Đề tài thực tế quản trị hành chính văn phòng thực trạng công tác văn phòng tại công ty tnhh vũ bình dương

RƯỜNG ĐẠI HỌC TH DU MÔT KHOA KINH TẾ ĐỀ TÀI THỰC TẾ: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG GVHD: THS Phan Nhân Trung HỌ VÀ TÊN Dương Thảo Nhi Lê Thị Thuỷ Tiên Nguyễn Tấn Dũng Phạm Thị Trúc Anh Võ Nguyễn Trường Thành MSSV 2123402010356 2123402011138 2123401010278 2123403010963 2123401011974 LỚP D21TCNH04 D21TCNH04 D21QTKD07 D21KETO06 D21QTKD10 Bình Dương, tháng 10, năm 2022 Bình Dương, tháng 10 năm 2022 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Thủ Dầu Một nói chung Hội đồng Khoa Kinh Tế nói riêng đưa mơn học Quản trị hành văn phịng vào chương trình giảng dạy đào tạo, giúp chúng em tích lũy lượng kiến thức vơ lớn Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn – Th.S Phan Trung Nhân truyền đạt kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Quản trị quản trị hành văn phịng thầy, chúng em học hỏi tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em vững bước sau Bộ mơn Quản trị hành văn phịng mơn học vơ bổ ích có tính thực tế cao, vừa đảm bảo cung cấp đủ kiến thức lý thuyết vừa giúp sinh viên có hội thực tiễn tiếp cận với doanh nghiệp Tuy nhiên, với điều kiện thời gian, môi trường, kinh nghiệm hạn chế, chúng em cố gắng chắn báo cáo khó tránh khỏi thiếu sót đơi chỗ cịn chưa xác Kính mong thầy, bạn xem xét góp ý để tiểu luận chúng em hoàn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG .3 Tổng quan Vũ Garden 1.1 Giới thiệu 1.2 Cơng Ty TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG 1.3 Mô hình hoạt động .7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG Cơ cấu tổ chức: .7 Thực trạng cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Vũ Bình Dương 3.1 Trang thiết bị .9 3.2 Con người 11 3.3 Hệ thống nguyên tắc thủ tục .12 3.4 Hệ thống nghiệp vụ hành văn phòng 12 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA VŨ GARD EN 13 Giải pháp mặt công nghệ 13 Giải pháp mặt người, cá nhân đổi tư tiếp thu kiến thức 13 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Vườn Địa đàng Vũ Garden Hình 1.2 Khu vườn Ý xanh mát Vũ Garden Hình 1.3 Logo Cơng ty TNHH Vũ Bình Dương - Vũ Garden Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH Vũ Bình Dương Hình 3.1 Qn cà phê khuôn viên Vũ Garden CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CƠNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG Tổng quan Vũ Garden 1.1 Giới thiệu - Thương hiệu Vũ Garden thuộc Cơng ty TNHH Vũ Bình Dương - Ngày hoạt động: 22.11.2019 (đã hoạt động năm) - Địa chỉ: 117 Đường Nguyễn Du, Khu phố 3, phường An Phú, thành phố Thuận An, tỉnh Bình Dương - Website:https://vugarden.vn/ - Điện thoại: 1900 633 441 - Email: info@vugarden.vn Hình 1.1 Vườn Địa đàng Vũ Garden - Sở hữu diện tích vườn ươm 3.000m² quy hoạch bản, Vũ Garden vườn hoa xanh mát, tuyệt đẹp với đa dạng loại hoa cảnh Cụ thể, Vũ Garden ươm nhiều giống cây, hoa cảnh đầy đủ từ giống ngoại nhập đến giống nội địa đa sắc màu - Điểm đặc biệt Vũ Garden vườn mẫu với diện tích 1.500m² mang phong cách Ý lãng mạn đậm chất châu Âu Bước vào Vũ Garden, du khách bước