Khi bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập đã hoàn chỉnh, Cán bộ Bộ hải quan kiểm tra lại bộ hồ sơ, nêu không có vấn đề gì thì kí tên đóng dấu chấp nhận.Khi đã được chấp nhận lấy hàng, nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ khai báo hải quan tại cửa tiếp nhận đăng ký tờ khai hải quan.
Tại đây, cán bộ Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra lại toàn bộ chứng từ các nội dung sau:
- Kiểm tra tên, mã số hàng hóa, mã số nhập khẩu và phần khai thuế của người khai báo.
- Kiểm tra đối chiếu tính hợp lệ của các thông tin trên tờ khai với thông tin của các chứng từ liên quan.
- Kiểm tra số lượng phải có của bộ hồ sơ hải quan.
viên giao nhận chỉnh sửa, bổ sung đầy đủ chứng từ mới giải quyết tiếp. Khi bộ chứng từ đã được điều chỉnh, bổ sung hợp lệ, không còn sai sót nào thì cán bộ Hải quan sẽ ghi kết quả kiểm tra hồ sơ, ký tên, đóng dấu lên “Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy”.
Vì Kết quả phân luồng của lô hàng là Luồng Vàng, nên cán bộ Hải quan phải xem xét tính hợp lệ và không hợp lệ của bộ hồ sơ. Không cần phải ghi kết quả lên “Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy”.
Sau khi có kết quả kiểm tra chứng từ giấy, cán bộ Hải quan nhập mã số thuế của Công ty Như ý Vina (0305353112) vào hệ thống máy tính để kiểm tra xem doanh nghiệp có nợ thuế hay không? Có được ân hạn thuế hay không?
+ Nếu doanh nghiệp không còn nợ thuế thì cán bộ Hải quan sẽ in ra một bản mẫu
có nội dung là không nợ thuế, cán bộ này sẽ ký tên, đóng dấu, điền ngày, tháng, năm vào và kẹp bản này vào bộ hồ sơ, bộ hồ sơ sẽ được chuyển qua cán bộ Hải quan khác.
+ Nếu doanh nghiệp còn nợ thuế thì do cán bộ Hải quan sẽ trả lại bộ hồ sơ hải quan cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận phải trình với chủ doanh nghiệp vấn đề trên để doanh nghiệp chỉ đạo cho phòng tài chính - kế toán tiến hành giải tỏa cưỡng chế. Sau khi có biên lai đã giải tỏa cưỡng chế của Hải quan giải tỏa cưỡng chế, nhân viên giao nhận kẹp biên lai đã giải tỏa cưỡng chế vào bộ hồ sơ hải quan và nộp lại bộ hồ sơ này cho cán bộ Hải quan để tiếp tục quá trình thông quan.
Cán bộ Hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bộ hồ sơ không có vấn đề gì thì ký tên, đóng dấu vào góc phải trên đầu của tờ khai và đóng dấu ký tên lên tất cả các giấy tờ, mỗi chứng từ là một con dấu.
Sau khi cán bộ Hải quan tiếp nhận hồ sơ đã đóng dấu họ và ký tên lên tất cả các giấy tờ, nhân viên giao nhận đăng ký ngày, giờ kiểm hóa (nếu có) tại mục:“chủ hàng đăng ký kiểm hóa” trên 02 phiếu “Tiếp nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan”, ký tên đưa cho cán bộ tiếp nhận. Cán bộ hải quan sẽ đóng dấu, ký tên lên 02 phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả lại cho nhân viên giao nhận một phiếu. Sau khi đã tiếp nhận hồ sơ và phiếu đăng ký kiểm hóa, cán bộ tiếp nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ và phiếu đăng ký kiểm hóa lên lãnh đạo Cục để lãnh đạo Cục phân công cán bộ kiểm hóa.
