LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt kỳ kiến tập, trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến ban lãnh đạo cùng tập thể công nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech, đặc biệt là phòng Hành chính Tổng hợp của công ty và Anh Nguyễn Tiến Vượng – Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp là người hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ tôi trong quá trình hoạt động tại văn phòng Tôi xin phép gửi lời cảm ơn đến Thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã trang bị cho tôi kiến thức cùng những hiểu bi.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nhiều tác giả đã nghiên cứu về công tác văn phòng và quản trị văn phòng thông qua sách, báo, tạp chí, luận văn và luận án tại các trường đại học Một số đề tài tiêu biểu bao gồm nghiên cứu của Phạm Trường Thọ (2013) về "thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ cấp ủy trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa" tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Ngãi Bên cạnh đó, Lương Thị Kim Ngân (2019) đã tập trung vào "các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng" tại Công ty TNHH thương mại và vận tải An Thái, nhằm cải thiện hoạt động quản trị văn phòng tại doanh nghiệp này.
TNHH một thành viên Tổng công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu” của tác giả Phạm Thị
Các công trình nghiên cứu và luận văn hiện có chủ yếu tập trung vào việc nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng, nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện về công tác văn phòng tại công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech Mỗi nghiên cứu đều tiếp cận từ những góc độ khác nhau, cho thấy sự cần thiết phải có một nghiên cứu cụ thể hơn về vấn đề này.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Báo cáo kiến tập với đề tài “Khảo sát thực trạng công tác Văn phòng tại Công ty
Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức và hoạt động văn phòng, khảo sát thực trạng công tác văn phòng hiện tại Dựa trên kết quả khảo sát, công ty sẽ đánh giá những thành tựu đã đạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Systech.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Báo cáo thực hiện 3 nhiệm vụ nghiên cứu chính sau đây:
Một là, Kháo sát công tác Văn phòng tại Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
Hai là, Làm rõ thực trạng công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
Ba là, Đánh giá những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp được sử dụng trong báo cáo đó là:
Để nắm vững công tác văn phòng, việc tìm hiểu và phân tích tài liệu là rất quan trọng Bạn có thể khai thác tài liệu từ các nguồn nội bộ của công ty, cũng như từ sách báo liên quan Việc này không chỉ giúp nâng cao kiến thức mà còn hỗ trợ trong việc áp dụng các phương pháp làm việc hiệu quả.
Phương pháp quan sát là một kỹ thuật quan trọng, cho phép người thực hiện tham gia trực tiếp vào hoạt động của Văn phòng công ty Qua quá trình kiến tập tại Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech, người quan sát có thể thu thập thông tin và đưa ra những đánh giá khách quan nhất về hiệu quả công tác văn phòng.
Ý nghĩa nghiên cứu
Báo cáo này tổng hợp những quan sát và nhận thức trong quá trình kiến tập tại công ty, đồng thời chỉ ra một số bất cập trong công tác Văn phòng Mục tiêu của báo cáo là nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bố cục báo cáo
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo kiến tập được chia làm 3 chương cụ thể như sau:
Chương 1 Khảo sát công tác Văn phòng tại Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
Chương 2 Thực trạng công tác Văn phòng tại Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
Chương 3 trình bày những đánh giá và nhận xét về hiệu quả công tác Văn phòng tại Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc Các yếu tố như tổ chức quy trình làm việc, cải tiến công nghệ thông tin và đào tạo nhân viên được nhấn mạnh để tối ưu hóa hoạt động Văn phòng Việc áp dụng các biện pháp này không chỉ nâng cao năng suất làm việc mà còn cải thiện sự hài lòng của nhân viên và khách hàng.
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH
Giới thiệu về công ty
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH
- Tên quốc tế: SYSTECH TECHNOLOGY AND TRADING COMPANY
- Tên giao dịch: SYSTECH TTC.,JSC
- Giám đốc đại diện pháp luật: Mạc Thị Thu Hằng
- Địa chỉ: Tầng 12, tòa Viwaseen số 48 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liên
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài nhà nước
- Giấy phép kinh doanh số: 0102159423
- Vốn điều lệ: 18.000.000.000 (mười tám tỷ đồng)
1.1.2 Lịch sử hình thành và ngành nghề kinh doanh
Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech, được thành lập bởi bà Mạc Thị Thu Hằng, bắt nguồn từ công ty TNHH thương mại Systech trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam thu hút mạnh mẽ đầu tư từ các công ty, tập đoàn lớn nước ngoài vào năm 2007 Systech hoạt động độc lập trong lĩnh vực cung cấp thiết bị vật liệu xây dựng và thiết bị phụ trợ cho các doanh nghiệp FDI, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 07/02/2007 với vốn điều lệ 18 tỷ đồng.
Systech, với cốt lõi là chuyên nghiệp, phối hợp chặt chẽ và ý chí tự phát triển bản thân, đã không ngừng nỗ lực trong suốt 13 năm qua để trở thành đối tác tin cậy của các doanh nghiệp FDI và những khách hàng khó tính như Samsung, LG, Canno Đội ngũ Systech chủ động, nhanh nhẹn và khoa học đã xây dựng thành công mạng lưới 50 đại lý phân phối và 600 khách hàng quen thuộc.
Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty được cơ cấu theo sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần bao gồm:
- Các phòng ban, bộ phận
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech – phụ lục 01)
Hội đồng quản trị là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty, bao gồm tất cả các cổ đông và có quyền biểu quyết Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm quyết định các vấn đề theo quy định của Luật pháp và điều lệ Công ty.
Ban kiểm soát là cơ quan thuộc Hội đồng quản trị, có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh cũng như báo cáo tài chính của công ty.
Người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm có trách nhiệm quản lý các vấn đề quan trọng, bao gồm hoạch định chiến lược phát triển dài hạn cho Công ty, quyết định các vấn đề hoạt động hàng ngày, và đại diện ký kết hợp đồng cùng các giấy tờ liên quan đến Công ty.
Là thành viên được Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, tôi hỗ trợ Giám đốc và quản lý các lĩnh vực liên quan đến tổ chức hành chính cũng như hoạt động xã hội của Công ty.
* Phòng Hành chính tổng hợp:
+ Thực hiện lập kế hoạch, xác định nhu cầu, tuyển dụng nhân sự
+ Tham mưu đề xuất cho các phòng ban bộ phận trong xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực là yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng lực cho ban lãnh đạo và công nhân viên trong công ty Việc liên hệ đăng ký các khóa học phù hợp sẽ góp phần nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc, từ đó cải thiện hiệu quả công việc và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
+ Thực hiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên
Tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc xây dựng cơ chế lương thưởng cho các bộ phận, đồng thời đảm bảo các chế độ phúc lợi và bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên là rất quan trọng.
+ Quản lý việc thực hiện nội quy quy định của công ty về thời gian làm việc, trang phục, tác phong làm việc
+ Thực hiện các công việc tính lương, chấm công
- Công tác hành chính văn phòng:
+ Soạn thảo và ban hành các văn bản theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo.
+ Quản lý các văn bản đến, văn bản đi và nộp lưu hồ sơ
+ Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, trang thiết bị, mua sắm các vật dụng trong văn phòng để phục vụ thực hiện các công việc
+ Thực hiện các công tác hậu cần, lễ tân, tổ chức hội họp, hội nghị công ty
* Phòng tài chính – kế toán:
- Là bộ phận giúp việc Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán- Tín dụng trong toàn Công ty
Giám đốc có trách nhiệm kiểm tra và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính trong công ty thông qua việc sử dụng đồng tiền, đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và của công ty cổ phần.
Về Công tác tài chính:
+ Kế hoạch: xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm.
Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung và dài hạn là rất quan trọng để tối ưu hóa nguồn lực tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh Cần huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có, đồng thời tạo lập và sử dụng các nguồn tài chính một cách hiệu quả Điều này sẽ giúp tăng cường tiết kiệm trong chi phí, hạ giá thành sản phẩm và thúc đẩy nhanh chóng tích lũy nội bộ.
+ Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn, tổ chức thanh toán tiền kinh doanh, thu hồi công nợ.
Căn cứ vào chế độ của Nhà nước và quy định của ngành, Công ty tiến hành kiểm tra việc sử dụng tài sản và tiền vốn, đồng thời kiểm tra việc tuân thủ các quy định về dự toán và định mức chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho sản xuất cơ bản và tổ chức thanh quyết toán các dự án hoàn thành.
Về công tác tín dụng:
+ Căn cứ vào kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản để xây dựng kế hoạch dụng trung và dài hạn.
+ Kiểm tra việc sử dụng các nguồn vốn ở các đơn vị trực thuộc.
