6. Kết cấu của báo cáo
2.6 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp
2.6.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giaotiếp trong công sở tiếp trong công sở
Ngoài các nghi thức và kỹ năng giao tiếp, ứng xử chung của các cơ quan, tổ chức khối nhà nước cũng nhữ doanh nghiệp Công ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hồng Anh cịn có những quy tắc riêng quy định:
Thứ nhất, về quy tắc chào hỏi: Chào hỏi là một nghi thức quan trọng đầu tiên trong mối quan hệ giao tiếp, giữa các thành viên trong tổng công ty với các đối tác, khách hàng, với đồng nghiệp và các mối quan hệ khác;
Việc chào hỏi phải phù hợp với tuổi tác, chức vụ và môi trường công tác. Tùy những mối quan hệ cụ thể mà có cách chào hỏi khác nhau, song phải tuân thủ theo phong tục tập quán của người Việt Nam và xu thế hội nhập giao lưu quốc tế;
Lời chào phải thể hiện thái độ thân thiện, tùy thuộc vào đối tượng, hồn cảnh có thể kèm theo cử chỉ bắt tay thân mật và thể hiện thái độ tôn trọng
Thứ hai, các quy định trong giao tiếp, ứng xử.
Phải thực sự chân thành, đoàn kết, trung thực, tương trợ và hợp tác, sắn sàng lắng nghe, tiếp thu ý kiến của đồng nghiệp và sữa chữa sai sót. Thể hiện thái độ tích cực, nghiêm túc trong việc tiếp thu ý kiến đóng góp, tránh tình trạng hồi nghi, châm biếm, tức giận. Phê bình, góp ý với đồng nghiệp trên tinh thần xây dựng, khách quan, đúng lúc, đúng nơi vì tập thể và vì cơng việc.
Ln có ý thức hỗ trợ, phối hợp để hồn thành tốt cơng việc. Trong những trường hợp cần thiết, cá nhân trong tập thể đề nghị được giúp đỡ để hoàn thành nhiệm vụ chung.
Đối với nhân viên mới: cần được giới thiệu với các nhân viên khác được quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn để họ nắm bắt các quy chế, quy định, truyền thống của công ty để họ sớm thích nghi với cơng việc, hịa nhập với mơi trường làm việc tại đơn vị.
Thứ ba, về quan hệ giao tiếp giữa cấp lãnh đạo, quản lý với nhân viên trong công ty.
Nguyên tắc chung trong giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới: Ứng xử đúng mực trong giao tiếp, phù hợp với đạo lý của dân tộc thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau
Các nguyên tắc giao tiếp của cấp quản lý đối với nhân viên: Thể hiện đúng cương vị, trách nhiệm của mình, giữ gìn, bảo vệ uy tín cá nhân. Đối xử cơng bằng và quan tâm kịp thời động viên nhân viên để hoàn thành tốt cơng việc.
Có thái độ đúng mực để nhân viên có thể trình bày, trao đổi những suy nghĩ, thắc mắc và yêu cầu của mình. Các nguyên tác giao tiếp của nhân viên đối với các cấp quản lý:
Tuân thủ nghiêm chỉnh và phục tùng các quyết định, quy định, mệnh lênh, yêu cầu của cấp trên theo đúng chức trách, nhiệm vụ được giao.
Thể hiện đúng vai trị, vị trí cơng tác của mình. Thẳng thắn, trung thực trong ứng xử, làm đúng chức trách, nhiệm vụ được giao.
Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp: Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện và hợp tác.
Giao tiếp với đối tác khách hàng: Tôn trọng, lắng nghe ý kiến của khách, niền nở, thân thiện, biết thuyết phục và tạo sự tin tưởng ở khách hàng để họ an tâm sử dụng sản phẩm của công ty.
Tìm hiểu những phong tục, tập quán, thị hiếu thẩm mỹ của đối tác, đối tượng khách phục vụ;
Quan tâm chăm sóc khách hàng: Cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác để giới thiệu các hoạt động dịch vụ của cơng ty. Với những hoạt động dịch vụ mang tính chất tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cần phải có thái độ tiếp đón, phục vụ ân cần, niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tận tình và chu đáo.
Đối với những đối tác của Cơng ty cần thể hiện thiện chí hợp tác làm việc, trên cơ sở bình đẳng, đảm bảo lợi ích hợp pháp 2 bên.
Trong giao tiếp với cơng đồng, người lao động thực hiện bảo vệ uy tín những dịch vụ sản phẩm của công ty đồng thời tuyên truyền, quảng bá hình ảnh công ty ở mọi lúc mọi nơi nếu có điều kiện.
2.6.2 Nhận xét, đánh giá chung
Từ việc căn cứ các quy định của Nhà nước và các quy định, quy chế của cơ quan ban hành thì cán bộ, nhân viên của Công ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hồng Anh đã từng bước nâng cao được vai trị, ý thức trách nhiệm và đạo đức ứng xử văn hóa của mình. Để từ đó góp phần cho chất lượng cơng việc tốt hơn và tạo được một mơi trường làm việc văn hóa Hầu hết các cơng nhân viên Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh đã thực hiện tốt và nghiêm túc nội quy, quy chế đã ban hành như: đi làm đầy đủ đúng giờ, đi làm mặc đồng phục của cơ quan và đeo thẻ khi đến cơ quan, khi nhận được nhiệm vụ được giao thì ln hồn thành tốt và đúng thời hạn...
Bên cạnh các mặt tích cực thì vẫn có một số trường hợp chưa thực hiện tốt như: tranh thủ thời gian làm việc để làm các việc riêng khiến cho hiệu quả công việc chưa cao hay một số nhân viên nam vẫn còn hút thuốc lá tại nơi làm việc, một số nhân viên nữ ăn vặt và làm một số việc riêng khác trong giờ làm việc ảnh hưởng khơng tốt tới hiệu quả cơng việc.
2.7 Tìm hiểu thiết bị văn phịng, các phần mềm ứng dụng trong cơng tác văn phịng
2.7.1 Các loại thiết bị văn phịng được sử dụng trong hoạt động của cơng ty
Phịng Hành chính tổng hợp được bố trí tại tầng một, ngay cổng ra vào với diện tích phịng 30m2, thuận tiện cho việc tiếp nhận văn bản và giao dịch với các phòng ban liên quan.
Điện thoại: Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe. Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi. Vì vậy cũng đòi hỏi nhân viên trong văn phòng đều phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Máy tính nối mạng: Đây cũng là thiết bị không thể thiếu đối với từng cá nhân trong văn phịng. Máy tính nối mạng để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin.
Máy in: Là một thiết bị dùng để in tài liệu, nội dung có sẵn trên máy tính, ra giấy.
Máy chiếu: Dùng để kết hợp với máy tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động và cụ thể làm tăng làm tăng sức thu hút trong các buổi họp, hội nghị, hội thảo.. của công ty
Máy photocopy: Dùng để sao chép văn bản, nhân bản văn bản sử dụng trong hoạt động văn phịng của cơng ty
Máy Scan: Thiết bị này sử dụng để scan văn bản, giấy tờ và lưu trữ dưới dạng file mềm.
2.7.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phịng
Phịng Hành chính tổng hợp là một trong số những phịng làm việc được bố trí sắp xếp một cách hiện đại và khoa học.
+ Các trang thiết bị trong bộ phận văn thư đánh máy được trang bị đầy đủ để phục vụ cho công việc chuyên môn của cán bộ, nhân viên.
+ Bàn ghế bố trí gọn gàng để khoảng trống thuận tiện cho việc đi lại.
+ Khoảng cách giữa bàn làm việc và bàn tiếp khách không đặt gần nhau nên không ảnh hưởng tới giải quyết công việc của cán bộ, nhân viên trong phịng, đảm bảo thơng tin quan trọng.
+ Phịng có hệ thống tủ tài liệu riêng gọn gàng hợp lý thuận tiện cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu.
+ Bàn làm việc được trang bị đầy đủ các máy móc vật dụng như: Điện thoại, máy tính, máy fax, máy scan, sao chụp tài liệu và các văn phòng phẩm (ghim, kẹp, kéo, giấy, keo dán, …).
+ Trang bị 01 máy photo hiện đại để đáp ứng nhu cầu nhân bản tài liệu
2.7.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phịng
Một số phần mềm Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh đang sử dụng: Bộ phần mềm Microsoft office luôn là một bộ phận khơng thể thiếu đối với mỗi chiếc máy tính văn phịng. Với các phần mềm phổ biến như: Word, Excel, PowerPoint,..
Phần mềm gõ tiếng việt: Soạn thảo các văn bản tại cơng ty có nội dung bằng tiếng việt gần như là công việc của tất cả nhân viên văn phịng. Cơng tác văn phịng tại các cơ quan hay sử dụng 2 phần mềm gõ tiếng việt là Unikey và Vietkey nhưng tại công ty sử dụng phần mềm Unikey.
Trình duyệt Web: để có thể truy cập tải các phần mềm liên quan khác cho công việc, trao đổi và tìm kiếm thông tin. Facebook: Là ứng dụng mạng xã hội lớn nhất hiện nay. Tất cả các nhân viên trong CT đều phải biết sử dụng thành thạo ứng dụng
Facebook để pr- marketing cho CT, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp và với cấp trên.
Zalo: Là ứng dụng mạng xã hội được sử dụng để tương tác tốt nhất với mọi người. Trong ứng dụng Zalo có các chương trình thuận tiện cho cơng việc như hẹn lịch gặp khách hàng, tư vấn bán hàng, trao đổi về thơng tin …
Bên cạnh đó có thể kể tới những phần mềm: - Phần mềm Hệ thống quản lý văn bản (Văn thư). - Phần mềm Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ. - Phần mềm quản lý nhân sự.
- Phần mềm kế toán.
- Phần mềm quản lý bảo hiểm y tế.
Việc ứng dụng các phần mềm trên vào một số công việc tại công ty bước đầu mang lại nhiều thuận tiện; giảm tải áp lực và thời gian cho người làm công tác chuyên môn, việc tra cứu số liệu nhanh chóng, chính xác
2.8. Cơng tác tham mưu
Trong thời gian vừa qua, công tác tham mưu của cán bộ nhân viên phịng hành chính tổng hợp đã nỗ lực hết mình liên kết chặt chẽ, phối hợp với các phịng ban chun mơn. Phịng hành chính tổng hợp đã làm công tác tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong nhiều lĩnh vực như:
- Xây dựng đề án đổi mới cơng tác quản lý của phịng hành chính tổng hợp theo hướng tinh giảm gọn nhẹ có hiệu quả cao, tránh gây phiền hà trong giải quyết công việc cho cán bộ và công nhân ở các xưởng sản xuất. Tạo điều kiện thuận lợi hết mức cho công nhân của nhà máy.
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về tổ chức cán bộ, làm báo cáo tổng hợp có liên quan tới tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ.
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về việc xây dựng những quy chế, nội quy của công ty, đề xuất những phương án mới trong công tác quản lý.
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về những chế độ phúc lợi chi trả cho công nhân, nhân viên của cơng ty để họ tồn tâm tồn ý cơng hiến hết mình cho cơng ty.
- Tham mưu cho lãnh đạo về nâng cao công tác văn thư lưu trữ của công ty để nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân.
- Phối hợp với các phịng chức năng khác của cơng ty để tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc giải quyết các công việc khúc mắc của nhà máy, hay những đề nghị của các nhân viên dưới xưởng sản xuất lên về những mảng kĩ thuật hay sản phẩm của nhà máy.
2.9. Công tác hậu cần
Hậu cần là một trong những chức năng cơ bản của phịng hành chính tổng hợp. Cơng tác hậu cần góp phần quan trọng vào việc xây dựng cơng tác văn phịng nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung. Cán bộ nhân viên phịng hành chính tổng hợp của công ty đã thực hiện tốt công tác hậu cần của cơng ty.Quản lý trang thiết bị của mỗi phịng ban và có danh sách quản lý nếu có hỏng hóc sẽ thay thế sửa chữa hoặc mua mới các thiết bị phục vụ cho cơng việc như: máy tính, máy in, máy photo...