Khi container đã vào vị trí sẵn sàng để kiểm hóa, nhân viên giao nhận thông báo cho cán bộ kiểm hóa xuống kiểm tra hàng hóa. Khi cán bộ kiểm hóa (gồm 02 người) xuống đến bãi kiểm hóa, nhân viên giao nhận dùng tờ D/O đã đóng dấu “cắt seal” nhờ nhân viên cảng cắt seal container của mình (công việc cắt seal có thể diễn ra trước hoặc sau khi cán bộ kiểm hóa xuống tới bãi kiểm hóa – tùy vào yêu cầu của cán bộ kiểm hóa). Việc kiểm hóa sẽ là kiểm tra tên hàng, chất lượng, số lượng, tình trạng hàng hóa (mới 100% hay đã qua sử dụng) có đúng như trong tờ khai hay không. Tùy theo tính chất của từng mặt hàng mà mức độ kiểm tra sẽ là 5%, 10% hay kiểm tra 100% lô hàng.
Kiểm tra xong cán bộ kiểm hóa sẽ ghi kết quả kiểm hóa vào “Phiếu ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa” ký tên, đóng dấu rồi chuyển bộ hồ sơ cho Đội trưởng hoặc Đội phó phúc tập kết quả kiểm tra, ký tên, đóng dấu lên “Phiếu ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa” rồi chuyển sang cho bộ phận Hải quan tính thuế.
Trong trường hợp cán bộ kiểm hóa không xác định được rõ ràng tên hàng,
mục đích sử dụng của lô hàng thì kiểm hóa viên sẽ cho ra phiếu trưng cầu giám định. Mục đích là yêu cầu cơ quan giám định, với tư cách là người thứ ba, hoạt động độc lập xác nhận lại tên hàng, chất lượng hàng hóa…tùy theo yêu cầu của kiểm hóa viên mà vấn đề cần giám định trong phiếu trưng cầu giám định sẽ khác nhau. Cơ quan giám định sẽ được kiểm hóa viên chỉ định rõ trong phiếu trưng cầu giám định, tuy nhiên nhân viên giao nhận có thể thỏa thuận với kiểm hóa viên chọn cơ quan giám định theo ý riêng của mình. Nhân viên giao nhận và kiểm hóa viên cũng ký tên vào phiếu trưng cầu giám định, sau đó kiểm hóa viên mang trình với đội phó hoặc đội trưởng ký tên, cuối cùng là lãnh đạo Cục phê duyệt đồng ý với nội dung trong phiếu trưng cầu giám định.
Lúc này kiểm hóa viên gửi lại cho nhân viên giao nhận phiếu trưng cầu giám định.
Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với bộ hồ sơ yêu cầu giám định của chủ hàng nộp cho giám định viên của cơ quan giám định như đã được đề cập trong phiếu trưng cầu giám định. Bộ hồ sơ yêu cầu giám định của chủ hàng thường bao gồm:
Giấy yêu cầu giám định – 1 bản chính Packing list – 1 bản copy
House Bill of Lading – 1 bản copy Commercial invoice – 1 bản copy
Giám định viên tiếp nhận và ký tên vào biên bản giao nhận chứng từ do nhân viên giao nhận trình ra để làm bằng chứng là đã giao chứng từ. Đồng thời lúc đó giám định viên sẽ cho ra “phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định” gởi lại cho nhân viên giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm phiếu tiếp nhận yêu cầu giám định cùng với công văn xin giải tỏa hàng khi chờ kết quả giám định nộp cho kiểm hóa viên, sau đó nhân viên giao nhận cần liên lạc với giám định viên để lấy chứng thư giám định nộp tiếp cho kiểm hóa viên.
Sau khi có được chứng thư giám định, phiếu tiếp nhận cầu yêu cầu giám định, phiếu trưng cầu giám định, công văn xin giải tỏa hàng hóa khi chờ kết quả giám định, kiểm hóa viên sẽ điền kết quả kiểm tra vào tờ khai, hai kiểm hóa viên sẽ ký tên, đóng dấu họ và tên tại phần kết quả kiểm tra và gửi lên lãnh đạo Đội phúc tập. Bộ hồ sơ sẽ được chuyển qua cho bộ phận Hải quan tính thuế.