Tham gia vào quá trình đàm phán và soạn thảo hợp đồng cho Công ty, đồng thời hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong việc ký kết hợp đồng kinh tế.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch trả nợ, thu nợ vay trung và dài hạn.
Về Công tác kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán là một yếu tố quan trọng, cần căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán phù hợp, có thể là tập trung hoặc phân tán Việc này giúp đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
+ Tổ chức công tác kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là rất quan trọng, bao gồm việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
Tổ chức hướng dẫn và triển khai hệ thống tài khoản kế toán, đồng thời thiết lập quy trình ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
+ Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo quy định.
Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty cũng như từng đơn vị liên quan.
+ Tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định.
Về Công tác kiểm tra tài chính, phân tích hoạt động kinh tế:
Dựa trên báo cáo tài chính và việc giám sát tình hình quản lý kinh tế tài chính tại các đơn vị trực thuộc, cần đề xuất tổ chức kiểm tra tài chính định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, tín dụng từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc.
+ Kiểm tra tính trung thực của báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc trong Công ty.
+ Tổ chức hướng dẫn phân tích hoạt động kinh tế theo quy định.
* Phòng Kỹ thuật – Tư vấn:
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
1.3.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty a) Nghiệp vụ tổ chức nhân sự - lao động tiền lương:
- Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức
Công ty: Tổ chức bộ máy, thành lập mới, giải thể, sát nhập, tách chia…các đơn vị, bộ phận phù hợp tình hình thực tế
Quản lý lao động hiệu quả bao gồm việc phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện chính sách tiền lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động và định mức lao động Đồng thời, cần chú trọng đến việc quản lý nhân sự và đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách đối với người lao động.
Công tác phúc lợi tập thể đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động Điều này bao gồm các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hộ lao động, bồi dưỡng cho những công việc độc hại, quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi, cũng như các chính sách về khen thưởng, kỷ luật, bồi thường vật chất, chế độ thôi việc và nghỉ việc Bên cạnh đó, cần chú trọng đến chế độ lao động nữ, trợ cấp khó khăn và các biện pháp cải thiện điều kiện lao động.
- Nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp quy của Công ty
Nghiên cứu và đề xuất các phương án quản lý nhân sự trong Công ty bao gồm tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm và luân chuyển cán bộ công nhân viên Đồng thời, cần nghiên cứu và đề xuất các chương trình bồi dưỡng, đào tạo nhằm nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và lý luận chính trị cho toàn thể cán bộ công nhân viên.
Lập kế hoạch bảo hộ lao động và theo dõi việc thực hiện kế hoạch bảo hiểm lao động hàng năm là rất quan trọng Đồng thời, công tác thanh tra, kiểm tra cũng cần được thực hiện một cách nghiêm túc để đảm bảo an toàn lao động Ngoài ra, việc thi đua và khen thưởng trong lĩnh vực này cũng góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm của người lao động và quản lý.
- Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch đã được giám đốc phê duyệt.
- Tổng hợp, xử lý, trình giám đốc xem xét kỷ luật theo quy định của Công ty
- Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi gây thất thoát, phương hại đến lợi ích của Công ty
- Xây dựng, tổ chức kế hoạch thi đua khen thưởng c) Nghiệp vụ công tác văn thư
- Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ báo chí theo địa chỉ quy định về quản lý văn băn.
- Luật soạn thảo văn bản và photo tài liệu phục vụ công tác Hành chính nhân sự của Công ty
- Cấp phát văn phòng phẩm cho các bộ phận, thực hiện quản lý văn phòng phẩm theo đúng chế độ
Thực hiện việc đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận, đảm bảo tuân thủ quy định về quản lý văn bản và con dấu của Công ty cũng như pháp luật hiện hành Điều này nằm trong nghiệp vụ quản trị văn phòng, góp phần nâng cao tính hợp pháp và hiệu quả trong công tác quản lý.
- Quản lý trang thiết bị, đồ dùng văn phòng các Phòng, Ban tại trụ sở Công ty
- Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn bản pháp lý của công ty, văn bản đi, đến tại trụ sở công ty
- Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các công tác khác thuộc phạm vi hành chính quản trị
- Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.
