0

Thực trạng công tác văn phòng tại công ty Systech

49 6 0
  • Thực trạng công tác văn phòng tại công ty Systech

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Tài liệu liên quan

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 15/06/2022, 10:50

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt kỳ kiến tập, trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến ban lãnh đạo cùng tập thể công nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech, đặc biệt là phòng Hành chính Tổng hợp của công ty và Anh Nguyễn Tiến Vượng – Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp là người hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ tôi trong quá trình hoạt động tại văn phòng Tôi xin phép gửi lời cảm ơn đến Thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã trang bị cho tôi kiến thức cùng những hiểu bi. LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt kỳ kiến tập, trước hết xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo tập thể công nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ Thương mại Systech, đặc biệt phịng Hành Tổng hợp cơng ty Anh Nguyễn Tiến Vượng – Trưởng phịng Hành Tổng hợp người hướng dẫn, giúp đỡ hỗ trợ tơi q trình hoạt động văn phịng Tơi xin phép gửi lời cảm ơn đến Thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trang bị cho kiến thức hiểu biết cần thiết Cảm ơn định hướng khoa học từ nhà trường để cá nhân tơi thuận lợi hồn thành kỳ kiến tập xây dựng báo cáo hồn chỉnh Cá nhân tơi nỗ lực nghiêm túc thực báo cáo kiến tập Bên cạnh đó, hạn chế mặt kiến thức, thời gian, kinh nghiệm nên mặt thiếu sót tồn mong nhận đánh giá, đóng góp từ thầy giáo Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Bài báo cáo kiến tập thực cá nhân tơi Q trình thực tìm hiểu, nghiên cứu hỗ trợ từ người hướng dẫn kiến thức trang bị trình học tập nhà trường Các kết cá nhân tơi nghiên cứu, phân tích cách trung thực khách quan Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm với vấn đề thuộc báo cáo DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt HCTH SXKD Giải nghĩa Hành – Tổng hợp Sản xuất kinh doanh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Ý nghĩa nghiên cứu .3 Bố cục báo cáo .4 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH 1.1 Giới thiệu công ty .5 1.1.1 Khái quát chung .5 1.1.2 Lịch sử hình thành ngành nghề kinh doanh 1.2 Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ Công ty cổ phần công nghệ thương mại Systech .6 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.3 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Công ty cổ phần Công nghệ Thương mại Systech 10 1.3.1 Tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty 10 1.3.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Cơng ty 11 1.3.3 Xác định vị trí việc làm mơ tả cơng việc .12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH 17 2.1 Công tác văn thư 17 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 17 2.1.1.1 Các loại văn công ty ban hành 17 2.1.1.2 Thẩm quyền ban hành văn 17 2.1.1.3 Thể thức kỹ thuật trình bày 18 2.1.1.4 Quy trình soạn thảo văn .22 2.1.2 Quản lý văn .23 2.1.2.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày 23 2.1.2.2 Đăng ký văn 23 2.1.2.3 Nhân bản, đóng dấu quan 24 2.1.2.4 Chuyển phát văn 24 2.1.2.5 Lưu văn 24 2.1.3 Quản lý giải văn đến 25 2.1.3.1 Tiếp nhận văn đến .25 2.1.3.2 Đăng kí văn đến 25 2.1.3.3 Trình chuyển giao văn đến 25 2.1.3.4 Giải theo dõi đôn đốc giải văn đến 26 2.1.3 Quản lý sử dụng dấu 26 2.1.3.1 Các loại dấu công ty 26 2.1.3.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 26 2.1.3.3 Bảo quản dấu .27 2.1.4 Nộp hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan .27 2.1.4.1 Các loại hồ sơ hình thành cơng ty .27 2.1.4.