6. Kết cấu của báo cáo
2.5. Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị
Việc tổ chức cuộc họp, hội nghị diễn ra thường xuyên trong Công ty. Vì công ty hoạt động kinh doanh nên hàng tuần, tháng, quý, năm công ty đều tổ chức cuộc họp để biết tình hình sản xuất, kinh doanh và hoạt động của cơng ty nếu có sảy ra những sự cố thì nhanh chóng tìm các biện pháp khắc phục và có những chỉ đạo kịp thời tránh gây những tổn thất cho công ty.
Tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh thường tổ chức các cuộc họp như: họp giao ban hàng tháng, họp sản xuất, họp thi đua khen thưởng, họp tổng kết năm... Hội nghị là hình thức giao tiếp quan trọng của Công ty đối với các đối
tác khách hàng của công ty diễn ra hàng năm. Do hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng thì các cuộc hội nghị khách hàng của công ty ngày càng tăng lên. Hầu hết các cuộc họp, hội nghị của công ty đều được văn phòng tổ chức và chuẩn bị và tổ chức tổ chức thành công và đạt kết quả tốt. Khi có hội nghị, cuộc họp văn phịng đều lên kế hoạch chu đáo chuẩn bị cho từng khâu và phân công cụ thể cho từng
cá nhân hay một nhóm người để lo cơng việc được thưc hiện theo trình tự nhất định như cuộc họp sản xuất hàng tháng như:
* Chuẩn bị trước cuộc họp
- Nhân viên được phân công nhiệm vụ chếch lại thông tin của cuộc họp sản
xuất tháng trước và liên lạc với những người được phân công nhiệm vụ để kiểm tra tình hình triển khai công việc hay xử lý công việc được phân đã xong chưa và nộp lại Tổng Giám đốc để biết được tình hình và xử lý những cơng việc chưa hồn thành, công việc này được thực hiện từ ngày 27-30 hàng tháng vì cuộc họp được tổ chức vào thứ 3 tuần thứ nhất của mỗi tháng.
- Chuẩn bị phòng họp của công ty, thông báo cho lãnh đạo, cán bộ có liên quan về cuộc họp sắp tới.
- Chuẩn bị về các trang thiết bị phụ vụ cho cuộc họp: máy chiếu, nước, rọn phòng họp sạch sẽ trước khi vào cuộc họp hay hội nghĩ diễn ra.
* Công tác diễn ra trong cuộc họp
Tổ chức điều hành cuộc họp: Kiểm tra, quan sát lại công việc đã chuẩn bị trước, kiểm tra số lượng người dự họp có đủ khơng và xem ai vắng để báo cáo cho lãnh đạo được biết, thư kí ghi biên bản. Kết thức cuộc họp các cán bộ nhân viên được phân công nhiệm vụ ở lại thu rọn các trang thiết bị sắp xếp lại phòng họp một các gọn gàng.
* Công tác sau cuộc họp
Đánh giá cuộc họp, hội nghị xem những điều đã làm và chưa làm được để rút kinh nghiêm cho lần tổ chức sau. Bổ sung những lời phát biểu, các thông tin quan trọng vào văn bản để nâng cao chất lượng của tài liệu.
Thư kí cuộc họp sẽ tổng hợp lại biên bản cuộc họp để trình kí lãnh đạo chủ trì cuộc họp và đóng dấu cơng ty, và gửi mail cho những người có liên quan về cơng việc được giao trong cuộc họp vừa qua gồm 01file mềm và 01 ảnh đã có chứ kí của người chủ trì cuộc họp và đóng đấu của công ty. Giám sát các hoạt động sau cuộc họp, hội nghị để xem các công việc được tiến hành đến đâu để báo cáo cho lãnh đạo công ty biết trong thời gian đã quy định.
Lập hồ sơ và lưu hồ sơ và tủ hồ sơ công ty.
Do công ty hoạt động kinh doanh về mảng bao bì các loại khi tiếp đón khách hàng có cả khách hàng trong nước và các đối tác nước ngồi sang thăm quan và khí
hợp đồng với cơng ty thì các nhân viên văn phịng của cơng ty cần phải chuẩn bị phịng tiếp đón khách hàng và phịng họp một cách cẩn thận và tỉ mỉ nhất để tránh gây sai xót để ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ hợp tác của công ty đối với các đối tác khách hàng. Chuẩn bị các máy móc thiết bị phục vụ cho cuộc họp một cách tốt nhất và kiểm tra lại trước giờ diễn ra cuộc họp với đối tác.