- Quản lý các hô sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-
2008, các Hồ sơ pháp lý của Công ty theo chức năng quy định của phòng
- Tổ chức đón tiếp khách đến tham quan, tổ chức Khánh tiết, Hội nghị
Để duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng, việc tổ chức thực hiện công tác vệ sinh tại khu vực văn phòng là rất quan trọng Công ty cần chú trọng đến việc giữ gìn, chăm sóc và bảo quản không gian làm việc, đảm bảo vệ sinh và cảnh quan môi trường luôn được cải thiện.
Chuẩn bị hội trường và phòng họp cho các cuộc đại hội, hội họp là rất quan trọng; đồng thời, cần thiết lập phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty để phục vụ công việc và tiếp khách hàng hàng ngày.
- Quản lý con dấu của Công ty, thiết bị văn phòng, điện thoại Công ty
- Quản lý xe văn phòng, văn phòng làm việc, cảnh quan môi trường tại trụ sở Công ty.
1.3.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty a) Cơ cấu tổ chức
Công ty Cổ phần công nghệ và thương mại Systech không có văn phòng riêng biệt, mà công tác văn phòng được thực hiện bởi phòng Hành chính tổng hợp Phòng này đảm nhận đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của một văn phòng, dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng Hành chính tổng hợp.
* Chức năng của Văn phòng
- Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty.
- Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất, phát triển nguồn nhân lực
- Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng hành chính tổng hợp.
- Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm.
- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty.
- Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển giao.
- Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho giám đốc
- Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về chất lượng trong sản xuất.
Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phòng Hành chính tổng hợp và toàn công ty là nhiệm vụ quan trọng, giúp lãnh đạo nắm bắt thông tin kịp thời Đồng thời, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực hiệu quả cũng là một phần thiết yếu để nâng cao năng lực và phát triển bền vững cho công ty.
- Quản lý máy móc, bảo trì máy móc định kỳ.
1.3.3 Xác định vị trí việc làm và mô tả công việc a) Trưởng phòng hành chính tổng hợp
+ Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách nhiệm ngiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng
+ Là người chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn như :Tổng hợp ,kiểm tra, giám sát
Người điều hành văn phòng có trách nhiệm quản lý tất cả các yếu tố trong môi trường làm việc, đảm bảo chúng phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của cơ quan hoặc tổ chức trong từng giai đoạn hoạt động.
+ Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phận văn phòng.
Trưởng phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về tuyển dụng và bố trí nhân sự, đồng thời theo dõi thông tin liên quan đến nhân sự để giải quyết kịp thời thắc mắc của nhân viên Ngoài ra, trưởng phòng cũng tư vấn về công tác khen thưởng, kỷ luật, đánh giá chất lượng công việc và thẩm định dự án đầu tư của các bộ phận trong công ty.
+ Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi được chuyên viên hành chính tổng hợp để trình lãnh đạo.
Chỉ đạo lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh cho công ty, bao gồm cả kế hoạch ngắn hạn và dài hạn Thực hiện kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện các kế hoạch và nhiệm vụ đã được giao.
+ Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của công ty bởi trưởng phòng là người tham mưu chiến lược kinh doanh cho công ty.
Thực hiện các chuyến công tác theo chỉ đạo của lãnh đạo nhằm kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty, đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả tối ưu.
Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng tại văn phòng giúp nắm bắt tình hình hoạt động, lắng nghe ý kiến và nguyện vọng của các thành viên Qua đó, có thể cải thiện phương pháp quản lý, phát hiện những thiếu sót trong công tác điều hành và thực hiện nhiệm vụ trong tháng một cách hiệu quả hơn.
Trưởng phòng hỗ trợ trong việc tổ chức và điều hành các lĩnh vực tại văn phòng, có khả năng kiêm nhiệm vai trò trưởng một số bộ phận, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của chánh văn phòng.
Công tác văn thư
2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.1.1 Các loại văn bản được công ty ban hành
Tại Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech có các loại văn bản được ban hành là văn bản hành chính như :
- Quyết định, quy chế, quy định ban hành nội quy, quy định của doanh nghiệp
- Quyết định tuyển dụng nhân viên, luân chuyển, thuyên chuyển cán bộ công nhân viên trong công ty
- Công văn gửi các cá nhân, tổ chức, cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết các công việc của công ty
- Báo cáo hoạt động của phòng ban, bộ phận
- Giấy mời tham gia hội thảo hội nghị khách hàng
- Các văn bản quy định về hoạt động của doanh nghiệp
2.1.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản a) Thẩm quyền về nội dung của văn bản
Qua quá trình kiến tập và tìm hiểu các văn bản tại Công ty tôi nhận thấy quyền ban hành văn bản như sau:
Chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền ban hành các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty, cũng như các văn bản liên quan đến nhân sự như bổ nhiệm, điều động, luân chuyển và thôi việc Giám đốc, Phó giám đốc, các Trưởng phòng Ngoài ra, Chủ tịch cũng chịu trách nhiệm về các văn bản liên quan đến Hội đồng cổ đông và một số tài liệu quan trọng khác.