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 28 2.1.4.3 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ .28 2.2 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 28 2.2.1 Các quy định hành nghi thức nhà nước kỹ giao tiếp Công ty Cổ phần công nghệ thương mại Systech 28 2.2.2 Nhận xét đánh giá chung 30 2.3 Thiết bị văn phịng ứng dụng phần mềm cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần cơng nghệ thương mại Systech 31 2.3.1 Các trang thiết bị sử dụng văn phòng 31 2.3.2 Sử dụng Quản lý trang thiết bị 31 2.3.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phịng Cơng ty 31 CHƯƠNG NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH 33 3.1 Nhận xét, đánh giá 33 3.1.1.Ưu điểm 33 3.1.3 Nguyên nhân 35 3.2 Một số giải pháp 35 3.2.1 Giải pháp phần mềm quản lý 35 3.2.2 Giải pháp máy nhân 36 3.2.3 Giải pháp Cơ sở vật chất .36 3.3 Một số kiến nghị 36 3.3.1 Đối với ban lãnh đạo 36 3.3.2 Đối với Phòng Hành tổng hợp 37 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, Văn phịng có chức tham mưu, tổng hợp giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Là máy làm việc tổng hợp trực tiếp giúp việc cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, tổ chức Song đất nước ta đường hội nhập khoa học quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ bùng nổ thơng tin xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạp lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác lãnh đạo Bên cạnh phải có đội ngũ văn phịng đào tạo với trình độ cao, đa nghiệp vụ để đưa đất nước bắt nhịp kịp thời với thời đại giới Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Chính việc xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phịng cơng ty cần quan tâm đặc biệt Tuy nhiên, có nhận thức chưa đầy đủ, thống vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán văn phịng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp việc cho lãnh đạo quan Nhận thức tầm quan trọng phận Văn phịng hoạt động hậu cần Cơng ty, Ban lãnh đạo công ty quan tâm, đầu tư cho việc xây dựng phận văn phòng, đầu tư trang thiết bị cho cơng tác văn phịng Tuy nhiên nhiều hạn chế cần phải khắc phục Qua trình kiến tập, em khảo sát thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty, nhận thấy hạn chế em định chọn đề tài “Khảo sát công tác thực trạng công tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Thương mại Systech” làm đề tài cho báo cáo kiến tập ngành nghề Quản trị Văn phòng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên thực tế có nhiều tác giả nghiên cứu vấn đề công tác văn phịng, quản trị văn phịng sách, báo, tạp chí luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học trường đại học Có thể kể đến số đề tài như: Đề tài “Nghiên cứu thưc trạng, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ cấp ủy thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa” Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Ngãi tác giả Phạm Trường Thọ (2013) Đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty TNHH thương mại vận tải An Thái” tác giả Lương Thị Kim Ngân (2019) đề tài tập trung nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phịng Cơng ty Đề tài “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH thành viên Tổng công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu” tác giả Phạm Thị Thu Thảo (2010) Nhìn chung cơng trình nghiên cứu, luận văn nêu đề cập tới việc nâng cao hiệu công tác quản tri văn phịng Mỗi cơng trình, luận văn lại nghiên cứu theo nhiều hướng khác mà chưa có đề tài nghiên cứu cách toàn diện cụ thể cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần công nghệ thương mại Systech Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Báo cáo kiến tập với đề tài “Khảo sát thực trạng cơng tác Văn phịng Cơng ty Cổ phần Công nghệ Thương mại Systech” với mục tiêu nghiên cứu cấu tổ chức,hoạt động văn phịng, khảo sát thực trạng cơng tác văn phịng công ty, sở khảo sát thực trạng, tiến hành đánh giá, nhận xét số vấn đề làm hạn chế tồn đề xuất giải pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Cơng ty cổ phần Cơng nghệ Thương mại Systech 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Báo cáo thực nhiệm vụ nghiên cứu sau đây: Một là, Kháo sát cơng tác Văn phịng Công ty cổ phần Công nghệ Thương mại Systech Hai là, Làm rõ thực trạng công tác văn phịng Cơng ty cổ phần Cơng nghệ Thương mại Systech Ba là, Đánh giá ưu điểm, hạn chế cịn tồn sở đề xuất số giải pháp Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài Công tác quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần Cơng nghệ Thương mại Systech 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi khơng gian: Văn phịng Cơng ty Cổ phần cơng nghê thương mại Systech - Phạm vi thời gian: Các số liệu báo cáo thống kê từ năm 2019- 2021 - Phạm vi nội dung: Khảo sát cơng tác văn phịng cấu tổ chức, máy hoạt động Văn phịng Cơng ty, thực trạng công tác văn thư, trang thiết bị ứng dụng phần mềm hoạt động Văn phòng Phương pháp nghiên cứu Phương pháp sử dụng báo cáo là: - Phương pháp tìm hiểu, phân tích tài liệu: Tìm hiểu tài liệu liên quan đến cơng tác văn phịng, từ nguồn tài liệu nội công ty, tài liệu từ sách, báo - Phương pháp quan sát: Quan sát thơng qua q trình kiến tập tham gia trực tiếp vào tình hoạt động Văn phịng cơng ty để đưa đánh giá khách quan công tác văn phịng Cơng ty cổ phần Cơng nghệ Thương mại Systech Ý nghĩa nghiên cứu Báo cáo kết tổng hợp quan sát nhận thức trình tham gia kiến tập cơng ty Qua q trình kiến tập cơng ty em, cịn nhận thấy số bất cập cơng tác Văn phịng đáp ứng u cầu cơng việc báo cáo nghiên cứu công tác nhằm đề xuất cho doanh nghiệp số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn phịng cơng ty, góp phần nhỏ bé phát triển doanh nghiệp ngày vững mạnh Bố cục báo cáo Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo kiến tập chia làm chương cụ thể sau: Chương Khảo sát cơng tác Văn phịng Công ty cổ phần Công nghệ Thương mại Systech Chương Thực trạng cơng tác Văn phịng Cơng ty cổ phần Công nghệ Thương mại Systech Chương Một số đánh giá nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng Công ty cổ phần Công nghệ Thương mại Systech 2.2 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 2.2.1 Các quy định hành nghi thức nhà nước kỹ giao tiếp Công ty Cổ phần công nghệ thương mại Systech a) Về nghi thức nhà nước Các hoạt động nghi thức nhà nước không trọng nhiều Công ty, loại hình kinh doanh cơng ty tư nhân, nên thay vào việc thực nghi thức nhà nước thực văn hóa khác riêng biệt doang nghiệp Tuy nhiên có số nghi thức thực việc treo quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam phòng hội nghị phòng họp để thực nghi thức chào cờ, họp sáng thứ đầu tuần Hát quốc ca b) Về kỹ giao tiếp Vấn đề giao tiếp công ty thực nghiêm theo quy định Quyết định số 384/QĐ-SYSTECH ngày 02 tháng 04 năm 2010 Của giám đốc công ty việc ban hành quy định văn hóa làm việc ứng xử Công ty Cổ phần công nghệ thương mại Systech * Giao tiếp qua điện thoại: - Trả lời điện thoại (khơng để điện thoại reo lâu) - Khi nhân điện thoại phải giới thiệu; tên phận/đơn vị + xin nghe - Khi gọi đi, câu nói đầu tiên: Chào hỏi + xưng danh + phận/ đơn vị cơng tác - Nói ngắn gọn, người quan với đối tác tới làm việc; người nam với người nữ người đến với người đến trước rõ ràng, nhẹ nhàng, lịch sự, giọng nói vui vẻ, thân thiện, thể sẵn sàng hợp tác - Trước gọi điện thoại, phải chuẩn bị đầy đủ nội dung, thơng điệp cần truyền tải - Khi nói chuyện với cấp trên, với đối tác người lớn tuổi không gác máy trước - Tránh gọi nhầm tên người gọi - Biết lắng nghe khơng cắt ngang câu nói người khác 29 - Khơng tranh cãi qua điện thoại, có bất đồng nội dung trao đổi cần giữ bình tĩnh, không quát tháo ầm ĩ làm ảnh hưởng người xung quanh - Không sử dụng điện thoại Công ty vào việc riêng - Không bất ngờ gác máy chưa kết thúc nội dung trao đổi - Kết thúc gọi lời chào cảm ơn đặt máy nhẹ nhàng - Để chuông điện thoại vừa phải tránh làm ảnh hưởng đến người xung quanh - Khi người muốn gọi để lại lời nhấn, người nhận cần ghi chép đầy đủ thông tin: Nội dung, tên người gọi, thời gian có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn * Giao tiếp qua email: - Mở đầu email cần phải có lời chào: “Kính gửi” “Kính chuyển” + tên người gửi phận gửi - Nội dung email cần phải rõ ràng, viết ngắn gọn, dễ hiểu, hạn chế tối đa việc sai lỗi tả - Trình bày email theo phơng chữ dễ đọc, khoảng cách dòng hợp lý, in đậm gạch nội dung quan trọng - Sử dụng dòng tiêu đề để trích yếu nội dung email, phần trích yếu phải ngắn gọn phù hợp với nội dung cần truyền tải - Không truyền tải nội dung email chưa có đồng ý người gửi - Cuối nội dung email cần có “Trân trọng” người nhận email ngang cấp; “Trân trọng kính chào” người nhận email cấp Cần lưu ý ký tên cuối email với đầy đủ thông tin: Họ tên, chức vụ/chức danh, số điện thoại, fax địa Công ty theo quy định - Người nhận email nội Công ty đề nghị tham gia giải góp ý cơng việc cần có hồi đáp kịp thời, hạn với nội dung công việc * Giao tiếp, ứng xử đối tác khách hàng - Chủ động chào hỏi khách trước giúp đỡ nhiệt tình khách có biểu cần giúp đỡ - Tác phong nhanh nhẹn, - Thái độ lịch sự, thân thiện, tơn trọng, bình đẳng 30 - Giải nhanh, hạn, nội quy, đầy đủ, rõ ràng yêu cầu khách hàng sở quy định Nhà nước Công ty - Tôn trọng ý kiến khách/ đối tác Biết lắng nghe, cố gắng hiểu khách đưa cách diễn đạt phù hợp với khả hiểu biết khả ý họ - Tiếp khách/ đối tác chu đáo, nơi quy định Không thất hẹn có lý chưa thể đón tiếp giải yêu cầu khách/ đối tác phải có phản hồi thơng báo cho khách hàng/ đối tác biết - Trong giao tiếp với khách/ đối tác đảm bảo thái độ tôn trọng cấp đồng nghiệp, khơng nói xấu tổ chức, cấp đồng nghiệp - Thực cam kết với khách/ đối tác tới làm việc Công ty 2.2.2 Nhận xét đánh giá chung Không trọng đến công tác thực nghi thức nhà nước giữ điều văn hóa hội họp, chào cờ thứ đầu tuần Điều dễ hiểu cơng ty tư nhân, doanh nghiệp nhà nước hay quan nhà nước Đã có văn quy định vấn đề giao tiếp ứng xử Công ty cổ phần cơng nghệ thương mại Systech, góp phần làm cho văn hóa giao tiếp chuyên nghiệp Mỗi doanh nghiệp có quy đinh chung nội quy, văn hóa giao tiếp Systech vậy, quy định cán công nhân viên công ty thực cách nghiêm túc tạo nét văn hóa riêng doanh nghiệp 2.3 Thiết bị văn phịng ứng dụng phần mềm cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần cơng nghệ thương mại Systech 2.3.1 Các trang thiết bị sử dụng văn phịng Nhìn chung trang thiết bị trang bị Phịng Hành tổng hợp đầy đủ trang thiết bị Máy tính, máy in, máy fax, điện thoại, đáp ứng yêu cầu làm việc cán công nhân viên Tuy nhiên số lượng cho trang thiết bị đáp ứng đủ cho số lượng nhân phịng, có mở rộng quy mơ nhân phịng phải bổ sung thêm khơng có sẵn 31 Dưới bảng thống kê số lượng trang thiết bị phịng Hành Tổng hợp sau (Phụ lục 03) Về mặt chất lượng trang thiết bị cũ đơi q trình sử dụng phải sửa chữa nhiều 2.3.2 Sử dụng Quản lý trang thiết bị Đối với điều kiện sở vật chất khác bàn giao cho phịng có biên bàn giao tức sở vật chất thuộc quyền sở hữu, thuộc quyền quản lý phòng Khi phịng phải cử người quản lý chịu trách nhiệm xẩy mát, hư hỏng khơng có lý đáng phịng phải chịu trách nhiệm đền bù Vì sở vật chất phịng hỏng hóc phải báo cho cán văn phịng để có kế hoạch thay sửa chữa 2.3.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phịng Cơng ty Phần mềm quản lí nhân sự: HRMS - Phần mềm quản lý nhân HRMS xây dựng mô tả công việc chi tiết cho vị trí, nhằm khai thác kỹ năng, mạnh nhân viên, đồng thời, giúp công việc thực có hiệu - Quản lý, kiểm duyệt tất yêu cầu tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp với yêu cầu - Quản lý thơng tin liên quan đến nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, học vấn, mức lương, bảo hiểm, kỹ năng, hợp đồng - Lập kế hoạch đào tạo chi tiết, theo dõi đánh giá kết đào tạo chứng chỉ, văn bằng, kỹ sau đào tạo - Thiết lập tiêu đánh giá nhân viên, trình thực công biệc, lập kế hoạch đánh giá nhân viên cách chi tiết - Giúp chấm công cách xác, nhanh chóng với nguồn số liệu linh hoạt, hỗ trợ nhiều ký hiệu khác nhau, có khả tích hợp với máy chấm cơng để chấm cơng cho nhân viên cách xác - Quản lý chế độ bảo hiểm theo Luật bảo hiểm nhất, điểu chỉnh mức đóng bảo hiểm, thơng tin đóng bảo hiểm với thao tác đơn giản 32 - Quản lý tất hoạt động cấp phát, sử dụng thiết bị - Cung cấp dịch vụ (ESS) giúp nhân viên khai thác dịch vụ thông tin phiếu công, quỹ phép, hợp đồng, mức lương, đăng ký nghỉ phép, tham gia khóa đào tạo - Bên cạnh đó, Phần mềm quản lý nhân HRMS hỗ trợ báo cáo đa dạng, phong phú với nhiều hình thức hiển thị khác biểu đồ, bảng thống kê, , giúp người dùng dễ dàng theo dõi thực trạng nhân cơng ty để có điều chỉnh phù hợp 33 CHƯƠNG NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1.Ưu điểm a) Về công tác bố trí xếp văn phịng Phịng hành tổng hợp công ty Cổ phần công nghệ thương mại Systech bố trí theo sơ đồ mở- kín: gồm phòng liền nhau, phòng làm việc trưởng phịng với phó phịng thư ký tồn nhân viên văn phịng Tuy nhiên khơng gian làm việc phịng chưa rộng lắm, diện tích mặt băng cơng ty cịn chật hẹp, văn phịng có cách bố trí phù hợp, hợp lý để tận dụng tối đa sở vật chất, kỹ thuật, trưởng phòng nhân viên làm việc phong để thận tiện cho trình trao đổi tài liệu quản lý nhân viên Các bàn làm việc nhân viên sát thuận tiện cho việc trao đổi nhân viên, chưa có vách ngăn bàn làm việc Phó phịng hành bố trí vị trí gần bàn làm việc nhân viên để thuận lợi cho việc quản lý trao đổi với nhân viên b) Việc phân công phối hợp thực nhân viên Văn phòng Mỗi vị trí việc làm văn phịng xây dựng theo mô tả công việc công việc cần phải làm để nhiệm vụ không bị chồng chéo Đồng thời Văn phịng cơng ty việc phối hợp thực công việc phận với thực cách nghiêm túc, thực cơng việc chung phịng ban c) Các trang thiết bị văn phịng Đối với cơng ty cổ phần công nghệ thương mại Systech điều kiện sở vật chất trang bị tương đối đầy đủ, phịng ban ngồi thiết bị văn phịng máy tính, điện thoại, bàn, ghế, tủ, giá đựng tài liệu…còn trang bị cảnh, điều hòa nhiệt độ, nước nóng lạnh Để quản lý tơt sở vật chất có tránh tình trạng mát hư hỏng cán văn phòng tiến hành phân loại lập hồ sơ danh mục quản lý tất 34 sở vật chất phòng tồn cơng ty Nhờ có cơng tác quản lý chặt chẽ, hiệu kết hợp với ý thức tự giác bảo vệ tài sản cơng ty tồn thể nhân viên từ thành lập cơng ty chưa xẩy tình trạng mát d) Về nhân Phòng Với nguồn nhân trưởng phòng quản lý nhân viên tương đối tốt giấc làm việc chất lượng công việc Định kỳ tuần tháng phòng tổ chức họp để tổng kết đánh giá cơng việc hồn thành, phân cơng cơng việc cho công việc Nội công ty ổn định, toàn thể nhân viên sống đoàn kết quan tâm lẫn nhau, cuối tháng công ty thường tổ chức picnic để giảm stress sau tháng làm việc căng thẳng, lấy lại tinh thần cho tháng làm việc Đội ngũ cán có trình độ chun mơn cao, thực đầy đủ, xác nhiệm vụ nên cơng việc hành văn phịng vận hành đa số hồn thành tốt d) Về công tác văn thư - Công tác soạn thảo văn đươc thực theo tinh thần Nghị định 30/2020/NĐ-CP nghị định phủ công tác văn thư - Văn soạn thảo ban hành theo trình tự, xảy sai sót hình thức tả - Văn ban hành nội dung, thẩm quyền - Công tác giải văn đến Công ty thực tương đối tốt quy trình chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc quản lý văn đến - Việc thực thao tác nghiệp vụ văn đến thực tương đối đầy đủ, khoa học - Các văn đến đăng ký tổng hợp, tập trung vào gọi “sổ đăng ký công văn đến” giúp quản lý, theo dõi văn thuận lợi - Quản lý văn theo trình tự quy định e) Ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng 35 Liên tục cập nhập ứng dụng phần mềm tin học hỗ trợ cho nhân viên thực nhiệm vụ cách thuận tiện hơn, đổi phương pháp làm việc cho công việc đạt hiệu suất cao 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm kể trên, cơng tác văn phịng cơng ty cịn gặp phải số hạn chế sau: - Tình trạng tải công tác văn thư việc xử lý thông tin lượng thông tin không ngừng tăng lên; - Phương tiện xử lý thơng tin cịn nhiều nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư theo nề nếp cũ, không đáp ứng nhu cầu mới, nhanh chóng, xác - Chi phí cho cơng tác văn phịng cịn hạn chế nên chưa phát huy hết khả nhân viên công ty 3.1.3 Nguyên nhân - Hạn chế nhân văn phịng khối lượng cơng việc lớn, số ý kiến giải pháp để công tác quản lý điều hành đạt hiệu - Ban lãnh đạo công ty chưa thực quan tâm đến quan trọng phận thực cơng tác hậu cần, chưa có đạo quan tâm sát xao - Nguồn kinh phí đầu tư cho sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật cịn hạn chế; thời tiết, khơng khí, trang thiết bị sử dụng lâu năm gây hỏng hóc, chất lượng - Hạn chế hệ thống phần mềm ứng dụng, chưa sát việc sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp, quản lý sử dụng tài sản chung quan 3.2 Một số giải pháp 3.2.1 Giải pháp phần mềm quản lý Việc sử dụng phần mềm xử lý công việc, đặc biết phần mềm liên quan đến công việc văn phòng điện tử xem giải pháp tối ưu cho đơn vị, doanh nghiệp nhằm tăng suất lao động, giảm chi phí văn phịng phẩm điều hành công việc lúc nơi - Văn phòng điện tử mang lại hệ thống quản lý tập trung, tránh bỏ sót cơng việc, nhiệm vụ 36 - Tạo nên môi trường làm việc thân thiện, đại - Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí - Xuất báo cáo cơng việc nhanh gọn, dễ dàng 3.2.2 Giải pháp máy nhân - Sắp xếp cấu lại đội ngũ nhân viên, nâng cao hiệu lực, hiệu lãnh đạo, đạo, điều hành; quyền hạn đôi với trách nhiệm đề cao trách nhiệm người đứng đầu công tác văn thư; tăng cường kiểm tra, đánh giá, giám sát thường xuyên hoạt động công tác văn thư; quan tâm, động viên, có sách khích lệ, khen thưởng cho nhân viên - Bố trí đủ vị trí làm việc phải phù hợp với nội dung cơng việc; nâng cao trình độ nhận thức nhân viên công tác hành văn phịng có ý thức, trách nhiệm việc bảo vệ tài sản, máy móc quan phịng - Khuyến khích động sáng tạo làm việc, không ngần ngại đua ý kiến, quan điểm, giải pháp để nâng cao chất lượng công việc 3.2.3 Giải pháp Cơ sở vật chất - Cơng tác Văn phịng đóng vai trị quan trọng công ty giúp quan hoạt động tốt Vì cần đầu tư kinh phí, sửa chữa, nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị để cơng tác văn phịng thực tốt đạt hiệu cao - Cần kịp thời mua sắm, bổ sung thêm trang thiết bị như: máy in, máy photo, máy hủy tài liệu, đồng bàn ghế,… Và sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị bị hư hỏng để phục vụ công tác văn phòng diễn cách trơn tru, đạt hiệu - Cần đầu tư thêm kinh phí cho văn phịng để giải tình phát sinh, tránh bỏ lỡ thời điểm giải công việc tốt Văn phòng nên dự trù khoản kinh phí dành riêng cho việc sửa chữa, bảo dưỡng mua trang thiết bị 37 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với ban lãnh đạo - Quan tâm đạo sát đến công tác Văn phịng cơng ty Vì cho dù phận tạo giá trị vơ hình sợi dây để làm cho hoạt động doanh nghiệp hoạt động cách trơn tru - Đầu tư kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng phần mềm quản lý hoạt động văn phòng, giảm bớt gánh nặng công việc - Quan tâm động việc tinh thần nhân phận Văn phịng 3.3.2 Đối với Phịng Hành tổng hợp - Từng cá nhân phòng chủ động học hỏi sáng tạo cách thức làm việc, đổi thân trước mong đổi từ điều - Qt triệt tinh thần làm việc nhóm, tạo liên kết, gắn kết hỗ trợ giúp đỡ lẫn công việc để nâng cao hiệu công việc - Chủ động đề xuất với Trưởng phận, ban lãnh đạo công tác đại hóa văn phịng 38 KẾT LUẬN Để bắt kịp với phát triển giới, để doanh nghiệp phát triển vận hành theo quy trình khơng thể thiếu vai trị to lớn cơng tác hành văn phịng Để làm điều doanh nghiệp cần quan tâm đến hoạt động doanh nghiệp để nhận vấn đề tồn đọng phát huy điểm mạnh sẵn có Vị trí, tính chất chức văn phịng máy giúp việc quan, có chức giúp lãnh đạo quan tổ chức điều hành hoạt động chung, trung tâm xử lý thông tin phục vụ đạo, điều hành mặt công tác lãnh đạo quan nơi đảm bảo điều kiện vật chất - kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức Vì văn phịng đầu mối giao tiếp, mặt quan, “hình ảnh nhìn thấy” quan, tổ chức gắn liền với uy tín quan phản ánh lực quản lý, điều hành người lãnh đạo quan, tổ chức Nhận thức điều này, trình tuần học tập, tìm hiểu Cơng ty cổ phần Công nghệ thương mại Systech em nghiên cứu cơng tác văn phịng Tiếp xúc với thực tế, em cảm thấy vấn đề quan tâm quan, tổ chức nào, đặc biệt Công ty Cổ phần công nghệ thương mại Systech Bài báo cáo kiến tập rõ thực trạng công tác văn thư bao gồm nội dung soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn văn đến, quản lý dấu, lập hồ sơ lưu trữ quan Các trang thiết bị có văn phịng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Công ty Sau khảo sát thực trạng, em đưa đánh giá, nhận xét ưu điểm nhược điểm tồn đề xuất mơt số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn phịng Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Thương mại Systech Do hạn chế thời gian kiến thức nên báo cáo nhiều hạn chế cần phải khắc phục, em mong nhận ý kiến đánh giá từ phía thầy để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Của Chính phủ Về công tác văn thư Quyết định số 384/QĐ-SYSTECH ngày 02 tháng 04 năm 2010 Của giám đốc công ty Về việc ban hành quy định văn hóa làm việc ứng xử Công ty Cổ phần công nghệ thương mại Systech PGS Vương Đình Quyền (2005), Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 4.Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, Nxb Giao thông Vận tải, Hà Nội Tài liệu nội Công ty Cổ phần Công nghệ Thương mại Systech Website Công ty cổ phần Công nghệ Thương mại Systech https://www.systech.vn/ PHỤC LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Thương mại Systech Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổn giám đốc Phó giám đốc P Hành tổng hợp P Kế hoạchKinh doanh P Tài kế tốn P Kỹ thuật – Vật tư Hệ thống đại lý Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Phịng Hành – Tổng hợp Trưởng phịng hành tổng hợp Phó phịng hành tổng hợp Bộ phận văn thư Bộ phận nhân Nhân viên lễ tân Nhân phục vụ Phụ lục 03 Tổng hợp trang thiết bị có Phịng Hành tổng hợp tính đến thời điểm Tháng 12/2021 STT Loại thiết bị Số lượng(chiếc) Máy tính Máy in Máy photocopy Máy fax Máy scan Điện thoại Máy gập giấy Máy chiếu Loa đài 10 Bình lọc nước 11 Điều hòa 12 Tủ hồ sơ ... sở Công ty - Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn pháp lý công ty, văn đi, đến trụ sở công ty - Tổ chức công tác y tế, tạp vụ công tác khác thuộc phạm vi hành quản trị - Xây dựng, quản lý công tác. .. đăng kí văn công ty: ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Ngày tháng Số/ký hiệu Trích yếu Nơi nhận Nơi giữ văn vb 5/02 vb 12 văn Cty Hà Nội văn Văn phòng lưu Ghi cty (Nguồn: Tài liệu nội công ty) - Với văn mật:... mô tả công việc .12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH 17 2.1 Công tác văn thư 17 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn
- Xem thêm -

Xem thêm: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty Systech,