6. Bố cục đề tài
2.7 Tìm hiểu về văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp
2.7.1 Các quy định hiện hành của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện GiaLâm. Lâm.
Văn hóa cơng sở của Trung tâm
Việc thực hiện văn hố cơng sở của Trung tâm tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
- Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;
- Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại;
- Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hố nền hành chính nhà nước.
Về trang phục, lễ phục:
Quy định về trang phục: Khi làm việc tại công sở và trong thời gian thực thi
nhiệm vụ, công vụ cán bộ, công chức, viên chức phải mặc gọn gàng, lịch sự (Không mặc hở hang, áo pull, quần ngắn, áo quần ngủ...; không đi guốc, dép lê). Đeo, cài thẻ tên, phù hiệu, thẻ chức danh theo đúng quy định. Thứ 2 đầu tuần cả cơ quan sẽ mặc quần( váy) tối màu, áo sơ mi trắng.
Quy định về lễ phục: Lễ phục trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, tiếp khách nước ngoài:
- Nam: Veston, áo sơ mi, đeo cravat, đi giày;
- Nữ: Áo dài truyền thống, veston nữ, hoặc váy công sở.
Nghi thức tổ chức tiếp đón khách, cuộc họp,hội nghị. Tổ chức tiếp đón khách:
Tùy theo nội dung công việc của khách đến liên hệ công tác, Giám đốc Trung tâm giao trách nhiệm cho Tổ chun mơn nghiệp vụ có liên quan chuẩn bị hồ sơ tài liệu phục vụ cho buổi làm việc và tiếp đón khách.
Đối với khách đến liên hệ cơng tác khơng nằm trong chương trình, kế hoạch, Tổ Kế hoạch – Tài chính – Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm tiếp đón, làm việc để nắm rõ nội dung xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo Giám đốc Trung tâm giải quyết.
Tổ chức cuộc họp,hội nghị:
hội nghị, hội họp như sau:
Các cuộc hội nghị gồm:
Hội nghị cán bộ, viên chức đầu năm
Hội nghị chuyên đề ( triển khai, sơ, tổng kết một hoặc một số chuyên đề), hội nghị tập huấn công tác chuyên môn.
Các cuộc họp định kỳ:
Hội ý hàng tuần.
Họp toàn cơ quan hàng tháng, quý, 6 tháng, năm. Họp giao ban công tác chuyên môn.
Chủ yếu khi có cuộc họp, hội nghị tại Trung tâm đều được diễn ra trên hội trường, nên thường là bộ phận lễ tân sẽ phối hợp cùng bộ phận văn phòng chuẩn bị phòng để họp cũng như các điều kiện cơ sở vật chất để đảm bảo tốt nhất cho cuộc họp.
Treo Quốc huy, Quốc kỳ:
Kích thước, màu sắc của Quốc huy, Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn của pháp luật quy định.
Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc tồ nhà chính. Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo.Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng.
Quốc kỳ được treo nơi trang trọng trước cơng sở hoặc tồ nhà chính. Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định.
Những quy định trong giao tiếp tại Trung tâm.
CB, CC, VC khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật. Trong giao tiếp và ứng xử, CB, CC, VC phải có thái độ lịch sự, tơn trọng. Ngơn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng lóng, qt nạt.
Đối với đồng nghiệp:
Khi giao tiếp với nhau, các CB, CC ở Trung tâm luôn thể hiện một sự thân thiện, tinh thần hợp tác trong môi trường công sở.
Tôn trọng đồng nghiệp, lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, công bằng khi đánh giá đồng nghiệp. Lịch sự, nhã nhặn trong giao tiếp với đồng nghiệp, giữ uy tín, danh dự cho đồng nghiệp và cơ quan.
Ln tn thủ thứ bậc hành chính, phục tùng sự chỉ đạo, điều hành, phân công công việc của cấp trên; không trốn tránh, thối thác nhiệm vụ, khơng nịnh bợ, lấy lịng.
Giao tiếp và ứng xử với nhân dân:
Giao tiếp và ứng xử với nhân dân, CB, CC, VC phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc.
CB, CC, VC khơng được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.
2.7.2 Nhận xét đánh giá chung
Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm là đơn vị sự nghiệp nhà nước do đó mọi chế độ chính sách đều áp dụng nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước. Các chế độ chính sách ln cơng bằng, dân chủ, cơng khai tạo sự cống hiến tốt nhất của CB, CC, VC trong công việc.
CB, CC, VC trong Trung tâm phát triển quỹ đất ln có thái độ lịch sự, vui vẻ, hịa đồng, có tinh thần trách nhiệm cao với công việc. Tác phong làm việc, thái độ làm việc tích cực, hiệu quả, chủ động, tự giác thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao. Ln có lối sống lành mạnh, văn minh, phù hợp với bản sắc văn hố dân tộc và mơi trường cơng sở, có tác phong mẫu mực.
Xây dựng công sở văn minh, làm việc có kỷ luật, nề nếp, khoa học, khơng thực hiện hành vi tín ngưỡng, các tệ nạn xã hội như: bói tốn, cờ bạc, mê tín dị đoan. Khơng hút thuốc trong phòng làm việc. Xây dựng nội quy, quy chế chặt chẽ, bền vững, mơi trường văn hóa, nếp sống lành mạnh.
2.8 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng
2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Trungtâm tâm
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của cơng tác văn phịng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong cơng tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thơng tin vào q trình hiện đại hóa cơng tác văn phòng.
Tùy vào tính chất cơng việc, phân cơng nhiệm vụ mà trang thiết bị văn phòng được sử dụng trong phòng làm việc, hoạt động của Trung tâm được trang trí số thiết bị như sau: gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng: bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm… và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị: máy photocopy,các loại giấy in, máy điện thoại dùng chung, điều hòa, máy fax, scan, máy chiếu đa năng …
Ngồi phịng làm việc có bàn uống nước để tiếp khách, trao đổi công việc.
2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phịng
Với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, khoa học kỹ thuật, văn phịng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại, nhưng cũng địi hỏi những người làm cơng tác văn phịng ngồi kỹ năng nghiệp vụ chun môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thơng tin một cách khoa học.
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong cơng cuộc hiện đại hóa văn phịng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú. Do đó khâu tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị của Trung tâm cũng được quan tâm, cụ thể:
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích. Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan, điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngồi ra, hàng năm cơ quan cịn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm
Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phịng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị
Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng.
Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả.
Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị: Sử dụng đúng mục đích; Bảo quản theo yêu cầu; Bảo dưỡng theo định kỳ; Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
Người sử dụng có trách nhiệm:
Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả.
Thơng báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị sửa chữa.
Báo cáo Giám đốc Trung tâm khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao.
Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng
Các cán bộ văn phịng có thời gian làm việc bên máy tính rất nhiều, chính vì thế, địi hỏi máy tính cần phải được cài đặt đầy đủ các phần mềm văn phòng, ứng dụng chuyên biệt. Hiện nay văn phòng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm sử dụng rất nhiều phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng, tiêu biểu là các phần mềm sau:
Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Phần mềm đánh giá xếp loại cán bộ công chức...
Phần mềm Chat: đây là một trong những cách trao đổi thông tin phổ thơng và nhanh nhất hiên nay, ngồi ra, các ứng dụng này cịn có thể giúp gửi các file hình ảnh, văn bản có khối lượng nhỏ.Ví dụ: Zalo, Messenger, AIM,…
Phần mềm quản lý văn bản đi, đến,…
Ngồi ra cịn có một số phần mềm ứng dụng không thể không kể đến trong hoạt động cơng tác văn phịng như: trình duyệt web, phầm mềm gõ tiếng việt, bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office, phần mềm giúp kết nối giữa 2 máy tính,…
Với các phần mềm này sẽ giúp cho các cán bộ thực hiện tốt các công việc văn phịng cũng như các cơng việc về văn thư lưu trữ trong việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu tại cơ quan. Nhờ có các phần mềm văn phịng này mà các cán bộ sẽ có thể số hóa các dữ liệu, khơng cần phải quản lý theo phương pháp thủ công. Đối với những người
làm việc văn phịng thì những ứng dụng, phần mềm văn phịng là những cơng cụ rất cần thiết.
Những phần mềm này cịn giúp cơng tác quản lý giấy tờ tại Trung tâm trở nên đơn giản hóa hơn so với việc dùng giấy tờ, và lệ thuộc vào giấy tờ. Lãnh đạo quản lý cũng như các nhân viên trong cơ quan có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến cơng việc. Hơn nữa, các nhân viên cịn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các cơng việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ cơng việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.
Tiểu kết Chương 2
Ở Chương 2 em đã tìm hiểu về thực trạng cơng tác văn phịng của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm. Cụ thể gồm các phần về tổ chức và hoạt động của văn phòng, soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu. Cách lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Tiếp đến là tìm hiểu thêm về văn hóa cơng sở, nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp, tìm hiểu về các thiết bị văn phịng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng. Đây là cơ sở quan trọng và cần thiết để em có thể đưa ra những đánh giá, nhận xét và kiến nghị về cơng tác văn phịng tại Trung tâm ở Chương 3.
Chương 3.
NHẬN XÉT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT HUYỆN GIA LÂM VÀ ĐƯA RA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP
3.1. Đánh giá chung
Sau khoảng thời gian kiến tập tại Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm, em đã phần nào hiểu được thực tế tình hình cơng tác văn phịng của cơ quan, thời gian này cũng đã giúp em học hỏi được nhiều điều, em nhận thấy rằng cơng tác văn phịng đóng vai trị vơ cùng to lớn và khơng thể thiếu hụt trong mỗi tổ chức. Qua đó em xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và ý kiến đóng góp của bản thân mình về cơng tác văn phịng tại Trung tâm như sau:
3.1.1. Ưu điểm
CB, CC, VC luôn u nghề, nhiệt tình với cơng việc được giao, ln tuân thủ pháp luật, thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ của người CB, CC, VC trong hoạt động nghề nghiệp; chấp hành đúng các nguyên tắc; có ý thức cải tiến, đúc rút kinh nghiệm; tích cực đấu tranh với những hành vi tiêu cực.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản đã đúng theo hướng dẫn quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư.
Cơng tác văn phịng tại Trung tâm quỹ đất huyện Gia Lâm đã được thực hiện rất chuyên nghiệp, và hiệu quả, đảm bảo tốt, các công tác theo dõi, đôn đốc thực hiện chỉ đạo điều hành được chú trọng thường xun góp phần tích cực trong việc nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo và hiệu quả công việc.
Mơi trường làm việc năng động, hịa đồng, niềm nở. Ln nhiệt tình hướng dẫn chào đón, chỉ bảo tận tay khi Trung tâm có biên chế mới.
Cập nhập vào sổ và gửi văn bản đi bảo bảo đúng thời gian, đúng phòng đúng bộ phận được nhận. Sắp xếp bản lưu văn bản đi bảo bảo theo đúng quy định và trình tự. Kiểm sốt chặt chẽ cơng việc, thực hiện đúng ngun tắc và quy trình hành chính. Mọi q trình đều được thực hiện rất chính xác, chun nghiệp.
Khơng gian lưu trữ văn bản được phân loại, sắp xếp một cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu theo dõi khi cân thiết, giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản.
Trang thiết bị trong các văn phòng phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, chính xác, bảo mật.
Các trang thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại, bố trí tương đối khoa học giúp các cán bộ làm việc hiệu quả hơn.
Các CB, CC, VC thực hiện đúng nội quy của cơ quan, đi làm đầy đủ, đúng giờ, đúng yêu cầu về trang phục.
Nội dung trong các văn bản ban hành đã phản ánh đúng, sát với đối tượng, phạm vi mà văn bản hướng tới. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản đều mang tính hành chính sự, diễn đạt các ý rất logic chặt chẽ với nhau.
Các CB, CC, VC ln có tinh thần trau dồi, học hỏi.
Bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu của Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Gia Lâm đã thực hiện tốt theo pháp luật quy định, con dấu được bảo quản an toàn.