6. Kết cấu của báo cáo
2.4. Công tác văn thư lưu trữ
2.4.2. Công tác lưu trữ
Cơng tác văn thư và lưu trữ có mỗi quan hệ chặt chẽ với nhau. Tai Công ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm lưu trữ. Do đặc thù của cơng ty nên khơng có phịng lưu trữ chung của cả công ty nên tài liệu phịng ban nào thì phịng ban đó lưu trữ và bảo quản.
a) Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản dược lưu tại bộ phận văn thư nhân viên lưu trữ đã phân loại tài liệu một cách thuận lợi cho việc lưu trữ. Phân loại theo các hoạt động chủ yếu như: báo cáo tổng hợp, các hoạt động chun mơn, tổ chức, tài chính, nhân sự, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng các cơ bản hoạt động khác…
Do Công ty lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết các tài liệu được lưu trữ tại ngay các phịng ban chun mơn. Phịng hành chính tổng hợp chỉ lưu trữ và bảo quản tài liệu liên quan đến các hoạt động hành chính của cơng ty, các biên bản cuộc họp của công ty. Tài liệu hồ sơ được các phịng ban của cơng ty tự bảo quản, phân loại sắp xếp.
Cách phân loại như thế này đã giúp cho công ty tổ chức lưu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tượng sử dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó.
b) Xác định giá trị tài liệu
Nhân viên văn thư - lưu trữ của công ty xác định giá trị tài liệu, quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơng ty và trên cơ sở đó đã lựa chọn và bảo quản trong các phòng những tài liệu có giá trị. Nhân viên lưu trữ của cơng ty đã dựa trên mức độ quan trọng của tài liệu để xác định thời gian bảo quản cho tài liệu lưu trữ.
Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn (hàng tuần, hàng tháng) được bảo quản tạm thời.
Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động chính của cơng ty trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) như: báo cáo tổng kết quý, năm về các mặt kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng phát triển của công ty đã được bảo quản dài hạn. Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên lưu trữ đã loại ra những tài liệu hết giá trị trên mọi phương diện để tiêu hủy và giữ gìn được những tài liệu có giá trị do đó đã nâng cao được chất lượng công tác lưu trữ tại công ty.
c) Sắp xếp hồ sơ lưu trữ
Trước khi đưa vào lưu trữ nhân viên lưu trữ kiểm tra lại và sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản. Xác định hồ sơ này thuộc loại hồ sơ nào: lưu trữ tạm thời hay lưu trữ dài hạn Với những hồ sơ tạm thời là những hồ sơ chưa kết thúc nhưng vẫn được lưu trữ. Hồ sơ được xếp trong cắp đựng hồ sơ được làm bằng nhựa cứng màu xanh bên ngồi phần đường gân có ghi tên hồ sơ.
Hàng năm vào từ ngày 25-31 tháng 12 nhân viên văn thư kết thúc hồ sơ này. Nhân viên văn thư đã trực tiếp tiến hành phân loại sắp xếp lại các văn bản theo những tiệu chí nhất định của cơng ty đã quy định sau đó sắp xếp vào các cặp hồ sơ lưu trữ dài hạn.
Với những hồ sơ lưu trữ dài hạn: Là loại hồ sơ đã được phân loại rõ nội dung và được bảo quản cẩn thân phụ thuộc vào giá trị tài liệu.
d) Bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là tồn bộ những cơng việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Cơng ty đã có quy định về việc bảo quản tài liệu lưu trữ và đã gửi đến các phòng ban để nghiêm chỉnh thực hiện. Tài liệu lưu trữ các phịng ban trong cơng ty được đặt trong tủ có khóa cẩn thận và tài liệu ln
được đảm bảo an toàn. Tài liệu được sắp xếp vào các cặp hồ sơ, bên ngồi cặp có dán nhãn ghi đầy đủ thơng tin do đó rất dễ thống kê và tra tìm. Tài liệu được sắp xếp một trật tự nhất định và đánh số lưu trữ ghi trên cặp. Nhân viên văn thư của công ty đã phổ biến cho các phịng ban một số biện pháp bảo quản thơng thường:
- Chống mốc bằng cách quét chải bụi thường xuyên, sử dụng các hóa chất diệt nấm mốc.
- Chống mọt giấy: sử dụng các phương pháp chống ẩm. - Chống mối, gián: sử dụng các hoát chất để tiêu diệt.
e) Sử dụng tài liệu
Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao, nhân viên lưu trữ của công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn nhân viên công ty về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu. Công ty cũng đã đưa ra những quy định đối với các đối tượng trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, và đã đặt ra những nội quy chặt chẽ với từng loại tài liệu khác nhau. Công ty đã đưa ra những quy định đối với nhân viên làm công tác lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học, nắm rõ quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty đảm bảo tài liệu lưu trữ đượ sử dụng một cách khoa học đúng mục đích.