THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN

Trong quá trình thực tập tại Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận, sau khi được tiếp xúc, quan sát công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty, em nhận thấy hệ thống kiể

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

VIỆT THUẬN CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ KINH TẾ

GV HƯỚNG DẪN: THS HUỲNH NHỰT NGHĨA

SV THỰC HIỆN : ĐÀO THỊ NGỌC PHƯƠNG Lớp : 15DQK

TP HỒ CHÍ MINH NĂM 2017

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

VIỆT THUẬN CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ KINH TẾ

GV HƯỚNG DẪN: THS HUỲNH NHỰT NGHĨA

SV THỰC HIỆN : ĐÀO THỊ NGỌC PHƯƠNG Lớp : 15DQK

TP HỒ CHÍ MINH NĂM 2017

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, quản lý cùng các anh chị nhân viên

của CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN đã tạo điều

kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập, đồng thời

đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em có thể hoàn thành tốt báo cáo thực hành nghề nghệp này Trong quá trình thực tập khó tránh khỏi sai sót, rất mong quý công ty bỏ qua

Em chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn thầy Huỳnh Nhựt Nghĩa đã tận tình truyền đạt kiến thức, giúp đỡ và hướng dẫn người viết hoàn thành bài báo cáo thực hành nghề nghiệp này

Cuối cùng em kính chúc thầy Huỳnh Nhựt Nghĩa cùng các thầy cô giáo trong khoa dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô,

chú, anh, chị trong CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN

luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp thầy, cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn trong những bài báo nghề nghiệp cáo sắp tới

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

  

TPHCM, ngày … tháng … năm …

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

  

TPHCM, ngày … tháng … năm …

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu thực hiện đề tài 2

5 Ý nghĩa đề tài 2

6 Bố cục đề tài 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM 3

1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 3

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về kiểm tra và kiểm tra chất lượng sản phẩm 3

1.1.2 Bản chất của công tác kiểm tra 5

1.1.3 Vai trò của công tác kiểm tra 8

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA 9

1.2.1 Các nguyên tắc kiểm tra 9

1.2.2 Các yếu tố và điểm then chốt góp phần làm cho kiểm tra có hiệu quả 11

1.2.3 Các hình thức kiểm tra 14

1.2.4 Công cụ kiểm tra 16

1.2.5 Tiến trình kiểm tra 16

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN 22

2.1.1 Tổng quan về công ty LDSX Nút Nhựa Việt Thuận 22

2.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty 22

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 24

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 27

2.2 KHÁI QUÁT BỘ PHẬN KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN 30

2.2.1 Khái niệm bộ phận kiểm tra chất lượng 30

2.2.2 Cơ cấu nhân sự của bộ phận KCS 30

2.2.3 Chức năng của bộ phận KCS 30

2.2.4 Nhiệm vụ của bộ phận KCS 30

2.2.5 Vai trò của bộ phận KCS 30

2.2.6 Quyền hạn của bộ phận KCS 31

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN 32

3.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY 32

3.1.1 Nguyên tắc kiểm tra tại công ty 32

3.1.2 Các điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra tại công ty 32

3.1.3 Hình thức, kỹ thuật , phương pháp và dụng cụ kiểm tra tại công ty 33

3.1.4 Qúa trình kiểm tra 34

3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT CẢI THIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN 37

KẾT LUẬN 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LDSX Liên doanh sản xuất

KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam

ISO Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế TNHH Trách nhiệm hữu hạn

SX-TM Sản xuất – Thương mại

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Vòng liên hệ ngược của kiểm tra 5

Hình 1.2 Hệ thống kiểm tra dự báo 6

Hình 1.3 Bản chất các kiểm tra 8

Hình 1.4 Luồng thông tin và hoạt động điều khiển 15

Hình 1.5 Qúa trình kiểm tra 17

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 25

Hình 2.2 Sản lượng bán ra của công ty 2014 -2016 28

DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Những điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra 13

Bảng 2.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2014 – 2016 28

Bảng 3.1 Các điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra tại công ty 33

