CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH SẢN XUẤT NÚT NHỰA VIỆT THUẬN
3.1. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY
3.1.1. Nguyên tắc kiểm tra tại công ty
3.1.1.1. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra
Dựa theo quy mô hoạt động, công ty đã thành lập tổ KCS gồm 10 thành viên và được chia thành các cấp bậc sau:
- Tổ trưởng (1 người): chịu trách nhiệm chung về tổ kiểm tra.
- 7 nhân viên chuyên về loại bỏ nút hư, cân và đóng gói sản phẩm.
- 2 nhân viên chuyên về giải quyết khiếu nại
3.1.1.2. Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị
Tổ trưởng là người nắm tình hình về mức độ và số lượng các nút hư hỏng và tổng kết theo ngày, tuần, tháng, năm. Ngoài ra còn là người ra quyết định đối với các trường hợp khiếu nại. Tuy nhiên do tính chất sản xuất liên tục và khối lượng công việc nhiều nên chưa giải quyết thấu đáo những vụ khiếu nại của khách hàng. Tổ trưởng đôi khi không nắm rõ những vụ khiếu nại của khách hàng do bận rộn với công việc sổ sách và đôi khi do sự trình bày không rõ ràng của 2 nhân viên dẫn đến những hiểu lầm không đáng có.
3.1.1.3. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu
Việc kiểm tra chủ yếu tập trung về số lượng các nút hư hỏng. Tuy nhiên việc kiểm tra tại khâu cân và đóng gói còn hời hợt, chưa có sự kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa sản phẩm đến khách hàng. Điều này có thể dẫn đến việc các bao bì có thể bị rách, thủng trên đường vận chuyển và gian dối trong việc cân đo.
Nhận xét: Bộ phận kiểm tra của công ty áp dụng các nguyên tắc kiểm tra khá tốt. Tuy nhiên vẫn còn tồn đọng một số điểm yếu như đã nêu trên.
3.1.2. Các điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra tại công ty
33
Bảng 3. 1. Các điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra tại công ty
Điểm then chốt Liên quan tới
Những điểm chính yếu của kiểm tra
- Kiểm tra nút nhựa sau sản xuất
- Phân xưởng II là bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra - 10 nhân viên chịu trách nhiệm vể công tác kiểm tra ấy Lượng kiểm tra - Việc kiểm tra thực hiện sau khi hoàn thành sản xuất Chất lượng thông tin
thu thập được bởi kiểm tra
- Số lượng nút hỏng đôi khi không được cập nhật đúng thời gian và đôi khi xảy ra sai sót về số liệu
Sự linh hoạt của công tác kiểm tra
- Khi có nhiều đơn đặt hàng, khối lượng công việc nhiều hơn, cả nhân viên và lãnh đạo phải tăng ca nhiều hơn không tránh khỏi lúng túng, sai sót
3.1.3. Hình thức, kỹ thuật , phương pháp và dụng cụ kiểm tra tại công ty 3.1.3.1. Hình thức kiểm tra:
- Việc kiểm tra được áp dụng theo hình thức kiểm tra sau hoạt động và kiểm tra định kỳ. Sau khi quá trình sản xuất hoàn thành và cho ra sản phẩm thì mới thực hiện việc kiểm tra. Việc kiểm tra được thực hiện liên tục theo ngày.
- Nội dung kiểm tra: Sau khi kết thúc quá trình sản xuất nút thì nút đã có thể sử dụng được nhưng vẫn còn lẫn các tạp chất và một số nút khác hư hỏng trong quá trình sản xuất cho nên phải nhờ đến bàn tay con người ở bộ phận KCS để loại bỏ cho sạch sẽ. Sau khi loại bỏ xong sẽ đem cân và đóng gói. Nút sẽ được đóng thành nhiều bao nhỏ trong mỗi bao nhỏ số lượng viên nút sẽ khác nhau phụ thuộc vào kích cỡ của từng loại nút, đơn vị tính của nút là mass hoặc gros (1 mass có số lượng là 1728 viên và 1 gros có số lượng là 144 viên).
3.1.3.2. Kỹ thuật kiểm tra
Áp dụng kỹ thuật kiểm tra bằng mắt thường và bằng tay.
3.1.3.3. Dụng cụ kiểm tra - Tiêu chuẩn kỹ thuật
34
Bảng 3. 2. Tiêu chuẩn kỹ thuật của cúc áo
Đơn vị của cúc áo là Linger Quy đổi theo đường kính (mm)
14L 9.0
15L 9.5
16L 10
17L 10.5
18L 11.5
20L 12.5
22L 14.0
24L 15.0
26L 16.0
28L 18.0
(Dựa theo biên bản kiểm tra của công ty năm 2016) - Sổ theo dõi các khuyết tật thường xảy ra
Bảng 3. 3. Một số khuyết tật thường xảy ra khi sản xuất cúc áo STT Loại khuyết tật
1 Một bên lỗ bị bít lại
2 Lem màu (đậm hoặc nhạt hơn mẫu gốc) 3 Chữ khắc trên cúc bị mờ, thiếu nét 4 Thiếu lỗ
(Dựa theo sổ theo dõi và báo cáo kiểm tra của công ty năm 2016) - Dấu kiểm
- Các góp ý bổ sung của khách hàng hoặc tổ trưởng KCS - Các biểu mẫu biên bản đã được soạn thảo trước
3.1.4. Qúa trình kiểm tra
3.1.4.1. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn - Định lượng
Chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm: Đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách; hạn chế các khuyết tật thường xảy ra.
