THỰC TRẠNG CÔNG tác văn PHÒNG tại CÔNG TY TNHH DỊCH vụ QUỐC tế MÊKÔNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ QUỐC TẾ MÊKƠNG (Địa chỉ: Tầng Tịa nhà Thiên Sơn, Số Nguyễn Gia Thiều, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh) Khánh Hịa -2021 MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG I Khái quát nét công ty TNHH Dịch vụ Mêkông .2 1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 1.2 Chức kinh doanh Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông .2 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch Vụ Quốc tế Mêkông 1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY Phần II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKONG I Sơ lược phịng tổ chức hành .10 1.1 Chức nhiệm vụ 10 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành .11 1.3 Trang thiết bị văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông 13 II Thực trạng cơng tác văn phịng 14 2.1 Công tác văn thư 14 2.2 Công tác lưu trữ 14 2.3 Công tác hậu cần 15 2.4 Công tác xử lý thông tin 15 Phần III ĐÁNH GIÁ CHUNG .16 KẾT LUẬN 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 LỜI MỞ ĐẦU Du lịch ngành cơng nghiệp khơng khói Hiện nay, giới có hàng trăm triệu người du lịch số người du lịch có khuynh hướng ngày gia tăng Du lịch động lực chủ yếu thúc đẩy kinh tế giới mà nhân tố có tầm quan trọng phát triển kinh tế văn hoá xã hội quốc gia, du lịch cịn thúc đẩy hồ bình, giao lưu văn hoá tăng cường hiểu biết lẫn dân tộc quốc gia Đối với Việt Nam du lịch ngành kinh tế trọng điểm đất nước, hàng năm phủ đầu tư lượng vốn không nhỏ để phái triển ngành du lịch, Việt Nam quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong phú, từ Việt Nam có nhiều tiềm để phát triển du lịch thu thút nhiều khách du lịch đến thăm ngày tăng Từ cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông đời để đáp ứng nhu cầu thuận lợi phát triển ngành du lịch Tuy nhiên trình hoạt động cơng ty, hồ nhập với phát triển kinh tế thơng tin, hoạt động văn phịng khơng cịn bó gọn phạm vi hẹp với chức mang tính hành tạp vụ mà nâng lên tầm cao với chức nhiệm vụ chuyên sâu trợ giúp hoạch định sách phát triển, triển khai đơn đốc hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển kiểm tra hoạt động cơng ty Chính thời gian tìm hiểu Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng, em tìm hiểu rõ hoạt động cơng ty nói chung cơng tác văn phịng cơng ty nói riêng Hiểu thực tế hoạt động văn phòng diễn nào, kỹ thao tác, thực cơng việc Có thể nói cơng ty hoạt động có hiệu nhờ phần lớn máy văn phòng Bài tiểu luận em gồm phần: Phần I: Khái quát vài nét công ty TNHH Dịch vụ Mêkông Phần II: Thực trạng cơng tác văn phịng Phần III: Đánh giá chung Mặc dù có có gắng viết em khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong bảo thầy cô giáo 2 PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG I Khái quát nét công ty TNHH Dịch vụ Mêkơng 1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Trước phát triển du lịch vũ bão, Thủ đô Hà Nội thành phố lớn Việt Nam, trung tâm trị, văn hố nước Tiềm phát triển du lịch Hà Nội lớn có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với phát triển dân tộc ta Rất nhiều người dân Việt Nam nước du lịch vào Hà Nội vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vậy, ngày 30/08/2000 Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng thức thành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch nước Ngay năm thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Sở du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế Hiện nay, trụ sở Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông dần lớn mạnh trở thành đơn vị kinh doanh lữ hành động có hiệu Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực mở rộng thị trường tồn quốc, thể chỗ đứng thị trường lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung kinh doanh lữ hành nói riêng 1.2 Chức kinh doanh Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông coi doanh nghiệp lữ hành chuyên kinh doanh sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế nội địa, ngồi cơng ty cung cấp dịch vụ trung gian khác Cụ thể chức kinh doanh Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao gồm: Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận đoàn khách hay khách riêng lẻ người nước hay người Việt Nam định cư nước du lịch vào Việt Nam Những khách đến với cơng ty thơng qua cơng ty lữ hành gửi khách nước ngồi khách chủ động đến với công ty Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty tổ chức đưa khách từ Việt Nam du lịch sang nước khác Những khách người Việt Nam người nước ngồi sống làm việc Việt Nam 3 Kinh doanh lữ hành nội địa: Cơng ty tổ chức chương trình du lịch cho người Việt Nam tham quan điểm du lịch miền đất nước Cung cấp dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ khách sạn, mua vé máy bay, dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp sân bay… Trong chức Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập trung chủ yếu vào chức kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách Thực phục vụ nhiều đối tượng khách từ nước khác 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch Vụ Quốc tế Mêkông Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch Vụ Quốc tế Mêkông thực cấu trực tuyến chức Đây kiểu cấu phù hợp với đơn vị có nguồn lực tài chính, số lượng nhân viên khơng lớn Công ty TNHH Dịch Vụ Quốc tế Mêkông Mô hình cấu tổ chức máy cơng ty sau: Cơ cấu công ty chia làm phận rõ ràng: phận nghiệp vụ du lịch phận bổ trợ Trong phận có phịng ban, chức khác nhau: phịng Marketing, phòng điều hành thuộc phận nghiệp vụ du lịch, phịng kế tốn hành tổng hợp thuộc phận bổ trợ Tuy có phân chia thành phận khác tất phận, phòng ban cấu tổ chức cơng ty có hỗ trợ, cho việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh công ty * Chức nhiệm vụ phòng ban - Hội đồng quản trị: Đây phận định vấn đề quan trọng cơng ty chiến lược, sách - Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị kết kinh doanh công ty Giám đốc hỗ trợ hai phó giám đốc hai người thuộc phận nghiệp vụ du lịch, người phụ trách Marketing, người phụ trách điều hành - Khối phận tổng hợp: Thực chức nhiệm vụ sau: + Phịng Kế tốn: quản lý tồn tài sản vốn có doanh nghiệp.Tổng hợp, tốn chế độ thu chi tài tồn doanh nghiệp theo quy định nhà nước, chỉđạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán đơn vị trực thuộc + Phịng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc tổ chức nhân sự, quản lý cán nhân viên lao động theo phân cấp quản lý cán theo Bộ luật lao động quy định Quản lý dấu, sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu , in ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng công ty Đôn đốc kiểm tra đơn vị trực thuộc cơng ty việc thực chế độ, sách nhà nước, quy chế doanh nghiệp - Khối phận nghiệp vụ du lịch: + Phòng Thị trường: tổ chức tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch nước quốc tế, tiến hành hoạt động tuyên truyền, quảng cáo thu hút nguồn khách du lịch đến với công ty Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu khách, chủđộng việc đưa ý đồ sản phẩm công ty; ký kết hợp đồng với hãng, cơng ty du lịch nước ngồi, tổ chức, cá nhân nước để khai thác nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước Việt Nam khách du lịch Việt Nam Duy trì mối quan hệ cơng ty với nguồn khách, đề xuất xây dựng phương án mở công ty, đại diện công ty nước giới Đảm bảo hoạt động thông tin công ty với nguồn khách; thông báo cho phận có liên quan cơng ty kế hoạch đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách Phối hợp với phận có liên quan theo dõi việc tốn q trình thực hợp đồng phục vụ khách + Phòng Điều hành: coi phận tổ chức sản xuất cơng ty, tiến hành công việc để đảm bảo thực sản phẩm cơng ty Phịng điều hành cầu nối công ty với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch Do vậy, phòng điều hành thường tổ chức theo nhóm cơng việc (khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô ) theo tuyến, điểm du lịch chủ yếu, dựa sản phẩm chủ yếu cơng ty Phịng điều hành có nhiệm vụ sau đây: Là đầu mối triển khai tồn cơng việc điều hành, cung cấp dịch vụ du lịch sở kế hoạch, thông báo khách phòng thị thực gửi đến Lập kế hoạch triển khai cơng việc có liên quan đến việc thực chương trình du lịch như: đăng ký chỗ khách sạn, visa, vận chuyển , đảm bảo yêu cầu thời gian chất lượng Thiết lập trì mối quan hệ mật thiết với quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan) 1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực Hiện tại, Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng có số lượng cán nhân viên 14 người Đội ngũ cịn trẻ, có độ tuổi trung bình 30 tuổi Trong số lượng nhân viên phịng ban sau: - Một giám đốc cơng ty -Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, phó giám đốc phụ trách marketing -Một kế toán trưởng -Bộ phận nghiệp vụ du lịch 6 +Phòng marketing: Gồm người +Phòng điều hành: Gồm người : +Phụ trách mảng khách quốc tế vào (Inbound):3 người +Phụ trách mảng khách quốc tế (Outbound):1 người +Phụ trách mảng khách nội địa: người -Bộ phận bổ trợ +Phòng kế tốn: người (trong có kế tốn trưởng) +Phịng Tổ chức hành chính: người Tất nhân viên làm công tác chuyên môn công ty tốt nghiệp đại học đại học Trong phận nghiệp vụ du lịch, phận quan trọng công ty nhân viên phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch Trường đại học KTQD Ngồi nhân viên cơng ty có trình độ ngoại ngữ Điều vô quan trọng kinh doanh du lịch Đặc biệt thị trường mục tiêu công ty thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN Do việc nhân viên công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung Quốc… quan trọng trình giao dịch với khách hàng II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 2.1 Thị trường Công ty Công ty đáp ứng dịch vụ với đối tượng khách là: + Khách Inbound khách du lịch vào lãnh thổ Việt Nam + Khách Outbound khách du lich lãnh thổ Việt nam + Khách nội địa khách du lịch nước Khách du lịch đến với công ty thời gian qua liên tục tăng nhanh khơng ngừng uy tín cơng ty ngày khẳng định thị trường Hà nội Khách du lịch đến với côn ty đa phần khách du lịch quốc tếđi vào (inbound) với nhiều quốc tịch khác Tổ chức công ty ngày trở nên chặt chẽ, có chất lượng làđối với chương trình du lịch yêu cầu dài ngày có yêu cầu chất lượng cao Các chương trình hấp dẫn du khách khiến cho khách muốn kéo dài chương trình cộng với khả nhanh nhậy, đáp ứng nhu cầu phát sinh khách hàng 2.2 Kết kinh doanh Trong thời gian vừa qua với phát triển toàn ngành du lịch, Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng có bước phát triển định, hoạt động kinh doanh ngày có hiệu Tuy chịu nhiều ảnh hưởng nhiều biến động kinh tế, trị, giới khu vực Cơng ty làm ăn có lãi đóng góp đáng kể vào tồn ngành du lịch ngân sách Nhà nước Sau bảng tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sách nhà nước Công ty từ năm 2003-2005 Trong năm gần sau Công ty TNHH Dịch vụ Mêkơng ổn định văn phịng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh đại cộng thêm việc tích cực nghiên cứu thị trường, cơng ty có bước thành cơng định hoạt đơng kinh doanh Những thành cơng phần thể qua doanh thu lợi nhuận công ty thời gian qua liên tục tăng lên Quá trình sử dụng vốn công ty coi hiệu thể kết kinh doanh năm gần Lợi nhuận doanh thu công ty liên tục tăng lên qua năm Doanh thu công ty năm 2003 đạt 405.824 nghìn đồng, năm 2004 đạt 640.632 nghìn đồng tăng 234.808 nghìn đồng (tương ứng 50,85%), năm 2005 đạt 720.831 nghìn đồng tăng 80.199 nghìn đồng (tương ứng 12,52%) Về chí phí năm 2003: 340.037 nghìn đồng, năm 2004 545.156 nghìn đồng tăng 60%, năm 2005 615.294 ngìn đồng tăng 12,86% - Tuy chi phí tăng mức độ tăng doanh thu cao mức tăng chi phí nên lợi nhuận cơng ty tăng, năm 2003 lợi nhuận là: 65.787 nghìn đồng, năm 2004 95.476 nghìn đồng năm 2005 105.357 nghìn đồng Đồng thời mức nộp ngân sách tăng năm 2003 19.571 nghìn, năm 2004 23.978 nghìn đồng năm 2005 27.236 nghìn đồng Qua bảng kết kinh doanh ta thấy nhìn chung cơng ty hoạt động có hiệu quả, kinh doanh phát triển có tính ổn định Trong phần doanh thu tăng nhanh so với chi phíở số tuyệt đối tương đối Nó thể hiệu hoạt động kinh doanh công ty Lý sau kiện 11/9, Việt Nam coi điểm đến an toàn giới Trong “Bóng ma khủng bố” bao trùm lên khắp nơi Việt Nam điểm du lịch n tĩnh an tồn Chính lẽ mà lượng khách đến Việt Nam tăng, khiến hoạt động kinh doanh ngành du lịch Việt Nam nói chung cơng ty nói riêng gặp nhiều điều kiện thuận lợi hoạt động hiệu Với hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế, nên ba năm vừa qua 2003 – 2005, hoạt động kinh doanh chủ yếu Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng đón khách du lịch quốc tế vào du lịch nước Các chương trình du lịch cơng ty thường có số lượng khách đơng theo đoàn (từ 20 – 30 người), thời gian du lịch dài Bên cạnh khách du lịch đến với công ty chủ yếu khách Châu Âu đặc biệt khách Pháp, vị khách đòi hỏi chất lượng cao Vì để đáp ứng nhu cầu thị trường mục tiêu này, trước cạnh tranh gay gắt công ty du lịch khác, cơng ty có đầu tư lớn cho công tác tuyên truyền quảng cáo tổ chức thực quản lý chất lượng chương trình Cơng ty thường xun cử nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chun mơn tham gia hội chợ quốc tế du lịch nước ngồi khảo sát thị trường nhằm tăng cường mơí quan hệ với bạn hàng Đồng thời nước công ty thường xuyên tham gia hội chợ, kiện (festival du lịch) mà ngành tổ chức Hàng năm công ty tăng cường phát hành ấn phẩm quảng cáo như: tập gấp, đồ quảng cáo, sách mỏng giới thiệu chương trình du lịch… Phần II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKONG Văn phịng máy quan, tổ chức giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Ngày nay, vai trò văn phòng hoạt động quan, tổ chức ngày khẳng định nhiệm vụ đặt cho văn phòng phức tạp hơn, đa dạng hơn, việc lớn nhỏ liên quan đến Văn phịng, thấy văn phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng chương trình cơng tác quan, đơn đốc, giám sát việc thực chương trình đó; - Thu thập, xử lí, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị trực thuộc quan quản lý; đề xuất kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trưởng Tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, thể thức văn quan ban hành; - Thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đảm bảo công tác bảo vệ bí mật nhà nước; - Là đầu mối giao tiếp đối nội, đối ngoại, tiếp công dân, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác với cơng dân nói chung Là phận phát ngơn quan, đơn vị; - Chịu trách nhiệm hoạt động tài chính, chi trả chế độ (tiền lương, tiền thưởng ) thực giám sát chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ nhà nước định thủ trưởng quan, đơn vị; - Thực mua sắm công, xây dựng bản, tu, bảo dưỡng, sửa chữa, quản lý công sản, bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan - Tổ chức thực công tác bảo vệ sức khoẻ cán bộ, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn quan; đảm bảo công tác PCCC; - Chịu trách nhiệm công tác lễ tân, khánh tiết, tiếp khách cách khoa học văn minh; - Triển khai công tác cải cách hành chính, tổ chức phận cửa, xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng (ISO) triển khai dịch vụ công mức độ khác nhau; - Chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo, họp, làm việc lãnh đạo; thư ký họp thông báo ý kiến đạo Lãnh đạo đơn vị thực hiện; 10 - Chủ trì phối hợp với phịng ban liên quan xây dựng số quy chế quản lý, quy chế nội quan, đơn vị trình lãnh đạo ký ban hành, theo dõi đơn đốc việc thực tốt nội quy, quy chế quan, bảo đảm trật tự kỷ cương hành chính; - Chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phịng cấp hay đơn vị chun mơn cần thiết Phải nói cơng tác Văn phịng cịn nhiều Hầu việc liên quan cần đến cơng tác văn phịng, người làm cơng tác Văn phịng lâu năm có lúc tự lên nghề “làm dâu trăm họ” hay “trăm dâu đổ đầu tằm” Một số người khác cịn hiểu nhầm, cho cơng việc “bưng, bê, kê, đặt, quyền rơm vạ đá” I Sơ lược phịng tổ chức hành 1.1 Chức nhiệm vụ 1.1.1 Chức Phòng Tổ chức Hành cơng ty có hai chức năng: chức tham mưutổng hợp chức hậu cầu Phòng Tổ chức Hành có chức tham mưu giúp việc cho giám đốc điều hành công việc hàng ngày như: lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc, nắm bắt thông tin nhân Mặt khác phịng Tổ chức Hành cịn tham gia biên soạn, quản lý văn tổ chức lưu trữ tài liệu phịng quan Phịng Tổ chức Hành có chức hậu cần, chăm lo điều kiện vật chất tinh thần cho cán công nhân viên công ty, tổ chức đối nối, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị chuyến công tác xa cho giám đốc 1.1.2 Nhiệm vụ Phịng Tổ chức Hành - Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày quan, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực kế hoạch - Thu thập thơng tin xử lý thơng tin, chuẩn bị văn bản, đề định quản lý theo giao phó thủ trưởng quan đơn vị - Biên tập văn xử lý văn 11 - Theo dõi quản lý fax đi, đến Công ty - Quản lý giấy giới thiệu, giấy đường loại giấy tờ khác - Quản lý sử dụng loại dấu Công ty theo chếđộ, điều lệ văn thư lưu trữ - Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng sở, mua sắm, quản lý tài sản - Soạn thảo văn - Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phịng phẩm hàng ngày cho Cơng ty - Quản lý lịch trình hoạt động đội xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty công tác - Đảm bảo vệ sinh khu vực trụ sở quan - Thực công tác y tế cán nhân viên 1.2 Cơ cấu tổ chức phịng Tổ chức Hành Sơ đồ tổ chức phịng Hành cơng ty Mêkơng + Trưởng phịng Tổ chức Hành chính: 12 Chức năng: Tham mưu cho giám đốc công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, chế độ sách, hành chính, y tế, phục vụ Nhiệm vụ: Điều hành toàn hoạt động phòng theo chức năng, nhiệm vụ giao - Tuyển dụng, bố trí vàđiều động cán cơng nhân viên tồn Cơng ty - Ký lục giấy giới thiệu, giấy đường cho cán công nhân viên - Tổ chức khám chữa bệnh cho cán công nhân viên theo định kỳ - Đánh giá, nhận xét thực chếđộ sách có liên quan cán quản lý theo phân cấp + Phó phịng Tổ chức Hành chính: - Giúp việc cho trưởng phịng để hồn thành nhiệm vụ chung phịng đồng thời phó phịng thay mặt trưởng phịng vắng để giải điều hành công việc chung phòng Ký văn giám đốc uỷ quyền - Quản lý cơng tác trang trí khách tiết phục vụ hội nghị, hội thảo, lễ tế - Quản lý việc lập kế hoạch, mua trang thiết bị, phương tiện làm việc lãnh đạo có phịng ban Cơng ty + Nhân viên văn thư - lữu trữ - Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đi, đến theo quy định - Kiểm tra giấy tờ văn chữ ký theo qui định - Thực nghiêm chỉnh quy định mật công tác văn thư - Quản lýđóng dấu văn theo quy chế, - Tiếp đón khách đến làm việc hay thăm quan phòng lễ tân theo quy định tai Công ty + Nhân viên đánh máy, in văn bản, tài liệu: - Giúp cho trưởng phó phịng cơng tác đánh máy, in tài liệu theo quy định 13 - Bảo quản tốt máy móc, thiết bịđược giao Thực q trình bảo dưỡng máy móc, thiết bị theo quy định - Thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật nội dung văn tài liệu + Nhân viên kỹ thuật tổng đài: - Giúp cho trưởng, phó phịng cơng tác kỹ thuật tổng đài, trang trí, thư viện, lữu trữ - Sửa chữa bảo dưỡng hệ thống điện thoại nội Công ty + Nhân viên lái xe con: - Lái xe phục vụ cán công nhân viên Công ty theo quy định - Tuân thủ chấp hành điều hành lãnh đạo phòng - Quản lý, vệ sinh, bảo dưỡng, sử dụng xăng dầu phụ tùng thay cho xe theo quy định + Nhân viên bảo vệ - Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm thường trực bảo vệ quan liên tục 24/24 ngày, quản lý người cư trú quan - Nhận xe, trông xe, giao trả xe trước, sau làm việc quy định 1.3 Trang thiết bị văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông chủ động đầu tư hệ thống trang thiết bị văn phòng đại đảm bảo cho nhân viên làm việc có môi trường làm việc tốt Trang thiết bị máy móc văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng: Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Vi Tính Điện thoại Photos Fax Điều hịa Xe tơ Chiếc cố định Chiếc 10 Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Như vậy, với việc trang bị phương tiện làm việc đầy đủ đồng Mỗi người làm việc công ty sủ dụng máy vi tính, máy 14 điện thoại cố định Ngồi cơng ty cịn nối mạng nội máy tính với nối mạng bên ngồi Internet tạo cho cơng ty hệ thống thông tin tương đối đại Điều phục vụ đắc lực cho việc kinh doanh công ty tạo lực cạnh tranh cao so với công ty lữ hành khác II Thực trạng cơng tác văn phịng 2.1 Cơng tác văn thư - Thủ tục tiếp nhận giải văn đến Tất công văn đến phải qua phận văn thư Văn thư nhận phân loại công văn, bóc bì rà sốt xem cơng văn gửi đến có thủ tục hành hay khơng Đối với văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân khơng phép bóc bì Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên xem xét kỹ có để tránh thiếu sót tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi vào thư kẹp cuối thư Sau vào sổ công văn đến, văn thư phải xếp theo loại để trình thủ trưởng phịng ban chức Cơng ty Cơng văn đến ngày phân phối ngày hơm đó, chậm làđến sáng hôm sau Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp văn thư phải phân phối sau nhận - Thủ tục giải văn Sau soạn thảo văn xong, văn thư kiểm tra thể thức văn có phù hợp với pháp luật quy định khơng, sau đưa lên thủ trưởng để trình ký Trước văn chuyển bên ngoài, lần văn thư phải kiểm tra văn đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn Văn thư ghi số công văn đề ngày tháng trích yếu cơng văn vào sổ công văn - Tổ chức bảo quản sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Trước đóng dấu lên văn nhân viên văn thư kiểm tra sốt kỹ văn trước đóng dấu 2.2 Công tác lưu trữ Tất văn qua xử lý, văn đến lưu văn (bản chính), hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ nhằm để khai thác, xử lý thông tin 15 2.3 Cơng tác hậu cần - Văn phịng chuẩn bị cho lãnh đạo công tác cách chu đáo từ việc liên hệ nơi công tác: thời gian công tác, danh sách người đến công văn, điện thoại, fax giúp cho Công ty vàđối tác chủ động cơng việc - Mua sắm trang thiết bị Văn phịng Cơng ty đảm bảo việc mua sắm trang thiết bị như: Điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế phục vụ cho hoạt động cơng ty Ngồi hàng năm phịng Hành tổ chức tham quan nghỉ mát để tạo hưng phấn làm việc cho cán nhân viên 2.4 Công tác xử lý thơng tin Hàng ngày Cơng ty Mêkơng có nhiều thơng tin khác loại có cách biểu riêng, mang đặc thù riêng yêu cầu riêng phạm vi, hiệu vai trị, tác dụng định Vì việc xử lý truyền thơng tin cách nhanh chóng xác việc làm cần thiết Chẳng hạn việc cung cấp thơng tin đồn khách du lịch đến nơi muốn đến 16 Phần III ĐÁNH GIÁ CHUNG Trong năm gần sau Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông ổn định văn phịng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh đại cộng thêm việc tích cực nghiên cứu thị trường, Cơng ty có bước thành công định hoạt đông kinh doanh Những thành cơng phần thể qua doanh thu lợi nhuận Công ty thời gian qua liên tục tăng lên I Những kiến nghị nhằm hồn cơng tác văn phịng I.1 Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin Với phương tiện trang thiết bị đại làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Tuy công ty trạng bị hệ thống máy vi tính đồng chưa sử dụng hết chức hệ thống cịn nhiều cơng việc phải làm thủ công chủ yếu soạn thảo văn truy cập mạng Để giúp cho công tác văn phịng cơng ty bước đại hố, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hố cơng tác văn phịng tạo mức thay đổi không mức độ kỹ thuật mà cịn thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với cơng tác văn phịng Cần phải bổ sung thêm thiết bị lĩnh vực quản lý văn nhân in văn như: máy đăng ký văn đi, đến, máy dán, bóc phong bì, phân loại hồ sơ I.2 Đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ nhân viên văn phòng Văn phòng với vai trò máy điều hành tổng hợp - khâu then chốt tạo động đơn vị Do văn phịng thiết phải đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống Một máy văn phịng hoạt động có hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng Và yếu tố quan trọng cần thiết cơng tác tổ chức quản lý Việc tổ chức quản lý tốt động lực đẩy mạnh việc nâng cao, hồn thiện cơng tác văn phịng Cơng việc địi hỏi cán quản lý phải có đủ điều kiện như: + Người lãnh đạo trước hết phải có lực trình độ quản lý thực 17 + Người lãnh đạo phải người làm việc hết mình, có tinh thần trách nhiệm người có tâm , phải có trách nhiệm cơng việc, có tài đối nội , đối ngoại, có lĩnh, linh hoạt hồn cảnh Cụ thể: người lãnh đạo phải làm tốt công việc như: định hướng bước tiến công ty, xác định rõ việc cần phải làm Biết chủ động bình tĩnh đối phó thay đổi trình thực kế hoạch Lãnh đạo theo dõi đôn đốc, kiểm tra đánh giá kết hoàn thành đơn vị cấp cách khách quan, nhằm khuyến khích tinh thần hăng say lao động cán công nhân viên văn phịng Mặt khác trình độ lực nhân viên phải tiếp tục nâng cao khơng? Có đạt hiệu hay không? Đều phụ thuộc vào người, chủ thể Mọi hoạt động tổ chức doanh nghiệp có thực kế hoạc hay hoạt động Do vấn đề cần quan tâm đào tạo đội ngũ cán nhân viên có trình độ chun mơn cao, đáp ứng với nhu cầu việc vận dụng tiến khoa học kỹ thuật vào cơng việc, có khả làm việc, đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Nhất cơng việc văn phịng dường khơng đơn giản mà trái lại phức tạp địi hỏi khéo léo Công việc giúp phần trợ giúp cho lãnh đạo định có phương án tối ưu Đây hoạt động nhằm đảm bảo cho thông tin tốt để phục vụ cho công tác quản lý Như để làm tốt vấn đề cần phải tuân thủ theo yêu cầu như: Nhanh chóng, kịp thời, xác, bí mật, đại + Đánh giá lại lao động mặt trình độ chun mơn lực + Tổ chức phân tích, đánh giá cơng việc số lượng lẫn mức độ phức tạp + Xem xét thực tế công việc cá nhân, phận phù hợp hay chưa Để nghiệp vụ trình độ nhân viên nói chung hay cán nhân viên văn phịng nói riêng theo kịp với xu phát triển không ngừng thời đại, lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên : tổ chức khố học ngắn hạn cơng tác văn phịng , bổ sung nghiệp vụ cơng tác văn phòng 1.3 Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thành nhiệm vụ 18 Kinh tế phát triển nhu cầu tinh thần cao Trong nhiều trường hợp thường tinh thần quan trọng thương