Mua sắm thay thế các thiết bị văn phòng cho các phòng chức năng, cung cấp những văn phòng phẩm cho các phòng trong từng tháng như: giấy A4, bút bi, giấy nhớ... để phục vụ cho cơng việc của mỗi phịng.
Chuẩn bị những thứ cần thiết trước mỗi cuộc họp, hội nghị như: - Lên danh sách khách mời, viết giấy mời
- Tổ chức phịng họp, trang trí backround
- Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ cho cuộc họp: máy chiếu, nội dung cuộc họp…
- Tổ chức nơi ăn ở, đi lại cho khách mời
Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác: chuẩn bị trước khi đi, sắp xếp lịch trình công tác cho lãnh đạo, sau khi lãnh đạo đi công tác về.
Công tác vệ sinh môi trường:
- Môi trường làm việc, khơng khí trong Cơng ty cũng là một yếu tố khá quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động của Cơng ty. Nơi làm việc sạch sẽ thống mát sẽ tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên làm việc. Điều này địi hỏi cơng tác hậu cần về vệ sinh phải đáp ứng liên tục hàng ngày. Trước thực tế đó Cơng ty đã th nhân viên tạp vụ phụ trách cơng việc vệ sinh hằng ngày do tính chất cơng việc không phức tạp.
- Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ ở các khu vục trong công ty như: các phịng ban của cơng ty, khu vực sản xuất. Cơng ty đã thuê nhân viên tạp vụ và được phân công làm việc ở những khu vưc nhất định.
- Thường xuyên chăm sóc các bồn cây ảnh của cơng ty, cắt tỉa để đảm bảo khuôn viên sạch đẹp của công ty.
- Đảm bảo sạch sẽ ở các khu vực nhà vệ sinh của công ty.
Công tác bảo vệ:
- Giữ gìn an ninh ở công ty là điều tất yếu. Công ty đã th nhân viên bảo vệ và có phịng trực ban tại các cổng của nhà máy và lắp đặt các hệ thống camera tại các khu vực của cần thiết của công ty để nhân viên bảo vệ dễ quan sát và lắm bắt được tình hình tốt nhất.
- Quản lý chìa khóa các phong làm việc trong cơ quan. Mở cửa và đóng cửa theo quy định về giờ làm việc của công ty.
- Hướng dẫn khi có khách đến cơng tác tại cơng ty, nhắc nhở mọi người chấp hành quy định khi đến cơng ty.
Cơng tác Y tế:
Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phịng bệnh, vệ sinh lao động. Ln có người trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn giao lao động, cấp phát thuốc cho cán bộ, công nhân trong cơng ty.
Cơng tác tiếp khách
Khi các đồn khách đến làm việc ở cơng ty bộ phận văn phịng của cơng ty phải chuẩn bị về phịng trà để tiếp khách trước khi vào làm việc thăm, quan tại công ty, nếu đồn làm việc ở cơng ty lâu thì phải sắp xếp phịng nghỉ ngơi cho đồn khách đó, báo cơm cho nhà bếp chuẩn bị khi có khách. Chuẩn bị những thơng tin cần thiết để phục vụ cho công việc của đồn khách đó.
Tiểu kết Chương 2
Trong Chương 2, tác giả đã tìm hiểu thực trạng hoạt động công tác văn phịng tại Cơng ty Cổ phần Xây dựng và Khoan Đa dụng Hoàng Anh. Tác giả đã tiến hành tìm hiểu hoạt động cơng tác văn phịng tại phịng hành chính tổng hợp với các cơng việc về tổ chức cán bộ làm cơng tác văn phịng, xây dựng nội quy, quy chế, quy định, công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, nghi thức giao tiếp, thiết bị văn phịng, cơng tác tham mưu, … đây là cơ sở để tác giả thực hiện đánh giá và đề xuất một số kiến nghị ở Chương 3.
CHƯƠNG 3.
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
VÀ KHOAN ĐA DỤNG HOÀNG ANH, THÀNH PHỐ HÀ NỘI.