THỰC TRẠNG và một số GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỘNG tác văn PHÒNG tại CÔNG TY TNHH HOÀNG THÀNH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ - - -   - - - THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỘNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH HOÀNG THÀNH ( ĐC: Số 31 tập thể Phân Đạm, Phường Trại Chuối, Quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng) Mơn: Quản Trị Điều Hành Văn Phịng Nha Trang, Ngày tháng năm 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ - - -   - - - THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỘNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH HỒNG THÀNH ( ĐC: Số 31 tập thể Phân Đạm, Phường Trại Chuối, Quận Hồng Bàng, TP Hải Phịng) Mơn: Quản Trị Điều Hành Văn Phòng GV: Lê Hồng Lam SV: Nguyễn Thị Hiền MSSV: 60162643 Lớp: 60C.QTKD1 Nha Trang, Ngày tháng năm 2021 MỤC LỤC Lời mở đầu……………………………………………… CHƯƠNG 1: Những vấn đề cộng tác văn phòng: 1.1 Khái niệm văn phòng…… 1.2 Vai trò văn phòng………………………………………………7 1.3 Chức năng…………………………………………………………8 CHƯƠNG 2: Thực trạng cộng tác văn phòng cơng ty thương mại Hồng Thành 2.1 Khái qt cơng ty………………………………………………9 2.2.1 Lịch sử hình thành……………………………………………….9 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy công ty………………………………….11 2.1.2.1 Sơ đồ…………………………………………………………….11 2.1.2.2 Chức nhiệm vụ phòng ban……………………….12 2.2.3 Chức nhiệm vụ công ty……………………………….14 2.1.3 Nghành nghề lĩnh vực kinh doanh…………………………… 15 2.1.4 Năng lực nhân công ty…………………………………… 15 2.1.6 Các sản phẩm mặt hàng công ty thực hiện……………… 16 2.1.7 Chiến lược định hướng phát triển công ty……………… 17 2.2 Thực trạng công tác văn phịng cơng ty TNHH cơng ty Hồng Thành 2.2.1 Công tác tổ chức hội nghị…………………………………………18 2.2.2 Công tác hậu cần………………………………………………… 19 2.2.3 Công tác bảo vệ cộng tác tạp vụ …………………………… 22 2.2.3.1 Công tác bảo vệ………………………………………………… 22 2.2.3.1 Cppng tác phục vụ……………………………………………….22 CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công ty Hoàng Thành 3.1 Giai pháp tham mưu tổng hợp……………………………… 24 3.2 Giai pháp cộng tác thông tin……………………………………25 3.3 Giai pháp cộng tác văn thư, lưu trữ……………………………26 3.4 Giai pháp cộng tác hội viên…………………………………… 27 3.5 Giai pháp việc tổ chức bố trí nhân sự………………………….27 3.6 Giai pháp cộng tác hậu cần …………………………………….28 3.7 Công tác bảo vệ tạp vụ……………………………………….28 3.8 Xây dựng môi trường làm việc tốt , gop phần phát triển khả sáng tạo nhân viên……………………………………………….28 3.9 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối hợp phòng ban phận……………………………………………………………… 29 KẾT LUẬN………………………………………………………… 30 Tài liệu tham khảo…………………………………………………….30 Lời mở đầu Tính cấp thiết đề tài Bước sang kỉ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế Đặc biệt từ sau nước ta nhập tổ chức thương mại giới WTO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý q trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cơng tác văn phịng Văn phịng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịngvừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp,hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phịng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Hoàng Thành công ty thành lập (năm 2002) thành viên cơng ty có nhiều năm hoạt động lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi Trải qua năm hình thành phát triển đến công ty tạo lập vị vững chắc, hình ảnh tin tưởngtrong mắt đối tác Mục tiêu cơng ty đưa Hồng Thành trở thành thương hiệu hàng đầu lĩnh vực sản xuất thiết bị khí phục vụ cho ngành cơng nghiệp đóng tàu Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp phần nhỏ bé hồn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phịng cơng ty tốt Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tìm hiểu lý luận chung văn phịng cơng tác văn phịng .Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành để thấy điểm mạnh điểm yếu tồn từ đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng cơng ty Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài Phạm vi đối tượng nghiên cứu khóa luận sở lý luận văn phịng cơng tác văn phịng, thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sảnxuất thương mại Hoàng Thành như: - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển cơng ty - Nghiên cứu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh thuận lợi khó khăn mà cơng ty gặp phải - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty công tác tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ,công tác tổ chức họp hội nghị sở phân tích đánh giá kết đđạt được, điểm tồn nguyên nhân tồn - Đưa số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện nâng cao hiệuquả cơng tác văn phịng cơng ty Phương pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành khóa luận em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp vấn, đối thoại CHƯƠNG 1: Những vấn đề văn phòng cộng tác văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng: Văn phòng hiểu loại hoạt động quan nhà nước , xí nghiệp Văn phịng thiên việc thu nhập , bảo quản, lưu trữ , loại giấy tờ quan Nói đến văn phịng người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến cộng tác văn thư 1.2 Vai trò văn phịng Văn phịng quan tổ chức đời điều tất yếu khách quan, văn phòng giữ vai trò then chốt có ảnh hưởng đến hiệu chất lượng hoạt động quan Nói cách khác văn phịng vừa phận đầu não , vừa mặt quan, nơi thu nhận phát lượng thông tin kịp thời cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động quan đơn vị trôi chảy đạt hiệu cao Vai trị quan trọng văn phòng thể qua phương diện sau: thứ nhất: Văn phịng trung tâm thực q trình quản lý, điều hành quan tổ chức, định đạo phụ thuộc phải thơng qua văn phịng để chuyển giao đến phịng ban, đơn vị khác Văn phịng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở thực định đạo lãnh đạo quan Như chức vô quan trọng, phận ban khác thực chức nắng riêng biệt Nếu văn phịng khơng làm việc hoạt động quan ngưng trệ Thứ hai: Văn phòng nơi tiếp nhận mối quan hệ, đặc biệt quan hệ đối ngoại quan Văn phịng coi “ cổng gác thơng tin” quan tổ chức, thơng tin đến hay phải thơng qua phận văn phịng Từ nguồn thơng tin tiếp nhận văn phịng phân loại thơng tin theo trang thích hợp để chuyển phát lưu trữ Đây hoạt động vơ quan trọng định đến thahf công hay thất bại tổ chức Thứ 3: Văn phòng máy làm việc nhà lãnh đạo Đó thơng qua văn phịng nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp hệ thống văn là: thông báo, định… Thứ 4: Văn phòng trung tâm khâu nối hoạt động quản lý, điều hành quan tổ chức Văn phịng nơi trung chuyển cơng việc cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt mục tiêu quan tổ chức Thứ 5: Văn phòng cầu nối chủ thể đối tượng quản lý tổ chức Thứ 6: Văn phịng ví nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động phòng ban đơn vị nói chung lãnh đjao nói riêng như: Xây dựng mới, sữa chữa, mua sắm thiết bị hoạt động Với vai trò to lớn đó, nhà quản trị quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng quan tổ chức theo hướng đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng hoạt động nghề nghiệp nên xã hội tồn tất yếu nghành văn phịng Quyết định văn phịng phủ lấy ngày 28/8 năm làm ngày truyền thống văn phịng, hệ thống quyền nhà nước Việt Nam 1.3 Chức văn phòng: Tùy theo quy mơ tổ chức tính chất hoạt động quan, đơn vị doanh nghiệp mà tổ chức văn phịng hình thành lớn, nhỏ khác nhau, dù tổ chức theo cách văn phịng có chức bả: tham mưu, tổng hợp hậu cần Chương 2: Thực trạng cộng tác văn phịng cơng ty thương mại sản xuất thương mại Hồng Thành 2.1 Khái qt cơng ty TNHH sản xuất thương mại HOÀN THÀNH 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty Cơng ty TNHH sản xuất thương mại hoàn thành thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cơng ty TNHH có thành viên trở lên số 0202000855 ngày 30/07/2002, cấp lần thay giấy chứng nhận đăng kí kính doanh ngày 11/06/2003 đăng kí thay đổi lần ngày 24/11/2005, đăng ký thay đổi lần thứ ngày 18/12/2006 đăng ký thay đổi lần thứ ngày 31/03/2008, đăng ký thay đổi lần thứ ngày 13/05/2009 sở kế hoạch đầu tư Hải Phịng cấp Cơng ty đơn vị kinh tế hạch tốn độc lập, có tư cách khác nhau, hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, quy định hành nhà nước điều lệ công ty Là công ty chuyên sản xuất sản phẩm khí nghành đóng tàu, kể đến: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, lõi nhựa, cuộn dây hàn,… cho cơng ty có tiếng lĩnh vực đóng tàu công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu, cơng ty cổ phần cơng nghiệp Việt Hồng, cơng ty cổ phần vật liệu hàn, đồng thời công ty cần kinh doanh xuất nhập máy móc, thiết bị công nghiệp như: xe cẩu, xe nâng, xe kéo, ô tô,… Tên công ty: công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HỒN THÀNH Đại trụ sở chính: số 31 tập thể PHÂN ĐẠM, phường TRẠI CHUỐI, quận Hồng Bàng, thành phố Hai Phòng Điện thoại: 031.35410.160 Fax: 031.352.8037 Email: hoanthanhtd@hn.vnn.vn Địa nhà máy: Khu KIẾN THIẾT, phường Sở Dầu, quận Hồng Bàng, Hải Phòng Điện thoại: 031.3528.240 Fax: 031.352.8037 Email: hoanthanhtd@hn.vnn.vn Vốn xác định: tỷ Vốn điều lệ: 60 tỷ Ngân hàng mở tài khoản: ngân hàng nông nghiệp phát triển Nông thôn HP Số tài khoản: 21002111044469 Mã số thuế: 0200469085 Người