CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA
1.2.5. Tiến trình kiểm tra
17
Định nghĩa của Robert J. Mocklers phản ánh các yếu tố cần thiết của quá trình kiểm tra.
“ Kiểm tra trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã được sử dụng một cách hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu”.
Định nghĩa đó chia quá trình kiểm tra làm những giai đoạn được phản ánh trong sơ đồ 1.5.
- Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn kiểm tra
- Đo lường và đánh giá sự thực hiện các hoạt động.
- Tiến hành điều chỉnh các hoạt động 1.2.5.1. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn a) Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra
Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.
Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra
Đo lường và đánh giá hoạt động
Sự thực hiện hoạt động phù
hợp với tiêu chuẩn
Tiến hành điều chỉnh
Không cần điều chỉnh
Không
Có
Hình 1. 5. Qúa trình kiểm tra
18
Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất phong phú do tính chất đặc thù của doanh nghiệp, các bộ phận và con người; do sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra và do có vô vàn các kế hoạch, chương trình được xây dựng.
Vì kiểm tra là phương thức để thực hiện kế hoạch, mỗi chiến lược, kế hoạch, chương trình và ngân sách; mỗi chính sách, quy tắc và thủ tục đều là tiêu chuẩn đối với việc thực hiện. Tuy nhiên, do các kế hoạch có thể rất khác nhau, do tính phức tạp của các nhà hoạt động thực hiện kế hoạch, và do các nhà quản trị thường không thể quan sát được mọi thứ, có những tiêu chuẩn đặc biệt sẽ được xây dựng tại những khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm tra thiết yếu.
b) Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra Có những dạng tiêu chuẩn cơ bản sau:
- Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con người. Mục tiêu là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp và mức độ hoàn thành nghĩa vụ được giao của các tập thể, các phân hệ và cá nhân. Các mục tiêu thường được phát biểu cả dưới dạng định tính và định lượng. Tuy nhiên một cách lý tưởng, các mục tiêu kế hoạch cần được xác định một cách định lượng bằng những chi tiêu cụ thể. Mục tiêu định tính như “Giảm chi phí sản xuất đến mức thấp nhất” không có ý nghĩa bằng mục tiêu đã được định lượng như “giảm chi phí sản xuất 3%” trong việc giúp các nhà quản trị xác định phương thức thực hiện mục tiêu và đánh giá kết quả thực hiện.
- Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu. Ngoài mục tiêu, người ta có thể dùng các chỉ tiêu thời hạn và chi phí các nguồn lực để thựch iện chương trình theo thời gian.
- Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ: như độ cứng của vòng bi, sức chịu lực, tính bền màu, tính bền vững của công trình xây dựng…
- Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản phẩm và phân phối sản phẩm: như số giờ lao động cho một đơn vị sản phẩm, số đơn vị sản phẩm tính
19
theo giờ máy (tiêu chuẩn vật lý), chi phí cho một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ, chi phí giờ máy (tiêu chuẩn chi phí được tiền tệ hóa)…
- Các tiêu chuẩn về vốn: là cơ sở đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài sản hiện có, giữa các khoản đầu tư cố định và tổng đầu tư…
- Các tiêu chuẩn thu nhập: như khoản thu trên một km xe buýt chở khách, số tiền trên một tấn thép bán được; lượng bán trung bình trên một khắc hàng trong một khu vực thị trường cho trước…
Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cần chú ý tới một số yêu cầu:
- Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm tra mặc dù vẫn còn tồn tại nhiều tiêu chuẩn định tính trong kinh doanh do đặc điểm của các mối quan hệ con người.
- Số lượng các tiêu chuẩn kiểm tra cần được hạn chế ở mức tối thiểu.
- Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chính họ.
- Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con người trong doanh nghiệp.
1.2.5.2. Đo lường và đánh giá thực hiện a) Đo lường sự thực hiện
- Việc đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định.
- Để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, ngoài kết quả cuối cùng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời.
- Để rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lường được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tần số của sự đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm tra. Ví dụ, trong nhà máy nông nghiệp, mức độ xả khói ra không khí được giám sát liên tục, nhưng sự tiến bộ trong việc thực hiện mục tiêu mở rộng sản xuất được các nhà quản trị cấp cao xem xét một hoặc hai lần trong năm. Tương tự như vậy, người chủ của một cửa hàng
20
cần thường xuyên giám sát thái độ phục vụ của các nhân viên bán hàng nhưng chỉ xem xét tình hình cân đối tài sản một tháng hoặc một quý một lần.
- Vì người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên phải xây dựng được mối quan hệ truyền thống hợp lý giữa họ.
b) Đánh giá sự thực hiện các hoạt động
Công việc ở đây là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với hệ tiêu chuẩn. Nếu sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, nhà quản trị có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh. Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh sẽ có thể là cần thiết. Lúc này phải tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng được một chương trình điều chỉnh có hiệu quả.
Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc tương lai là việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện. Chẳng hạn, việc xây dựng tiêu chuẩn về giờ lao động cho sản xuất một đơn vị sản phẩm sản xuất hàng loạt có thể rất đơn giản và việc đo lường sự thực hiện cũng tương đối dễ dàng.
Nhưng nếu sản phẩm là đồ may đo thì thật khó đưa ra tiêu chuẩn và đo lường sự thực hiện. Trong thực tế còn có những loại công việc không những khó vạch ra các tiêu chuẩn, khó đo lường mà khó đánh giá như công việc của phó giám đốc phụ trách tài chính chẳng hạn.
1.2.5.3. Điều chỉnh các hoạt động
Bước này cần thiết nếu có sự sai lệch của hoạt động và kết quả so với các tiêu chuẩn và qua phân tích thấy rằng cần phải tiến hành điều chỉnh.
Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.
Qúa trình điều chỉnh phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
21 - Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu.
- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh.
- Tránh để lở thời cơ, tránh bảo thủ.
- Tùy điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý.
Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chương trình điều chỉnh trong đó trả lời các câu hỏi: Mục tiêu điều chỉnh? Nội dung điều chỉnh? Ai tiến hành điều chỉnh? Sử dụng những biện pháp công cụ nào để điều chỉnh? Thời gian điều chỉnh?... Như vậy quyết định điều chỉnh cũng là một dạng quyết định thường xuyên xảy ra trong quản trị. Đôi khi chỉ một quyết định nhỏ mà kịp thời cũng có thể đem đến cho quản trị hiệu quả cao.
Qúa trình điều chỉnh có thê dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của đối tượng quản trị. Chẳng hạn có thể điều chỉnh sai lệch thông qua chức năng tổ chức như phân công lại công việc, làm rõ lại nhiệm vụ của cấp dưới, biên chế thêm cán bộ, tăng cường công tác huấn luyện, bồi dưỡng cho nhân viên, đình chỉ, cách chức những người người có sai phạm nghiêm trọng… Mặt khác sự kiểm tra cũng có thể chỉ ra rằng các mục tiêu, kế hoạch, tiêu chuẩn không còn phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và môi trường.
Trong trường hợp này, điều chỉnh dẫn đến sự sửa đổi các mục tiêu, kế hoạch, tiêu chuẩn chứ không phải là sự thay đổi các hoạt động.
22
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN