Với mong muốn giúp các bạn có thêm tài liệu ôn tập thật tốt trong kì thi sắp tới. TaiLieu.VN xin gửi đến các bạn Đề thi kết thúc học phần học kì 2 môn Quản trị hành chính văn phòng năm 2019-2020 có đáp án - Trường ĐH Đồng Tháp. Vận dụng kiến thức và kỹ năng của bản thân để thử sức mình với đề thi nhé! Chúc các bạn đạt kết quả cao trong kì thi.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÒNG THÁP Đề I ĐÈ THỊ KÉT THÚC HỌC PHAN
Học phần: Quán trị hành chính văn phòng, mã HP: EC4230, học kỳ: 2, năm học: 2019-2020 Ngành/khôi ngành: Ngành QTKD, hình thức thi: Tự luận
Thời gian làm bài: 90 phút
Câu 1: (3,0 điểm) Trình bày các nguyên tắc khi xây dựng lịch làm việc của cơ quan và nêu những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch làm việc?
Câu 2: (3,0 điển) Có người nói rằng “Hễ bàn giấy ngôn ngang thì đầu óc cũng ngôn ngang”, bạn nhận định như thế nào về ý kiến này? Theo bạn, làm cách nào để tránh “hội chứng của cái bàn ngập giấy”?
Câu 3: (2,0 điểm) Đọc kỹ tình huống sau đây và trả lời các câu hỏi bên dưới
Công ty Thiên Phong do bạn làm Tổng Giám đốc có kế hoạch xem xét và điều chỉnh lại chính sách đãi ngộ và chế độ lương thưởng hàng năm cho nhân viên công ty Mục đích nhằm giữ nhân viên giỏi, thu hút thêm nhân tài, cũng như tối ưu hóa việc quản lý nhân sự trong giai đoạn công ty mở rộng sản xuất kinh doanh sang thị trường nước ngoài
Bạn đã giao cho Giám đốc Nhân sự chịu trách nhiệm trong việc triển khai kế hoạch này Hơn ba tháng qua, Giám đốc Nhân sự đã tiến hành tham dò ý kiến của nhân viên công ty, tham khảo các công ty trong cùng lĩnh vực về chính sách và chế độ lương thưởng, đồng thời cũng rà soát lại những điểm con bat cập trong hệ thống lương thưởng của công ty Dựa trên phân tích về những số liệu và thông tin có được Giám đốc Nhân sự đã đưa ra một đề xuất khá táo bạo về một cách tính lương thưởng mới Bạn nhận thấy rằng đề xuất này tuy còn một vài hạn chế nhưng mang lại nhiều lợi ích cho công ty bởi lẽ nó chỉ ra phương thức tính mới có thể sử dụng hiệu quả quỹ lương đồng thời cũng gián tiếp tạo ra sự gắn bó của nhân viên với công ty Theo như đề xuất này, cũng sẽ có những thay đổi lớn trong thu nhập hàng năm của rất nhiều người lâu nay vốn hưởng lợi từ những nhược điểm trong cách tính lương thưởng hiện tại Và bạn cũng hình dung ra được những phản ứng của họ
Trước khi hoàn thiện và thực thi để xuất, bạn quyết định triệu tập một cuộc họp với những giám đốc chức năng trong công ty để thăm dò phản ứng đồng thời tham khảo ý kiến của họ
Cuộc họp được ấn định vào thứ Tư tuần sau, vì đây là đề tài khá “nhạy cảm” nên đích thân bạn và Giám đốc Nhân sự bắt tay vào chuẩn bị cho cuộc họp quan trọng này
1 Trong tình huống này thì ai nên là chủ tọa? Vì sao?
2 Chủ tọa cuộc họp này nên chuẩn bị những gì trước khi họp?
- Hét -
Trang 2Học phần: Quản trị hành chá Đề 1 | ĐÁP ÁN ĐÈ THI KET THUC HOC PHAN —— Ngành/khối ngành: Ngành QTKD nh văn phòng, mã HP: EC4230, học kỳ: 2, năm học: 2019-2020 Nội dung Các nguyên tắc khi xây dựng lịch làm việc và những việc cần tiến hành khi xây dựng Điểm 3,0
Ý 1: Các nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
Nguyên tắc không trùng lặp: khi xếp lịch, không được để cho các hoạt động bị trùng lặp ở những yêu tô về thời gian, địa điêm, nhân sự
Nguyên tắc ưu tiên: Ưu tiên đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của những hoạt động đó Ưu tiên xếp lịch của lãnh đạo
Nguyên tắc dự phòng: Khi xếp lịch, cần phải có các phương án dự phòng, nhất là xếp lịch cho lãnh đạo
- Nguyên tắc điều chỉnh lịch: Hạn chế việc tối đa điều chỉnh nhưng có thể điều chỉnh khi có tình huông đột xuât
Một số vấn đề cần lưu ý khi lên lịch làm việc Lịch cấp đưới phụ thuộc vào lịch cấp trên Lịch cấp trên phụ thuộc vào lịch cấp trên nữa
Lịch cấp trên nữa phục thuộc vào lịch chung của cả nướcVí dụ
2,0
Y 2: Nhitng viéc cần tiễn hành khi xây dựng lịch làm việc
Cử các cán bộ VP có kinh nghiệm và nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan
Khi xây dựng lịch và chương trình làm việc cần: ghi rõ tên công việc, thời gian,
địa điểm, thành phần tham dự, trách nhiệm của từng thành phần lãnh đạo vào các hoạt
động cụ thé
Khi xép lich cần trao đổi với người lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo và trao đổi với
các bộ phận có liên quan để sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp và có hiệu quả Lịch làm việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm tra lại trước khi gửi đi các nơi
Cần giao nhiệm vụ cho cán bộ văn phòng theo dõi việc thực hiện lịch trong thực
tế để ghi chép lại những hoạt động chưa tiễn hành được, hoặc bị hoãn, thay đổi để bố trí tiếp vào tuần, tháng tới
Nếu là thư ký riêng, thì cần chú ý xếp lịch của cá nhân người thư ký sao cho phù hợp với lịch làm việc của người thủ trưởng
Thư ký riêng cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trưởng nhớ các công việc trong tuần, trong tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc các phương tiện cần thiết cho người lãnh đạo để giúp họ thực hiện chương trình làm việc
1,0
Câu 2: “Hễ bàn giấy ngôn ngang thì đầu óc cũng ngồn ngang”, bạn nhận định như thế
nào về ý kiến này? Theo bạn, làm cách nào để tránh “hội chứng của cái bàn ngập
giấy”?
3,0
Ý 1: Nhận định “Hễ bàn giấy ngồn ngang thi đầu óc cũng ngôn ngang” là đúng Vì đôi khi nhìn thấy nhiều giấy tờ trên bàn dẫn đến không tập trung suy nghĩ việc đang làm mà chỉ nghĩ đến việc làm sao giải quyết đồng tài liệu này; nếu đề nhiều trên ban
thì đến lúc nào đó, ta không nhớ hết những thứ có trong đó nên phải tìm lại, vậy là mắt
khoảng thời gian dừng công việc đang làm dé tim kiếm; lúc tìm kiếm có thé làm rơi rớt 0,5 10
Trang 3Câu Nội dung tài liệu
Ý 2: Cách để tránh “hội chứng của cái bàn ngập giấy” Lỗ
Những tài liệu không liên quan đến vấn đề đang giải quyết thì để ở nơi khác (tủ; kệ)
Tài liệu nào chưa có điều kiện giải quyết thì không đê trên ban, đưa vào kệ riêng Đừng dừng công việc đang giải quyết khi chưa làm xong, nếu những công việc đột xuất khác chưa cần giải quyết gấp
Giải quyết xong một hồ sơ nào thì chuyển nó đi ngay và xem lại mức độ ưu tiên công việc tiêp theo
Câu 3: Tình huống 4,0
Ý 1: Theo bạn thì ai nên là chủ tọa? Vì sao? 2,0 Truong hop 1: (nếu trả lời ý này thì được 0,25 xác định và 0,5 điểm giải thích)
Chủ tọa có thể là bạn-Tổng Giám Đốc của công ty Vì Tổng Giám đốc có tham gia vào việc nghiên cứu chính sách lương và chuẩn bị cho cuộc họp nên có am hiểu chút thơng tin Ngồi ra, với cương vị Tổng Giám đốc mọi vân đưa ra trong cuộc họp sẽ đơn giản, ít ý kiến và nhanh chóng được giải quyết
Trường hợp 2: (nếu trả lời ý này thì được 1,0 xác định và 1,0 điểm giải thích) Chủ tọa có thể là bạn, với cương vị Tổng Giám Đốc của công ty, cũng có thể do Giám đốc nhân sự đảm nhiệm Tuy nhiên, trong cả hai trường hợp Giám
đốc Nhân sự giữ vai trò điều khiến sẽ tốt hơn
Bởi vì ở vị trí hiện tại của mình, giám đốc Nhân sự nắm vững những thông tin 3 cũng như cơ cấu chế độ lương thưởng vì vậy có thể dẫn dắt cuộc họp đi đúng hướng Mặt khác, với chủ tọa là giám đốc nhân sự thì những người tham dự sẽ không bị áp lực về địa vị do đó họ có thể cảm thấy thoải mái tham gia đóng góp ý kiến
Y2: Chủ tọa cuộc họp này nên ch udn bi những gì trước khi họp 20
- Người mời tham dự họp: ngoài các giám đốc chức năng, còn có thể mời đại diện cơng đồn, những người có cô phần trong công ty, những người làm tư vấn đáng tin cậy
Những tài liệu nào nên phân phát trước cuộc họp để những người dự họp đọc
trước
- Chuan bi phòng ốc, bố trí sắp xếp bàn ghế như thế nào để tất cả mọi người có thé tham gia đóng góp ý kiến
- Chuan bị phương tiện kỹ thuật hỗ trợ và dự trù kinh phí