TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ và tên sinh viên NGUYỄN THỊ HUYỀN TRANG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 19A (KHÓA 2019 2023) Tên cơ qua.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: NGUYỄN THỊ HUYỀN TRANG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 19A (KHĨA 2019-2023) Tên quan: CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN NTT VIỆT NAM Địa chỉ: 18BT1-X2-KĐT Băc Linh Đàm, Phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thanh Dung Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2022 LỜI CẢM ƠN Qua ba tuần kiến tập ngắn ngủi Cơng ty Cổ phần tập đồn NTT Việt Nam, hội cho tổng hợp hệ thống lại kiến thức học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chun mơn Tuy có ba tuần, qua q trình kiến tập tác giả mở rộng tầm nhìn tiếp thu nhiều kiến thức thực tế Từ tác giả nhận thấy việc cọ sát thực tế vơ quan trọng – giúp sinh viên xây dựng tảng lý thuyết học trường vững Trong trình kiến tập, thân nhiều bỡ ngỡ thiếu kinh nghiệm, tơi gặp phải nhiều khó khăn với giúp đỡ tận tình thầy Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt bảo tận tình cơ, chú, anh chị Văn phịng Cơng ty Cổ phần NTT Việt Nam nhiệt tình giúp đỡ tơi hồn thành nhiệm vụ đợt kiến tập Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới chị Nguyễn Thanh Dung – người tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ thực cơng việc Cơng ty.Kính mong thầy đóng góp ý kiến để làm tơi đầy đủ hoàn thiện Tác gải xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, quý thầy cô khoa Quản trị văn phòng tận tâm giảng dạy truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho tác giả thời gian suốt năm học vừa qua Đặc biệt, xin cảm ơn Thầy Nguyễn Mạnh Cường, người tận tình hướng dẫn tơi hồn thành báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2022 SINH VIÊN Nguyễn Thị Huyền Trang LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo riêng tôi, số liệu nội dung trung thực, dựa khảo sát tình hình thực tiễn cơng tác văn thư Cơng cổ phần tập đồn NTT Việt Nam khơng chép người khác, có sai sót tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 07 tháng 06 năm 2022 SINH VIÊN Nguyễn Thị Huyền Trang MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phịng Sơ đồ 2.2 Quy trình soạn thảo văn Sơ đồ 2.3 Quy trình quản lý văn Sơ đồ 2.4 Quy trình quản lý văn đến DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Sổ đăng kí văn đến Bảng 2.2 Bảng miêu tả danh mục hồ sơ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nếu trước Văn phòng hiểu loại hình lao động giấy tờ, hành vụ, giản đơn Thì ngày nay, điều kiện kinh tế thị trường với bùng nổ thông tin cách mạnh mẽ, Văn phòng coi loại hình lao động thơng tin với tính sáng tạo trí tuệ ngày tăng Chính cần phải có đội ngũ cán Văn phịng đào tạo đến trình độ cao theo hướng đa nghiệp vụ - kỹ để kịp thời đưa đất nước bắt kịp vói thời đại giới Văn phịng coi vị trí trung tâm quan tổ chức, kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp, phận tổ chức phận thiếu trình quản lý điều hành tổ chức Đối với nhà lãnh đạo nói riêng, văn phịng có vai trị vơ quan trọng trung tâm thực q trình quản lý điều hành đơn vị, nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, quan hệ đối ngoại Khơng cịn máy làm việc lãnh đạo, trung tâm khâu nối hoạt động quản lý điều hành tổ chức, đồng thời cầu nối chủ thể quản lý với đối tượng tổ chức Đặc biệt cịn người dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung lãnh đạo nói riêng Có thể khẳng định rằng, văn phịng có vai trị vơ to lớn tổ chức Với vai trị to lớn đó, tổ chức quan quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng đơn vị ngày đại hố Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng hoạt động nghề nghiệp, thực tế xã hội tồn tất yếu tổ chức ngành văn phòng Học lý thuyết giảng đường Nhà trường chưa đủ, với phương châm “học đôi với hành” “học thật, thi thật, đời làm thật” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên kiến tập ngành nghề quan, tổ chức, doanh nghiệp ban ngành đoàn thể nhằm nâng cao kỹ nghề nghiệp giúp sinh viên có hội tiếp cận với hoạt động thực tế Kiến tập ngành nghề nội dung quan trọng chương trình đào tạo dành cho sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán thực hành có lý luận Kiến tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học trường đưa vào áp dụng thực tiễn quan; tiền đề để sinh viên đến quan thực tập sau tự tin giao tiếp có kinh nghiệm thực tế đưa vào học thơng qua kiến tập ngành nghề sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hồn thành tốt công việc giao Được đồng ý tạo điều kiện Nhà trường lãnh đạo Khoa Quản trị văn phịng, tơi tiếp nhận kiến tập nghề nghiệp Cơng ty Cổ phần tập đồn NTT Việt Nam từ ngày 16/05/2022 đến ngày 05/06/2022 Nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn phịng tơi chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác văn phịng Cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam ” làm báo cáo kiến tập Qua thời gian tiếp thu nghiên cứu kiến thức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian kiến tập Phịng Hành - Cơng ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam, quan tâm giúp đỡ thầy cô giáo anh chị quan, với lỗ lực thân, tơi hồn thành thu hoạch nhận thức lý luận, thực tiễn qua đợt kiến tập quan Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hoạt động Văn phịng Cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam Đối tượng nghiên cứu - Về không gian: Cơng tác Văn phịng Cơng ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam - Về thời gian: từ ngày 16/05/2022 đến ngày 05/06/2022 - Phạm vi nội dung: Tập trung nghiên cứu mộ số nhiệm vụ thuộc công tác văn phòng đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần tập đồn NTT Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Để có liệu khoa học thực tiễn góp phần củng cố giả thuyết - nghiên cứu, đề tài sử dụng kết hợp phương pháp sau: - Phương pháp phân tích - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp thu thập xử lý thông tin - Phương pháp tổng hợp đánh giá Phương pháp mô tả Lịch sử vấn đề nghiên cứu Trong năm gần đây, cơng tác văn phịng hay cơng tác lưu trữ hai đề tài mang Việt Nam Ngay ý tưởng đời, cơng tác văn phịng khơng quan tâm đơn vị, quan nhà nước mà đơn vị tư nhân khác Về công tác văn phịng phải kể tới Giáo trình “Quản trị văn phịng” (2012) nhóm tác giả GS.TS Nguyễn Thành Độ-Th.S Nguyễn Ngọc Diệp – Th.S Trần Phương Hiền, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Bên cạnh đó, cịn có số giáo trình viết cơng tác văn thư như: “Giáo trình Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” (2016) tác giả TS Chu Thị Hậu, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” (1990), nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013) Văn quản lý nhà nước – Những đề lý luận Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Giáo dục; Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường (2009) - Giáo trình văn dùng cho giảng dạy Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động năm 2009; Nguồn tài liệu tham khảo Để hoàn thiện đề tài sử dụng số tài liệu tham khảo sau đây: - Các giáo trình, sách viết tổ chức quản lý cơng tác văn phịng, sở lý luận sở thực tiễn công tác văn phịng; - Các giáo trình, sách viết tổ chức quản lý công tác lưu trữ, sở lý luận sở thực tiễn công tác lưu trữ; - Các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập có liên quan đến vấn đề “cơng tác văn phòng” thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các văn quy định công tác lưu trữ Chính phủ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ quan có liên quan ban hành - Nguồn tài liệu từ Văn phịng Cơng ty Cổ phần NTT Việt Nam đến khảo sát - Tài liệu lịch sử, tổ chức máy hoạt động Công ty Cổ phần NTT Việt Nam Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tha khảo, phụ lục, báo cáo gồm có chương: Chương 1: Giới thiệu tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam Chương 2: Thực trạng cơng tác hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam Chương 3: Đánh giá số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần NTT Việt Nam PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NTT VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam công ty chuyên sản phẩm mẹ bé Được thành lập ngày 14/02/2020 Quận Hoàng Mai, có diện tích khoảng 200m2, trang bị thiết bị đại hỗ trợ thành viên cơng ty hồn thành cơng việc cách hiệu Công ty tự hào doanh nghiệp chuyên phân phối sản phẩm tã, bỉm trẻ em sản phẩm khác dành cho mẹ bé tốt Mọi sản phẩm NTT Group nằm top sản phẩm tã, bỉm chất lượng với giá thành phù hợp Xây dựng phát triển chuỗi thương hiệu mẻ dải đất xinh đẹp hình chữ S, góp phần xaya dựng đất nước giàu mạnh đưa NTT Việt Nam trở thành tập đoàn hàng đầu lĩnh vực cung cấp sản phẩm cho nghành hàng mẹ bé Hiện nay, tập đoàn dần mở rộng, vươn thị trường giới ký hợp đồng thức trở thành đối tác chiến lược, nhà phân phối hãng Health Global Tập đoàn Dược phẩm CEVRAL ( tập đoàn dược phẩm cao cấp Pháp) Giúp cho người tiêu dùng Việt Nam tiếp cận với nhãn hàng cao cấp Health global – dòng sản phẩm chức tăng cường sức khỏe cấp phép lưu hành nhiều nước giới Đối với NTT Group thấu hiểu điều quan trọng để doanh nghiệp tồn phát triển khách hàng Khách hàng giá trị doanh nghiệp nào, lý để doanh nghiệp tồn phát triển Thông tin công ty: Tên quốc tế : NTT VIETNAM GROUP JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt : NTT VIETNAM GROUP., JSC Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên Mã số thuế: 0109977795 Địa chỉ: 18BT1-X2-KĐT Băc Linh Đàm, Phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội Đại diện pháp luật: Trần Gia Tồn Giám đốc cơng ty: Nguyễn Anh Tuấn Ngày hoạt động: 14/02/2020 (Đã hoạt động năm) Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần tập đồn NTT Việt Nam Điện thoại trụ sở: 0986213999 Email: congtygoldgi@gmail.com Một số hình ảnh cơng ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam ( xem phụ lục 01 ) 1.2 Cơ cấu tổ chức công ty Nguồn: phịng hành nhân Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam Tiểu kết Chương Trong chương 1, tơi trình bày tổ chức hoạt động cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam Qua đó, biết lịch sử hình thành, cấu tổ chức quan Đó tiền đề sở để tiếp tục thực trạng, nghiên cứu chương CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NTT VIỆT NAM 10 nâng cáo trình độ tin học đội ngũ nhân viên làm việc quan Tạo điều kiện thuận lợi để phịng ban, cá nhân dễ dàng truy cập thơng tin dịch vụ hành mơi trường mạng Hiện số phần mềm công ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam sử dụng : Bộ phần mềm Microsoft office phận thiếu máy tính văn phịng Với phần mềm phổ biến như: Word, Excel, PowerPoint, Phần mềm gõ tiếng việt: Soạn thảo văn CT có nội dung tiếng việt gần cơng việc tất nhân viên văn phịng Cơng tác văn phịng quan hay sử dụng phần mềm gõ tiếng việt Unikey Vietkey CTsử dụng phần mềm Unikey Trình duyệt Web: để truy cập tải phần mềm liên quan khác cho cơng việc, trao đổi tìm kiếm thông tin Facebook: Là ứng dụng mạng xã hội lớn Tất nhân viên CT phải biết sử dụng thành thạo ứng dụng Facebook để pr- marketing cho CT, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp với cấp Zalo: Là ứng dụng mạng xã hội sử dụng để tương tác tốt với người Trong ứng dụng Zalo có chương trình thuận tiện cho cơng việc hẹn lịch gặp khách hàng, tư vấn bán hàng, trao đổi thơng tin … Bên cạnh kể tới phần mềm: Phần mềm Hệ thống quản lý văn (Văn thư) Phần mềm Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ Phần mềm quản lý nhân Phần mềm khơi phục liệu Phần mềm kế tốn Phần mềm quản lý bảo hiểm y tế Phần mềm giải nén WinRAR Việc ứng dụng phần mềm vào số công việc công ty TNHH chế biến gỗ Hải Hậu bước đầu mang lại nhiều thuận tiện; giảm tải áp lực thời gian cho người làm công tác chuyên môn, việc tra cứu số liệu nhanh chóng, xác Tiểu kết chương Ở chương tơi trình bày tình hình cơng tác hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam Tơi tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, công tác quản lý văn – đến, công tác quản lý sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tìm hiểu nghi thức nhà 35 nước, kỹ giao tiếp, tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Từ có sở để đánh đề giải pháp chương 36 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ GĨP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN NTT VIỆT NAM 3.1 Đánh giá chung Trong thời gian kiến tập Cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam, qua khảo sát trực tiếp tiến hành thao tác nghiệp vụ, tơi có điều kiện áp dụng kiến thức học vào thực tế, trau dồi thêm kiến thức, kỹ thực tiễn cho thân, với mong muốn đưa cơng tác hoạt động văn phịng ngày hồn thiện tơi xin phép có vài nhận xét, đánh sau: 3.1.1 Ưu điểm Lãnh đạo cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam đánh giá vai trị cơng tác văn phịng cơng ty; đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật Những nhà lãnh đạo, quản lý ln biết nhìn xa trông rộng, tạo kết nối nhân viên với lãnh đạo Lãnh đạo quan tâm, chia sẻ khó khăn cơng việc sống với nhân viên để nhân viên cảm thấy Công ty nhà thứ hai mình, từ nâng cao hiệu suất hiệu cơng việc Hành văn phịng thực chức năng, nhiệm vụ mình, giúp lãnh đạo giải cơng việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời với quy định Nhà nước Các nhân viên công ty lãnh đạo ln ln có đồn kết, làm việc tập trung chuyên nghiệp, đem đến kết làm việc hiệu cho công ty Nhân viên làm việc tập trung, chăm chỉ, có chí cầu tiến, có trách nhiệm cơng việc Đó lý mà cơng ty phát triển vững mạnh ngày Sự đầu tư máy móc, trang thiết bị góp phần lớn giúp cho việc thực nghiệp vụ văn phịng nhanh chóng, xác, đem lại hiệu suất trình làm việc , giúp cho nhân viên giảm bớt khó khăn, áp lực cơng việc Văn phịng bố trí, mua sắm trang thiết bị, sở vật chất phương tiện đầy đủ cho quan hoạt động Tác phong làm việc nhân viên quan thực nghiêm túc giấc quan, nội quy, quy định quan, thực chức năng, nhiệm vụ 37 quan Các quy trình nghiệp vụ văn thư công ty thực theo quy định nhà nước, thực cách khoa học đảm bảo tính pháp lý cơng tác văn thư 3.1.2 Hạn chế Qua trình kiến tập quan, tơi nhận thấy cơng tác văn phịng quan bên cạnh ưu điểm tồn số hạn chế định cần tìm số biện pháp để góp phần nâng cao hiệu thực cơng tác văn phịng Cơng ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam Thiếu nhân tất phòng Nhân vào liên tục, gây khó khăn có nhân viên kỳ cựu, chuyên môn cao Nhân viên mới, nghiệp dư cịn nhiều mà khơng đào tạo hướng dẫn gây khơng khó khăn cơng tác phát triển công ty Công tác văn thư chưa thực chặt chẽ, nhiều lỗ hổng khâu quản lý, kiểm tra, rà sốt để trình lên lãnh đạo duyệt ký Cơ quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Cán văn thư phải kiêm nhiệm thêm cơng tác lưu trữ dẫn đến tình trạng cơng việc tồn đọng gặp nhiều khó khăn Cách bố trí phịng làm việc gây khó khăn cho cơng tác quản lý lãnh đạo Văn phịng, khơng theo dõi công việc nhân viên Mối quan hệ lãnh đạo, đồng nghiêp trình giải công việc không ăn khớp, bị gián đoạn Tuy đàu tư vào số trang thiết bị đại, thực tế cho thấy số phương tiện máy móc cũ, hư hỏng cịn thiếu số phịng ban Ví dụ: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu Các trang thiết bị, sở vật chất phục vụ giải công việc phận đặc biệt phận Văn thư cịn thiếu như: máy tính, máy scan hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao 3.1.3 Ngun nhân Cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam đạt ưu điểm vì: Do nhận thức đắn Ban lãnh đạo quan vai trị cơng tác văn phòng, ban lãnh đạo thường xuyên quan tâm tới cơng nhân viên thực cơng tác văn phịng Cơng nhân, nhân viên ln tích cực, chủ động, nhiệt tình cơng việc, ln học hỏi, trau dồi kiến thức kinh nghiệm 38 Nhà nước công ty ban hành văn quy định công tác văn phịng khả thi cụ thể Cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam tồn số hạn chế vì: Do số nhân viên văn thư cịn non nớt, chưa đủ trình độ, kiến thức kỹ để giải lúc nhiều văn bản, công văn lúc Còn ỉ lại, thái độ làm việc chưa nghiêm túc nên dẫn tới tình trạng làm việc riêng giờ, hút thuốc lá, tập trung dẫn tới hiệu công việc chưa cao Do chế độ lương, chế độ đãi ngộ chưa đủ cao cho nhân viên nên có vào liên miên Áp lực công việc yếu tố nhỏ, đủ để gây việc nhân viên đôi lúc không tập trung cao cho công việc Khối lượng công việc nhiều, gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, gặp phải khơng khó khăn nên chất lượng chưa đạt mức tốt Trang thiết bị bảo dưỡng, sửa chữa trình làm việc khơng tránh khỏi tình trạng hư hỏng phải sửa chữa nhiều lần, ảnh hưởng đến tiến độ giảm hiệu cơng việc phịng văn thư Ban lãnh đạo chưa thắt chặt việc quản lí nhân viên cơng việc việc thực công việc Tuy hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng cơng tác văn phịng chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác Thiếu văn quy định cụ thể tiêu chuẩn cán theo chức danh vị trí cơng tác; tiêu chí để đánh giá, nhận xét cán Những khó khăn địi hỏi đồng thuận chia sẻ toàn cán bộ, nhân viên phịng Hành cơng ty, đặc biệt từ phía Ban lãnh đạo Vì vậy, điều quan trọng phải tìm biện pháp khắc phục phát huy tối đa vai trò cơng tác văn phịng 3.2 Một số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Để góp phần nâng cao hiệu thực cơng tác văn phịng Cơng ty tơi xin đề xuất số ý kiến sau: Cần phải quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt đội ngũ cán làm công tác này; Có chế độ lương thưởng, đãi ngộ phù hợp