Giám đốc có quyền ban hành các quyết định liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trong công ty Điều này bao gồm việc quy định các quy chế công việc, cũng như các văn bản nhân sự như bổ nhiệm, điều động, luân chuyển và thôi việc đối với cán bộ, nhân viên (không bao gồm Phó giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng) Ngoài ra, giám đốc còn có thẩm quyền phát hành các văn bản hành chính như Quyết định, Kế hoạch, Tờ trình, Báo cáo và các loại văn bản khác.
Các phòng ban và đơn vị có quyền ban hành các văn bản hành chính nội bộ như thông báo và giấy mời để xử lý công việc hàng ngày Thẩm quyền này bao gồm việc xác định hình thức của các văn bản.
Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty có quyền ban hành các văn bản quan trọng như quy định, quy chế, quyết định, hợp đồng, công văn và kế hoạch.
Giám đốc và các phó giám đốc công ty có quyền ban hành nhiều loại văn bản quan trọng như quy định, quy chế, nội quy, quyết định, hợp đồng, công văn, tờ trình, thông báo, báo cáo và kế hoạch Đối với các đơn vị, bộ phận và phòng ban trực thuộc, họ có quyền phát hành các văn bản hành chính thông thường mang tính chất nội bộ, bao gồm chương trình, kế hoạch, tờ trình và báo cáo.
Nội dung văn bản được ban hành thuộc chức năng và nhiệm vụ của phòng ban nào thì phòng ban đó sẽ trực tiếp soạn thảo Đối với các văn bản của Ban Lãnh đạo Công ty, việc soạn thảo sẽ do bộ phận Văn thư thực hiện hoặc do người được Chủ tịch hoặc Tổng Giám đốc chỉ định.
Khi nội dung văn bản liên quan đến nhiều công việc, người được giao soạn thảo cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận phòng, ban liên quan để đảm bảo việc thực hiện hiệu quả.
Nội dung văn bản được xây dựng phù hợp với hình thức ban hành, đáp ứng yêu cầu công việc và đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật trong soạn thảo.
2.1.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày
Trước khi có quy chế về công tác văn thư lưu trữ, cán bộ nhân viên Công ty đã áp dụng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản dựa trên nghị định hiện hành.
30/2020/NĐ-CP Ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010 mm x 297mm) Định lề trang văn bản:
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 20 – 30 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm;
Văn bản được soạn thảo đúng theo quy định của nhà nước bao gồm các mục sau:
2 Tên công ty và đơn vị ban hành văn bản
3 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
4 Số, ký hiệu của văn bản
5 Tên loại và trích yếu nội dung
Các thành phần thể thức văn bản bổ sung do ban lãnh đạo công ty quyết định.
Cụ thể các văn bản được trình này như sau:
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm các dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
Quốc hiệu được trỡnh bày chiếm khoảng ẵ trang giấy theo chiều ngang ở phớa trờn, bên phải
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 hoặc 13, kiểu chữ đứng, đậm
Dòng thứ hai “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng cỡ chữ in thường, cỡ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng, đậm Nó được đặt cách giữa dòng thứ nhất, với chữ cái đầu của mỗi cụm từ viết hoa, có gạch nối giữa các cụm từ và cách chữ Phía dưới có một đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại là đơn vị ban hành văn bản, và thông tin về tên công ty sẽ được trình bày cụ thể trong phần thể thức này.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ
Tờn cụng ty, đơn vị chiếm khoảng ẵ trang giấy theo chiều ngang, ở phớa trờn, bờn trái
Tên công ty và đơn vị ban hành được trình bày bằng chữ in hoa, đậm, cùng cỡ chữ như quốc hiệu, với kiểu chữ đứng đậm Chúng được đặt ở giữa tên công ty chủ quản, phía dưới có một đường kẻ ngang, dài từ 1/3 đến 2/3 độ dài của dòng chữ và được căn đối với dòng chữ trên.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản cần được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, đặt cạnh dưới Quốc hiệu và Tiêu ngữ Nội dung này sử dụng chữ in thường với cỡ chữ từ 12 đến 14, kiểu chữ nghiêng, trong đó các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa, và sau địa danh cần có dấu phẩy.
Hà Nội, ngày 13 tháng 07 năm 2020
- Số, ký hiệu của băn bản:
Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech sử dụng hệ thống số hiệu văn bản được đăng ký tại văn thư công ty, với số hiệu bắt đầu từ 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Thời gian ban hành văn bản: Là mốc thời gian năm ban hành văn bản
Ký hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng quy định và chữ viết tắt tên của Công ty hoặc đơn vị liên quan.
Số và ký hiệu văn bản được trình bày bằng cỡ chữ 12 hoặc 13 in thường, kiểu chữ đứng
Ví dụ: Quyết định của Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
Ví dụ: Công văn của Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp
2.2.1 Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp tại Công ty Cổ phần công nghệ và thương mại Systech a) Về nghi thức nhà nước
Công ty tư nhân không quá chú trọng vào các hoạt động nghi thức nhà nước, mà thay vào đó, tập trung vào việc thực hiện các văn hóa doanh nghiệp riêng biệt.
Trong các buổi họp tại phòng hội nghị, nghi thức chào cờ với việc treo quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là rất quan trọng Điều này thường được thực hiện vào sáng thứ Hai đầu tuần, kèm theo việc hát quốc ca Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng đóng vai trò quan trọng trong các buổi họp này.
Giao tiếp trong Công ty Cổ phần công nghệ và thương mại Systech được thực hiện nghiêm túc theo Quyết định số 384/QĐ-SYSTECH ngày 02 tháng 04 năm 2010 của giám đốc công ty, quy định về văn hóa làm việc và ứng xử.
* Giao tiếp qua điện thoại:
- Trả lời điện thoại ngay khi có thể (không để điện thoại reo quá lâu).
- Khi nhân điện thoại đầu tiên phải giới thiệu; tên hoặc bộ phận/đơn vị + xin nghe.
- Khi gọi đi, câu nói đầu tiên: Chào hỏi + xưng danh + bộ phận/ đơn vị công tác.
Trong môi trường làm việc, việc giao tiếp giữa đồng nghiệp là rất quan trọng Nam và nữ cần thể hiện sự thân thiện và lịch sự khi chào đón người mới Giọng nói vui vẻ và nhẹ nhàng sẽ giúp tạo không khí hợp tác, thể hiện sự sẵn sàng làm việc cùng nhau Sự chào đón này không chỉ giúp người mới cảm thấy thoải mái mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc chung trong cơ quan.
- Trước khi gọi điện thoại, phải chuẩn bị đầy đủ nội dung, thông điệp cần truyền tải.
- Khi nói chuyện với cấp trên, với đối tác hoặc người lớn tuổi hơn không được gác máy trước.
- Tránh gọi nhầm tên người được gọi.
- Biết lắng nghe và không cắt ngang câu nói của người khác.
Khi trao đổi qua điện thoại, tránh tranh cãi và giữ bình tĩnh nếu có bất đồng Không nên quát tháo hay gây ồn ào, vì điều này có thể ảnh hưởng đến những người xung quanh.
- Không sử dụng điện thoại của Công ty vào việc riêng.
- Không bất ngờ gác máy khi chưa kết thúc nội dung trao đổi.
- Kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào hoặc cảm ơn và đặt máy nhẹ nhàng.
- Để chuông điện thoại vừa phải tránh làm ảnh hưởng đến người xung quanh.
Khi nhận được cuộc gọi với lời nhắn, người nhận cần ghi chép đầy đủ thông tin bao gồm nội dung lời nhắn, tên người gọi và thời gian Họ cũng có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn ngay khi có thể để đảm bảo thông tin được chuyển giao một cách hiệu quả.
- Mở đầu một email cần phải có lời chào: “Kính gửi” hoặc “Kính chuyển” + tên người được gửi hoặc bộ phận được gửi.
- Nội dung email cần phải rõ ràng, viết ngắn gọn, dễ hiểu, hạn chế tối đa việc sai lỗi chính tả.
- Trình bày email theo phông chữ dễ đọc, khoảng cách các dòng hợp lý, in đậm hoặc gạch dưới những nội dung quan trọng.
