6. Kết cấu của báo cáo
2.9. Công tác hậu cần
Hậu cần là một trong những chức năng cơ bản của phịng hành chính tổng hợp. Cơng tác hậu cần góp phần quan trọng vào việc xây dựng cơng tác văn phịng nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung. Cán bộ nhân viên phịng hành chính tổng hợp của cơng ty đã thực hiện tốt công tác hậu cần của cơng ty.Quản lý trang thiết bị của mỗi phịng ban và có danh sách quản lý nếu có hỏng hóc sẽ thay thế sửa chữa hoặc mua mới các thiết bị phục vụ cho cơng việc như: máy tính, máy in, máy photo...
Mua sắm thay thế các thiết bị văn phòng cho các phòng chức năng, cung cấp những văn phòng phẩm cho các phòng trong từng tháng như: giấy A4, bút bi, giấy nhớ... để phục vụ cho cơng việc của mỗi phịng.
Chuẩn bị những thứ cần thiết trước mỗi cuộc họp, hội nghị như: - Lên danh sách khách mời, viết giấy mời
- Tổ chức phịng họp, trang trí backround
- Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ cho cuộc họp: máy chiếu, nội dung cuộc họp…
- Tổ chức nơi ăn ở, đi lại cho khách mời
Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác: chuẩn bị trước khi đi, sắp xếp lịch trình công tác cho lãnh đạo, sau khi lãnh đạo đi công tác về.
Công tác vệ sinh môi trường:
- Môi trường làm việc, khơng khí trong Cơng ty cũng là một yếu tố khá quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động của Cơng ty. Nơi làm việc sạch sẽ thống mát sẽ tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên làm việc. Điều này địi hỏi cơng tác hậu cần về vệ sinh phải đáp ứng liên tục hàng ngày. Trước thực tế đó Cơng ty đã th nhân viên tạp vụ phụ trách công việc vệ sinh hằng ngày do tính chất cơng việc không phức tạp.
- Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ ở các khu vục trong cơng ty như: các phịng ban của công ty, khu vực sản xuất. Công ty đã thuê nhân viên tạp vụ và được phân công làm việc ở những khu vưc nhất định.
- Thường xuyên chăm sóc các bồn cây ảnh của công ty, cắt tỉa để đảm bảo khuôn viên sạch đẹp của công ty.
- Đảm bảo sạch sẽ ở các khu vực nhà vệ sinh của công ty.
Công tác bảo vệ:
- Giữ gìn an ninh ở công ty là điều tất yếu. Công ty đã thuê nhân viên bảo vệ và có phịng trực ban tại các cổng của nhà máy và lắp đặt các hệ thống camera tại các khu vực của cần thiết của công ty để nhân viên bảo vệ dễ quan sát và lắm bắt được tình hình tốt nhất.
- Quản lý chìa khóa các phong làm việc trong cơ quan. Mở cửa và đóng cửa theo quy định về giờ làm việc của công ty.
- Hướng dẫn khi có khách đến cơng tác tại cơng ty, nhắc nhở mọi người chấp hành quy định khi đến công ty.
Công tác Y tế:
Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phịng bệnh, vệ sinh lao động. Ln có người trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn giao lao động, cấp phát thuốc cho cán bộ, công nhân trong cơng ty.
Cơng tác tiếp khách
Khi các đồn khách đến làm việc ở cơng ty bộ phận văn phịng của công ty phải chuẩn bị về phòng trà để tiếp khách trước khi vào làm việc thăm, quan tại công ty, nếu đồn làm việc ở cơng ty lâu thì phải sắp xếp phịng nghỉ ngơi cho đồn khách đó, báo cơm cho nhà bếp chuẩn bị khi có khách. Chuẩn bị những thơng tin cần thiết để phục vụ cho công việc của đồn khách đó.
Tiểu kết Chương 2
Trong Chương 2, tác giả đã tìm hiểu thực trạng hoạt động công tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh. Tác giả đã tiến hành tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phịng tại phịng hành chính tổng hợp với các công việc về tổ chức cán bộ làm cơng tác văn phịng, xây dựng nội quy, quy chế, quy định, công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, nghi thức giao tiếp, thiết bị văn phịng, cơng tác tham mưu, … đây là cơ sở để tác giả thực hiện đánh giá và đề xuất một số kiến nghị ở Chương 3.
CHƯƠNG 3.
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI.
3.1. Đánh giá chung về cơng tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan đa dụng Hoàng Anh
3.3.1. Ưu điểm
Trên cơ sở phân tích những thực trạng trên, nhìn chung cơng tác văn phịng tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh đã thực hiện đầy đủ những quy định của nhà nước và những quy định riêng của công ty đã đạt được những ưu điểm sau:
Một là, đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, có trình độ chun mơn, có trách nhiệm
trong cơng việc, nhanh nhẹn, nhiệt tình trong công việc và luôn lỗ lực khắc phục những khó khăn để hồn thành tốt những nhiệm vụ được giao.
Hai là, cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc được trang bị khá
đầy đủ. Phịng làm việc được bố trí theo kiểu văn phịng mở thuận tiện cho cơng tác điều hành và thông tin và dễ dàng sử lý cơng việc. Việc bố trí bàn làm việc phù hợp với từng vị trí, chức vụ, của Văn phịng giúp lãnh đạo có thể bao qt cơng việc một cách thuận tiện và dễ dàng.
Ba là, công tác lập kế hoạch được thực hiện chặt chẽ từ kế hoạch ngăn hạn đến
kế hoạch dài hạn, kịp thời thông báo tới các đơn vị.
Bốn là, công tác thu thập, xử lý thông tin về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu
hoạt động của cơng ty, góp phần thức đẩy hoạt động của cơng ty thuận lợi và quy củ hơn.
Năm là, công tác văn phịng ln được lãnh đạo Cơng ty quan tâm và chú trọng
đầu tư để phát triển tốt hơn.
Sáu là, các nghiệp vụ của cán bộ văn phịng ln đảm bảo được tính chất cơng
việc mà Cơng ty giao cho. Xử lý công việc một cách nhanh gon và đúng thời hạn của Công ty quy định.
Bảy là, các cán bộ nhân viên văn phịng đều có trình độ chun mơn có tinh
3.3.2. Hạn chế
Trong cơng tác văn phịng ở cơng ty vẫn cịn có những hạn chế nhất định trong giải quyết cơng việc và thực hiện những chỉ đạo của lãnh đạo công ty.
Công ty chưa xây dựng được quy chế công tác văn thư lưu trữ.
Một số thiết bị văn phòng đã cũ hỏng và chưa được đầu tư kịp thời nên cơng việc cịn chậm.
Chưa áp dụng nhiều phương pháp kĩ thuật ứng dụng vào giải quyết công việc. Tổ chức bộ máy nhân sự của văn phịng cơng ty cịn mong do vậy việc giải quyết cơng việc khơng được nhanh chóng và phục vụ cơng việc khơng được tốt.
Công tác tuyển dụng nhân sự của cơng ty cịn gặp nhiều hạn chế nên vẫn chưa thu hút được nhân sự cho văn phịng của cơng ty.
3.3.3. Nguyên nhân
Lãnh đạo công ty là người chuyên về kinh doanh, chưa được đào tạo chuyên mơn về văn phịng nên kỹ năng cịn hạn chế.
Cán bộ nhân viên trang bị về kiến thức văn phịng cịn hạn chế, chưa có đào tạo chuyên sâu.
Do nhân sự của văn phịng cơng ty cịn mỏng chưa đáp ứng được lượng công việc mà công ty cần giải quyết.
Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc.
Công tác quản lý và kiểm tra văn bản chưa được phát huy triệt để, chưa có chế tài xử lý đối với văn bản mắc sai lầm và có thể quy trách nhiệm một cách rõ ràng.
Việc đầu tư ngân sách cho phát triển cơng tác văn phịng cơng ty cịn hạn chế.
3.2. Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh
3.2.1. Cần nâng cao nhân thức của lãnh đạo về vai trị của cơng tác vănphịng phịng
Cơng tác văn phịng có vai trị vơ cùng quan trọng trong Cơng ty. Để nâng cao hiệu quả của cơng tác văn phịng trước hết người lãnh đạo văn phịng cần có nhận thức chun sâu về cơng tác văn phịng của nơi mình làm việc.
Việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo về cơng tác văn phịng có thể tích lũy qua q trình học tập và thực tế trải qua. Để làm được điều này người lãnh đạo cần tự trang bị cho mình kiến thức, chủ động linh hoạt trong việc thích ứng với cơng việc. Từ
đó rút ra được tính quan trọng của văn phịng cơng ty, những cơng việc bản thân người lãnh đạo cần phải làm theo đúng quy định của nhà nước, của công ty, ...
Cùng với đó người lãnh đạo cũng cần nâng cao nhận thức của bản thân về nhân viên làm công tác văn phịng, có các chính sách phù hợp để khích lệ tinh thần.
3.2.2. Cần chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phịng
Để chuẩn hóa đội ngũ cán bộ văn phòng cần xây dựng tiêu chuẩn cho đội ngũ văn phịng.
Một là: Cán bộ văn phịng cần có trình độ chun mơn
- Cán bộ văn phịng phải tốt nghiệp ở các trường cao đăng đại học có ngành đào tạo về cơng tác văn phịng chun sâu lắm bắt được các các cơng việc mà nhân viên văn phịng phải làm thì làm việc ở cơ quan.
- Có trình độ chuyên môn cao, thực hiện giải quyết công việc nhanh gọn.
- Lãnh đạo văn phịng phải ln quan tâm để bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các nhân viên mới trong cơ quan, tạo điều kiện cho họ được thể hiện khả năng của mình.