hàng hiên lãng mạn dẫn đến khu vườn thượng uyển với hàng cây, hoa độc đáo cắt tỉa tạo hình tỉ mỉ Ngồi ra, du khách ấn tượng với tượng điêu khắc thạch cao tuyệt đẹp mang phong cách châu Âu Có thể nói, Vũ Garden mang đến cho du khách khu vườn cổ tích châu Âu lịng thành phố Hình 1.2 Khu vườn nước Ý xanh mát Vũ Garden - Với phương châm hoạt động uy tín đề cao chất lượng hài lịng khách hàng, Vũ Garden sớm trở thành tên quen thuộc việc cung cấp loại cảnh, bàn ghế ngồi trời, gốm sứ, vật tư nơng nghiệp, Mục tiêu: -Trở thành nhà cung cấp hoa hồng cảnh hàng đầu Việt Nam Sứ mệnh: -Mang vẻ đẹp hoa hồng đến với tất người, chung tay kiến tạo cảnh quan nhà bạn khơng xanh-sạch mà cịn thơ mộng, nâng cao chất lượng sống, Phương châm: -Uy tín -Chất lượng -Sự hài lịng - Khơng dừng lại đó, Vũ Garden "tổ hợp" sở hữu quán Coffee khuôn viên vườn Du khách đến thăm vườn thượng uyển thưởng thức Coffee lựa chọn mua cây, hoa sản phẩm khác mang Chính "tổ hợp" dịch vụ thái độ chăm sóc khách hàng tận tình, tâm huyết điểm "hút khách" tuyệt vời Vũ Garden Hình 1.3 logo Cơng ty TNHH Vũ Bình Dương – Vũ Garden 1.2 Cơng Ty TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG (VU BINH DUONG COMPANY LIMITED) - Địa chỉ: 9A/3 Đường Nguyễn Du, Khu phố Bình Đáng, Phường Bình Hịa, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương (Tìm vị trí) - Mã số thuế: 3702788718 - Người Đại Diện Pháp Luật: Dương Lâm Vũ - Ngày hoạt động: 12/07/2019 - Giấy phép kinh doanh: 3702788718 - Quản lý Chi cục Thuế Thành phố Thuận An - Lĩnh vực: Trồng rau, đậu loại trồng hoa, cảnh 1.3 Mơ hình hoạt động - Chuyên thiết kế cảnh quan cho biệt thự cơng trình xây dựng - Cung cấp loại vật tư như: cảnh, phân bón, thuốc trừ sâu,… - Cung cấp sản phẩm hỗ trợ chăm sóc hoa cảnh phân bón, nơng cụ làm vườn CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG Cơ cấu tổ chức: Giám đốc Phó Giám đốc Phịng nhân Phịng Phịng Phịng Phịng kinh doanh Hành marketting kế tốn 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Vũ Bình Dương Phịng Kĩ thuật Người đứng đầu điều hành định kế hoạch Công ty TNHH Vũ Bình Dương Giám đốc, Phó giám đốc Tiếp theo phịng ban phịng nhân sự, phịng kế tốn, phịng kỹ thuật, phịng kinh doanh Mỗi phòng ban nắm giữ chức riêng biệt, hỗ trợ thúc đẩy phát triển công ty Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Vũ Bình Dương - Người đứng đầu điều hành định kế hoạch Công ty TNHH Vũ Bình Dương Giám đốc, Phó giám đốc Tiếp theo phịng ban: phịng nhân sự, phịng kế tốn, phịng kinh doanh, phịng hành chính, phịng marketing, phịng thiết kế kỹ thuật Mỗi phịng ban nắm giữ chức riêng biệt, hỗ trợ thúc đẩy phát triển công ty Chức nhiệm vụ phòng ban: * Giám đốc: - Giám sát hoạt động kinh doanh, người, hoạt động hợp tác doanh nghiệp - Đưa biện pháp để thúc đẩy doanh số cơng ty - Phân tích giám sát tiến độ phòng ban theo hướng mục tiêu đề - Giữ cho doanh nghiệp hoạt động ổn định với hiệu suất kinh doanh tối ưu * Phó giám đốc: - Quản lý khâu sản xuất hoạt động kinh doanh công ty - Thực quản lý nhân ban - Phối hợp với giám đốc để thiết lập quy chế, quy định phù hợp với giá trị cốt lõi doanh nghiệp - Quản lý ngân sách dòng tiền cho kế hoạch kinh doanh, sản xuất, nhân sự, * Phòng nhân - Quản lý hợp đồng, thủ tục hồ sơ công ty - Tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực nhằm đảm bảo hiệu hoạt động doanh nghiệp - Phụ trách việc quan tâm chăm lo đời sống tinh thần của nhân viên; xây dựng trì mơi trường làm việc động, tích cực để thúc đẩy tinh thần làm việc nhân viên - Phụ trách đăng ký trích nộp tiền loại bảo hiểm cho nhân viên: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, - Quản lý lương thưởng chế độ phúc lợi * Phịng kế tốn: - Ghi chép, tính tốn, báo cáo tình hình có - Ghi chép tình hình luân chuyển sử dụng tài sản, tiền vốn - Kiểm tra tình hình thực kế hoạch sản xuất kinh doanh - Kiểm tra kế hoạch thu chi tài - Kiểm tra việc giữ gìn sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn Phát kịp thời tượng lăng phi Ngăn ngừa vi phạm chế độ, quy định cơng ty * Phịng kinh doanh: - Thực cơng tác nghiên cứu phát triển sản phẩm doanh nghiệp - Tiếp cập mở rộng phạm vi thị trường công ty khách hành tiềm - Lên chiến lược phát triển cho hoạt động kinh doanh công ty, từ khâu sản phẩm tới xây dựng mối quan hệ với khách hàng - Phòng ban chịu trách nhiệm cơng việc kinh doanh doanh nghiệp * Phịng hành - Đảm nhận tồn việc liên quan đến quy trình, thủ tục hành - Quản lý giám sát cơng việc nhân viên cơng ty - Ngồi cịn tư vấn pháp lý cho Ban Giám đốc cần * Phịng Marketing - Xây dựng, phát triển thương hiệu, hình ảnh cho Vũ Garden - Nghiên cứu thị trường nhu cầu khách hàng - Lên kế hoạch thực chiến lược Marketing - Quảng bá sản phẩm công ty với khách hàng - Thiết lập trì mối quan hệ với báo chí, truyền thơng * Phòng thiết kế kỹ thuật: - Chọn lọc nhân giống loại hoa hồng ngoại nhập cung cấp cho thị trường - Trồng trọt, chăm sóc theo dõi cảnh - Chăm sóc bảo trì dụng cụ làm vườn Thực trạng cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Vũ Bình Dương 3.1 Trang thiết bị Trang thiết bị yếu tố quan trọng để đảm bảo suất chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp thu hút khách hàng đến với Vũ Garden - Sở hữu diện tích vườn ươm 3.000m2 quy hoạch bản, Vũ Garden vườn hoa xanh mát với đa dạng loại hoa cảnh Những nội thất sân vườn mang 10 phong cách châu Âu ấn tượng, máy móc, dụng cụ phục vụ cho việc trồng trọt chăm sóc - Vũ Garden cịn tổ hợp sở hữu quán Coffee khuôn viên vườn Du khách đến thăm vườn thượng uyển thưởng thức coffee lựa chọn mua cây, hoa sản phẩm khác mang - Với phương châm hoạt động uy tín đề cao chất lượng hài lòng khách hàng, Vũ Garden sớm trở thành tên quen thuộc việc cung cấp loại cảnh, vật tư nông nghiệp - Trang thiết bị phục vụ cho việc chăm sóc trang trí qn coffee khn viên vườn: hệ thống máy tuới tự động, hệ thống lưới chắn trùng, nhà kính trồng cây, hệ thống tưới nhỏ giọt, bàn ghế, loại máy móc vật tư phục vụ cho việc mua bán sản xuất,… - An toàn cho người lao động: dụng cụ làm vườn, giày làm vườn, găng tay, trang thiết bị vật tư y tế,… - Hành chính: bàn, ghế, máy vi tính, điện thoại bàn, loại văn phịng,… Bên cạnh cách bày trí văn phịng khn viên khu vườn, khơng gian xanh cách trang trí lạ độc đáo tạo cảm giác làm việc thoải mái, thoáng mát thúc đẩy nhân viên làm việc cách hiệu 11 Hình 3.1 Qn cà phê khn viên Vũ Garden Ngồi nhóm thiết bị truyền thơng cơng ty cịn có thiết bị văn phịng khác: - Máy chiếu: thường dùng họp, kết hợp với máy tính làm tăng thu hút cho buổi thuyết trình - Máy in, photo: dùng để in ấn chép tài liệu phục vụ cho hành 3.2 Con người Vũ Garden sở hữu đầy đủ đơn vị kế toán, quản lý, nhân viên phục vụ cho tổ hợp kinh doanh xanh cà phê Mỗi đơn vị, cá nhân đảm nhận cơng việc khác nhau, Trong phịng ban dựa theo tính chất cơng việc có lượng nhân viên khác nhau: - Quản lý: 2-3 người có nhiệm vụ quan sát đào tạo nhân viên Gồm quản lý mảng mua bán cảnh, vật tư giám sát việc mua bán hàng hoá bán ngày Quản lý khu vực quán cà phê giám sát nhân viên thúc đẩy doanh số quán Quản lý tổng hai khu vực kiểm soát nắm bắt tình hình doanh nghiệp 12 -Nhân viên phục vụ: gồm 8-12 người ca làm, nhân viên chia nhân viên phục vụ cà phê nhân viên tư vấn mua bán cảnh Nhiệm vụ nhân viên chăm sóc phục vụ, tư vấn khách có nhu cầu - Đơn vị kế tốn: có 3-4 người làm việc văn phịng, đảm nhận công việc ghi chép khoản thu chi ghi chép rõ ràng để báo cáo với phận cấp trên, ngồi kế tốn cịn đảm nhận công việc chấm công tiền lương nhân viên - Đơn vị bảo vệ: 2-3 người canh giữ an ninh doanh nghiệp tài sản khách hàng đến với Vũ Garden - Đơn vị bếp: 2-3 người ca làm đảm nhận công việc chế biến ăn pha chế nước theo yêu cầu khách hàng - Đơn vị kỹ thuật: 4-5 người bảo trì chịu trách nhiệm loại máy móc doanh nghiệp vận hành máy móc hiệu Vị trí nhân viên phục vụ, pha chế tính chất đặc thù cơng việc nên phần lớn nhân viên nam, cụ thể gồm 10 nhân viên nam nhân viên nữ, đa phần bạn học sinh sinh viên làm thêm Còn lại vị trí khác địi hỏi kinh nghiệm chun mơn cao để, có tinh thần trách nhiệm có kiến thức sâu cơng việc làm vận thúc đẩy doanh nghiệp cách tốt 3.3 Hệ thống nguyên tắc thủ tục Quy trình làm việc Vũ Garden diễn theo trình tự nhanh chóng chuy ên nghiệp: • Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch xác định tiêu • Bước 2: Tìm kiếm lượng khách hàng khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng đến tham quan • Bước 3: Tiếp cận khách hàng • Bước 4: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ • Bước 5: Thuyết phục khách hàng giải khúc mắc • Bước 6: Thống chốt đơn hàng • Bước 7: Chăm sóc, bảo hành hỗ trợ khách hàng sau bán hàng 13 3.4 Hệ thống nghiệp vụ hành văn phịng * Thời gian làm việc: - Fulltime: 10 giờ/ngày, ngày/tuần - Part-time: giờ/ ngày, 3-4ngày/tuần - Nghỉ phép năm: 21 ngày/năm * Lương thưởng, sách ưu đãi nhân viên - Lương thử việc: 20-25k/giờ - Lương thức: 30k/giờ ca sáng(7-12h) 25k/giờ ca chiều (12-17h) - Giảm giá cho nhân viên sử dụng dịch vụ quán - Phát thưởng cuối tháng cho nhân viên xuất sắc - Xét lương lần/năm - Về thưởng tết: Thưởng lưng thứ 13 cho nhân viên - Quả tặng tháng sinh nhật * Đồng phục làm việc - Áo đồng phục nhân viên có in logo Vũ Garden ngực trái Đối với nhân viên phục vụ: màu xanh lá, tay ngắn Đối với nhân viên chuyên lĩnh vực chăm sóc cảnh: áo vải tay dài, màu xanh đậm, có kèm theo đồ bảo hộ * Văn hóa doanh nghiệp: Bắt buộc tham gia buổi training văn hóa làm việc, khóa học nhân văn người * Mơi trường làm việc: - Khơng gian thống mát, rộng rãi - Môi trường làm việc động, nhân viên vui vẻ, thoải mái, gần gũi - Lịch trình linh hoạt, phù hợp cho bạn sinh viên - Được đào tạo chun nghiệp CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN PHÒNG CA VŨ GA RDEN Giải pháp mặt công nghệ - Trong cách mạng công nghệ tiến tiến nay, khoa học công nghệ ngày phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục cập nhật cải tiến để nâng cao chất lượng công 14 việc tăng hiệu xuất công việc Ứng dụng công nghệ quản lý v hoạt động hành văn phịng Vũ Garden Cần có biện pháp cụ thể, t hiết thực, mang tính khả thi để bước đại hóa hoạt động văn phịng qu an Vũ Garden ví dụ là: Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng, bỏ máy móc lỗi thời, cũ kỉ Trang bị thêm phần mền đại, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý hành Vũ Garden cần triển khai sử dụng p hần mềm, ứng dụng quản lí giúp quản lý nhân cơng cơng việc tiện lợi hơn, ngồi cị n tiết kiệm thời gian, cơng sức nhiều chi phí quản lý khác - Thêm vào cần triển khai thêm phận chăm sóc khách hàng để giải khiếu nại, yêu cầu khách hàng để công việc diễn cách trơn tru khơng bị trì hỗn Giải pháp mặt người, cá nhân đổi tư tiếp thu kiến thức Yếu tố người phần quan trọng, cần phải trọng đầu tư đến người Đổi nâng cao kiến thức kinh doanh cho nhân viên quản lý đâ y người đóng vai trị quan trọng, định tồn phát triển doanh n ghiệp Ngay chủ doanh nghiệp phải cập nhật chuyên môn, đổi liên tục ki ến thức quản trị, quản lý hoạt động kinh doanh Vũ Garden, học hỏi kinh nghiệm q uản lý từ doanh nghiệp lớn nước ngồi Tiếp đó, việc thường xun đào tạo, bồi dưỡng nhân viên kiến thức chuyên môn, ng hiệp vụ kinh doanh việc quan trọng Các nhân viên từ phòng nhân đến phòng kĩ thuật phải có trình độ, nghiệp vụ thành thạo, tác phong làm việc chuyên ngh iệp Ngoài công tác tuyển dụng thêm nhân viên đáng để trọng, cần có ban tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ ban đầu, tuyển chọn thật kĩ lưỡng người giúp doanh nghiệp ngày phát triển Doanh nghiệp cần có nguyên tắc khắt khe sai phạm nhân viên h ay ban quản lý Thường xuyên kiểm tra để phát hiện có biện pháp chấn chỉnh, khắ c phục kịp thời, kiên xử lý nghiêm trường hợp tái phạm Đưa phần khen thưởng nhân viên có tiến độ làm việc tốt, không ngừng phát triển, đổi mới, tư công việc Tạo môi trường làm việc thoải mái, vui vẻ cho nhân viên để gắn kết 15 người với Xây dựng Vũ Garden vững mạnh, phát triển hướng tới l ợi ích người 16 ... 1.2 Công Ty TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG 1.3 Mơ hình hoạt động .7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG Cơ cấu tổ chức: .7 Thực. .. nơng cụ làm vườn CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH VŨ BÌNH DƯƠNG Cơ cấu tổ chức: Giám đốc Phó Giám đốc Phòng nhân Phòng Phòng Phòng Phòng kinh doanh Hành marketting kế tốn... đàng Vũ Garden Hình 1.2 Khu vườn Ý xanh mát Vũ Garden Hình 1.3 Logo Cơng ty TNHH Vũ Bình Dương - Vũ Garden Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Vũ Bình Dương Hình 3.1 Qn cà phê khn viên Vũ Garden