7. Bố cục báo cáo
2.1.1.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Đối với các văn bản không mang nội dung quan trọng, không mang tính quy định, quyết định, chỉ là công văn trao đổi thông thường thì do các phòng ban, cá nhân tự soạn thảo và trình Ban lãnh đạo Công ty ký duyệt ban hành.
Đối với những văn bản quan trọng mang tính quy định, quyết định thì chủ tịch, giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech căn cứ và tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo giao cho một phòng ban, bộ phận hoặc một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
Phòng ban, bộ phận hoặc nhân viên được giao soạn thảo văn bản thực hiện các bước quy trình sau:
- Xác định nội dung, hình thức và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản, thu thập xử lý thông tin có liên quan.
- Soạn thảo văn bản: trường hợp khẩn cấp, cần thiết, đề xuất với ban lãnh đạo công ty tham khảo ý kiến của Ban lãnh đạo tập đoàn hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Trình duyệt dự thảo văn bản:
Dự thảo văn bản công ty, do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. Người đứng đầu Phòng, ban bộ phận chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/ tắt và cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo Công ty, đề xuất mức độ khẩn, xem xét chất, nội dung thông tin để xác định việc đóng dấu mật, dối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.