vật chất Một biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chun mơn cho nhân viên Tính thần làm việc nhân viên có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc Vì thể cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi ích họ Tạo hội cho tất nhân viên phát huy tối đa khả tiềm tàng người họ Điều địi hỏi nhà quản trị phải tìm hiểu cơng việc cho phù hợp với đối tượng nhân viên để họ làm việc tốt thoả mãn cao công việc Đặt người vào việc cho nhân viên cảm thấy hài lịng u mến cơng việc đảm nhiệm có hội thăng tiến vị trí cơng việc làm Xây dựng mối quan hệ chân thành cởi mở lãnh đạo nhân viên tạo hội cho tất nhân viên tham gia tích cực vào việc định quan trọng liên quan đến công việc họ Tạo mơi trường hài hồ, vui vẻ người hăng say làm việc hăng hái đóng góp ý kiến hay từ lãnh đạo lấy làm sở định quan sát thực tế Ngồi quan tâm đến đời sống tinh thần cán cơng nhân nhiều hình thức phong phú như: tặng quà sinh nhật, tặng lễ cưới cho nhân viên, giúp đỡ nhân viên khó khăn đột xuất Nhân tố môi trường môi trường ảnh hưởng tới hiệu công việc Tạo môi trường để nhân viên có đủ khoan khối, hứng thú công việc tăng suất lao động Công ty cần bố trí phịng hợp lý khoa học gọn gàng thống mát Sắp xếp văn phịng cho việc trao đổi nhân viên với thuận tiện 1.4 Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Con người làm việc để mong đảm bảo sống hàng ngày Vì để nhân viên phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả cơng thích đáng Do cơng ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công bằng, nhân viên đảm nhiệm công việc nhiều hàm lượng chất xám cao hưởng tiền lương, tiền thưởng cao ngược lại Thưởng 19 vật chất động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu làm việc Trợ cấp cho cán công nhân viên khoản thu nhập thêm khác như: trả lương kỳ nghỉ phép, ngày lễ tết, ốm đau, hưu sức lao động làm tốt điều làm cho nhân viên gắn bó với cơng ty làm việc tốt có nhiều sáng kiến hay Ngồi cịn có số biện pháp kích thích áp dụng chung với tất nhân viên công ty, không kể cấp quản trị gia, chuyên gia, công sức vai trị người đóng góp cho cơng ty phát triển Thơng thường sáng tạo đổi hoạt động cơng ty, có hình thức thưởng như: quà tặng đặc biệt, phần thưởng có giá trị gắn với biểu tượng công ty 20 KẾT LUẬN Bất kỳ quan, đơn vị hay doanh nghiệp khơng thể thiếu văn phịng Nó khơng trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất lại thúc đẩy q trình hoạt động hiệu Tại cơng ty Mêkơng văn phịng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phịng cơng ty Mêkơng giúp cho hoạt động Lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Văn phịng cơng ty đáp ứng phần địi hỏi cơng việc kinh doanh công ty giai đoạn Tuy nhiên văn phịng cơng ty cịn số hạn chế Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh giai đoạn tới cơng tác văn phịng cần phải đổi nâng cao hiệu hoạt động Vì em chọn đề tài “Thực trạng cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng” cho tiểu luận em 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng quản trị văn phòng- Lê Hồng Lam Bài tiểu luận thực trạng công ty TNHH Dịch vụ Mêkông ... VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG I Khái quát nét công ty TNHH Dịch vụ Mêkông .2 1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 1.2 Chức kinh doanh Công ty TNHH. .. thiết bị văn phòng Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông 13 II Thực trạng cơng tác văn phịng 14 2.1 Công tác văn thư 14 2.2 Công tác lưu trữ 14 2.3 Công tác hậu... tài ? ?Thực trạng cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông? ?? cho tiểu luận em 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng quản trị văn phòng- Lê Hồng Lam Bài tiểu luận thực trạng công ty TNHH Dịch vụ Mêkông