khuyến khích tinh thần cho nhân viên văn phịng; Đảm bảo sở vật chất, ln động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan; Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu; 39 Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản; Thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ; Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu văn văn Đảng Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan; Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực Văn phòng để tạo nên phát triển chung cho tồn cơng ty; Phổ biến ứng dụng rộng rãi cơng nghệ thơng tin vào cơng tác Hành Văn phòng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với phát triển Văn phịng Đảm bảo cho việc cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ Nhận xét : Cơng tác văn phịng quan có ý nghĩa vơ quan trọng lúc hết cần nhận thức rõ ý nghĩa mà cơng tác mang lại Chính vậy, quan, tổ chức, “viên gạch nhỏ” ngơi nhà lớn cần nhìn nhận cách chung thực để ngày nâng cao hiệu thực cơng tác văn phịng Cơng ty Tiểu kết chương Trong chương 3, đưa đánh giá ưu điểm hạn chế trình bày số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam 40 KẾT LUẬN Cơng tác văn phịng cơng tác quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ trước hết phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng, đặc biệt cơng tác văn thư - lưu trữ, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ cho việc định quản lý điều hành lãnh đạo Trong thời gian kiến tập quan, tơi có kinh nghiệm q báu nghiệp vụ chun mơn, có nhìn tổng quan so với học lý thuyết trường, nâng cao kiến thức lĩnh vực hành Nhà nước đặc biệt công tác Văn thư, đồng thời giúp cho rèn luyện cho kỹ giao tiếp, xử lý tình thường xuyên phát sinh q trình giải cơng việc Mặc dù thời gian đầu gặp nhiều bỡ ngỡ trình tiếp cận với mơi trường làm việc với bảo tận tình cán hướng dẫn, tơi bước đầu thích ứng với mơi trường làm việc Những kiến thức học giảng đường kết hợp với trình quan sát, tiếp thu quan kiến tập giúp phần hình dung cách làm việc phịng Văn thư, giúp tơi cố lại kiến thức mình, biết học hỏi thêm, đồng thời vận dụng kiến thức học thực tế Cùng với phát triển khoa học - công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, kỹ thuật viễn thông mở rộng quan hệ kinh tế hội nhập với cơng đồng quốc tế vấn đề đại hóa Văn thư trở thành yêu cầu thiết không riêng quan, tổ chức để hội nhập khẳng định vị trí Vì vậy, cơng tác Văn thư ngày quan tâm, trọng nâng cao để khai thác tối đa sức mạnh hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị \ 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ Về cơng tác văn thư; Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước ban hành quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ ban hàh hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ quan; Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013) Văn quản lý nhà nước – Những đề lý luận Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Giáo dục; Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường (2009) - Giáo trình văn dùng cho giảng dạy Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động năm 2009; Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10 website : http://www.nttvietnam.com.vn/ 42 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam Hình Logo cơng ty cổ phần tập đồn Hình Hình ảnh lễ mắt sản phẩm NTT Việt Nam ký kết hợp tác nhãn hàng Health Global Hình Hình ảnh cơng ty cổ phần tập Hình Hình ảnh Anh Trần Gia Toàn đoàn NTT Việt Nam người đại diện pháp luật công ty 43 Phụ lục số 02 : số hình ảnh mặc đồng phục cơng ty 44 Phụ lục số 03 Một số hình ảnh trang thiết bị văn phịng cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam 45 ... cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần NTT Việt Nam PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN NTT VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt. .. thiệu tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần tập đồn NTT Việt Nam Chương 2: Thực trạng cơng tác hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần tập đoàn NTT Việt Nam Chương 3: Đánh giá số kiến nghị góp phần nâng... Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hoạt động Văn phòng Cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam Đối tượng nghiên cứu - Về không gian: Công tác Văn phịng Cơng ty cổ phần tập đồn NTT Việt Nam - Về thời