CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA
1.2.2. Các yếu tố và điểm then chốt góp phần làm cho kiểm tra có hiệu quả
Muốn công tác kiểm tra kiểm soát có hiệu quả và góp phần làm cho các hoạt động quản trị thành công thì chúng ta phải nhận thức và sử dụng tốt các yếu tố góp phần làm cho quá trình này hoạt động có hiệu quả. Đứng trên phương diện lý thuyết cũng như thực hành thì những nhóm yếu tố dưới đây đã và sẽ là những nhóm yếu tố có ảnh hưởng hết sức lớn đến hiệu quả của công tác kiểm tra:
1/ Nhóm yếu tố thuộc về tiến bộ khoa học kỹ thuật 2/ Nhóm yếu tố về cơ sở vật chất
3/ Nhóm yếu tố về con người
12 4/ Nhóm yếu tố về công tác quản lý 5/ Nhóm yêu tố về môi trường
1.2.2.1. Nhóm yếu tố thuộc về tiến bộ khoa học kỹ thuật
Nhóm yếu tố tiến bộ khoa học kỹ thuật có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác kiểm tra là bởi vì, ngày nay thật khó lòng mà kiểm tra kiểm soát có hiệu quả nếu thiếu đi việc sử dụng những thành tựu khoa học mới nhất (nhất là trong lĩnh vực điện tử tin học, sinh học, vật lý, hóa học…) trong tất cả các khâu, các bước của tiến trình kiểm tra. Chỉ đơn cử một trường hợp điển hình là ở hầu hết các hệ thống cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp từ sản xuất đến thương mại và dịch vụ hiện nay đều phải sử dụng hệ thống máy tính điện tử và các phần mềm tương ứng vào công tác kiểm tra kiểm soát tiến trình cung ứng vật tư. Chỉ cần hệ thống này trục trặc là công tác sản xuất kinh doanh của tất cả các đơn vị vừa nêu khó lòng mà hoạt động bình thường được chứ chưa nói gì đến việc làm ăn có hiệu quả. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt việc kiểm tra kiểm soát trên bình diện cả nước và toàn cầu đang là một đòi hỏi tất yếu với nhiều doanh nghiệp.
Dưới góc độ này chúng ta thấy rằng hệ thống Internet và các ứng dụng mới mẻ của nó cũng đóng góp một phần không nhỏ vào hoạt động nâng cao hiệu quả của công tác kiểm tra.
1.2.2.2. Nhóm yếu tố về cơ sở vật chất
Đối với công tác kiểm tra kiểm soát các yếu tố thuộc nhóm cơ sở vật chất giữ một vai trò cực kỳ quan trọng. Ngay từ xa xưa cha ông ta đã nói: “mạnh vì gạo bạo vì tiền” và “ có bột mới gột nên hồ”. Điều này cũng có nghĩa là muốn công tác kiểm tra kiểm soát có hiệu quả thì các phương tiện và cơ sở vật chất được dùng để kiểm tra kiểm soát cũng phải ở mức tương xứng. Không thể kiểm tra kiểm soát tốt nếu các máy móc thiết bị đã lạc hậu, sai số quá lớn để kiểm tra sự việc, sự vật diễn ra trong không gian rộng lớn, tốc độ ngày càng cao… Ở nhiều doanh nghiệp việc đầu tư các thiết bị hiện đại để kiểm tra kiểm soát là rất đắt tiền, thế nhưng nhờ có các phương tiện, cơ sở vật chất kiểm tra, kiểm soát hiện đại hàng hóa sản phẩm của các công ty này có chất lượng tốt hơn, khả năng cạnh tranh cao hơn, khách hàng trong và ngoài nước yên tâm sử dụng sản phẩm của họ.
Đó chính là điều quan trọng nhất mà các công ty này cần đạt được trên phương diện kiểm tra kiểm soát.
13 1.2.2.3. Nhóm yếu tố về con người
Con người luôn là tâm điểm trong mọi hoạt động về quản trị kinh doanh. Trong công tác kiểm tra kiểm tra các yếu tố có liên quan đến con người như: nhận thức, năng lực trình độ, kỹ năng, sự hiểu biết, thái độ, tinh thần trách nhiệm,… luôn có ảnh hưởng sâu sắc tới mọi hoạt động của công tác kiểm tra kiểm soát. Điều đáng buồn ở nhiều doanh nghiệp hiện nay là ở chỗ máy móc kỹ thuật và các phương tiện vật chất kỹ thuật để phục vụ công tác kiểm tra không đến nỗi thiếu thống, nhưng nhận thức và trình độ năng lực của nhiều nhà quản trị còn bất cập nên chất lượng và hiệu quả của công tác kiểm tra kiểm soát còn hạn chế.
1.2.2.4. Nhóm yếu tố về môi trường
Môi trường kiểm tra đó là những lực lượng và các yếu tố tồn tại khách quan ở bên ngoài hệ thống kiểm tra nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác kiểm tra.
Những lực lượng và yếu tố chính cỏ thể kể ra ở đây là: Các yếu tố thuộc về môi trường xã hội, các yếu tố thuộc về môi trường tự nhiên, các yếu tố thuộc về môi trường nội bộ của doanh nghiệp. Môi trường xã hội luôn luôn chứa đựng những yếu tố có thể có ảnh hưởng rất lớn đến công tác kiểm tra, kiểm soát. Những yếu tố chính của nhóm này là văn hóa, kinh tế, chính trị-pháp lý, tôn giáo, tín ngưỡng, phong tục tập quán, thói quen, dư luận xã hội, đối thủ cạnh tranh, đạo đức, lối sống, gia đình, tệ nạn xã hội…
1.2.2.5. Các điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra
Bảng 1. 1. Những điểm then chốt ảnh hưởng đến công tác kiểm tra
Điểm then chốt Liên quan tới
Những điểm chính yếu của kiểm tra
- Cái gì sẽ được kiểm tra
- Ở đâu trong cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ được xác định để kiểm tra
- Ai sẽ chịu trách nhiệm vể công tác kiểm tra ấy
Lượng kiểm tra - Có cân đối giữa kiểm tra trước, trong và sau khi hoàn thành công việc
14 Chất lượng thông tin
thu thập được bởi kiểm tra
- Thông tin là có ích?
- Thông tin có đúng đắn và chính xác - Thông tin có kịp thời ?
- Thông tin có khách quan?
Sự linh hoạt của công tác kiểm tra
- Công tác kiểm tra có thích ứng được với các điều kiện thay đổi?
Tỷ suất chi phí – lợi nhuận có nhiều hứa
hẹn
- Thông tin thu thập được có đáng giá với chi phí để thu thập ấy không?
Nguồn của kiểm tra
- Công tác kiểm tra được người khác gánh vác
- Công tác kiểm tra được quyết định bởi ai là người bị ảnh hưởng
Đối với mỗi doanh nghiệp việc tìm ra những điểm then chốt nhất để hoàn thiện công tác kiểm tra kiểm soát không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên các nguồn lực dành cho công tác kiểm tra kiểm soát thường không phải là vô hạn. Vì lẽ này trong mỗi trường hợp, mỗi điều kiện cụ thể các doanh nghiệp cần phải luôn tìm ra những điểm then chốt, chính yếu nhất để tập trung nguồn lực và công sức của mình vào những điểm then chốt đó thì sẽ nâng cao được hiệu quả của công tác kiểm tra kiểm soát.