35
Chỉ tiêu số lượng: Hạn chế số lượng nút hỏng dưới 5% và đóng gói đúng số lượng theo từng loại nút.
- Định tính
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng Tạo nên uy tín cho doanh nghiệp
3.1.4.2. Đo lường và đánh giá sự hoạt động a) Đo lường
Bảng 3. 4. Thống kê sản lượng và số lượng nút áo bị hỏng từ 2014 -2016
Năm 2014 2015 2016
Sản lượng (kg) 80560 104161 124985 Số lượng bị hỏng (kg) 3262.6 7572.5 6361.7 Phần trăm tương ứng 4.05% 7.27% 5.09%
(Dựa theo báo cáo kiểm tra của công ty qua các năm 2014, 2015, 2016) b) Đánh giá sự hoạt động
Trong năm 2014, phần trăm số lượng bị hỏng là 4.05% thấp nhất trong 3 năm kể trên và đạt dưới mức tiêu chuẩn của công ty. Công tác kiểm tra của công ty đạt hiệu quả tốt nhất trong 3 năm nói trên nhờ đội ngũ bộ phận KCS lành nghề, có trách nhiệm. Công tác kiểm tra được thực hiện kỹ lưỡng, cẩn thận. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp trong bộ phận KCS nhịp nhàng, linh hoạt.
Năm 2015 đã có một cú sốc đối với doanh nghiệp. Phần trăm số lượng bị hỏng lên đến 7.27%, cao nhất trong 3 năm kể trên. Theo báo cáo kiểm tra, phần trăm số lượng bị hỏng ở quý 1 và quý 2 là 7.92 %. Những nguyên nhân đã dẫn đến tình trạng này là do:
- Tháng 2/2015, hai nhân viên nữ thuộc bộ phận KCS nghỉ hậu sản và là hai nhân viên được đánh giá lành nghề nhất trong số các nhân viên chuyên về loại bỏ nút hỏng. Công ty đã tuyển thêm 2 nhân viên hợp đồng do không đủ nguồn lực và 2 nhân viên mới do không thạo nghề và vẫn còn lúng túng do chưa quen với khối lượng công việc tại công ty. Ngoài ra tổ trưởng tổ KCS chuyển công tác và ban lãnh đạo đã cử tổ trưởng mới thay vào.
36
- Hơn nữa do một số máy móc thiết bị là 2 máy khắc chữ tự động + 2 máy ly tâm đã hao mòn đáng kể và chưa nâng cấp sửa chữa do chưa nhận được phê chuẩn từ cấp trên.
Vào đầu tháng 6/2015, sau khi được phê duyệt, máy móc thiết bị đã được nâng cấp đồng thời mua mới 1 máy khắc chữ tự động để phục vụ cho bộ phận sản xuất. Hai nhân viên cũ của nhân viên đã quay lại làm việc vào tháng 8/2015. Phần trăm số lượng bị hỏng trong quý 3 và quý 4 đã giảm xuống còn 6.62% dù vẫn cao hơn so với tiêu chuẩn nhưng đã thấp hơn so với mức thiệt hại ở hai quý đầu năm.
Lượng sản phẩm bị hỏng vào năm 2016 đã giảm tuy nhiên vẫn cao hơn so với mức tiêu chuẩn là 0.09%. Sản lượng công ty năm 2016 tăng nhanh nhất trong 3 năm kể trên đồng thời giảm số lượng bị hỏng cho thấy công tác kiểm tra và sản xuất đã dần ổn định sau cú sốc năm 2015.
3.1.4.3. Thực hiện điều chỉnh
Năm 2014 là năm có số lượng bị hỏng đạt tiêu chuẩn nên sẽ không thực hiện điều chỉnh.
Năm 2016 có phần trăm số lượng bị hỏng cao hơn tiêu chuẩn là 0.09% tuy nhiên không thực hiện điều chỉnh do chưa thực sự cần thiết. Theo ước tính của ban quản trị việc thực hiện điều chỉnh sẽ làm tăng chi phí và điều này sẽ dẫn đến giảm lợi nhuận.
Đơn vị: đồng 2016 (Số liệu thực) 2016 (Ước tính)
Chi phí 10.869.803.730 10.921.455.140
Lợi nhuận 414.126.338 362.474.928
Năm 2015 mức hư hỏng vượt mức tiêu chuẩn 2.27%. Và công ty luôn trong tình trạng thiếu hàng nên để tránh xảy ra đền bù hợp đồng do không giao kịp thời hạn.
Công ty đã cho thực hiện việc điều chỉnh sau:
Hai nhân viên mới ngoài giờ làm việc chính + tăng ca thì sẽ được đào tạo thêm 2 buổi mỗi tuần vào thứ 7 và chủ nhật
37
Tăng ca (từ 17h đến 18h30) trong vào toàn quý 2 + tháng 7,8/ 2015 (5 tháng)
Tổ trưởng giám sát liên tục và thường xuyên
1 nhân viên ở bộ phận giải quyết khiếu nại được chuyển qua khâu kiểm tra để hỗ trợ công việc.
Việc thực hiện điều chỉnh đã kịp thời làm giảm số lượng sản phẩm hư hỏng giúp cho hệ thống sản xuất vận hành ổn định hơn.