Báo cáo thực tập quy trình giao nhận tại Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam

Báo cáo thực tập quy trình giao nhận tại Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam

Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN PHƯƠNG NAM 1.1- QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN: Khi các công ty sản xuất ngày càng phát triển, hàng hóa xuất hiện ngày càng nhiều trên thị trường thì nhu cầu đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm đối với nhà sản xuất và dễ dàng tiếp cận, chọn lựa sản phẩm phù hợp đối với người tiêu dùng càng cao. Vì thế đã thúc đẩy sự cho ra đời của các công ty thương mại và dịch vụ. Dựa vào phân tích nền kinh tế các quốc gia trên thế giới, ta nhận thấy rằng: Đa số các quốc gia có nền kinh tế phát triển thì ngành kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn là kinh doanh dịch vụ. Vài năm trở lại đây ở Việt Nam ngành dịch vụ đang dần phát triển và có khuynh hướng phát triển mạnh, do đó hàng loạt các doanh nghiệp kinh doanh ngành dịch vụ ra đời. Công ty dịch vụ giao nhận Phương Nam được thành lập theo giấy phép số 4102024963 được cấp ngày 20 tháng 09 năm 2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp phép. Công ty được thành lập với: - Tên công ty : Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam. - Tên giao dịch: PHUONG NAM Logistics Co., Ltd - Trụ sở chính: Số 13, Đường số 3, phường Bình Trưng Tây, Quận 2, Tp. Hồ Chí Minh. - Điện thoại: (84-8)3743 3778 - Fax: (84-8)3743 0921 - Email: phuongnamlogs@hcm.vnn.vn - Mã số thuế : 030350746 - Số tài khoản ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh quận 2 • Tài khoản VNĐ: 018.100.000.036.3 • Tài khoản USD: 018.137.000.454.2 Công ty hoạt động với tổng số vốn ban đầu là 600.000.000VNĐ Đến nay, sau 5 năm hoạt động công ty đang ngày càng phát triển và tạo được vị thế vững chắc trên thị trường. 1.2- PHẠM VI HOẠT ĐỘNG VÀ TRÁCH NHIỆM: 1.2.1- Phạm vi hoạt động: Công ty dịch vụ giao nhận Phương Nam ra đời dựa trên nhu cầu cung cấp các dịch vụ giao nhận cho ngành ngoại thương và ngành vận tải hàng hóa. Công ty chủ yếu hoạt động về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.Phạm vi hoạt động chính của công ty: – Tổ chức kinh doanh đại lý giao nhận vận tải quốc tế và dịch vụ vận tải trong nước bằng các phương tiện đường biển, đường không, đường sắt, đường bộ hoặc hỗn hợp theo yêu vầu của chủ hàng và các công ty ủy thác. – Tổ chức thực hiện các dịch vụ có liên quan đến giao nhận hàng vận tải, thay mặt chủ hàng làm thủ tục Hải quan, thủ tục về cảng, giám định, kiểm kiện, trả cước bốc dỡ hàng hóa. – Tổ chức và quản lý trạm tiếp nhận, phát hàng lẻ theo quy định của các cơ quan chức năng để tiến hành việc tập trung nguồn hàng, và tiếp nhận các loại hình phi mậu dịch. – Tổ chức môi giới thuê phương tiện vận tải, kho bãi để vận chuyển hàng hóa XNK ở trong và ngoài nước theo yêu cầu của chủ hàng. – Tổ chức dịch vụ quá cảnh sang Campụhia, Lào, Trung Quốc…theo qui định của nhà nước 1.2.2- Trách nhiệm: – Chấp hành nghiêm túc các chế độ chính sách pháp luật của Nhà nước và tập quán quốc tế về các lĩnh vực có liên quan đến công tác giao nhận vận tải, các quy định về tài chính, tài sản cố định, và tài sản lưu động. – Công ty phải tiến hành lập kế hoạch kinh doanh trình lên cấp trên và tổ chức thực hiện những chi tiêu được giao. – Tổ chức hoạt động kinh doanh trong toàn công ty nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra. – Đảm bảo đời sống cho toàn bộ cán bộ công nhân viên, phân phối công bằng các khoản thu nhập và đảm bảo điều kiện làm việc an toàn. 1.3- CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY: 1.3.1- Sơ đồ tổ chức: Công ty có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ với 15 nhân viên. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức hành chính công ty (Nguồn: Sơ đồ tổ chức công ty 2009) 1.3.2- Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:  Giám đốc: Thực hiện chức năng quản trị, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật. Tổ chức điều hành công tác dịch vụ theo hướng có lợi cho công ty trong hiện tại và tương lai  Phòng kế toán- tài chính: Thực hiện nhiệm vụ hạch toán, quản lý và tổ chức thực hiện công tác kế toán trong toàn công ty. Tiến hành việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp báo cáo, lên kế hoạch về tình hình tài chính nhằm giúp Giám Đốc có những phương án tối ưu nhất trong hoạt động.  Phòng Sales& Marketing: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tiếp thị dịch vụ và chăm sóc khách hàng. Cụ thể là việc chào bán giá cước vận tải đường biển, đường hàng không và cả khách hàng có nhu cầu về dịch vụ giao nhận.  Phòng tổ chức- hành chính: Thực hiện công tác về nhân sự, hợp đồng lao động, thực hiện nội quy, quy định của công ty. Lên kế hoạch và triển khai các công tác về tuyển dụng, đào tạo nhân viên, điều chuyển nhân viên, sắp xếp kỳ nghỉ phép hàng năm.  Phòng giao nhận: đây là bộ phận chiếm số đông nhân viên trong công ty và được chia làm 2 nhóm: Nhóm chứng từ: Làm việc tại văn phòng công ty với các công việc chủ yếu là khai báo Hải Quan điện tử hỗ trợ nhóm giao nhận mở tờ khai tại cảng hay sân bay, soạn thảo hợp đồng, lập invoice, packing list… Nhóm giao nhận: Mỗi nhân viên được phân công thực hiện các hợp đồng giao nhận (hàng LCL, hàng FCL) chuyên lo thủ tục Hải quan, kiểm hóa, giao nhận hàng cho một số khách nhất định. Khách hàng lớn thì được giao cho nhân viên có nhiều kinh nghiệm theo dõi nhưng nhìn chung thì các nhân viên đều hỗ trợ bổ sung cho nhau trong quá trình làm hàng. 1.4- TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2007-2009: Là công ty chủ yếu hoat động trong lĩnh vực giao nhận và kinh doanh kho bãi vận chuyển nên tổng doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty phần lớn tập trung ở 2 lĩnh vực này. Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây phát triển đi lên. Doanh thu của công ty tăng nhanh là do công ty đã mở rộng được thị trường, đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh: ngoài khai thác hàng hóa kinh doanh công ty còn có hoạt động kinh doanh đại lý vận tải… Ngoài ra, do có uy tín và quan hệ rộng rãi nên công ty đã có được nhiều khách hàng thân thiết và còn nhiều khách hàng mới. Trong tương lai, tình hình kinh doanh của công ty sẽ phát triển hơn nữa góp phần vào sự phát triển kinh tế đất nước. 1.4.1- Cơ cấu dịch vụ:  Đvt: 100 VNĐ Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Giá trị Tỉ trọng Giá trị Tỉ trọng Giá trị Tỉ trọng   826,086.05 24% 1,073,911.87 26% 1,610,867.81 30%  !" 619,564.54 18% 743,477.45 18% 929,346.81 17% #$  %& ' 688,405.04 20% 929,346.81 23% 975,814.15 18% # ()     *   % 1,239,429.08 37% 1,363,041.98 33% 1,840,106.67 34% +, / 0102/ 334 0.35.//12 334 6 67.-6200 334 (Nguồn : Phòng kế toán) *89:;<=33/2 >?@: Qua biểu đồ 1 và bảng 1 cho thấy rằng trong năm 2007 dịch vụ kinh doanh kho bãi mang lại doanh thu lớn cho công ty 1.299.439.080 VNĐ chiếm 37% tổng doanh thu trong năm 2007. Xếp thứ 2 là dịch vụ xuất nhập khẩu và giao nhận chiếm 24% tổng doanh thu năm 2007, đây cũng là một trong những thế mạnh của công ty sau dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận chuyển hàng hóa. Tiếp sau đó là khai thác hàng hóa kinh doanh chiếm 20% tổng doanh thu,cuối cùng là dịch vụ đại lý vận tải với 18% trong tổng doanh thu. Nhìn chung thì các mảng hoạt động dịch vụ của công ty tương đối đồng đều, không có mảng nào quá trội hơn mảng nào, có thể là nhờ sự đầu tư một cách đồng bộ, duy trì và phát triển tốt từng mảng nhằm mang lại nguồn lợi nhuận về sau cho công ty. *89=:;<=3312 >?@: Sang năm 2008,cơ cấu dịch vụ của công ty đã có những biến chuyển rõ rệt dù thứ tự không có gì là thay đổi. Tuy kinh doanh kho bãi vẫn dẫn đầu trong các mảng dịch vụ khác tăng 9.97% so với doanh thu của chính dịch vụ này năm 2007, nhưng có phần giảm đi chỉ còn chiếm 33% tổng doanh thu năm 2008 thay vì là 37% như năm 2007.Cũng dễ dàng nhận ra sự giảm đi của dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận chuyển là do sự tăng lên về doanh thu của hai mảng xuất nhập khẩu, giao nhận và dịch vụ khai thác hàng hóa kinh doanh.Cụ thể, dịch vụ xuất nhập khẩu và giao nhận tăng lên 2% so với tỉ trọng của nó năm trước,tăng 30% ứng với 247.825.820 VNĐ so với năm 2008. Tỉ trọng dịch vụ khai thác hàng hóa kinh doanh cũng tăng lên 3%, tăng được 35% tương ứng với 240.941.770 VNĐ so với năm 2008.Dịch vụ đại lý vận tải tuy không tăng về tỉ trọng nhưng tăng 123.912.910 VNĐ ứng với mức tăng là 20%. Nếu xét về tổng doanh thu thì mức tăng là 21.8% tạo thêm 736.293.400 VN *89:;<=335 >?@: năm 2009 là một trong những thời điểm định hình nên mũi nhọn hoạt động của công ty. Sự tăng lên về tỉ trọng của dịch vụ xuất khẩu và giao nhận,có thể đó chính là dự báo cho thấy công ty cần chú trọng đến dịch vụ này, nhằm khai thác triệt để tiềm năng của nó trong thời gian sắp tới, tỉ trọng tăng thêm 4%, mức tăng là 50% ứng với 536.955.935 VNĐ, một con số đáng kể. tuy nhiên dịch vụ kinh doanh kho bãi vẩn duy trì được vị trí số một của mình tăng lên 2% về tỉ trọng so với năm 2008,doanh thu của nó tăng 35% ứng với 477.064.693.Dịch vụ khai thác hàng hóa kinh doanh giảm đi về tỉ trọng 5%, cụ thể chỉ tăng 5% so với năm 2008 và chỉ tạo thêm 46.467.341 VNĐ trong tổng doanh thu năm 2009. Nhìn chung, doanh thu năm 2009 tăng 30.3% ứng với 1.246.357.330 VNĐ. 1.4.2- Kết quả hoạt động kinh doanh: =#AB 8C >;<=33/ >;<=331 >;<=335 +,        826,086,050 1,107,650,80 1,384,563,50 8C 4 5 DEFGHA 174,024,117 367,357,30 6 387,561,95 8 DEIA 130,518,088 275,652,98 0 348,701,02 0 -JI$<K;.!EB$;< >;<=331I;<=33/ >;<=335I;<=331 +L8M &N>' +G  8M &4' +L8M &N>' +G 8M&4' +,   8C 281,564,754 98.66 276,912,701 98.75 DEFGHA 193,333,189 97.89 20,204,652 98.95 DEIA 145,134,892 97.89 73,048,040 98.74 *89AB 8C=33/O=335 >?@ Từ bảng 2, bảng 3 và biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh chúng ta có thể thấy qua ba năm,doanh thu và lợi nhuận của công ty đều tăng. Cụ thể, tổng doanh thu năm 2008 tăng 281,564,754 VNĐ so với năm 2007 tương ứng đã tăng thêm tương đối 98.66%, tổng doanh thu năm 2008 cũng tăng thêm một giá trị là 276,912,701VNĐ tương ứng là 98.75%. Đồng thời, lợi nhuận trước thuế cũng tăng cao theo từng năm,năm 2008 tăng thêm 193,333,189 VNĐ (97.89%) so với năm 2007 và năm 2009 cũng đạt được thêm 20,204,652 VNĐ (98.95%) so với năm 2008. Có thể nhận ra rằng, để đạt được những con số trên thì đó không phải là điều đơn giản, đó là nhờ sự nỗ lực, nâng cao sức cạnh tranh của công ty giảm thiểu những chi phí không cần thiết nhằm đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty. Chương 2: THỦ TỤC VÀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN PHƯƠNG NAM 2.1 ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ: Hiện nay, công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam tồn tại bởi hoạt động cung cấp các dịch vụ: xuất nhập khẩu và giao nhận, đại lý vận tải, khai thác hàng hóa (kinh doanh), kinh doanh kho bãi và vận chuyển hàng hóa. - Xuất nhập khẩu và giao nhận: làm thủ tục hải quan, giao nhận ủy thác xuất nhập khẩu, tư vấn xuất nhập khẩu cho các công ty khách hàng. - Đại lý vận tải: làm nhiệm vụ của forwarder. - Khai thác hàng hóa (kinh doanh): Công ty trực tiếp đứng ra ký kết hợp đồng nhập khẩu và tiến hành mọi thủ tục để nhận hàng, sau đó tiến hành phân phối hàng hóa đó đến những khách hàng có nhu cầu. - Kinh doanh kho bãi vận chuyển hàng hóa: công ty kinh doanh trên hình thức cho thuê kho bãi chứa hàng và các phương tiện vận chuyển hàng hóa như: đầu kéo, xe tải chở hàng với nhiều trọng tải khác nhau. Cụ thể với lô hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN , công ty Phương Nam được ủy thác để tiến hành nhập khẩu lô hàng nói trên. Trên cơ sở đó Saint- Gobain là công ty đi thuê dịch vụ, Phương Nam là công ty đảm trách nghĩa vụ nhập khẩu và hưởng phí dịch vụ. Việc đàm phán được thực hiện diễn ra rất đơn giản theo các phương thức đàm phán qua điện thoại, thư thương mại. Ngoài ra, công ty còn sử dụng fax, email như một phương tiện để liên lạc và truyền đi các thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi. Lô hàng nhập FCL mặt hàng giấy nhập khẩu được nhập khẩu theo hợp đồng số 127071668 giữa công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN và SCT Co., Ltd. ngày 04 tháng 5 năm 2010. Lô hàng được nhập khẩu theo giá CFR Hồ Chí Minh . Do vậy, trách nhiệm thuê tàu và trả cước phí vận tải cho lô hàng này là do người xuất khẩu trả. Người đứng tên trên chứng từ nhận hàng là Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN nhưng do đã ủy thác cho Phương Nam nên nhân viên giao nhận của Phương Nam có nghĩa vụ lên tờ khai và lấy các chứng từ cần thiết để nhập [...]... giám đốc Phương Nam ký rồi giao lại cho nhân viên giao nhận đem đến Công ty TNHH VLXD Saint-Gobain Việt Nam Công ty TNHH VLXD Saint-Gobain sẽ kiểm tra lại chứng từ đã giao đủ chưa, ký nhận đã nhận đủ chứng từ và chi trả phí giao nhận cho nhân viên giao nhận 2.10 THỦ TỤC HẠ RỖNG: Saint- Gobain sau khi nhận được 6 container hàng thì tiến hành dỡ hàng ra khỏi container, sau đó báo cho Phương Nam để điều... bản bàn giao hàng hóa nhằm chứng minh hàng hóa đã được giao theo đúng thỏa thuận 2.9 THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIAO NHẬN VÀ GIAO CHỨNG TỪ CHO KHÁCH HÀNG: Sau khi hòan thành nghĩa vụ giao nhận, nhân viên giao nhận sẽ kê khai tất cả các chi phí : chi phí lấy lệnh giao hàng, lệ phí hải quan , cùng với các biên lai thu phí cho kế toán công ty Sau đó kế toán công ty cộng tất cả các chi phí cùng với phí dịch vụ, ra... hàng: Sau khi nhận đươc giấy thông báo hàng đến từ Công ty TNHH VLXD Saint Gobain VN (do hãng tàu gửi đến cho Saint Gobain) nhân viên giao nhận sẽ mang giấy giới thiệu, vận đơn gốc, giấy thông báo hàng đến (như trong yêu cầu của phần giấy tờ cần xuất trình được đề cập trong giấy thông báo hàng đến), đến hãng tàu RCL để nhận lệnh giao hàng Khi trình những chứng từ trên, nhân viên giao nhận sẽ nhận một bộ... Khi qua cổng cảng, nhân viên thương vụ cảng sẽ in ra một “phiếu hồng” cho nhân viên giao nhận nhằm xác nhận tình trạng container khi ra khỏi cảng Nhân viên giao nhận giữ phiếu này để tiến hành hạ rỗng sau này Sau khi nhận hàng tại cảng xong, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho khách hàng là công ty Saint-Gobain tại kho riêng và 2 bên ký nhận vào biên bản bàn giao hàng hóa Khi kiểm tra hàng hóa... một số tiếp nhận cho việc khai báo thành công này Nhân viên giao nhận phải ghi lại số tiếp nhận này để khai báo cho hải quan Từ đó công chức hải quan nhập số tiếp nhận này vào hệ thống để có được toàn bộ thông tin lô hàng Nhờ có việc khai báo từ xa này mà cả doanh ngiệp và công chức hải quan đều tiết kiệm được thời gian và công sức hơn nữa thủ tục gọn nhẹ hơn rất nhiều so với hình thức khai báo trước... giám đốc Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN trên các bản sao, nếu chứng từ có nhiều hơn một tờ thì phải có đóng dấu giáp lai trên tất cả số tờ hiện có Giấy giới thiệu phải còn thời hạn và có chữ ký Giám đốc Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN và con dấu của công ty Trong các chứng từ nhận được nhân viên giao nhận cần chú ý kiểm tra: • Hóa đơn thương mại: Nhân viên giao nhận cần... hình thức khai báo trước đây Sau đó, tại chi cục hải quan nhân viên giao nhận tới máy lấy số thứ tự nộp tờ khai, số thứ tự sẽ hiện lên tại các ô cửa mở tờ khai hoặc có máy gọi, khi đến số thứ tự của mình nhân viên giao nhận cầm bộ chứng từ của mình tới ô cửa đó để mở tờ khai Lúc này nhân viên giao nhận xuất trình bộ chứng từ cho Công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ, Công chức Hải quan nhập mã số thuế của... trong quá trình thực hiện quy trinh hải quan nếu có vấn đề gì phát sinh Ví dụ: Như lỗi của nhân viên giao nhận khai sai số vận đơn mà trong quá trình kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, Công chức Hải quan không phát hiện ra đến khi thanh lý tờ khai tại cổng, Hải quan cổng phát hiện ra thì nhân viên giao nhận phải mang tờ khai tới bàn của Công chức kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ để xin chỉnh sửa Khi đó Công chức... nhận kiểm tra chi tiết lại một lần nữa xem còn sai sót gì không Nếu thấy đã hoàn chỉnh thì nhân viên giao nhận mang 2 tờ khai đến Công ty TNHH VLXD Saint-Gobain VN để Giám đốc ký, hoàn thiện bộ tờ khai cho nhân viên giao nhận thực hiện tiếp quá trình giao nhận Bộ chứng từ Hải quan gồm có (sắp xếp theo trình tự như sau) • • Tờ khai hải quan: 2 bản chính • Giấy giới thiệu của Saint-Gobain: 1 bản chính... lệnh giao hàng, giấy tờ cần xuất trình, chi phí mà phải đóng tại nơi đổi lệnh giao hàng 2.3 CHUẨN BỊ KHO BÃI VÀ PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN: Kiểm tra bộ chứng từ nhận được từ Saint Gobain là hợp lệ, nhân viên của Phương Nam xem xét số lượng, khối lượng của hàng lên phương án chọn phương tiện vận tải thích hợp đến cảng Cát Lái để nhận hàng 2.4 CHUẨN BỊ CHỨNG TỪ VÀ LÊN TỜ KHAI HẢI QUAN: 2.4.1 Lấy lệnh giao . cho công ty. Chương 2: THỦ TỤC VÀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN PHƯƠNG NAM 2.1 ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ: Hiện nay, công ty TNHH dịch vụ giao. phố Hồ Chí Minh cấp phép. Công ty được thành lập với: - Tên công ty : Công ty TNHH dịch vụ giao nhận Phương Nam. - Tên giao dịch: PHUONG NAM Logistics Co., Ltd - Trụ sở chính: Số 13, Đường số 3,. của Công ty TNHH Vật Liệu Xây Dựng Saint- Gobain VN , công ty Phương Nam được ủy thác để tiến hành nhập khẩu lô hàng nói trên. Trên cơ sở đó Saint- Gobain là công ty đi thuê dịch vụ, Phương Nam