- Được làm công việc theo đúng trình độ chuyên đã đào tạo tại trường đại học sẽ giúp việc thực hiện công việc nhanh hơn tốt hơn.
Hai là: tiêu chuẩn về nghiệp vụ hành chính văn phịng
- Nắm được nội dung và nghiệp vụ của cơng tác văn phịng như: tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản, tham mưu, văn thư lưu trữ...
- Kiểm tra nghiệp vụ nghiệp vụ văn phòng đối với những nhân viên mới trong công ty.
- Sử dụng các nghiệp vụ chuyên môn để giải quyết công việc hằng ngày.
- Luôn chủ động thực hiện công việc mà không cần sự nhắc nhở của lãnh đạo văn phòng.
Ba là: Tiêu chuẩn về kĩ năng mềm
- Trong cơng tác văn phịng thì thái độ quyết định sự thành công của công việc là hơn 80% thế nên cán bộ nhân viên văn phòng phải chú và giữ được thái độ bình tĩnh nhất khi giải quyết cơng việc.
- Ln có thái độ hịa nhã với đồng nghiệp và lãnh đạo cơng ty, có thái đơ cởi mở với mọi người đến làm việc tại công ty để tạo cho họ những thiện cảm nhất đối với cơng ty.
- Ln có ý thức làm việc hết mình không tránh né trách nhiệm, tâm huyết với công việc.
- Công việc văn phòng đòi hỏi nhân viên văn phòng là những người năng động và có độ tuổi trẻ để thực hiện công việc để thể hiện sự nhạy bén với những cơng việc.
- Độ tuổi của cán bộ văn phịng thì từ 25-40 tuổi là độ tuổi hợp lý cho việc làm cơng tác văn phịng tại cơng ty vì độ tuổi này vừa có sức trẻ có những táo bạo trong giải quyết cơng việc và vừa có những kinh nghiêm trong việc chỉ đạo công công việc và đưa ra những giải quyết cơng việc.
3.2.3. Cần chuẩn hóa về quy trình nghiệp vụ
Công tác văn thư lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng của công tác văn phịng của cơng ty. Chuẩn hóa về các quy trình quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản và công tác lập hồ sơ để cho cán bộ văn phịng giảm bớt cơng việc và dễ dàng sử lý công việc và thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.
3.2.4. Cần tiếp tục xây dựng, bổ sung và hoàn thiện các nội quy, quy chế vănphịng phịng
Quy chế này mang tính chất phù với tình hình thực tế của cơ quan, giúp cho các đơn vị trong cơ quan thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài. Như thế, có thể thấy được việc xây dựng Quy chế cơng tác văn thư - lưu trữ chính là yêu cầu mang tính chất cấp thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
3.2.5. Đầu tư trang thiết bị và ứng dụng công nghệ
Việc sử dụng trang thiết bị trong văn phịng có ảnh hưởng nhất định tới chất lượng công việc và đặc thù cơng của văn phịng.
Đầu tư các máy móc như: máy in, máy photocopy, máy scan để phục vụ cho công viêc của từng bộ phận trong văn phòng để đảm tốt công việc được giao. Đồng thời, các trang thiết bị giúp giảm thiểu chi phí sức lực và thời gian, nâng cao năng suất lao động trong hoạt động của cơ quan.
Áp dựng nhiều phần mềm kĩ thuật mới vào để quản lý tài liệu và để lắm bắt được thông tin của từng văn bản muốn tìm một cách nhanh nhất.
Bố trí văn phịng làm việc một cách thống mát thoải mái nhất để tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc.
3.2.6. Một số kiến nghị khác
Cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm cơng tác này;
Có chế độ lương thưởng, đãi ngộ phù hợp khuyến khích tinh thần cho nhân viên văn phòng;
Đảm bảo cơ sở vật chất, ln động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán bộ trong cơ quan;
Đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu; Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản;
Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngơn và quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ; Cần quan tâm phát triển đồng đều đến tất các lĩnh vực của Văn phòng để tạo nên sự phát triển chung cho tồn cơng ty; Phổ biến và ứng dụng rộng rãi công nghệ thơng tin vào cơng tác Hành chính Văn phịng. Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với sự phát triển của Văn phịng. Đảm bảo cho việc cung cấp thơng tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Tiểu kết Chương 3
Trong Chương 3, tác giả đã đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh. Tác giả đã tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại cơng ty. Nhìn chung, công ty đã đạt được những ưu điểm tích cực, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại một số hạn chế nhất định cần phải khắc phục. Để thực hiện được điều đó cần có sự quan tâm, chú trọng đầu tư từ phía cơng ty.
KẾT LUẬN
Hoạt động văn phịng đóng vai trị quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp – Là một yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Có thể thấy rằng, nhìn chung cơng tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hồng Anh đã làm tốt và đã góp phần khơng hề nhỏ trong việc điều hành, tổ chức công việc diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn