7. Bố cục báo cáo
2.3.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng tại Công ty
Phần mềm quản lí nhân sự: HRMS
- Phần mềm quản lý nhân sự HRMS xây dựng bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí, nhằm khai thác được kỹ năng, thế mạnh của nhân viên, đồng thời, giúp công việc được thực hiện có hiệu quả hơn.
- Quản lý, kiểm duyệt tất cả các yêu cầu tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp với yêu cầu đó.
- Quản lý các thông tin liên quan đến nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, học vấn, mức lương, bảo hiểm, kỹ năng, hợp đồng.
- Lập các kế hoạch đào tạo chi tiết, theo dõi và đánh giá được kết quả đào tạo như chứng chỉ, văn bằng, các kỹ năng sau đào tạo.
- Thiết lập bộ chỉ tiêu đánh giá nhân viên, quá trình thực hiện công biệc, lập kế hoạch và đánh giá nhân viên một cách chi tiết.
- Giúp chấm công một cách chính xác, nhanh chóng với nguồn số liệu linh hoạt, hỗ trợ nhiều ký hiệu khác nhau, có khả năng tích hợp với máy chấm công để chấm công cho nhân viên một cách chính xác nhất.
- Quản lý các chế độ bảo hiểm theo Luật bảo hiểm mới nhất, điểu chỉnh mức đóng bảo hiểm, thông tin đóng bảo hiểm chỉ với những thao tác đơn giản.
- Quản lý tất cả các hoạt động cấp phát, sử dụng thiết bị....
- Cung cấp dịch vụ (ESS) giúp nhân viên có thể khai thác được các dịch vụ thông tin như phiếu công, quỹ phép, hợp đồng, mức lương, đăng ký nghỉ phép, tham gia các khóa đào tạo.
- Bên cạnh đó, Phần mềm quản lý nhân sự HRMS còn hỗ trợ các báo cáo đa dạng, phong phú với nhiều hình thức hiển thị khác nhau như biểu đồ, bảng thống kê,..., giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi được thực trạng nhân sự trong công ty để có được những sự điều chỉnh phù hợp.
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SYSTECH 3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1.Ưu điểm
a) Về công tác bố trí sắp xếp văn phòng
Phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ phần công nghệ và thương mại Systech bố trí theo sơ đồ mở- kín: gồm một phòng liền nhau, phòng làm việc của trưởng phòng với phó phòng và thư ký và toàn bộ nhân viên văn phòng
Tuy nhiên không gian làm việc của phòng chưa rộng lắm, do diện tích mặt băng của công ty còn chật hẹp, nhưng văn phòng có cách bố trí khá phù hợp, hợp lý để tận dụng tối đa cơ sở vật chất, kỹ thuật, trưởng phòng và nhân viên cùng làm việc một phong để thận tiện cho quá trình trao đổi tài liệu và quản lý nhân viên.
Các bàn làm việc của nhân viên sát nhau thuận tiện cho việc trao đổi giữa các nhân viên, nhưng chưa có vách ngăn giữa các bàn làm việc. Phó phòng hành chính được bố trí ở vị trí ngay gần bàn làm việc của nhân viên để thuận lợi cho việc quản lý và trao đổi với nhân viên
b) Việc phân công và phối hợp thực hiện giữa các nhân viên trong Văn phòng
Mỗi vị trí việc làm trong văn phòng đã được xây dựng theo bản mô tả công việc những công việc cần phải làm để nhiệm vụ không bị chồng chéo.
Đồng thời ở Văn phòng công ty việc phối hợp thực hiện công việc giữa các bộ phận với nhau được thực hiện một cách nghiêm túc, cùng nhau thực hiện các công việc chung của phòng ban.
c) Các trang thiết bị văn phòng
Đối với công ty cổ phần công nghệ và thương mại Systech các điều kiện cơ sở vật chất được trang bị tương đối đầy đủ, mỗi phòng ban ngoài các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại, bàn, ghế, tủ, giá đựng tài liệu…còn được trang bị cây cảnh, điều hòa nhiệt độ, cây nước nóng lạnh. Để quản lý tôt cơ sở vật chất hiện có tránh tình trạng mất mát hư hỏng cán bộ văn phòng đã tiến hành phân loại và lập hồ sơ danh mục quản lý tất
cả cơ sở vật chất của từng phòng và của toàn công ty. Nhờ có công tác quản lý chặt chẽ, hiệu quả kết hợp với ý thức tự giác bảo vệ tài sản công ty của toàn thể nhân viên từ khi thành lập cho đến nay công ty chưa xẩy ra tình trạng mất mát.
d) Về nhân sự của Phòng
Với nguồn nhân sự hiện nay trưởng phòng quản lý nhân viên tương đối tốt cả về giờ giấc làm việc cũng như chất lượng công việc. Định kỳ 2 tuần hoặc 1 tháng các phòng tổ chức cuộc họp để tổng kết đánh giá các công việc đã hoàn thành, phân công công việc cho những công việc tiếp theo.
Nội bộ công ty ổn định, toàn thể nhân viên sống đoàn kết quan tâm lẫn nhau, cuối mỗi tháng công ty thường tổ chức đi picnic để giảm stress sau một tháng làm việc căng thẳng, lấy lại tinh thần cho một tháng làm việc tiếp theo.
Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, thực hiện đầy đủ, chính xác những nhiệm vụ của mình vậy nên công việc hành chính văn phòng vận hành đa số đều hoàn thành tốt.
d) Về công tác văn thư
- Công tác soạn thảo văn bản đươc thực hiện theo đúng tinh thần của Nghị định 30/2020/NĐ-CP nghị định của chính phủ về công tác văn thư.
- Văn bản được soạn thảo và ban hành theo đúng trình tự, ít xảy ra sai sót trong hình thức và chính tả
- Văn bản được ban hành đúng nội dung, thẩm quyền.
- Công tác giải quyết văn bản đến ở Công ty được thực hiện tương đối tốt các quy trình chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc quản lý văn bản đến.
- Việc thực hiện các thao tác nghiệp vụ đối với văn bản đến được thực hiện tương đối đầy đủ, khoa học.
- Các văn bản đến được đăng ký tổng hợp, tập trung vào một quyển gọi là “sổ đăng ký công văn đến” giúp quản lý, theo dõi văn bản được thuận lợi.
- Quản lý văn bản đi đúng theo trình tự quy định.
Liên tục cập nhập và ứng dụng các phần mềm tin học hỗ trợ cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách thuận tiện hơn, đổi mới phương pháp làm việc sao cho công việc đạt hiệu suất cao.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác văn phòng của công ty còn gặp phải một số hạn chế như sau:
- Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên;
- Phương tiện xử lý thông tin còn nhiều nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới, nhanh chóng, chính xác.
- Chi phí cho công tác văn phòng còn hạn chế nên chưa phát huy hết khả năng của các nhân viên trong công ty.
3.1.3. Nguyên nhân
- Hạn chế trong nhân sự của văn phòng là do khối lượng công việc quá lớn, một
số ý kiến về những giải pháp mới để công tác quản lý điều hành đạt hiệu quả.
- Ban lãnh đạo công ty chưa thực sự quan tâm đến sự quan trọng của các bộ phận thực hiện công tác hậu cần, chưa có sự chỉ đạo quan tâm sát xao.
- Nguồn kinh phí đầu tư cho cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật còn hạn chế; do thời tiết, không khí, trang thiết bị đã sử dụng lâu năm gây hỏng hóc, kém chất lượng.
- Hạn chế của hệ thống phần mềm ứng dụng, chưa sát sao trong việc sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp, quản lý và sử dụng tài sản chung của cơ quan.
3.2. Một số giải pháp
3.2.1. Giải pháp về phần mềm quản lý
Việc sử dụng các phần mềm trong xử lý công việc, đặc biết là các phần mềm liên quan đến công việc văn phòng điện tử được xem là giải pháp tối ưu cho các đơn vị, doanh nghiệp nhằm tăng năng suất lao động, giảm các chi phí văn phòng phẩm và điều hành công việc mọi lúc mọi nơi.
- Văn phòng điện tử mang lại một hệ thống quản lý tập trung, tránh bỏ sót công việc, nhiệm vụ
- Tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại - Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí
- Xuất các báo cáo công việc nhanh gọn, dễ dàng
3.2.2. Giải pháp về bộ máy và nhân sự
- Sắp xếp và cơ cấu lại đội ngũ nhân viên, nâng cao hiệu quả năng lực, hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành; quyền hạn đi đôi với trách nhiệm và đề cao trách nhiệm của người đứng đầu về công tác văn thư; tăng cường kiểm tra, đánh giá, giám sát thường xuyên các hoạt động của công tác văn thư; quan tâm, động viên, có những chính sách khích lệ, khen thưởng cho nhân viên.
- Bố trí đủ vị trí làm việc phải phù hợp với nội dung công việc; nâng cao trình độ nhận thức của nhân viên trong công tác hành chính văn phòng như có ý thức, trách nhiệm trong việc bảo vệ tài sản, máy móc của cơ quan cũng như của phòng mình.
- Khuyến khích năng động sáng tạo trong làm việc, không ngần ngại đua ra ý kiến, quan điểm, giải pháp để nâng cao chất lượng công việc.
3.2.3. Giải pháp về Cơ sở vật chất
- Công tác Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong các công ty giúp cơ quan hoạt động tốt. Vì vậy cần đầu tư kinh phí, sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị để công tác văn phòng được thực hiện tốt hơn nữa và đạt hiệu quả cao.
- Cần kịp thời mua sắm, bổ sung thêm mới các trang thiết bị như: máy in, máy photo, máy hủy tài liệu, đồng bộ về bàn ghế,…. Và sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị đang bị hư hỏng để phục vụ công tác văn phòng diễn ra một cách trơn tru, đạt hiệu quả hơn.
- Cần đầu tư thêm kinh phí cho văn phòng để giải quyết các tình huống phát sinh, tránh bỏ lỡ thời điểm giải quyết công việc tốt nhất. Văn phòng nên dự trù một khoản kinh phí và dành riêng cho việc sửa chữa, bảo dưỡng và mua mới trang thiết bị.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1. Đối với ban lãnh đạo
- Quan tâm chỉ đạo sát sao hơn nữa đến công tác Văn phòng của công ty. Vì cho dù đây là bộ phận tạo ra giá trị vô hình nhưng nó là sợi dây để làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hoạt động một cách trơn tru nhất.
- Đầu tư kinh phí cho việc mua sắm các trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng phần mềm trong quản lý hoạt động của văn phòng, giảm bớt gánh nặng công việc hơn.
- Quan tâm động việc tinh thần nhân sự ở bộ phận Văn phòng
3.3.2. Đối với Phòng Hành chính tổng hợp
- Từng cá nhân trong phòng chủ động học hỏi sáng tạo trong cách thức làm việc, đổi mới bản thân mình trước khi mong sự đổi mới từ một điều gì đó.
- Quát triệt tinh thần làm việc nhóm, tạo sự liên kết, gắn kết và hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để nâng cao hiệu quả công việc.
- Chủ động đề xuất với Trưởng bộ phận, ban lãnh đạo trong công tác hiện đại hóa văn phòng.
KẾT LUẬN
Để bắt kịp với sự phát triển của thế giới, để doanh nghiệp có thể phát triển và vận hành theo đúng quy trình thì không thể thiếu vai trò to lớn của công tác hành chính văn phòng. Để làm được điều đó các doanh nghiệp cần quan tâm đến hoạt động của doanh nghiệp để nhận ra những vấn đề tồn đọng và phát huy những điểm mạnh sẵn có.
Vị trí, tính chất và chức năng của văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức và điều hành các hoạt động chung, là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của lãnh đạo cơ quan và là nơi đảm bảo điều kiện vật chất - kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn thấy” của một cơ quan, tổ chức và do đó cũng gắn liền với uy tín của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo cơ quan, tổ chức đó.
Nhận thức được điều này, trong quá trình 3 tuần được học tập, tìm hiểu về Công ty cổ phần Công nghệ và thương mại Systech em nghiên cứu về công tác văn phòng. Tiếp xúc với thực tế, em cảm thấy đây đã và vẫn luôn là vấn đề luôn được quan tâm ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, đặc biệt là tại Công ty Cổ phần công nghệ và thương mại Systech. Bài báo cáo kiến tập đã chỉ rõ thực trạng công tác văn thư bao gồm những nội dung về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi và văn bản đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ lưu trữ cơ quan. Các trang thiết bị hiện có tại văn phòng cũng như các ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty. Sau khi đã khảo sát được thực trạng, em đưa ra những đánh giá, nhận xét về ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại và đề xuất môt số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech.
Do còn hạn chế về thời gian và kiến thức nên bài báo cáo vẫn còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục, em rất mong nhận được những ý kiến đánh giá từ phía thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh nhất.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Của Chính phủ Về công tác văn thư.
2. Quyết định số 384/QĐ-SYSTECH ngày 02 tháng 04 năm 2010 Của giám đốc công ty Về việc ban hành quy định văn hóa làm việc và ứng xử trong Công ty Cổ phần
công nghệ và thương mại Systech
3. PGS. Vương Đình Quyền (2005), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác
văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội
4.Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội.
5. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Giao thông Vận tải, Hà Nội
6. Tài liệu nội bộ Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech 7. Website Công ty cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
PHỤC LỤC
Phụ lục 01 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Systech
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát Tổn giám đốc Phó giám đốc P. Hành chính tổng hợp P. Tài chính kế toán P. Kỹ thuật – Vật tư Hệ thống đại lý P. Kế hoạch- Kinh doanh
Phụ lục 02. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Tổng hợp Trưởng phòng hành chính tổng hợp Phó phòng hành chính tổng hợp Nhân phục vụ Nhân viên lễ tân Bộ phận nhân sự Bộ phận văn thư
Phụ lục 03. Tổng hợp trang thiết bị hiện có tại Phòng Hành chính tổng hợp tính đến thời điểm Tháng 12/2021
STT Loại thiết bị Số lượng(chiếc)
1 Máy tính 8 2 Máy in 2 3 Máy photocopy 1 4 Máy fax 1 5 Máy scan 1 6 Điện thoại 2 7 Máy gập giấy 5 8 Máy chiếu 1 9 Loa đài 1 10 Bình lọc nước 1 11 Điều hòa 1 12 Tủ hồ sơ 2