Báo cáo thực tập công ty tnhh dịch vụ giao nhận song song

Báo cáo thực tập công ty tnhh dịch vụ giao nhận song song

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN SONG SONG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH dịch vụ giao nhận Song Song: Trong thời đại ngày nay, ngành kinh tế dịch vụ đã mang lại lợi nhuận cao và ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong GDP của hầu hết các nước trên thế giới, nhất là những nước có trình độ phát triển cao. Dịch vụ giao nhận vận tải là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng). Sự phát triển của nền sản xuất đòi hỏi sự phát triển tương xứng của lưu thông, thương mại. Trong đó giao nhận vận tải chiếm vị trí rất quan trọng. Trong mọi nền kinh tế của từng quốc gia hay nền kinh tế toàn cầu, giao nhận vận tải bất kể là đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ được ví như mạch máu đối với một cơ thể sống, bảo đảm cho quá trình lưu thông hàng hóa luôn được xuyên suốt. Sự giao thương giữa các nước ngày càng phát triển dẫn đến sự đòi hỏi của thị trường về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hóa cũng không ngừng phát triển theo. Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Trong những năm vừa qua, và đặc biệt là từ khi Việt Nam chính thức gia nhập tổ chức Thương mại Quốc tế WTO vào năm 2006, thị trường giao nhận vận tải Việt Nam đã có những bước phát triển vượt bậc, ngày càng nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải ra đời nhằm . SV: Lê Thanh Hóa 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam đáp ứng cho nhu cầu ngày càng tăng của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Và công ty TNHH Dịch vụ giao nhận SONG SONG cũng là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên. Công ty TNHH Dịch vụ giao nhận SONG SONG được thành lập năm 2007 theo Giấy phép kinh doanh số 4102056344 đăng ký ngày 29/11/2007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp. - Tên viết tắt : SS Logistics Co., Ltd. - Tên đối ngoại : Parallel Logistics Company Limited - Loại hình DN : Công ty TNHH một thành viên - Địa chỉ : 24 Trần Khánh Dư St., Tan Dinh Ward, Dist 1, HoChiMinh City, Vietnam - Điện thoại : 088451950 - Email : info@s2s.com - WebSite : www.s2s.vn - Mã số thuế: 0305353112 - Ngày cấp Giấy phép kinh doanh : 29/11/2007 - Người đại diện Pháp luật : Ông Trần Việt Cường, thường trú tại: 518D Tổ 15, Khu phố 02, Phường Phước Long A, Quận 9 Cũng như các Công ty dịch vụ khác, công ty luôn lấy phương châm: “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi” làm phương châm phục vụ khách hàng. Chính vì thế trong hơn 6 năm hoạt động , công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giao nhận và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nước tin cậy và chọn lựa. Công ty không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như: đại lý vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế Hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng lẻ( là dịch vụ thu gom nhiều lô hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau để xếp đầy 1 container, nhằm tiết kiệm chi phí, bảo đảm an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển)… . SV: Lê Thanh Hóa 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam Ngoài văn phòng chính Công ty còn có văn phòng đại diện ở TP Hải Phòng, được thành lập vào ngày 16/09/2010 1.2 Chức năng và phạm vi hoạt động của công ty 1.2.1. Dịch vụ vận tải:  Vận tải nội địa  Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không  Cung ứng và sửa chữa tàu biển 1.2.2 Lĩnh vực thương mại:  Nhập khẩu hàng hóa  Xuất khẩu hàng hóa 1.2.3 Dịch vụ giao nhận:  Giao nhận hàng hóa nội địa.  Đại lý giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển, hàng không, đường bộ  Dịch vụ thu gom hàng lẻ  Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu : thay mặt khách hàng làm thủ tục Hải Quan và các giấy tờ cần thiết ( Giấy chứng nhận xuất xứ, quy cách, chất lượng, giấy phép làm thủ tục Hải quan tại các cảng biển…vv)  Dịch vụ ủy thác XNK. Có thể thấy chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của công ty là rất rộng lớn. Song trên thực tế, do điều kiện của doanh nghiệp còn hạn chế( về vốn, công nghệ, nhân lực, . SV: Lê Thanh Hóa 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam kinh nghiệm ) nên hoạt động của công ty chỉ chủ yếu tập trung vào lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa XNK với 2 mảng đem lại nguồn lợi nhuận chủ yếu là : Đại lý giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển, hàng không, đường bộ và Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu v.v… 1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty (Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty) Như sơ đồ trên, ta nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty như là một hệ thống được liên kết một cách chặt chẽ. Đứng đầu công ty là Giám Đốc, dưới là Phó Giám . SV: Lê Thanh Hóa 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam đốc và dưới Phó Giám Đốc là các phòng ban. Nhìn chung công ty được tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng. (Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty) Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý. Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ có sự bàn bạc giữa Giám Đốc và Phó Giám Đốc. Giám đốc : sẽ là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Phó Giám Đốc : là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hổ trợ Giám đốc trong quản lí và hoạch định. Phòng kinh doanh: bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp nhận các . SV: Lê Thanh Hóa 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng. Bộ phận giao nhận : bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty. Với đội ngũ nhân viên năng động, được đào tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng Bộ phận chứng từ : theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Phòng Marketing : Có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc, tư vấn cho khách hàng. Phòng Marketing có vai trò rất quan trong trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty. Tuy phòng Marketing có hai chức năng riêng biệt, nhưng do quy mô công ty còn hạn chế, do đó chưa có sự phân chia thành các bộ phận riêng biệt. Các nhân viên phòng Marketing vừa là người bán hàng trực tiếp vừa là người chăm sóc khách hàng. Phòng kế toán : Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác. Dưới sự quản lý gián tiếp của Giám đốc và sự quản lý trực tiếp của Phó Giám đốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty ngày càng trở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển. 1.4 Tình hình nhân sự của công ty Ra đời và hoạt động chưa được bao lâu, và hoạt động với quy mô vừa và nhỏ, do vậy công ty chưa xây dựng được phòng nhân sự chuyên biệt, mà chỉ có cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm về nhân sự. Tuy nhiên đội ngũ lao động của công ty phần lớn đều đã tốt nghiệp Đại Học uy tín như ngoại thương,ĐH Kinh Tế TPHCM, ĐH Ngoại Thương, CĐ Kinh Tế Đối Ngoại, CĐ Tài Chính Hải Quan mặc dù còn thiếu kinh nghiệm song họ đã có những bước phát triển nhất định cùng với sự trưởng thành của công ty. Một điểm nổi bật khác nữa là: tuổi đời còn khá trẻ, biết sử dụng . SV: Lê Thanh Hóa 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam thành thạo máy vi tính và có khả năng giao tiếp về ngoại ngữ, công ty luôn có chính sách đào tạo bồi dưỡng cho nhân viên của mình được cập nhật những kiến thức mới nhất. Bảng cơ cấu lao động trong công ty. Tổng Theo giới tính Theo trình độ Theo độ tuổi Nam Nữ Thấp hơn Đại Học Đại học và trên Đại học Dưới 30 tuổi 30-35 Hơn 35 tuổi Số lao Động 10 8 2 2 8 8 1 1 Tỷ lệ % 100 80 20 20 80 80 10 10 ( Nguồn: Phòng kế toán) 1.5 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh (2010-2012) - Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty các năm 2010 - 2012 Đơn vị tính: VNĐ Năm Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Doanh thu 1.553.628.637 1.812.420.845 2.227 854.138 . SV: Lê Thanh Hóa 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam Chi phí 776.492.530 1.066.506.329 1.306.235.111 Lợi nhuận trước thuế 777.136.107 745.914.516 921.619.027 Lợi nhuận sau thuế 525.011.993 607.582.075 700.430.460 ( Nguồn: Phòng kế toán) Nhận xét: Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm gần đây đạt hiệu quả tốt, doanh thu tăng đều qua các năm : 2010-2011 tăng 14,3%, 2011-2012 tăng 18,6%. Tỷ suất chi phí trên doanh thu các năm: 49.9 % năm 2010, 59% năm 2011, 58,6% năm 2012, có thể thấy chênh lệnh tỷ suất chi phí so với doanh thu năm 2011 và 2012 cao hơn so với năm 2010 ( tăng ~10%), lý do chính là năm 2010 xảy ra khủng hoảng kinh tế toàn cầu, gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến các thị trường xuất, nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam, trong hoàn cảnh ấy, công ty đã chủ động cắt giảm các khoản chi phí. Đến năm 2011, nền kinh tế thế giới đã có sự hồi phục đáng kể, để gia tăng lượng khách hàng công ty đã đẩy mạnh công tác quảng cáo, do đó làm gia tăng chi phí bán hàng, nhưng bù lại doanh thu của công ty có sự cải thiện rõ rệt. . SV: Lê Thanh Hóa 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam (Biểu đồ hoạt động kinh doanh của công ty các năm 2010 – 2012) - Cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ Năm Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Doanh thu 1.553.628.637 1.812.420.845 2.227.854.138 Đại lý vận tải quốc tế 692.350.605 44,5% 701.342.569 38,7% 732.534.362 32,8% Dịch vụ đại lý giao nhận 497.161.163 32% 624.968.338 34,4% 779.748.948 34,9% Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK 215.325.342 13,8% 260.598.310 14,3% 321.973.512 14,4% Các loại hình khác 148.791.527 9,5% 207.511.628 11,6% 393.633.316 17,6% (Nguồn: Phòng kế toán) Từ năm 2010 loại hình đem lại lợi nhuận lớn cho công ty là làm đại lý giao nhận cho các hãng vận tải (chiếm 44,5%) , tiếp sau đó là dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK ( chiếm 32%), dịch vụ thủ thục hàng hóa XNK (13,8%) các loại hình còn lại chỉ chiếm 9,5 %. Tuy nhiên sang năm 2011, và đặc biệt là năm 2012 cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ của công ty có sự chuyển biến rõ rệt, nếu trong năm 2010 tỷ lệ doanh thu trong lĩnh vực làm đại lý giao nhận chiếm 44,5%, thì đến năm 2011 tỷ lệ này là . SV: Lê Thanh Hóa 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam 38,7%, năm 2012 là 32,8%, thay vào đó công ty tập trung phát triển loại hình dịch vụ đại lý giao nhận hàng hóa XNK và mở rộng các loại hình khác liên quan đến dịch vụ giao nhận XNK( giao nhận hàng hóa nội địa, thu gom hàng lẻ, ủy thác XNK…), nguyên nhân do việc làm đại lý vận tải có những khó khăn nhất định mà trong thời gian ngắn công ty chưa thể giải quyết được như việc các hãng tàu đòi hỏi đại lý của mình phải đáp ứng các yêu cầu về vốn, tổ chức, cơ sở vật chất …do đó sẽ rất khó cho công ty trong vấn đề mở rộng hoạt động trong lĩnh vực này vì điều kiện chưa cho phép, thay vào đó công ty thực hiện chiến lược mở rộng kinh doanh các lĩnh vực khác, tuy không đem lại lợi nhuận cao bằng việc làm đại lý cho các hãng vận tải do cơ sở vật chất chưa đầy đủ, nên kinh doanh các loại hình dịch vụ mà công ty mới mở rộng chủ yếu là thuê và mua từ bên ngoài, chính vì vậy chi phí bỏ ra cao, lợi nhuận thu về thấp hơn, nhưng bù lại công ty có điều kiện phục vụ khách hàng một cách tốt hơn, đa dạng hóa hoạt động kinh doanh của mình hơn. (Biểu đồ cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ năm 2012) * Nhận xét . SV: Lê Thanh Hóa 10 [...]... Thanh Hóa 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN SONG SONG SV: Lê Thanh Hóa 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng Nhận yêu cầu từ khách hàng Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Đọc hợp đồng ngoại thương Lấy D/O Lên tờ khai điện tử Chuẩn bị bộ chứng... người xuất khẩu sẽ chỉ định người vận chuyển là đại lý nước ngoài của Công ty Song Song SV: Lê Thanh Hóa 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam Đại lý nước ngoài của Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận Song Song (DAESUNG LOGISTICS CO.,LTD) sẽ mail các thông tin về lô hàng, địa chỉ người nhận cho bộ phận Sales của Công ty Bộ phận Sales cần nắm chắc các thông tin cần thiết về lô hàng nhập... nhân viên giao nhận tới công ty Như Ý nhận bộ hồ sơ trên kèm theo 02 giấy giới thiệu của chủ hàng Khi đã nhận được bộ hồ sơ gốc này, nhân viên giao nhận của Công ty Song Song cần phải ký xác nhận cho người nhập khẩu là đã nhận đủ các chứng từ như đã nêu ở trên (lúc ký nhận, nên nói rõ là nhận chứng từ gì, bản gốc hay bản sao, số lượng mỗi bản, ngày, tháng, năm ký nhận) Sau đó, nhân viên giao nhận cần... Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên giao nhận sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh Khi đã lấy được D/O từ hãng tàu, công ty sẽ phát hành thông báo hàng đến và lệnh giao hàng (gồm 4 tờ và được đóng dấu bởi công ty Song. .. và được đóng dấu bởi công ty Song Song) để giao cho khách hàng Nội dung thông báo hàng đến và lệnh giao hàng tương tự như “giấy báo hàng đến” và lệnh giao hàng do đại lý hãng tàu cấp cho Công ty Song Song, chỉ khác tên người gửi hàng và người nhận hàng là tên bên bán và bên mua trong hợp đồng ngoại thương Nhân viên giao nhận gửi “ Thông báo hàng đến” do Công ty Song Song lập cho khách hàng và yêu cầu... Thanh Hóa 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam gian tới của công ty sẽ là tiếp tục giữ vững thị phần đại lý vận tải đồng thời đẩy mạnh hoạt động các loại hình dịch vụ giao nhận khác, đa dạng hóa khả năng phục vụ khách hàng, tiến tới hoàn thiện các khâu, quy trình để cung cấp cho khách hàng dịch vụ trọn gói, mang lại hiệu quả cao hơn SV: Lê Thanh Hóa 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp... chấp nhận mức giá mà nhân viên sales đưa ra thì liên hệ chủ hàng tới Công ty để ký kết hợp đồng giao nhận, qua đó NHƯ Ý VINA ủy quyền cho Công ty Song Song các nhiệm vụ làm thủ tục thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho người nhập khẩu tại địa điểm mà người nhập khẩu đã chỉ rõ trong hợp đồng giao nhận Rồi thông báo cho đại lý nước ngoài biết là mình đã sẵn sàng nhận hàng 2.2.2: Nhận. .. hàng 2.2.2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 2.2.2.1 Nhận bộ chứng từ SV: Lê Thanh Hóa 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam Sau khi nhân viên giao nhận của đại lý nước ngoài nhận hàng của người xuất khẩu tại cảng Busan, đại lý của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi về một thông báo giao hàng - Shippment Advise (S/A) thông báo trước cho công ty các chi tiết liên quan đến lô hàng nhập như:... tiếp nhận và ký tên vào biên bản giao nhận chứng từ do nhân viên giao nhận trình ra để làm bằng chứng là đã giao chứng từ Đồng thời lúc đó giám định viên sẽ cho ra “phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định” gởi lại cho nhân viên giao nhận Nhân viên giao nhận cầm phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định cùng với công văn xin giải tỏa hàng khi chờ kết quả giám định nộp cho kiểm hóa viên, sau đó nhân viên giao nhận. .. Total: 4,894,580.00 VNĐ Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng và người làm dịch vụ nhận giao nhận) Đóng phí xong nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao nhận 4 lệnh giao hàng (D/O), bản sao M.B/L, Manifest . Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN SONG SONG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH dịch vụ giao nhận. nghiệp xuất nhập khẩu. Và công ty TNHH Dịch vụ giao nhận SONG SONG cũng là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên. Công ty TNHH Dịch vụ giao nhận SONG SONG được thành lập năm 2007 theo. NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN SONG SONG . SV: Lê Thanh Hóa 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Th.s Nguyễn hữu Nam 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng. 2.2