Đang tải... (xem toàn văn)
C BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác Văn thư Lưu trữ trong UBND các cấp Mã phách Hà Nội 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 2 1 1 Lý luận chung về công tác văn thư 2 1 1 1 Một số khái niệm 2 1 1 1 1 Khái niệm “Công tác Văn thư” 2 1 1 1 2 Khái niệm văn bản, văn.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Mã phách: Công tác Văn thư-Lưu trữ UBND cấp …………………………………………… …… Hà Nội - 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 1.1 Lý luận chung công tác văn thư .2 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm “Công tác Văn thư” .2 1.1.1.2 Khái niệm văn bản, văn điện tử, văn đi, văn đến 1.1.1.3 Khái niệm dấu 1.1.1.4 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ .3 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 1.1.3 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 1.1.3 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quan, tổ chức 1.1.4 Một số văn quy định công tác văn thư .5 1.2 Khái quát Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam .5 1.2.1 Lịch sử hình thành 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .6 1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 2.1 Khái quát thực trạng chung 2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam .8 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn 2.2.2 Quản lý văn 10 2.2.2.1 Quản lý văn 10 2.2.2.2 Quản lý văn đến 12 2.2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 14 2.2.4 Sao văn .14 2.2.5 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 15 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 15 3.1 Nhận xét thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam .15 3.1.1 Ưu điểm 15 3.1.2 Hạn chế .16 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 16 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 17 3.2.1 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân 17 3.2.2 Nâng cao nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo cán công chức, viên chức vai trị cơng tác văn thư 17 3.2.3 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức công tác văn thư huyện Bình Lục 18 3.2.4 Tăng cường công tác đăng ký văn đến, văn 18 3.2.5 Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, thi, khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ công tác tổ chức, quản lý văn thư………18 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư .19 3.3 Một số kiến nghị 19 KẾT LUẬN .20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 PHỤ LỤC 22 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt CP HĐND UBND NĐ Nghĩa từ viết tắt Chính phủ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Nghị định PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Văn thư cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan hoạt động quản lý nói chung hoạt động quan hành nhà nước nói riêng Trong quản lý nhà nước, Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Nhà nước nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác văn thư phận quan trọng hoạt động quản lý, xác định mặt hoat động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành quan Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết công tác Văn thư hoạt động quản lý lợi ích mà cơng tác văn thư mang lại cho hiệu hoạt động ủy ban nhân dân cấp Với kiến thức tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư-lưu trữ ủy ban nhân dân cấp” tác giả lựa chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam” để nghiên cứu, tìm hiểu Đối tượng nghiên cứu tập lớn công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam thời gian từ năm 2019-7/2021 Tác giả sử dụng phương pháp để làm tập lớn bao gồm phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích tổng hợp, thống kê, đánh giá thực trạng khách quan…để làm tập lớn PHẦN NỘI DUNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 1.1 Lý luận chung công tác Văn thư 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm “Công tác Văn thư” Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Cơng tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tố chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức” [3, tr.8] Theo Tập giảng Công tác Văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Cơng tác văn thư tồn cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu văn thư” Đây khái niệm mà tác giả sử dụng tập lớn này.” [4, tr.55] 1.1.1.2 Khái niệm văn bản, văn điện tử, văn đi, văn đến Văn thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định Văn điện tử văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định Văn tất loại văn quan, tổ chức ban hành Văn đến tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến 1.1.1.3 Khái niệm dấu Con dấu phương tiện đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, sử dụng để đóng văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, chức danh nhà nước Con dấu quy định Nghị định 99/2016-NĐ-CP chính, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, dấu có hình biểu tượng, dấu khơng có hình biểu tượng, sử dụng dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi 1.1.1.4 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 1.1.2 Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư bao gồm công việc như: Soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 1.1.3 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.3.1.Vị trí Cơng tác văn thư công tác quan trọng thiểu hoạt động quan tổ chức Các quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chíinh trị - xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ muốn thực chức nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày 1.1.3.2 Ý nghĩa Một là, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần cao suất, chất lượng cơng tác quan, tổ chức phịng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, từ việc để chủ trương, sách, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp dưoi giải công việc phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin xác, đầy đủ kịp thời hoạt động quan, tổ chức đạt hiệu Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thơng tin văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính chất pháp lý Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận, kết văn thư khơng chi ảnh hưởng đến thân quan mà ảnh hưởng đến quan khác Vì làm tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo quan chi đạo cơng việc xác, hiệu Hai là, làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ bí mật Đảng, Nhà nước môi quan Trong hoạt động quan, văn chủ yếu để giải công việc, nhằm thực chức năng, nhiệm vụ Do đó, hiệu suất chất lượng cơng tác quan nói chung, cán viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư Nếu công tác văn thư làm tốt tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác, soạn thảo ban hành văn đảm bảo chất lượng, vào số văn - đến rõ ràng đắn, lập hồ sơ hành hợp lý, quy định đám bảo thơng tin đẩy đủ, kịp thời, xác cho hoạt động quản lý quan Ba là, làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu văn thư nguồn bố sung cho tài liệu lưu trữ quan lưu trữ nhà nước Do cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với Muốn cho công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi cần phải làm tốt công tác văn thư Trước hết làm tổt khâu soạn thào ban hành văn bản, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ lưu trữ quan 1.1.3 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quan, tổ chức Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, cấp tài liệu, tư liệu, số liệu phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cấp thông tin khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý Hai là, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, nhân Góp phần giữ gin tư liệu hoạt động quan, phục vụ kiểm tra tra giảm sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Ba là, làm tốt công tác văn thư góp phần đảm bảo cho hoạt động quan hành nhà nước, đơn vị hoạt động thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy tiến trình cải cách hành 1.1.4 Một số văn quy định công tác văn thư Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Công tác Văn thư Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 11/7/2016 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu Ngồi cịn nhiều văn khác quy định công tác địa phương 1.2 Khái quát Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.2.1 Lịch sử hình thành Huyện Bình Lục thời phong kiến thuộc phủ Lý Nhân trấn Sơn Nam Trong huyện có xã Ngọc Lũ di khảo cổ tiếng, nơi lưu giữ trống đồng Ngọc Lũ trước giới khảo cổ phát giá trị quý giá năm 1901 Đây di vật khảo cổ có giá trị nguyên vẹn văn hóa Đơng Sơn Ngồi trống đồng xã này, sau phát thêm trống đồng Các trống đồng loại phát thôn Đại Vũ (trống Vũ Bị năm 1969), xã An Lão (trống An Lão năm 1985) Tổng cộng trống đồng có Bình Lục phát Bình Lục Sau năm 1954, huyện Bình Lục có 22 xã: An Đổ, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bình Thành, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hịa Bình, Hưng Cơng, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Quế Sơn, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản Ngày 29 tháng năm 1966, sáp nhập xã Bình Thành vào xã Tiêu Động, sáp nhập thơn Vĩnh Tứ thuộc xã Hịa Bình vào xã Quế Sơn, sáp nhập xóm Quang Trung thuộc xã Đồng Du vào xã Hưng Công sáp nhập thôn Ngọc Lâm thuộc xã Hưng Công vào xã Bối Cầu Ngày 18 tháng 12 năm 1976, hợp hai xã Hòa Bình Quế Sơn thành xã lấy tên xã An Lão Ngày 27 tháng năm 1977, sáp nhập xã: Mỹ Thịnh, Mỹ Thuận, Mỹ Tiến, Mỹ Thành, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Phúc, Mỹ Hưng, Mỹ Trung thuộc thành phố Nam Định vào huyện Bình Lục Ngày 12 tháng năm 1984, sáp nhập hai xã Mỹ Phúc Mỹ Trung vào thành phố Nam Định Ngày 13 tháng năm 1987, thành lập thị trấn Bình Mỹ, thị trấn huyện lỵ huyện Bình Lục sở 1,44 diện tích tự nhiên 51 nhân xã An Đổ; 164,48 diện tích tự nhiên 947 nhân xã An Mỹ; 90 diện tích tự nhiên 573 nhân xã Mỹ Thọ 3,91 hécta đất xã Trung Lương Cuối năm 2012, huyện Bình Lục có thị trấn Bình Mỹ 20 xã: An Đổ, An Lão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản Ngày 23 tháng năm 2013, chuyển hai xã Đinh Xá Trịnh Xá thành phố Phủ Lý quản lý Huyện Bình Lục cịn lại thị trấn Bình Mỹ 18 xã: An Đổ, An Lão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trung Lương, Vũ Bản Ngày tháng năm 2020, sáp nhập hai xã Mỹ Thọ An Mỹ vào thị trấn Bình Mỹ Huyện Bình Lục có thị trấn 16 xã 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm Theo quy định, UBND huyện Bình Lục ban ban hành loại văn sau: - Các văn quy phạm pháp luật: định, thị; - Các văn hành thơng thường như: Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt), thơng cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, phiếu gửi, phiếu chuyển Việc soạn thảo ban hành văn hành quan, địa phương thuộc UBND huyện thực đảm bảo theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư - Các văn chuyên môn: tùy theo yêu cầu lĩnh vực quản lý UBND giao cho cán chun mơn lĩnh vực soạn thảo ban hành văn bản; Nhìn chung UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam thực quy định Nhà nước công tác văn thư đảm bảo giải nhiêm vụ giao công tác xây dựng ban hành văn thẩm quyền ban hành văn đảm bảo giá trị pháp lý hiệu lực văn 2.2.2 Quản lý văn 2.2.2.1 Quản lý văn Bước Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm văn a) Ghi số văn - Tất văn UBND huyện Bình Lục ghi số theo hệ thống số chung UBND Văn thư thống quản lý b) Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Việc cấp số thời gian ban hành văn hành thực theo quy 10 định Điều 15, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác Văn thư Bước 2: Đăng ký văn UBND huyện đăng ký văn hình thức: + Đăng ký sổ(truyền thống) số lượng ban hành hàng năm cách đánh số để lập sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn ST Số ký Ngày Tên loại Người T hiệu tháng trích yếu văn văn nội dung ký Nơi Đơn vị, Số Ghi nhận người lượng văn nhận bản lưu (7) (8) bản văn bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) + Đăng ký sở liệu máy tính (9) Việc thực đăng ký văn thực theo quy định Điều 16, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác Văn thư Bước Nhân bản, đóng dấu quan loại dấu khác Tại UBND huyện Bình Lục sau cán văn thư đăng ký văn đem nhân đóng dấu quan dấu chức danh có chữ ký, dấu quan đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Bước Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Làm thủ tục phát hành văn a) Lựa chọn bì b) Trình bày bì viết bì c) Vào bì dán bì d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì Chuyển phát văn a) Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân UBND huyện b) Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác c) Chuyển phát văn qua Bưu điện - Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn d) Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Theo dõi việc chuyển phát văn 11 Bước Lưu văn Việc lưu văn thực sau: a) Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc b) Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể UBND huyện Mỗi năm UBND huyện phát hành khoảng 17 đến 19.000 văn Nhìn chung , việc quản lý văn phận văn thư UBND huyện tương đối gọn gàng khoa học, dễ tra cứu, không để xảy tình trạng mát tài liệu phục vụ tốt cho việc tra cứu tìm kiếm văn nhanh chóng phục vụ cho hoạt động UBND 2.2.2.2 Quản lý văn đến Tất văn đến UBND huyện Bình Lục thực quản lý thống theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Công tác Văn thư Bước 1: Tiếp nhận văn đến Cán văn thư Văn phòng tiếp nhận văn đến Nếu phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến - Bì văn gồm loại : loại bóc bì loại khơng bóc bì + Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức + Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư 12 chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện Mẫu dấu “Đến” UBND HUYỆN BÌNH LỤC Số: ………………… ……… ĐẾN Ngày: ………………….…… Chuyển: ……………….…………… Lưu hồ sơ số: ………….…………… Bước 2: Đăng ký văn đến Hàng năm UBND huyện tiếp nhận khoảng 20.000 văn năm Căn số lượng văn đến hàng năm, UBND huyện Bình Lục lập sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Đơn vị Ngày Số Tác Số, ký Ngày đến đến giả hiệu tháng Tên loại trích Ký yếu nội dung người nhận Ghi nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Sau đóng dấu đến vào văn cán văn thư scan lại toàn văn đến ngày đăng ký văn đến vào sổ đăng ký văn đến chuyển văn vừa scan lên phần mềm quản lý văn UBND huyện chuyển cho cá nhân, phịng ban có trách nhiệm trực tiếp giải văn đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến Văn Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải 13 Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Chủ tịch UBND huyện giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 2.2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu UBND huyện thực việc quản lý sử dụng dấu theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Ngoài ra, quy định quản lý sử dụng dấu quy định Điều 32,33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP 2.2.4 Sao văn Tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam, việc văn thực theo quy định Điều 25, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác Văn thư, bao gồm: Sao y, lục, trích Chủ tịch UBND huyện Bình Lục định việc văn quan, tổ chức ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn 2.2.5 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 2.2.5.1 Lập hồ sơ Việc lập hồ sơ Văn thư UBND huyện thực theo loại văn 14 bản, loại văn đựng cặp dây, văn xếp theo thứ tự từ 01 đến hết (văn cuối năm) Mở hồ sơ: Tại UBND huyện Bình Lục nhân cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch cơng tác, hồ sơ khơng có danh mục chưa lập Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ: Do người lập hồ sơ thực theo quy định hành 2.2.5.2 Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Văn thư UBND huyện quản lý kho lưu trữ UBND huyện, sau năm kể từ năm công việc kết thúc, văn hành giao nộp vào lưu trữ hành Đối với quan thuộc UBND huyện, xã, thị trấn việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND huyện chưa thực được, quan, đơn vị có tài liệu hết năm lưu trữ quan Nhìn chung việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan chưa thật quan tâm , dẫn đến đến tài liệu bị phân tán, rải rác quan, đơn vị Mặt khác UBND huyện chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ kho tạm, diện tích kho nhỏ (55m2), việc giao nộp tài liệu cịn gặp khó khăn NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 3.1 Nhận xét thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 3.1.1 Ưu điểm Một là, lãnh đạo UBND huyện quan tâm tới công tác soạn thảo văn Việc quản lý văn đi-đến với quy định ứng dụng công nghệ thông tin Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định hành 15 Hai là, sở vật chất đầu tư cho hoạt động công tác văn thư nói chung cho đơn vị nói riêng trang bị đầy đủ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư áp dụng dần vào ổn định Ba là, năm qua cơng tác văn thư UBND huyện Bình Lục đạt thành tích đáng kể, quy trình vào nếp ổn định Nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức quan nâng lên rõ rệt Hoạt động quản lý nhà nước cơng tác văn thư có nhiều tiến đặc biệt công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tổng kết đúc rút kinh nghiệm tổ chức quản lý hưởng dẫn khâu nghiệp vụ Bốn là, việc thực nghiệp vụ văn thư vào nề nếp khoa học, dược thực theo quy định Nhà nước Tổ chức công tác văn thư quan tâm kiện tồn, bố trí nhân làm công tác văn thư theo quy định chuẩn mã số, ngạch, nghiệp vụ chuyên môn 3.1.2 Hạn chế Một là, việc ban hành văn quy phạm pháp luật văn thư trữchưa đồng Việc hướng dẫn, kiểm tra, thực chế độ văn thư có tăng cường chưa sát sao, chưa có tính răn đe, kiểm tra mang tính hời hợt Hai là, công tác soạn thảo ban hành văn sai thể thức sai kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như: cỡ chữ, ghi số, kí hiệu văn bản, quan chưa thống Ba là, công tác đào tạo chuyên môn cho cán văn thư chưa quan tâm nhiều dẫn đến tình trạng thiếu trình độ chuyên môn, không đáp ứng đủ khối lượng công việc quan Bốn là, ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn thư cịn thấp, sử dụng số tính quản lý văn đến, chuyển văn nội quan 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Một là, nhận thức lãnh đạo công tác văn thư chưa đầy đủ dẫn đến việc quản lý chưa nghiêm ngặt, cịn bng lịng, thiếu trách nhiệm công việc, chưa thường xuyên kiểm tra đơn vị quan, dẫn đến tình trạng cơng tác văn thư huyện cịn trì trệ, chưa có biện pháp quản lý hợp lý để vào đồng 16 Hai là, công tác bồi dưỡng đạo tạo trình độ chun mơn chưa thực thường xun Những người làm công tác văn thư chủ yếu kiêm nhiệm gây ảnh hưởng đến việc nắm bắt thông tin, nhiều công đoạn không thực quy định Ba là, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư chưa quan ban hành nhiều, số cán quan không thực theo quy định đề làm sai với quy định Bốn là, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu hạn chế Việc đầu tư kinh phí cho tổ chức cơng tác văn thư hạn chế so với nhu cầu thực tể triển khai theo kế hoạch đề Một số sở vật chất trang thiết bị cần thay thế, đồng thời bổ sung…có việc tổ chức quản lý công tác văn thư đạt hiệu cao 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 3.2.1 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân UBND huyện Bình Lục tiếp tục kiện toàn máy văn thư bố trí đủ số lượng nhân làm cơng tác văn thư phòng văn thư phòng ban đơn vị khác Mỗi phòng ban, đơn vị nên bố trí 01 cán kiêm nhiệm làm cơng tác văn thư có tinh thần trách nhiệm cơng việc, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ văn thư công chức làm quản lý nhà nước quan Vì cần quan tâm đến việc đào tạo, thực nghiêm túc việc cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư 3.2.2 Nâng cao nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo cán cơng chức, viên chức vai trị công tác văn thư Một là, người lãnh đạo văn phịng cần tích cực tham gia học tập, khơng ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thơng tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ Hai là, thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn để sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt 17 cơng tác phối hợp với quan phịng, ban tỉnh huyện công tác tham mưu tổng hợp 3.2.3 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức cơng tác văn thư huyện Bình Lục Tiếp tục nâng cao hiệu công tác quản lý Nhà nước văn thư thống quản lý công tác văn thư phù hợp với quy định pháp luật yêu cầu chung cấp có thẩm quyền, thực quy định Nhà nước công tác văn thư, góp phần nâng cao hiệu quản lý Nhà nước hoạt động văn thư nhằm đảm bảo cho công tác đạo, điều hành, đáp ứng u cầu cơng cải cách hành giai đoạn Tuyên truyền phổ biến văn pháp luật công tác văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư trang thông tin điện tử quan, đơn vị, coi công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thường xuyên lâu dài hoạt động quan, đơn vị 3.2.4 Tăng cường công tác đăng ký văn đến văn Cần trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục cơng tác nhằm kiểm sốt, nâng cao chất lượng, suất công tác Lập hồ sơ công việc, lưu trữ lưu trữ điện tử cần phát huy quản lý công tác Kiểm tra việc triển khai thực chế độ, quy định nhà nước công tác văn thư Qua kiếm tra nhằm đánh giá thực trạng, ưu điểm đạt để phát huy, kịp thời tháo gỡ tồn tại, hạn chế q trình triển khai thực cơng tác văn thư quan, đơn vị Nâng cao trách nhiệm lãnh đạo quan việc tổ chức thực công tác văn thư bước đưa công tác văn thư huyện vào nề nếp, ổn định theo quy định nhà nước 3.2.5 Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, thi, khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ công tác tổ chức, quản lý văn thư Cử cán văn thư học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, thư ký văn phòng, nhằm bồi dưỡng, nâng cao lực quản lý nhà nước văn thư, Trực tiếp chi đạo điều hành hoạt động văn thư quan, đơn vị, giúp cán bộ, viên chức nắm vững quy định Trung ương công tác văn thư 18 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhu cầu mang tinh khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải công việc Quan tâm cán làm công văn thư hệ thống cơng đồn, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin 3.3 Một số kiến nghị Một là, tham mưu Sở Nội vụ đề xuất UBND tỉnh cho 01 biên chế chuyên ngành làm công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Cần kiến nghị với quan cấp tổ chức buổi hội thảo khoa học việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư hồn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư để làm sở pháp lý cho hoạt động thực Hai là, đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư Ba là, hàng năm quan cần cử cán học lớp bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, để nâng cao chất lượng hiệu công việc Bốn là, sở vật chất tra thiết bị cần phải cải tiến, tu bổ nhằm nâng cao hiệu công việc đạt hiệu công việc tốt Năm là, lâu dài cần nghiên cứu, xây dựng hình thức tổ chức cơng tác Văn thư cho phù hợp để công tác phục vụ tốt cho công tác quản lý Nhà nước quan 19 KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động cần thiết hoạt động quan, đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý điều hành tổ chức máy Nhà nước quan Công tác văn thư bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý điều hành cơng việc quan Có thể nói cơng tác văn thư phận khơng thể thiếu hoạt động quản lý Nhà nước quan Tại UBND huyên Bình Lục nhìn chung công tác văn thư lãnh đạo quan, đơn vị, cá nhân thực tốt trọng, hồn thiện Cách tổ chức cơng tác văn thư UBND huyện đạt hiệu định cho hoạt động quan, xong bên bệnh cịn tồn hạn chế cần phải khắc phục để công tác văn thư quan hoàn thiện Trong bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế, vai trị cơng tác văn thư UBND huyện Bình Lục ngày tăng lên có ý nghĩa to lớn trao đổi truyền đạt thông tin nhằm thực tốt nhiệm vụ trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đơn vị Vì cơng tác văn thư UBND huyện Bình Lục trọng nhiều 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Công tác Văn thư Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quy định quản lý sử dụng dấu Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc Gia Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Tập Bài giảng Công tác Văn thư, Lưu trữ 5.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Giáo trình Lưu trữ, Nxb Giao thông Vận tải 21 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ quy trình soạn thảo ký ban hành văn ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam - Phân công soạn thảo - Thu thập thơng tin phân tích, lựa chọn thơng tin - Xây dựng đề cương dự thảo văn Chuẩn bị soạn thảo Khô ng đượ c ệt Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định Nhà nước Duyệt trình ký văn - Viết thảo - Tổ chức lấy ý kiến cho thảo - Tổng hợp ý kiến góp ý cho thảo hồn chỉnh - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt nội dung thảo - Chánh văn phịng trưởng/phó phịng hành duyệt thể thức thủ tục pháp lý - Lãnh đạo quan duyệt ký ban hành - Sau có chữ ký người có thẩm quyền, cán văn thư hoàn thiện thể thức, thủ tục, ban hành cụ thể Ban hành văn 22 Phụ lục 02 Quy trình quản lý văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan loại dấu khác Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn 23 Phụ lục 03 Quy trình quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lưu văn 24 ... NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 15 3.1 Nhận xét thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam .15... CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 3.1 Nhận xét thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 3.1.1 Ưu điểm Một là, lãnh đạo UBND huyện. .. kiểm tra công tác Văn thư địa bàn huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn Căn chức