6. Kết cấu của báo cáo
3.2. Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phịng
3.2.1. Cần nâng cao nhân thức của lãnh đạo về vai trị của cơng tác văn phòng
giải quyết công việc và thực hiện những chỉ đạo của lãnh đạo công ty.
Công ty chưa xây dựng được quy chế công tác văn thư lưu trữ.
Một số thiết bị văn phòng đã cũ hỏng và chưa được đầu tư kịp thời nên cơng việc cịn chậm.
Chưa áp dụng nhiều phương pháp kĩ thuật ứng dụng vào giải quyết công việc. Tổ chức bộ máy nhân sự của văn phịng cơng ty cịn mong do vậy việc giải quyết cơng việc khơng được nhanh chóng và phục vụ cơng việc không được tốt.
Công tác tuyển dụng nhân sự của cơng ty cịn gặp nhiều hạn chế nên vẫn chưa thu hút được nhân sự cho văn phịng của cơng ty.
3.3.3. Nguyên nhân
Lãnh đạo công ty là người chuyên về kinh doanh, chưa được đào tạo chuyên mơn về văn phịng nên kỹ năng cịn hạn chế.
Cán bộ nhân viên trang bị về kiến thức văn phòng còn hạn chế, chưa có đào tạo chuyên sâu.
Do nhân sự của văn phịng cơng ty cịn mỏng chưa đáp ứng được lượng công việc mà công ty cần giải quyết.
Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc.
Công tác quản lý và kiểm tra văn bản chưa được phát huy triệt để, chưa có chế tài xử lý đối với văn bản mắc sai lầm và có thể quy trách nhiệm một cách rõ ràng.
Việc đầu tư ngân sách cho phát triển cơng tác văn phịng cơng ty cịn hạn chế.
3.2. Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh
3.2.1. Cần nâng cao nhân thức của lãnh đạo về vai trị của cơng tác vănphịng phịng
Cơng tác văn phịng có vai trị vơ cùng quan trọng trong Cơng ty. Để nâng cao hiệu quả của cơng tác văn phịng trước hết người lãnh đạo văn phịng cần có nhận thức chun sâu về cơng tác văn phịng của nơi mình làm việc.
Việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo về cơng tác văn phịng có thể tích lũy qua q trình học tập và thực tế trải qua. Để làm được điều này người lãnh đạo cần tự trang bị cho mình kiến thức, chủ động linh hoạt trong việc thích ứng với cơng việc. Từ
đó rút ra được tính quan trọng của văn phịng cơng ty, những cơng việc bản thân người lãnh đạo cần phải làm theo đúng quy định của nhà nước, của cơng ty, ...
Cùng với đó người lãnh đạo cũng cần nâng cao nhận thức của bản thân về nhân viên làm cơng tác văn phịng, có các chính sách phù hợp để khích lệ tinh thần.
3.2.2. Cần chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phịng
Để chuẩn hóa đội ngũ cán bộ văn phòng cần xây dựng tiêu chuẩn cho đội ngũ văn phòng.
Một là: Cán bộ văn phịng cần có trình độ chun mơn
- Cán bộ văn phịng phải tốt nghiệp ở các trường cao đăng đại học có ngành đào tạo về cơng tác văn phịng chun sâu lắm bắt được các các công việc mà nhân viên văn phòng phải làm thì làm việc ở cơ quan.
- Có trình độ chun mơn cao, thực hiện giải quyết cơng việc nhanh gọn.
- Lãnh đạo văn phịng phải ln quan tâm để bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các nhân viên mới trong cơ quan, tạo điều kiện cho họ được thể hiện khả năng của mình.
- Được làm công việc theo đúng trình độ chuyên đã đào tạo tại trường đại học sẽ giúp việc thực hiện công việc nhanh hơn tốt hơn.
Hai là: tiêu chuẩn về nghiệp vụ hành chính văn phịng
- Nắm được nội dung và nghiệp vụ của cơng tác văn phịng như: tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản, tham mưu, văn thư lưu trữ...
- Kiểm tra nghiệp vụ nghiệp vụ văn phòng đối với những nhân viên mới trong công ty.
- Sử dụng các nghiệp vụ chuyên môn để giải quyết công việc hằng ngày.
- Luôn chủ động thực hiện công việc mà không cần sự nhắc nhở của lãnh đạo văn phòng.
Ba là: Tiêu chuẩn về kĩ năng mềm
- Trong cơng tác văn phịng thì thái độ quyết định sự thành công của công việc là hơn 80% thế nên cán bộ nhân viên văn phòng phải chú và giữ được thái độ bình tĩnh nhất khi giải quyết cơng việc.
- Ln có thái độ hịa nhã với đồng nghiệp và lãnh đạo cơng ty, có thái đơ cởi mở với mọi người đến làm việc tại công ty để tạo cho họ những thiện cảm nhất đối với công ty.
- Ln có ý thức làm việc hết mình không tránh né trách nhiệm, tâm huyết với cơng việc.
- Cơng việc văn phịng địi hỏi nhân viên văn phịng là những người năng động và có độ tuổi trẻ để thực hiện công việc để thể hiện sự nhạy bén với những công việc.
- Độ tuổi của cán bộ văn phòng thì từ 25-40 tuổi là độ tuổi hợp lý cho việc làm cơng tác văn phịng tại cơng ty vì độ tuổi này vừa có sức trẻ có những táo bạo trong giải quyết cơng việc và vừa có những kinh nghiêm trong việc chỉ đạo công công việc và đưa ra những giải quyết cơng việc.
3.2.3. Cần chuẩn hóa về quy trình nghiệp vụ
Cơng tác văn thư lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng của công tác văn phịng của cơng ty. Chuẩn hóa về các quy trình quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản và công tác lập hồ sơ để cho cán bộ văn phịng giảm bớt cơng việc và dễ dàng sử lý công việc và thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.
3.2.4. Cần tiếp tục xây dựng, bổ sung và hoàn thiện các nội quy, quy chế vănphòng phòng
Quy chế này mang tính chất phù với tình hình thực tế của cơ quan, giúp cho các đơn vị trong cơ quan thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài. Như thế, có thể thấy được việc xây dựng Quy chế cơng tác văn thư - lưu trữ chính là yêu cầu mang tính chất cấp thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
3.2.5. Đầu tư trang thiết bị và ứng dụng công nghệ
Việc sử dụng trang thiết bị trong văn phịng có ảnh hưởng nhất định tới chất lượng cơng việc và đặc thù cơng của văn phịng.
Đầu tư các máy móc như: máy in, máy photocopy, máy scan để phục vụ cho công viêc của từng bộ phận trong văn phịng để đảm tốt cơng việc được giao. Đồng thời, các trang thiết bị giúp giảm thiểu chi phí sức lực và thời gian, nâng cao năng suất lao động trong hoạt động của cơ quan.
Áp dựng nhiều phần mềm kĩ thuật mới vào để quản lý tài liệu và để lắm bắt được thông tin của từng văn bản muốn tìm một cách nhanh nhất.
Bố trí văn phịng làm việc một cách thoáng mát thoải mái nhất để tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc.
3.2.6. Một số kiến nghị khác
Cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm cơng tác này;
Có chế độ lương thưởng, đãi ngộ phù hợp khuyến khích tinh thần cho nhân viên văn phịng;
Đảm bảo cơ sở vật chất, ln động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán bộ trong cơ quan;
Đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu; Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản;
Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngơn và quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ; Cần quan tâm phát triển đồng đều đến tất các lĩnh vực của Văn phòng để tạo nên sự phát triển chung cho tồn cơng ty; Phổ biến và ứng dụng rộng rãi công nghệ thơng tin vào cơng tác Hành chính Văn phịng. Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với sự phát triển của Văn phòng. Đảm bảo cho việc cung cấp thơng tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Tiểu kết Chương 3
Trong Chương 3, tác giả đã đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh. Tác giả đã tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại cơng ty. Nhìn chung, công ty đã đạt được những ưu điểm tích cực, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại một số hạn chế nhất định cần phải khắc phục. Để thực hiện được điều đó cần có sự quan tâm, chú trọng đầu tư từ phía cơng ty.
KẾT LUẬN
Hoạt động văn phịng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp – Là một yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Có thể thấy rằng, nhìn chung cơng tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh đã làm tốt và đã góp phần khơng hề nhỏ trong việc điều hành, tổ chức công việc diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn cịn những hạn chế nhất định, vì vậy để nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tơi nhân nhận thấy yếu tố con nghười là yếu tố quan trọng nhất.
Trong thời gian kiến tập thực tế tại công ty tôi đã học tập được rất nhiều những kiến thức, được thực hành, nhờ đó tơi đã hiểu được những cơng việc của một nhân viên văn phịng, từ đó trang bị cho mình những kỹ năng còn yếu kém phục vụ cho công việc sau này. Nhờ sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của các anh chị trong công ty đã giúp tôi được ứng dụng những kiến thức học ở nhà trường vào thực tiến, được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp giúp tôi học hỏi được tác phong làm việc chun nghiệp, tính kỷ luật trách nhiệm với cơng việc, và đặc biệt giúp tơi hiểu được vai trị quan trọng của văn phòng trong các doanh nghiệp tổ chức, là động lực giúp tôi cố gắng học tập hơn nữa để hồn thành tốt cơng việc.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính phủ(2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về Cơng tác Văn thư.
2. Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh, Báo cáo hoạt