban lãnh đạo tới các nhân viên.
Cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mọi người nhận thấy các cuộc họp là cơ hội để mọi người nắm bắt được các kế hoạch sắp tới của cơ quan, những kết quả đã đạt được và là cơ hội để họ bày tỏ tâm tư, nguyện vọng của mình với lãnh đạo.
Thường xuyên quan tâm, đôn đốc hướng dẫn cán bộ công chức làm việc trong
bộ phận văn phòng phát huy tối đa ưu thế quan trọng của máy vi tính và mạng Internet.
Chú trọng cơng tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ.
Thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số cơng văn tài liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.
Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo máy móc, thiết bị ln sẵn sàng hoạt động, đảm bảo việc mua sắm các văn phòng phẩm cho cơ quan ln đầy đủ, kịp thời. Ngồi ra cũng cần có sự quản lý tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết.
* Đối với cán bộ:
Để nâng cao hiệu quả công việc, phải thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, cơng chức, thông qua việc cử cán bộ, công chức, nhân viên, dự các buổi tập huấn, khuyến kích tự học tập, tự bồi dưỡng, tự nghiên cứu để nâng cao trình chun mơn nghiệp vụ thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của ban lãnh đạo.
Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho cán bộ những kỹ năng hoạt động cần thiết về phục vụ đại hội, hội nghị.
Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể giữa các cán bộ trong văn phịng, từ đó mỗi cán bộ sẽ chuyên sâu vào cơng việc của mình hơn và có thể đề xuất tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan tới nghiệp vụ của mình tốt hơn.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Việc ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành tốt công việc trên cơ sở đưa ra những thơng tin quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn.
CB, CC, VC nên sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát.
* Đối với nhân viên bảo vệ và tạp vụ:
Trung tâm cần có những yêu cầu nhất định đối với nhân viên bảo vệ và nhân viên tạp vụ như yêu cầu khả năng giao tiếp của nhân viên bảo vệ để có thể tạo thiện cảm với khách của cơ quan ngay khi họ đến và trước khi ra về.
Đối với nhân viên tạp vụ địi hỏi phải có sự nhiệt tình với cơng việc, ý thức tiết kiệm cho cơ quan.
Bên cạnh đó cũng cần có yêu cầu về tuổi tác đối với nhân viên bảo vệ, theo em độ tuổi đảm bảo và phù hợp với công việc này từ 25 đến 50 tuổi.
Tiểu kết Chương 3
Ở Chương 3 em đã nêu ra được một số ưu nhược điểm cũng như chỉ ra những nguyên nhân, hạn chế trong cơng tác văn phịng tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm. Bên cạnh đó là một số ý kiến đề xuất các biện pháp khắc phục để Trung tâm có thể ngày một hồn thiện và thực hiện tốt hơn nhiệm vụ, cơng việc của mình được giao. Do thời gian tiếp xúc với mơi trường văn phịng của Trung tâm cịn ít nên một số nhận xét đánh giá có thể chưa chính xác, em mong sẽ nhận được sự đóng góp của thầy cơ và cơ chú ở Trung tâm đóng góp và hồn thiện thêm.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu và hoàn thành báo cáo kiến tập này, em đã được học tập thêm rất nhiều rất nhiều kiến thức quý báu ở đây, đặc biệt là hiểu thêm được tầm quan trọng của cơng tác văn phịng trong các cơ quan, tổ chức, nhất là trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế nước ta đang đứng trước ngưỡng cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới, thì vấn đề cơng tác văn phòng càng phải được quan tâm, chú trọng. Cơng tác văn phịng ngày càng có một vị trí quan trọng trong cơng cuộc phát triển nền kinh tế đất nước. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với