- Sử dụng dòng tiêu đề để trích yếu nội dung của email, phần trích yếu này phải ngắn gọn và phù hợp với nội dung cần truyền tải.
- Không được truyền tải nội dung email khi chưa có sự đồng ý của người gửi.
- Cuối nội dung email cần có “Trân trọng” đối với người nhận email là ngang cấp;
Khi gửi email đến cấp trên, hãy bắt đầu bằng câu chào "Trân trọng kính chào" Đừng quên ký tên ở cuối email với đầy đủ thông tin như họ và tên, chức vụ, số điện thoại, fax và địa chỉ công ty theo quy định.
Người nhận email trong nội bộ công ty cần tham gia giải quyết các góp ý công việc một cách kịp thời và đúng hạn, đồng thời đảm bảo nội dung phản hồi phù hợp với yêu cầu công việc.
* Giao tiếp, ứng xử đối với đối tác và khách hàng
- Chủ động chào hỏi khách trước và giúp đỡ nhiệt tình khi khách có biểu hiện cần giúp đỡ.
- Tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ.
- Thái độ lịch sự, thân thiện, tôn trọng, bình đẳng.
- Giải quyết nhanh, đúng hạn, đúng nội quy, đầy đủ, rõ ràng những yêu cầu của khách hàng trên cơ sở quy định của Nhà nước và Công ty.
Tôn trọng ý kiến của khách hàng và đối tác là rất quan trọng Việc lắng nghe và cố gắng hiểu những gì họ truyền đạt giúp tạo ra sự kết nối hiệu quả Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp bạn điều chỉnh cách diễn đạt sao cho phù hợp với khả năng hiểu biết và sự chú ý của họ.
Tiếp đón khách hàng và đối tác một cách chu đáo tại đúng địa điểm quy định là rất quan trọng Nếu không thể tiếp đón hoặc giải quyết yêu cầu của họ đúng hẹn, cần phải thông báo và phản hồi kịp thời để khách hàng và đối tác được biết.
- Trong giao tiếp với khách/ đối tác đảm bảo thái độ tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp, không nói xấu tổ chức, cấp trên và đồng nghiệp.
- Thực hiện đúng cam kết với khách/ đối tác tới làm việc tại Công ty.
2.2.2 Nhận xét và đánh giá chung
Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech duy trì các yếu tố cơ bản trong văn hóa hội họp và nghi thức chào cờ vào thứ 2 đầu tuần, mặc dù không quá chú trọng vào các nghi thức nhà nước Điều này phù hợp với bản chất của một công ty tư nhân, khác với các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước Các văn bản quy định về giao tiếp và ứng xử trong công ty đã góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong văn hóa giao tiếp.
Tại Systech, mọi cán bộ công nhân viên đều tuân thủ nghiêm túc các quy định về nội quy và văn hóa giao tiếp, góp phần hình thành nên nét văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp.
2.3 Thiết bị văn phòng và ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech
2.3.1 Các trang thiết bị được sử dụng trong văn phòng
Phòng Hành chính tổng hợp được trang bị đầy đủ các thiết bị như máy tính, máy in, máy fax và điện thoại, đáp ứng nhu cầu làm việc của cán bộ công nhân viên Tuy nhiên, số lượng thiết bị hiện tại chỉ đủ cho số nhân sự hiện có, do đó, nếu mở rộng quy mô nhân sự, cần bổ sung thêm trang thiết bị.
Dưới đây là bảng thống kê số lượng trang thiết bị tại phòng Hành chính Tổng hợp như sau (Phụ lục 03)
Về mặt chất lượng thì vẫn các trang thiết bị này cũng đã cũ và đôi khi trong quá trình sử dụng phải sửa chữa nhiều
2.3.2 Sử dụng và Quản lý các trang thiết bị Đối với điều kiện cơ sở vật chất khác khi bàn giao cho từng phòng đã có biên bản bàn giao tức là cơ sở vật chất đó đã thuộc quyền sở hữu, thuộc quyền quản lý của phòng. Khi đó các phòng phải cử người quản lý và chịu trách nhiệm nếu xẩy ra mất mát, hư hỏng không có lý do chính đáng thì phòng đó phải chịu trách nhiệm đền bù Vì vậy khi cơ sở vật chất trong phòng hỏng hóc phải báo ngay cho cán bộ văn phòng để có kế hoạch thay thế sửa chữa.
2.3.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Công ty
Phần mềm quản lí nhân sự: HRMS