đại diện theo pháp luật công ty: Chức danh giám đốc Họ tên: Vũ Thị Liên stt Tên thành viên Nơi đk hộ Gía trị gop vốn Số CMND Vũ Thị Liên Số 31 tập 15.000.000 thể Phân Đạm , Trại Chuối HP 0308733324 Vũ Đình Nghiệp Số 15.000.000 19/212 Lê Lợi,Ngô Quyền, HP 031252835 Vũ Đình Đồn Số 31 tập thể Phân Đạm, Trại Chuối, HP 15.000.000 031277683 Vũ Đình Hoan Số 31 tập thể Phân 15.000.000 031277685 10 chất lượng – suất – hiệu nguyên tắc cam kết hoạt động sản xuất kinh doanh với khách hàng: Đạt chất lượng – đủ số lượng – thời hạn – đáp ứng nhu cầu 2.2 Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành: 2.2.1Cơng tác tổ chức hội nghị Đa dạng hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích phát triển bền vững chiến lược mà hội đông thành viên định lựa chọn hành động.sau họp, hội nghị văn phịng cơng ty phận liên quan rút kinh nghiệm Chủ trì cho họp rút kinh nghiệm người phân công tổ chức hội nghị Trong họp, phận chuẩn bị nội dung, hậu cần ngƣời có liên quan kiểm điểm lại khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt cịn hạn chế, sai sót, việc làm nâng cao chất lƣợng hội nghị rút kinh nghiệm để họp, hội nghị lần sau tổ chức tốt Những kết đạt Thông qua việc tổ chức họp, ban lãnh đạo đánh giá đƣợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng công ty để từ đề đƣợc phương hướng kế hoạch đạo thực Bản kế hoạch hội nghị đƣợc lập khoa học, bao gồm đầy đủ thơng tin cần thiết, thuận lợi cho ban lãnh đạo phòng ban làm thực Các mệnh lệnh, thông báo, định, nghị hội nghị sau hội nghị kết thúc triển khai nhanh dạng văn đến phịng ban chun mơn đơn vị liên quan Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết đƣợc bảo quản cẩn thận Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận, phát biểu…của lãnh đạo đƣợc chuẩn bị chu đáo Đồng thời thông qua họp lãnh đạo cơng ty nắm bắt đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng tập thể cán công nhân viên làm việc công ty, đảm bảo đƣợc nguồn thông tin hai chiều lãnh đạo với cán cơng nhân viên từ nâng cao hiệu công tác quản lý sản xuất Những mặt tồn Tại số họp, hội nghị công ty thành phần tham dự không đầy đủ Trong thời gian diễn họp có phận người tham gia khơng tập trung làm việc riêng, khơng nắm đƣợc chủ trương, tinh thần hội nghị Thậm chí số cán quản lý thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia họp công ty Công tác đón tiếp khách cho hội nghị, đặc biệt khách nước ngồi đơi cịn chưa thật chu đáo Các điều kiện phục vụ cho họp, hội nghị thiếu thốn Nguyên nhân Khả tổ chức họp, hội nghị văn phòng chưa cao, lúng túng khâu đạo lên kế hoạch cho họp, hội nghị Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thơng báo cịn chậm, đơn vị khơng bố trí thời gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự Trình 19 độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng hạn chế nên tạo rào cản việc giao tiếp với khách nước Việc giáo dục, tuyên truyền ý nghĩa, tầm quan trọng họp, hội nghị cho cán nhân viên cơng ty cịn chƣa thường xun Chính mà kết số họp hội nghị chưa thật hiệu 2.2.2 Cơng tác hậu cần Để trì quản lý, để cơng việc văn phịng diễn trơi chảy cơng ty trọng đến cơng tác hậu cần Các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, trang thiết bị công ty thuộc công tác hậu cần văn phịng cơng ty Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị văn phòng nhƣ sau: - Đối với trang thiết bị phòng ban: Văn phòng vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tƣ phòng ban vào ngày 28 hàng tháng tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký Sau Giám đốc xét duyệt, cán kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị Mẫu 12: Phiếu đề nghị mua sắm văn phòng phẩm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VĂN PHỊNG PHẨM Ngày tháng:………… Phịng ban u cầu:………… STT Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng Mục đích Chữ ký (Nguồn: Phịng Tổ chức Hành – Nhân sự) Mẫu 13: Kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc KẾ HOẠCH MUA SẮM VĂN PHỊNG PHẤM Số:…….Ngày tháng……… STT Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng Mục đích Người lập kế hoạch Chữ ký lãnh đạo công ty Mẫu 14: Sổ giao nhận văn phòng phẩm STT Ngày tháng Chủng loại Số lượng Ký nhận Ghi (Nguồn: Phịng Tổ chức Hành – Nhân sự) Công tác hậu cần công ty thực với công việc như: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc công ty, tham gia tổ chức họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách công ty… * Chuẩn bị cho lãnh đạo công tác Trong thời gian qua, văn phịng cơng ty đóng vai trị quan trọng việc chuẩn bị cho lãnh đạo cơng tác Văn phịng liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị cho lãnh đạo tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến Văn phòng vào chuyến để bố trí phƣơng tiện cho lãnh đạo (đặt vé phương tiện công cộng thông báo cho lái xe xe cơng ty) Cơng ty có tổ lái xe gồm nhân viên đảm bảo việc đưa đón lãnh đạo cơng tác nhanh chóng kịp thời Trước chuyến Trưởng phịng hành tham dự buổi họp giao ban cơng việc Giám đốc Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững đƣợc công 20 việc mà Giám đốc yêu cầu phòng ban, đơn vị chuyên viên phải thực Trong thời gian Giám đốc công tác nhân viên phịng giúp Phó giám đốc thực cơng việc mà Giám đốc ủy quyền Ngồi Trưởng phịng cịn ghi lại cơng việc quan trọng xảy cách chi tiết, Giám đốc trở Trưởng phịng báo cáo tóm tắt hoạt động thời gian Giám đốc vắng nhận giấy tờ chi phí cơng tác làm thủ tục tốn cho Giám đốc * Công tác tiếp khách Trong việc tiếp khách văn phịng cơng ty đóng vai trị quan trọng Văn phịng khơng làm nhiệm vụ đơn đón khách tổ chức buổi hẹn gặp, làm việc mà trực tiếp giải yêu cầu số lƣợng khách lớn xin gặp Giám đốc Với trƣờng hợp đột xuất lãnh đạo khơng tiếp khách đƣợc văn phịng chủ động xin lỗi khách hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo cơng ty Văn phịng ln đảm bảo nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách có khách đến làm việc với lãnh đạo Ngồi văn phịng chịu trách nhiệm đặt tiệc nhà hàng để tiếp đãi khách quan trọng khách xa đến Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp văn phòng cơng tác tiếp khách là: Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, xếp khách - Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn nhƣ: xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho q trình bàn bạc, trao đổi cơng việc… * Quản lý tài sản cố định Văn phịng cơng ty có phận chuyên quản lý tài sản cố định nhƣ nhà cửa, thiết bị, máy móc, phƣơng tiện kỹ thuật, phƣơng tiện vận chuyển…dƣới đạo điều hành Phó phịng Văn phịng lập lƣu trữ hồ sơ tài sản cố định: - Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập thủ tục hợp lệ - Văn phòng nắm số lượng, chất lượng loại tài sản cố định để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, lý - Trong trình sử dụng tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản - Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ kiểm kê bất thường có thay đổi Các loại hàng hóa vật tư, vật dụng cơng ty như: văn phịng phẩm, trang thiết bị phục vụ cho văn phòng công ty…để quản lý tốt loại tài sản cho cơng ty văn phịng tiến hành thực sau: - Xác định định mức sử dụng vật tư, định mức đƣợc công bố công khai tồn cơng ty - Tiến hành cấp phát đối tượng, tiêu chuẩn 21 - Khi mua hàng hóa vật tƣ tiến hành làm phiếu nhập kho, cấp phát có phiếu xuất kho theo ngun tắc xuất nhập kế toán - Để vừa tiết kiệm vừa gắn trách nhiệm cá nhân với cơng việc văn phịng tiến hành khốn chi phí vật tư loại hoạt động khơng mang tính tập trung Văn phịng chịu trách nhiệm quản lý chỗ để xe cán công nhân viên cơng ty, ngồi cịn phụ trách cơng tác sửa chữa máy móc thiết bị văn phịng đơn vị * Quản lý văn phòng phẩm Hàng tháng phòng ban gửi dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chuyển cho văn phịng cơng ty Trƣởng phịng xem xét dự trù thấy hợp lý ký duyệt khơng loại bỏ Văn phịng lập dự trù văn phịng phẩm hàng tháng cơng ty nhập văn phòng phẩm Căn vào nhu cầu văn phòng phẩm phòng ban, phân xƣởng mà văn phịng cơng ty viết phiếu xuất kho ghi rõ vào sổ sách để làm toán với phịng tài Những kết đạt đƣợc Văn phịng ln đảm bảo chuyến cơng tác lãnh đạo cơng ty chu đáo an tồn, thực tốt công tác quản lý công ty Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp tiếp khách Tổ chức hội nghị, họp công ty diễn thành công tốt đẹp Các điều kiện vật chất cần thiết vật tư, phương tiện làm việc phát sinh cung cấp đủ số lượng chất lượng Các trang thiết bị đƣợc cung cấp sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo trì hoạt động cơng ty Do kế hoạch cung cấp vật tư, phương tiện lên kế hoạch cụ thể nên tránh tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí Những mặt tồn Việc cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phịng phẩm cịn chậm q trình xét duyệt trình làm việc phòng ban thƣờng bị thiếu đồ dùng văn phòng cần thiết Việc cung cấp giấy photo, giấy in khơng xác, cuối tháng phòng ban thường bị thiếu giấy in giấy photo Việc sửa chữa trang thiết bị văn phòng máy in, máy photo chậm gây ảnh hƣởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên Một số cá nhân chưa có ý thức việc bảo vệ tài sản chung cơng ty, cịn tình trạng sử dụng lãng phí văn phịng phẩm vào mục đích cá nhân Nguyên nhân Hàng tháng phòng ban gửi dự trù văn phịng phẩm xuống văn phịng cơng ty, song có khoảng thời gian cơng việc q nhiều dẫn đến việc thời gian xét duyệt dự trù kéo dài, gây tình trạng thiếu dụng cụ, đồ dùng văn phòng phẩm phòng ban Đây yếu tố gây ảnh hƣởng không nhỏ đến công việc phịng ban phận Do văn phịng khơng tính tốn kỹ nhu cầu văn phịng phẩm nhƣ nhu cầu in tài liệu hàng tháng phòng ban mà tổng kết rút kinh nghiệm tháng sau cho phù hợp Ý thức tiết kiệm nhân viên văn phịng chưa cao, cơng tác theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm chƣa sát sao, chƣa có biện pháp xử lý nghiêm khắc 2.2.3 Công tác bảo vệ công tác tạp vụ 2.2.3.1 Cộng tác bảo vệ: 22 Một hoạt động khơng phần quan trọng văn phịng Hoạt động không ảnh hưởng trực tiếp tới trình sản xuất kinh doanh cơng ty thực đóng vai trị quan trọng cần thiết Chính cần phải có nhìn nghiêm túc công tác tránh sai lầm nhỏ nhƣng lại có ảnh hưởng đến mặt công ty Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên công tác bảo vệ công ty Hoàng Thành thực cách nghiêm túc, cán công nhân viên công ty yên tâm làm việc góp phần tạo kỷ cương, kỷ luật lao động Nhân viên bảo vệ công ty thực đầy đủ quy định công ty công tác bảo vệ, trƣớc nhận ca, hết làm thủ tục bàn giao sổ giao ca tài sản nhận trường bảo vệ cách rõ ràng Khi có cố cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ phát xử lý kịp thời nguyên nhân trường hợp khơng thể tự giải nhanh chóng báo cho văn phịng cơng ty xin ý kiến giải kịp thời Nhận xét công tác bảo vệ công ty Trong thời gian qua công tác bảo vệ thực tốt không để xảy tình trạng đáng tiếc làm mát hư hỏng tài sản, khơng có tượng ồn hay trật tự nơi làm việc Văn phịng cơng ty có tổ bảo vệ gồm ngƣời có nhiệm vụ đảm bảo an ninh trật tự 24/24h đảm bảo an tồn phịng chống cháy nổ địa bàn công ty Công tác bảo vệ tồn số hạn chế Nhân viên bảo vệ nhiều tƣợng muộn sớm không bàn giao cách nghiêm túc, nhiều ngày ký nhận vào sổ giao ca lần Vẫn cịn tượng ngƣời vào cơng ty cách tùy tiện, nhân viên bảo vệ nhiều cịn chểnh mảng khơng để ý vào cơng việc 2.2.3.2 Cơng tác tạp vụ Đối với cơng ty Hồng Thành mơi trường xanh sạch, khơng khí lành nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng cơng việc có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tâm lý nhân viên công ty Công tác tạp vụ công ty bao gồm công việc như: - Nhân viên tạp vụ đảm bảo nhu cầu nƣớc uống cho phòng ban trước làm việc, kiểm tra xem thiết bị điện tắt hết chưa hết làm việc - Nhân viên tạp vụ đảm bảo vệ sinh toàn mặt hành lang đƣợc phân giao quản lý công ty khang trang đẹp, thƣờng xuyên chăm sóc bồn hoa cảnh có cơng ty, qt dọn lau chùi cửa kính - Cơng tác tạp vụ thực đầy đủ quy định bảo hộ lao động, vệ sinh lao động…và ln hồn thành nhiệm vụ khác lãnh đạo giao Công tác tạp vụ đạt kết sau Tổ tạp vụ cơng ty gồm có nhân viên làm nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu nhà tầng, chăm sóc vƣờn hoa cảnh, làm vệ sinh thiết bị…đảm bảo trì 23 mơi trường làm việc sẽ, thống mát cho tồn cơng ty Tổ tạp vụ gồm toàn ngƣời chung tuổi nên chăm chỉ, nhiệt tình cơng việc Nước uống cung cấp đầy đủ, cốc chén sẽ, văn phịng thống mát Bên cạnh cơng tác tạp vụ tồn số vấn đề Vẫn cịn tình trạng nhân viên tạp vụ làm việc mang tính nghĩa vụ, khơng với quy định cơng ty, nhiều nghỉ phép khơng có lý Nhân viên tạp vụ sử dụng phƣơng tiện hỗ trợ cịn lãng phí bừa bãi dẫn đến chi phí phục vụ cao Nguyên nhân tồn Do ban lãnh đạo công ty chƣa thực quan tâm đến công tác Hơn sách tiền lương nhân viên tạp vụ khơng đƣợc trọng, lương thấp, khơng có sách khen thƣởng đãi ngộ nên họ không thiết tha với công việc Do ý thức ngƣời lao động chưa cao Lãnh đạo cơng ty chƣa có biện pháp xử lý nghiêm khắc với vi phạm nhân viên phụ trách công tác Kết luận chương 2: Qua việc tìm hiểu cấu tổ chức họat động máy văn phịng cơng ty đƣa thực tế việc đổi tổ chức hoạt động áp dụng cách rộng rãi thành tựu tiên tiến khoa học công nghệ mang lại hiệu to lớn cơng tác văn phịng Nó góp phần tăng cƣờng hiệu quả, hiệu lực pháp lý lãnh đạo cơng ty nói riêng văn phịng nói chung Việc tổ chức hoạt động nhƣ đảm bảo thi hành quy định Nhà nƣớc, phản ánh mối quan hệ ngang, dọc, trên, dƣới làm cho máy công ty trở thành chủ thể thống Tuy nhiên trình hoạt động bên cạnh kết CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 24 Trong năm hoạt động, nhiều mặt cơng tác văn phịng cơng ty vào chiều sâu Chất lƣợng tham mưu, tổng hợp nâng lên, việc thực Quy chế làm việc Chính phủ có tiến bộ, thơng tin báo cáo thực nếp, hoạt động ứng dụng công nghệ thơng tin - truyền thơng quan tâm, trình độ cán nâng lên bước, công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật nghiệp