Bảng 3.2 Tiêu chuẩn kỹ thuật của cúc áo 34

Bảng 3.3 Một số khuyết tật thường xảy ra khi sản xuất cúc áo 34

Bảng 3.4 Thống kê sản lượng và số lượng nút áo bị hỏng từ 2014 – 2016 35

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chất lượng sản phẩm dịch vụ ngày càng đóng một vai trò hết sức to lớn đối với

sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Không ngừng đảm bảo và cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng là một nhiệm vụ trọng yếu Bởi vậy, việc tiến hành công tác kiểm tra nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm và dịch vụ là một việc làm cấp thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế diễn ra ngày càng nhanh chóng và sâu sắc, cạnh tranh giữa các sản phẩm và dịch vụ trên thị trường diễn ra ngày càng khốc liệt, chất lượng của sản phẩm và dịch vụ đã trở thành vũ khí cạnh tranh sắc bén, hữu hiệu đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp khi cạnh tranh trên thị trường

Tuy nhiên tại Việt Nam, công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm vẫn còn lỏng lẻo và chưa thật sự tuân thủ nghiêm chỉnh Điều đó đã cho ra đời các sản phẩm kém chất lượng làm mất niềm tin nơi người tiêu dùng Điển hình là vụ án “con ruồi” trong chai nước ngọt của công ty Tân Hiệp Phát vào năm 2015

Chính vì vậy, em đặc biệt quan tâm đến khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Trong quá trình thực tập tại Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận, sau khi được tiếp xúc, quan sát công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm của công

ty, em nhận thấy hệ thống kiểm tra của công ty về cơ bản khá hoàn thiện Tuy nhiên vẫn còn tồn đọng những yếu điểm cần khắc phục để nâng cao chất lượng sản phẩm của công

ty

Từ những lí do trên, em đã chọn đề tài “ Thực trạng công tác kiểm tra chất lượng

sản phẩm tại Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận” làm đề tài Thực hành

nghề nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hoá các vấn đề lý luận công tác kiểm tra

- Trên cơ sở lý luận trên, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm tra chất lượng tại Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận

- Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm tra chất lượng tại Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm tra chất lượng của Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận

- Phạm vi nghiên cứu:

 Không gian: Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận

 Thời gian: từ năm 2016 đến năm 2017

4 Phương pháp nghiên cứu thực hiện đề tài

- Quan sát thực tế

- Thu thập dữ liệu: thu thập các thông tin dữ liệu sơ cấp trên mạng, tham khảo thông tin thứ cấp từ nhiều nguồn khác nhau

- Phân tích tổng hợp: từ những thông tin số liệu thu thập được đem ra phân tích

so sánh để hoàn chỉnh bài hơn

- Hỏi ý kiến chuyên gia (tìm hiểu thêm thông tin, lấy ý kiến, nhận xét bằng cách hỏi các nhóm trưởng, người quản lí)

5 Ý nghĩa đề tài

Hiểu rõ hơn công tác kiểm tra trong doanh nghiệp, cụ thể là kiểm tra chất lượng sản phẩm tại Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận Qua đó nhận thấy những điểm yếu trong công tác kiểm tra tại công ty để cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp

6 Bố cục đề tài

Bài báo cáo gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Giới thiệu Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận Chương 3: Thực trạng công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm tại Công ty Liên Doanh Sản Xuất Nút Nhựa Việt Thuận

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM

1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1.1 Các khái niệm cơ bản về kiểm tra và kiểm tra chất lượng sản phẩm

1.1.1.1 Khái niệm về kiểm tra

Chức năng kiểm tra được thể hiện ở hai mặt Một mặt kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà quản trị phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh Mặt khác thông qua kiểm tra các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh Một công việc nếu không có kiểm tra sẽ chắc chắn xảy ra nhiều sai sót hơn nếu nó được theo dõi, giám sát thường xuyên Kiểm tra không phải là hoạt động đan xen

mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian Nó là yếu tố thường trực của nhà quản trị ở mọi nơi mọi lúc (TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Giáo trình Quản trị học, NXB Giao thông vận tải)

Theo Harold Koontz, kiểm tra là công việc đo lường và điều chỉnh các hoạt động của các bộ phận phối thuộc để tin chắc rằng các sự kiện phù hợp với các kế hoạch Như vậy nó đo lường sự thực hiện nhiệm vụ so với các mục tiêu và các kế hoạch, nó chỉ ra những chỗ tồn tại những lệch lạc tiêu cực, và bằng cách đưa ra những tác động để điều chỉnh các sai lệch, giúp bảo đảm hoàn thành các kế hoạch Mặc dù kế hoạch phải đi trước kiểm tra, song các kế hoạch không tự đạt được Kế hoạch hướng dẫn những nhà quản trị trong việc sử dụng các nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặc trưng Khi đó các hoạt động được kiểm tra để xem chúng có phù hợp với hành động lập theo kế hoạch hay không

Theo Kenneth A Merchant: “Kiểm tra bao gồm tất cả các hoạt động mà nhà quản trị thực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng như kết quả dự kiến trong kế hoạch”

Như vậy, kiểm tra là công việc đo lường và điều chỉnh các hoạt động nhằm mục đích làm cho các họat động đạt kết quả tốt hơn, đồng thời kiểm tra giúp phát hiện những sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hiện đúng hướng

1.1.1.2 Khái niệm về chất lượng sản phẩm

a) Sản phẩm

Sản phẩm là những hàng hóa và dịch vụ với những thuộc tính nhất định nhằm thỏa mãn nhu cầu đòi hỏi của khách hàng Sản phẩm có giá trị sử dụng và giá trị, nó có thể là hữu hình hoặc vô hình (Th.s Nguyễn Ngọc Long, Giáo trình Marketing căn bản, Trường Đại học Công nghiệp TPHCM )

b) Chất lượng

- Theo Philip.B.Groby cho rằng: "Chất lượng là sự phù hợp với những yêu cầu hay đặc tính nhất định"

- J.Jujan lại cho rằng: : "Chất lượng là sự phù hợp với các mục đích và việc sử dụng"

- ”Chất lượng là mức phù hợp của sản phẩm đối với yêu cầu của người tiêu dùng” (European Organization for Quality Control)

 Chất lượng luôn luôn gắn liền với thực thể vật chất nhất định, không có chất lượng tách biệt khỏi thực thể và phải đảm bảo thỏa mãn nhu cầu trong điều kiện tiêu dùng xác định

c) Chất lượng sản phẩm

Tổ chức ISO đã đưa ra khái niệm về chất lượng sản phẩm như sau: "Chất lượng sản phẩm là một tập hợp các đặc tính của một thực thể (đối tượng); tạo cho thực thể (đối tượng) đó có khả năng thoả mãn nhu cầu xác định hoặc tiềm ẩn" Quan niệm này phản ánh được chính xác, đầy đủ, bao quát nhất những vấn đề liên quan tới chất lượng sản phẩm, từ các yếu tố, đặc tính cơ lý hoá liên quan đến nội tại sản phẩm tới nhứng yếu tố chủ quan trong quá trình mua sắm và sử dụng của người tiêu dùng: đó là khả năng thoả mãn nhu cầu

1.1.1.3 Khái niệm về kiểm tra chất lượng sản phẩm

Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) là sự so sánh đối chiếu giữa chất lượng thực

tế của sản phẩm với những yêu cầu kỹ thuật, từ đó loại bỏ các phế phẩm Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm được tiến hành thường xuyên trong suốt quá trình tạo nên sản phẩm

kể từ khi bắt đầu thiết kế, chế tạo ở người sản xuất cho đến khi đưa vào sử dụng ở người tiêu dùng Vì vậy, kiểm tra chất lượng sản phẩm, nếu xét một cách khái quát về phương diện trách nhiệm thì đó không chỉ là trách nhiệm riêng của bộ phận kiểm tra chất lượng

mà còn là trách nhiệm chung của tất cả mọi người trong dây chuyền sản xuất

1.1.2 Bản chất của công tác kiểm tra

1.1.2.1 Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả các hoạt động

Thông thường cơ chế kiểm tra trong quản trị được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi thường thấy trong các hệ thống vật lý và sinh học (Sơ đồ 1.1) Theo hệ thống này các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích các sai lệch Sau đó, để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình nhằm đi tới kết quả mong muốn

Cơ chế xác định sai lệch trong kết quả hoạt động như ở trên của hệ thống kiểm tra được thực hiện trong một thời gian dài nhưng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyết như:

- Gây tốn kém cho doanh nghiệp

+ Dù những sản phẩm không đảm bảo chất lượng đã được tìm ra thì việc hạ loại

Đo lường kết quả thực tế

So sánh với các tiêu chuẩn

Thực hiện

điều chỉnh

Xây dựng chương trình điều chỉnh

Xác định các sai lệch

Phân tích nguyên nhân sai lệch

Hình 1 1 Vòng liên hệ ngược của kiểm tra

quản trị vào tháng 10 rằng họ bị thua lỗ vào tháng 9 do những biện pháp thực hiện từ tháng 7 Lúc đó tình hình có thể đã trở nên không cứu vãn được nữa

Độ trẻ của thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm tra chỉ dựa trên những mối liên hệ ngược từ đầu ra của hệ thống Nó cho thấy tính không hiệu quả của các dữ liệu lịch sử Các nhà quản trị cần một hệ thống kiểm tra có thể báo cho họ những vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định Yêu cầu đó làm

ra đời hệ thống kiểm tra dự báo

1.1.2.2 Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo

Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn lại chu kỳ sau

Trong hệ thống kiểm tra dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không Nếu không thì những đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn Bản chất của hệ thống kiểm tra

dự báo được mô tả trên sơ đồ 1.2

Có thể nói rằng hệ thống kiểm tra dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngược Nhưng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào và quá trình hoạt động sao cho những tác động điều chỉnh có thể được thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng

Đầu vào Qúa trình

thực hiện Đầu ra

Hệ thống kiểm tra

Hình 1 2 Hệ thống kiểm tra dự báo

Để hiểu được ý nghĩa của sự lường trước trong kiểm tra chúng ta hãy xem xét ví dụ về

hệ thống chất lượng ISO 9000 Để kiểm soát được chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng, mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế/triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật (TCVN ISO 9001) đề ra yêu cầu kiểm tra đối với cả quá trình sản xuất, phân phối và tiêu dùng sản phẩm như: trách nhiệm của lãnh đạo (lãnh đạo doanh nghiệp phải xác định và lập thành văn bản chính sách đối với chất lượng sản phẩm; xác định và lập văn bản về trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ giữa người quản trị người thực hiện các công việc có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm); Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng; Hợp đồng; Chất lượng trong thiết kế sản phẩm; Hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm; Hành động khắc phục và phòng ngừa; Vận tải và bốc dỡ; Dịch vụ sau bán hàng;

Hồ sơ chất lượng ; đào tạo nhân lực; trách nhiệm pháp lý và tính an toàn của sản phẩm;

kỹ thuật thống kê…

Việc thu thập thông tin về đầu vào và cả quá trình hoạt động cũng như xác định một cách đều đặn ảnh hưởng của chúng lên kết quả kế hoạch là một vấn đề rất khó khăn Để xây dựng được một hệ thống kiểm tra dự báo có hiệu quả cần thực hiện một số yêu cầu sau đây:

- Thực hiện phân tích kỹ càng hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra cũng như các dầu vào và những quá trình quan trọng

- Xây dựng mô hình của hệ thống thể hiện mối quan giữa đầu vào và đầu ra thông qua những hoạt động nhất định

- Mô hình phải được xem xét lại thường xuyên sao cho đầu vào, đầu ra và mối liên

hệ giữa chúng luôn phản ánh thực tại

- Thu thập dữ liệu về các đầu vào và quá trình thực hiện một cách đều đặn và đặc chúng vào mô hình

- Đánh giá thường xuyên những sai lệch của đầu vào và quá trình hoạt động thực

tế so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới các kết quả mong đợi cuối cùng

- Tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và quá trình để điều chỉnh sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu trong thực tế Hệ thống kiểm tra có hiệu quả phải

là sự kết hợp của kiểm tra kết quả cuối cùng và kiểm tra dự báo

1.1.3 Vai trò của công tác kiểm tra

- Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tiến tới mục tiêu của mình

- Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn các nhà quản trị cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép chủ động phá hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra

- Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo hệ thống Nhờ kiểm tra, các nhà quản trị có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa nhà quản trị đã bị vô hiệu hóa, hệ thống có thể bị trái theo hướng không mong muốn Kiểm tra cần có để “ xem các quý vị đang làm gì” để có những tác động thích hợp

- Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường Thay đổi

là thuộc tính tất yếu của môi trường: các thị trường luôn biến động; các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu những sản phẩm và dịch vụ mới để thu hút khách hàng; các vật liệu và công nghệ mới được phát minh; các kế hoạch, chính sách và pháp luật của Nhà nước được ban hành, được điều chỉnh Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản trị luôn nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của hệ thống

Đầu vào Qúa trình thực hiện Đầu ra

Hệ thống kiểm tra

Hình 1 3 Bản chất các kiểm tra

- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất-kinh doanh Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống Đồng thời kiểm tra giúp các nhà quản trị bắt đầu lại chu trình cải tiến mọi hoạt động của

hệ thống thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống Ví dụ, kiểm tra góp phần tạo nên những sáng kiến mới về sản phẩm nhờ việc xem xét khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với nhu cầu của người tiêu dùng; nêu yêu cầu đổi mới một cơ cấu

tổ chức quản trị không còn phù hợp với quy mô hay hay tính chất hoạt động của doanh nghiệp; gợi ý một hình thức phân phối thu nhập mới đáp ứng hơn lợi ích của người lao động… Chính yếu tố này của kiểm tra làm cho quản trị trở thành quá trình liên tục với những sự hoàn thiện và đổi mới không bao giờ ngừng

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA

1.2.1 Các nguyên tắc kiểm tra

Tất cả các nhà quản trị đều muốn có một cơ chế kiểm tra thích hợp và hữu hiệu để giúp

họ trong việc duy trì các hoạt động trong tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra Vì mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạt động, những công việc

và những con người cụ thể riêng biệt, cho nên các biện pháp và công cụ kiểm tra của mỗi xí nghiệp đều phải được xây dựng theo những yêu cầu riêng

Giáo sư Koontz và O’Donnell của Đại học California, trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị phải tuân theo khi xây dựng cơ chế kiểm tra Đó là các nguyên tắc

1.2.1.1 Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch Do vậy nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Ví dụ: Công tác kiểm tra các hoạt động và nội dung hoạt động của Phó giám đốc tài chính sẽ khác với công tác kiểm tra thành quả của một Cửa hàng trưởng Sự kiểm tra

hoạt động bán hàng cũng sẽ khác với sự kiểm tra hoạt động tài chính Một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác với sự kiểm tra các xí nghiệp lớn

1.2.1.2 Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị

Vì lẽ rằng kiểm tra là nhằm giúp các nhà quản trị nắm được những gì đang xảy ra, cho nên điều quan trọng là những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản trị không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa

1.2.1.3 Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khi xác định rõ được mục đích của sự kiểm tra, chúng ta cần phải xác định nên kiểm tra

ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất việc kiểm tra không đạt được hiệu quả cao

Tuy nhiên nếu chỉ đơn thuần dựa vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ Một số sai lệch

so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn Chẳng hạn nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh nghiệp, tăng 5% so với kế hoạch nhưng sẽ không đáng quan tâm lắm nếu chi phí tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù Hậu quả là trong việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, và những yếu tố đó được gọi là các điểm trọng yếu trong doanh nghiệp

1.2.1.4 Kiểm tra phải khách quan

Qúa trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có đang làm tốt công việc hay không, thì không phải

Vì vậy kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình thực hiện nó Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm tra được chính xác

1.2.1.5 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp

Để cho việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm tra không nên thiết lập một cách trực tiếp và quá chặt chẽ Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên cấp dưới có tính ỷ lại, không

có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự

tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người

1.2.1.6 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế

Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng thường khó trong thực hành Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiều cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu hoạch được

do việc kiểm tra lại không tương xứng

1.2.1.7 Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

Việc kiểm tra chỉ được coi là đúng đắn nếu những sai lệch so với kế hoạch được tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức, điều động và đào tạo lại nhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu tiến hành kiểm tra, nhận ra các sai lệch mà không thực hiện việc điều chỉnh, thì việc kiểm tra là hoàn toàn vô ích

1.2.2 Các yếu tố và điểm then chốt góp phần làm cho kiểm tra có hiệu quả

Muốn công tác kiểm tra kiểm soát có hiệu quả và góp phần làm cho các hoạt động quản trị thành công thì chúng ta phải nhận thức và sử dụng tốt các yếu tố góp phần làm cho quá trình này hoạt động có hiệu quả Đứng trên phương diện lý thuyết cũng như thực hành thì những nhóm yếu tố dưới đây đã và sẽ là những nhóm yếu tố có ảnh hưởng hết sức lớn đến hiệu quả của công tác kiểm tra:

1/ Nhóm yếu tố thuộc về tiến bộ khoa học kỹ thuật

2/ Nhóm yếu tố về cơ sở vật chất

3/ Nhóm yếu tố về con người

4/ Nhóm yếu tố về công tác quản lý

5/ Nhóm yêu tố về môi trường

1.2.2.1 Nhóm yếu tố thuộc về tiến bộ khoa học kỹ thuật

Nhóm yếu tố tiến bộ khoa học kỹ thuật có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác kiểm tra là bởi vì, ngày nay thật khó lòng mà kiểm tra kiểm soát có hiệu quả nếu thiếu đi việc

sử dụng những thành tựu khoa học mới nhất (nhất là trong lĩnh vực điện tử tin học, sinh học, vật lý, hóa học…) trong tất cả các khâu, các bước của tiến trình kiểm tra Chỉ đơn

cử một trường hợp điển hình là ở hầu hết các hệ thống cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp từ sản xuất đến thương mại và dịch vụ hiện nay đều phải sử dụng hệ thống máy tính điện tử và các phần mềm tương ứng vào công tác kiểm tra kiểm soát tiến trình cung ứng vật tư Chỉ cần hệ thống này trục trặc là công tác sản xuất kinh doanh của tất cả các đơn vị vừa nêu khó lòng mà hoạt động bình thường được chứ chưa nói gì đến việc làm

ăn có hiệu quả Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt việc kiểm tra kiểm soát trên bình diện cả nước và toàn cầu đang là một đòi hỏi tất yếu với nhiều doanh nghiệp Dưới góc độ này chúng ta thấy rằng hệ thống Internet và các ứng dụng mới mẻ của nó cũng đóng góp một phần không nhỏ vào hoạt động nâng cao hiệu quả của công tác kiểm tra

độ ngày càng cao… Ở nhiều doanh nghiệp việc đầu tư các thiết bị hiện đại để kiểm tra kiểm soát là rất đắt tiền, thế nhưng nhờ có các phương tiện, cơ sở vật chất kiểm tra, kiểm soát hiện đại hàng hóa sản phẩm của các công ty này có chất lượng tốt hơn, khả năng cạnh tranh cao hơn, khách hàng trong và ngoài nước yên tâm sử dụng sản phẩm của họ

Đó chính là điều quan trọng nhất mà các công ty này cần đạt được trên phương diện kiểm tra kiểm soát

1.2.2.3 Nhóm yếu tố về con người

Con người luôn là tâm điểm trong mọi hoạt động về quản trị kinh doanh Trong công tác kiểm tra kiểm tra các yếu tố có liên quan đến con người như: nhận thức, năng lực trình độ, kỹ năng, sự hiểu biết, thái độ, tinh thần trách nhiệm,… luôn có ảnh hưởng sâu sắc tới mọi hoạt động của công tác kiểm tra kiểm soát Điều đáng buồn ở nhiều doanh nghiệp hiện nay là ở chỗ máy móc kỹ thuật và các phương tiện vật chất kỹ thuật để phục

vụ công tác kiểm tra không đến nỗi thiếu thống, nhưng nhận thức và trình độ năng lực của nhiều nhà quản trị còn bất cập nên chất lượng và hiệu quả của công tác kiểm tra kiểm soát còn hạn chế

1.2.2.4 Nhóm yếu tố về môi trường

Môi trường kiểm tra đó là những lực lượng và các yếu tố tồn tại khách quan ở bên ngoài

hệ thống kiểm tra nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác kiểm tra Những lực lượng và yếu tố chính cỏ thể kể ra ở đây là: Các yếu tố thuộc về môi trường

xã hội, các yếu tố thuộc về môi trường tự nhiên, các yếu tố thuộc về môi trường nội bộ của doanh nghiệp Môi trường xã hội luôn luôn chứa đựng những yếu tố có thể có ảnh hưởng rất lớn đến công tác kiểm tra, kiểm soát Những yếu tố chính của nhóm này là văn hóa, kinh tế, chính trị-pháp lý, tôn giáo, tín ngưỡng, phong tục tập quán, thói quen,

dư luận xã hội, đối thủ cạnh tranh, đạo đức, lối sống, gia đình, tệ nạn xã hội…

1.2.2.5 Các điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra

Bảng 1 1 Những điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra

Điểm then chốt Liên quan tới

Những điểm chính yếu

của kiểm tra

- Cái gì sẽ được kiểm tra

- Ở đâu trong cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ được xác định để kiểm tra

- Ai sẽ chịu trách nhiệm vể công tác kiểm tra ấy Lượng kiểm tra - Có cân đối giữa kiểm tra trước, trong và sau khi hoàn

thành công việc

Chất lượng thông tin

thu thập được bởi kiểm

tra

- Thông tin là có ích?

- Thông tin có đúng đắn và chính xác

- Thông tin có kịp thời ?

- Thông tin có khách quan?

Sự linh hoạt của công

tác kiểm tra

- Công tác kiểm tra có thích ứng được với các điều kiện thay đổi?

Tỷ suất chi phí – lợi

nhuận có nhiều hứa

hẹn

- Thông tin thu thập được có đáng giá với chi phí để thu thập ấy không?

Nguồn của kiểm tra

- Công tác kiểm tra được người khác gánh vác

- Công tác kiểm tra được quyết định bởi ai là người bị ảnh hưởng

Đối với mỗi doanh nghiệp việc tìm ra những điểm then chốt nhất để hoàn thiện công tác kiểm tra kiểm soát không phải là điều dễ dàng Tuy nhiên các nguồn lực dành cho công tác kiểm tra kiểm soát thường không phải là vô hạn Vì lẽ này trong mỗi trường hợp, mỗi điều kiện cụ thể các doanh nghiệp cần phải luôn tìm ra những điểm then chốt, chính yếu nhất để tập trung nguồn lực và công sức của mình vào những điểm then chốt đó thì

sẽ nâng cao được hiệu quả của công tác kiểm tra kiểm soát

1.2.3 Các hình thức kiểm tra

1.2.3.1 Các hình thức kiểm tra xét theo quá trình hoạt động

Bao gồm những dạng cơ bản sau:

- Kiểm tra trước hoạt động: được tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về chủng loại, số lượng, chất lượng và đến nơi quy định

- Kiểm tra kết quả của từng giai đoạn hoạt động: được tiến hành để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng Dạng kiểm tra này chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản trị có được thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và về hoạt động

- Kiểm duyệt (kiểm tra được hoặc không) là hình thức kiểm tra trong đó các yếu

tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt động phải được phê chuẩn hay thỏa mãn những điều kiện nhất định trước khi sự vận hành được tiếp tục

- Kiểm tra sau hoạt động: đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động Nguyên nhân của sai lệch so với tiêu chuẩn và kế hoạch được xác định và điều chỉnh cho những hoạt động tương tự trong tương lai

Bốn dạng kiểm tra trên đều là cần thiết và được áp dụng tổng hợp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Tuy nhiên hiện nay người ta đặc biệt nhấn mạnh tới tầm quan trọng của kiểm tra lường trước

Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh của cả bốn phương pháp kiểm tra được thể hiện trên sơ đồ 1.4 Tốc độ của dòng thông tin là yếu tố sống còn của kiểm tra hiệu quả

vì sai lệch cần được phát hiện sớm thì hành động điều chỉnh càng sớm được thực hiện

Sự chính xác của thông tin cũng là cần thiết vì sự điều chỉnh được tiến hành dựa trên cơ

sở thông tin thu được

1.2.3.2 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra

Có các hình thức kiểm tra cơ bản:

- Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp một cách tổng thể

Kiểm tra lường trước

Kiểm tra được/không

Đầu vào Qúa trình

hoạt động

Qúa trình hoạt động

Kiểm tra nguồn lực

Kiểm tra sau hành động

Hình 1 4 Luồng thông tin và hoạt động điều khiển