6. Kết cấu của báo cáo
3.2. Đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phịng
3.2.4. Cần tiếp tục xây dựng, bổ sung và hoàn thiện các nội quy,quy chế văn
và có độ tuổi trẻ để thực hiện cơng việc để thể hiện sự nhạy bén với những công việc.
- Độ tuổi của cán bộ văn phòng thì từ 25-40 tuổi là độ tuổi hợp lý cho việc làm cơng tác văn phịng tại cơng ty vì độ tuổi này vừa có sức trẻ có những táo bạo trong giải quyết cơng việc và vừa có những kinh nghiêm trong việc chỉ đạo công công việc và đưa ra những giải quyết công việc.
3.2.3. Cần chuẩn hóa về quy trình nghiệp vụ
Cơng tác văn thư lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng của cơng tác văn phịng của cơng ty. Chuẩn hóa về các quy trình quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản và công tác lập hồ sơ để cho cán bộ văn phịng giảm bớt cơng việc và dễ dàng sử lý công việc và thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.
3.2.4. Cần tiếp tục xây dựng, bổ sung và hoàn thiện các nội quy, quy chế vănphịng phịng
Quy chế này mang tính chất phù với tình hình thực tế của cơ quan, giúp cho các đơn vị trong cơ quan thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài. Như thế, có thể thấy được việc xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ chính là yêu cầu mang tính chất cấp thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
Quy chế này mang tính chất phù với tình hình thực tế của cơ quan, giúp cho các đơn vị trong cơ quan thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài. Như thế, có thể thấy được việc xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ chính là yêu cầu mang tính chất cấp thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức. thời, các trang thiết bị giúp giảm thiểu chi phí sức lực và thời gian, nâng cao năng suất lao động trong hoạt động của cơ quan.