vụ hành trọng, cơng tác hậu cần đáp ứng yêu cầu đề Tuy nhiên, bên cạnh cơng tác văn phịng cịn bộc lộ hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục chưa thật làm tốt công tác tham mưu, tổng hợp, xây dựng thực chương trình cơng tác, cơng tác nghiên cứu, đề xuất chuyên viên nghiên cứu chất lượng chưa cao, chế độ thông tin báo cáo chưa thật nghiêm… 3.1 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp Như phần thực tế chương nêu văn phịng cơng ty làm cơng tác tham mưu lĩnh vực hành chính, cịn mặt hoạt động khác cơng ty phịng ban chun mơn thực Cách thức tham mưu tiết kiệm thời gian chuyển tải thơng tin thơng tin chuyển thẳng từ phịng ban chun mơn tới lãnh đạo công ty mà không cần phải thông qua phận văn phịng Mặt khác nội dung thơng tin tham mưu cho lĩnh vực hoạt động công ty mang tính chun sâu, cụ thể Tuy nhiên cách thức tham mưu có nhược điểm làm tản mạn nội dung thông tin, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp lãnh đạo công ty Với thực trạng vấn đề em xin đưa số ý kiến nhằm khắc phục hạn chế là: - Thứ nhất, văn phịng nên có phận làm công tác tham mƣu để trợ giúp lãnh đạo công ty công tác quản lý điều hành - Thứ hai, văn phòng đầu mối tiếp nhận phƣơng án tham mƣu từ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống trình lãnh đạo công ty đề xuất với lãnh đạo phƣơng án hành động tổng hợp sở phƣơng án riêng biệt phận chuyên môn Như văn phòng vừa thể trung tâm công tác tham mưu vừa nơi tiếp nhận, phối hợp với phịng ban chun mơn làm cơng tác tham mƣu cho lãnh đạo công ty Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu văn phòng theo hai hướng giúp cho hoạt động công tác thuận lợi đồng thời tăng cường đƣợc hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty Cần phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán văn thư, lưu trữ, từ nhân viên chuyên sâu vào cơng việc Qua phận thuộc văn phịng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan đến nhiệm vụ đƣợc tốt Cán cơng nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần nhân viên lãnh đạo cơng ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý 25 kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho công ty Khi lập chƣơng trình cơng tác văn phịng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chƣơng trình cho hợp lý, xây dựng cần tuân thủ theo nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không đƣợc hoạt động bị trùng lặp, thống theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch cấp với cấp - Nguyên tắc ưu tiên: ưu tiên thể chỗ cán văn phòng phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trƣớc để ưu tiên giải trước - Nguyên tắc dự phòng: nguyên tắc đòi hỏi cán văn phòng phải ý tới yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch tổng hợp Trong q trình xây dựng chương trình cơng tác, cán văn phòng tuân thủ đƣợc theo ngun tắc có kế hoạch tổng hợp yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với lực cán công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động, thống biện pháp thực đảm bảo tính khả thi 3.2 Giải pháp công tác thông tin Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển nhƣ vũ bão nay, người làm công tác văn phịng cần có am hiểu khoa học kỹ thuật để có khả ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thông tin truyền thông hoạt động nghiệp vụ Đây yêu cầu thiết từ thực tiễn đặt Thơng tin có vai trị to lớn tất lĩnh vực đời sống xã hội Các nhà quản lý nhận thông tin nguồn lực quý báu tổ chức, định đến thành cơng hay thất bại tổ chức Thơng tin liên lạc phương tiện để nhân viên liên lạc với tổ chức nhằm đạt mục đích chung Chúng ta khơng thể hoạt động nhóm mà khơng có thơng tin liên lạc với khơng thực điều phối trao đổi Do thơng tin có vai trị quan trọng hoạt động quản lý, đảm bảo thống hoạt động tồn cơng ty Thơng tin đƣợc coi hệ thống huyết mạch công ty, thông tin khơng đƣợc cung cấp đầy đủ, kịp thời lãnh đạo cơng ty khơng thể có sở để định kịp thời, xác, hiệu Bởi công ty cần ban hành văn cách rõ ràng chuẩn mực chế độ thông tin, đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời phải nộp văn bản, tài liệu theo quy định, đảm bảo thời hạn Để công ty hoạt động hiệu khơng thể tách rời hoạt động phòng ban, phận Sự phối hợp tốt phòng ban phận đảm bảo cho họat động công ty đƣợc thực cách liên hồn có hiệu Vì cơng ty cần tạo phối hợp đồng bộ, chặt chẽ q trình thực thi nhiệm vụ phịng ban, phận Lãnh đạo công ty kiểm tra, giám sát việc thực chế độ thông tin phịng 26 ban phận, trưởng phịng ban, phận phải thường xun đơn đốc nhắc nhở đơn vị thực nghiêm túc chế độ thơng tin Văn phịng cơng ty cần thu thập thơng tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau thông tin phải tập hợp hệ thống theo vấn đề, lĩnh vực định để tránh trùng lặp, chồng chéo xác định độ xác thơng tin Văn phịng cần phải đƣa chế độ bảo dƣỡng máy móc, trang thiết bị văn phịng định kỳ nhằm đảm bảo cho cơng tác thơng tin đƣợc thông suốt hiệu Hơn hệ thống mạng mà cơng ty sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập chậm nên cần thay đổi nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày cao thơng tin Các phịng ban, phận cần tăng cường nghiên cứu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 liên quan đến công việc đơn vị phụ trách, áp dụng cách hiệu để khai thác triệt để nguồn thơng tin Ngồi cơng ty cần đặt mua nhiều báo chí để cán cơng nhân viên cơng ty nắm bắt kịp thời thu thập đƣợc thơng tin có ích cho cơng việc 3.3 Giải pháp công tác văn thư, lưu trữ * Công tác văn thư Để cơng tác văn thư hồn thiện văn phịng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ văn phịng, nâng cao trình độ tin học văn phòng Điều giúp cho nhân viên văn thư rút ngắn đƣợc thời gian giải công việc mà đem lại hiệu cao Bên cạnh cán văn phịng phải khơng ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc, tạo dựng mối quan hệ tốt, tìm tiếng nói chung trợ thủ đắc lực Trưởng phịng Có phối hợp cơng việc đạt kết cao Công ty ban hành thông báo hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, song việc thực cịn bị xem nhẹ, cần phải dán tờ giấy ghi rõ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn phòng ban, phận để cán cơng ty nắm rõ thực Ngồi trƣởng phận nhận văn trình ký phải xem xét kỹ lưỡng không nội dung mà cịn hình thức trình bày văn để hạn chế tới mức tối đa việc sai sót hình thức văn Trưởng phịng Tổ chức Hành – Nhân nên trình ý kiến Giám đốc cơng ty xin bố trí phịng đọc riêng để cán công nhân viên công ty đến mượn tài liệu, tìm kiếm tra cứu thông tin cách thuận lợi * Công tác lưu trữ Tại công ty công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu thực theo mơ hình phân tán khơng tập trung, tức phịng ban, phận tự lưu hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp đơn vị Điều gây khơng khó khăn cho nhân viên văn thư phòng ban khác cần tra cứu để phục vụ cho cơng việc mình, không lưu trữ tập trung nên hồ sơ, tài liệu không bảo quản theo tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát mối mọt, hư hỏng Do cơng tác lưu trữ khơng đảm bảo yêu cầu tính xác, kịp thời dẫn đến hiệu công việc không cao Để giải khó khăn cơng ty nên có 27 phịng lưu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản sử dụng tài liệu 3.4 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị Hiện công ty tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, nhiên cần phải có quy định cụ thể mức kinh phí cấp cho họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí Nâng cao trình độ ngoại ngữ nhân viên văn phịng để giao tiếp tốt với khách nước Cần mua sắm thêm số trang thiết bị cho hội trƣờng phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm…đây thiết bị phục vụ đắc lực cho hội nghị, tạo điều kiện cho cơng việc diễn nhanh chóng tốt đẹp Sau họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty cần tổ chức rút kinh nghiệm, ngƣời có liên quan kiểm điểm khâu, việc, tìm mặt thành cơng, mặt cịn hạn chế sai sót để tìm ngun nhân, rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau Ngồi cơng ty chƣa thường xuyên tuyên truyền cho cán công nhân viên tầm quan trọng họp, hội nghị Do văn phịng cần phải đẩy mạnh công tác tuyên truyền để ngƣời nhận thấy họp hội để họ nắm bắt kế hoạch tới, kế hoạch đạt đƣợc cơng ty hội để họ bày tỏ tâm tơ, nguyện vọng với lãnh đạo cơng ty, giúp xóa nhịa khoảng cách lãnh đạo nhân viên làm cho ngƣời hiểu 3.5 Giải pháp việc tổ chức bố trí nhân Hiện phịng Tổ chức Hành – Nhân cơng ty có nhân viên kiêm hai nhiệm vụ văn thư lưu trữ, mà khối lượng công việc phận lại lớn nên ngƣời làm hết việc được, phận bộc lộ nhiều hạn chế việc soạn thảo văn bản, xử lý văn đi, đến cịn chậm, cơng tác lưu trữ chưa đảm bảo quy trình kỹ thuật Mà việc lưu trữ lại khâu trọng yếu mắt xích quan trọng việc xử lý thơng tin Bởi làm tốt công tác tạo điều kiện cho việc sử dụng thông tin, tài liệu đƣợc hình thành khứ Do để nâng cao chất lƣợng, hiệu cơng tác văn phịng nói chung nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói riêng cơng ty Hồng Thành phịng Tổ chức Hành – Nhân cần xin ý kiến Giám đốc công ty tuyển thêm nhân viên văn thư lưu trữ nữa, sau phân người làm công tác văn thư, ngƣời làm nghiệp vụ lưu trữ Cán tuyển dụng đòi hỏi phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phịng đại, có trình độ ngoại ngữ, tin học văn phịng để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Vì việc tuyển dụng bố trí nhân viên vào cơng tác văn thư, lưu trữ cần thiết 3.6 Giải pháp công tác hậu cần 28 Để khắc phục đƣợc hạn chế làm tốt công tác hậu cần theo em công ty cần phải làm việc sau: - Đối với chuyến công tác lãnh đạo, văn phịng nên có văn quy định cụ thể, rõ ràng việc chuẩn bị cho chuyến cơng tác lãnh đạo Trưởng phịng nên giao cho nhân viên chịu trách nhiệm hoạt động để tạo chuỗi công việc quen thuộc nhân viên, từ tránh đƣợc thiếu sót q trình chuẩn bị chƣa quen với cơng việc - Thường xun theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị, có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phịng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán công nhân viên công ty - Đảm bảo việc cung ứng văn phòng phẩm ln đầy đủ kịp thời, nhanh chóng, ngồi cần có quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí khơng cần thiết trang thiết bị văn phịng, đồng thời cần phải có biện pháp xử lý nghiêm khắc việc lạm dụng công công ty – 3.7 Giải pháp công tác bảo vệ, tạp vụ Hiện Hải Phịng có nhiều cơng ty bảo vệ có uy tín, cơng ty có nhiều lựa chọn để thuê nhân viên bảo vệ phù hợp Nhân viên công ty bảo vệ đào tạo cách bản, huấn luyện chun mơn nghiệp vụ, hiệu làm việc đạt đƣợc cao Đối với nhân viên tạp vụ địi hỏi phải có nhiệt tình, hăng say với cơng việc, có ý thức tiết kiệm cho công ty 3.8 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ nhân viên Môi trƣờng làm việc bao gồm môi trường vật chất môi trường tinh thần Mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý ngƣời lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho cơng việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ khơng tâm huyết với nghề nghiệp Để xây dựng môi trƣờng làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: - Cán nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức - Đối với lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện vật chất, đầu tơ trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết lực mình, đồng thời có sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đối với trƣờng hợp 29 muộn sớm không chấp hành nội quy mà cơng ty đề cần có biện pháp kỷ luật nghiêm minh, trƣớc tiên nhắc nhở, tái phạm trừ vào lương 3.9 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phịng ban, phận Cơng ty tổng thể gồm hệ thống phòng ban, đơn vị Để cơng ty hoạt động có hiệu tổng thể phải có thống từ xuống dưới, phối kết hợp với cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phịng với phòng ban quan trọng Trên thực tế công ty phối kết hợp phịng ban chưa thật nghiêm túc, văn phịng có nhiệm vụ xây dựng, đôn đốc kiểm tra việc thực chương trình phịng ban Nếu cơng việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh cơng ty cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi khơng gặp trở ngại 30 KẾT LUẬN Cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành thành lập chưa lâu, công ty dần khẳng định mình, tạo chỗ đứng niềm tin đối tác, công ty đà phát tiển lớn mạnh với phát triển chung đất nước Trong q trình thực tập cơng ty quan tâm, giúp đỡ phòng ban giúp đỡ em nắm bắt, củng cố hoàn thiện kiến thức lý luận học nhà trường, qua có hội áp dụng vào thực tế cơng tác văn phịng cơng ty Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phịng cơng ty mặt như: cơng tác tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần…em rút đƣợc nhận xét, đánh giá kết đạt được, mặt tồn nguyên nhân tồn Trên sở đề xuất kiến nghị nhằm củng cố hồn thiện cơng tác văn phịng công ty Tuy nhiên phạm vi đề tài rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chun mơn nhận thức cịn hạn chế nên khóa luận em khơng tránh khỏi thiếu sót Bởi em mong nhận đƣợc góp ý bảo thầy để khóa luận em hồn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO\ Quản trị hành văn phịng (Mike Harvay – Nhà xuất thống kê) Tài liệu mơn học Quản trị văn phịng – Ths Trần Thị Ngà Nghiệp vụ hành văn phịng – PGS.TS Nguyễn Hữu Tri Một số khóa luận khác đề tài Các tài liệu công ty 31 32 33 ...BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KINH TẾ - - -   - - - THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỘNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH HOÀNG THÀNH ( ĐC: Số 31 tập thể... cho máy công ty trở thành chủ thể thống Tuy nhiên trình hoạt động bên cạnh kết CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH... đối tác Mục tiêu công ty đưa Hoàng Thành trở thành thương hiệu hàng đầu lĩnh vực sản xuất thiết bị khí phục vụ cho ngành cơng nghiệp đóng tàu Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn