BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Mã phách HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 2 1 1 Một số khái niệm 2 1 1 1 Khái niệm “Tài liệu” 2 1 1 2 Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” 2 1 1 3 Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ” 2 1 1 4 Khái niệm “Xác đ.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Mã phách: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ …………………………….……… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG .2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU.2 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Tài liệu” 1.1.2 Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” 1.1.3 Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ” 1.1.4 Khái niệm “Xác định giá trị tài liệu lưu trữ” .2 1.2 Mục đích, ý nghĩa nội dung công tác xác định giá trị tài liệu 1.2.1 Mục đích, ý nghĩa cơng tác xác định giá trị tài liệu .3 1.2.3 Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu 1.3 Nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu .4 1.3.1 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu .4 1.3.2 Phương pháp xác định giá trị tài liệu 1.3.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu .6 CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 2.1 Văn Luật .6 2.2 Văn Luật .6 NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Giới thiệu khái quát ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.1.1 Sơ lược hình thành 3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3.1.3 Cơ cấu tổ chức 3.2 Tổ chức phận văn thư, lưu trữ ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.3 Nội dung phương pháp xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 10 3.3.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .10 3.3.2 Giá trị tài liệu lưu trữ ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 15 3.3.3 Thực trạng nội dung phương pháp xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 16 3.4 Đánh giá chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 18 3.4.1 Ưu điểm 18 3.4.2 Hạn chế .18 3.4.3 Nguyên nhân hạn chế 19 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .19 KẾT LUẬN .21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt CP HĐND NĐ UBND Nghĩa từ viết tắt Chính phủ Hội đồng nhân dân Nghị định Ủy ban nhân dân PHẦN MỞ ĐẦU Tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ có vai trị quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc, công cụ đắc lực phục vụ đạo, điều hành máy quan, đơn vị Trong bối cảnh số lượng tài liệu hình thành trình hoạt động quan ngày tăng lên số lượng, phong phú nội dung Vì vậy, khơng có quản lý, đạo, hướng dẫn cơng tác lưu trữ, có nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu khó khăn công tác bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBNQ quận Tây Hồ quan hành nhà nước địa phương Qua tìm hiểu UBND quận Tây Hồ, tác giả nhận thấy công tác lưu trữ thực khả nghiêm túc, có hiệu Các hoạt động nghiệp vụ thu thập, xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu; bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan tâm đạo tổ chức thực tốt, quy định Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tra cứu, đáp ứng nhu cầu giải công việc cán bộ, công chức, viên chức quan Bên cạnh kết đạt được, phải quản lý khối lượng tài liệu nhiều, tồn đọng nhiều năm, công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ gặp phải nhiều khó khăn có cơng tác xác định giá trị tài liệu Phương pháp xác định giá trị tài liệu thực chưa linh hoạt, nội dung phương pháp nhiều hạn chế, điều dẫn đến chất lượng, hiệu cơng tác xác định giá trị tài liệu chưa cao Xuất phát từ lý đó, với kiến thức tiếp thu từ học phần “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ” tác giả lựa chọn đề tài “Tìm hiểu nội dung phương pháp xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” để làm tập lớn PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Tài liệu” Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 giải thích: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ẩn phẩm vật mang tin khác” 1.1.2 Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” Theo Điều Luật Lưu trữ 2011 nêu “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp” 1.1.3 Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ” Theo giáo trình “Lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” năm 2016, khái niệm “giá trị tài liệu lưu trữ” định nghĩa sau: “Giá trị tài liệu lưu trữ giá trị làm chứng cử đảm bảo cho tài liệu có ý nghĩa trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội Vì chúng cần bảo quản với tư cách tài liệu lưu trữ” 1.1.4 Khái niệm “Xác định giá trị tài liệu lưu trữ” Theo giáo trình “Lý luận phương pháp công tác lưu trữ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016: “Xác định giá trị tài liệu việc nghiên cứu tài liệu sở tiêu chuẩn giá trị chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu lựa chọn chúng để bảo quản lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 nêu rõ: “Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị” Đây khái niệm tác giả sử dụng tập lớn 1.2 Mục đích, ý nghĩa nội dung công tác xác định giá trị tài liệu 1.2.1 Mục đích, ý nghĩa cơng tác xác định giá trị tài liệu Thứ nhất, công tác xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ Căn vào bảng thời hạn bảo quản, tránh việc đánh giá không đúng, không thống giá trị tài liệu Kết việc xác định giá trị tài liệu hồ sơ ghi thời hạn bảo quản đưa thời hạn bảo quản vào mục lục tài liệu mục tài liệu cơng cụ hữu ích để cán lưu trữ quản lý tra tìm tài liệu cách thuận tiện Thứ hai, công tác xác định giá trị tài liệu giúp lựa chọn hồ sơ, tài liệu thực có giá trị để bảo quản; nguồn bổ sung có chất lượng vào phơng lưu trữ; góp phần tối ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam; nâng cao hiệu phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thứ ba, công tác xác định giá trị tài liệu góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng phương tiện bảo quản tài liệu, khắc phục tình trạng tài liệu tích đống quan Bởi lẽ, xác định giá trị tài liệu giúp loại tài liệu thực khơng có giá trị để mang tiêu hủy, tránh gây lãng phí nhân lực, vật lực Thứ tư, thực tốt công tác xác định giá trị tài liệu tránh tình trạng tiêu hủy tài liệu cách tùy tiện Công tác nghiên cứu xây dựng nên nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn làm sở để lựa chọn đánh giá giá trị tài liệu xác Đồng thời việc yêu cầu thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu hạn chế tối đa việc tiêu hủy tài liệu tùy tiện Xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa định đến số phận tài liệu Do đó, người làm cơng tác cần có tinh thần trách nhiệm cao, chuyên môn tốt, đảm bảo yêu cầu xác thận trọng để khơng làm tài liệu có giá trị 1.2.3 Nội dung cơng tác xác định giá trị tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm nội dung: - Nghiên cứu, vận dụng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Các nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp sở, khoa học để xác định xác giá trị tài liệu - Nghiên cứu, xây dựng văn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư quan, giai đoạn lưu trữ quan giai đoạn lưu trữ lịch sử Các văn hướng dẫn cứ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu; lựa chọn xác hồ sơ tài liệu vào bảo quản lưu trữ quan lưu trữ lịch sử - Lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử Mục đích cuối công tác xác định giá trị tài liệu lựa chọn tài liệu thực có giá trị để đưa vào bảo quản lưu trữ; tránh làm tổn diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tối ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam - Loại tài liệu hết giá trị phương diện để tiêu hủy Loại bỏ tài liệu trùng thừa, hết giá trị mặt giúp tối ưu hóa thành phần phơng lưu trữ, giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu kho lưu trữ 1.3 Nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 1.3.1 Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu - Nguyên tắc trị: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu để đưa vào thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải đứng quan điểm Đảng, quyền lợi giai cấp công nhân nhân dân lao động, giữ vững độc lập chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ, lãnh hải quốc gia - Nguyên tắc lịch sử: Khi xem xét giá trị tài liệu, việc vận dụng nguyên tắc lịch sử cần thiết Nguyên tắc đỏi hỏi người làm công tác lưu trữ phải ý đến điều kiện lịch sử, hoàn cảnh lịch sử mà chúng xuất tồn tại; phải nắm vững kiến thức lịch sử để xác định xác ý nghĩa tài liệu - Ngun tắc tồn diện tổng hợp: Để đánh giá xác giá trị tài liệu cần có quan điểm toàn diện, tổng hợp; phải xuất phát từ nhiều góc độ, nhiều phương diện, nhiều khía cạnh để thấy giá trị có chúng mối liên hệ giá trị Từ đó, rút giá trị đích thực tài liệu Tóm lại, việc nghiên cứu vấn đề có tính ngun tắc xác định giá trị tài liệu giúp xử lý khách quan tài liệu Có tác dụng phương hướng giải đắn vấn đề liên quan đến giá trị tài liệu lựa chọn để đưa vào thành phần phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam Có ý nghĩa đạo trình giải nhiệm vụ cụ thể, giúp cán lưu trữ có sở lý luận để bác bỏ quản điểm sai lầm 1.3.2 Phương pháp xác định giá trị tài liệu 1.3.2.1 Phương pháp hệ thống Phương pháp hệ thống việc đặt tài liệu chỉnh thể mà chúng xuất tồn để xem xét Phương pháp cần phải xác định chức năng, nhiệm vụ quan mà hoạt động đời hệ thống văn bản, tài liệu Phải xác định vai trò quan, tổ chức hệ thống tổ chức máy nhà nước Xác định mối liên hệ tài liệu hệ thống Khi đánh giá văn cần đặt văn hồ sơ để xem xét Khi đánh giá hồ sơ cần đặt hồ sơ phông lưu trữ để xem xét đánh giá phông lưu trữ cần đánh giá vai trị, vị trí đơn vị hình thành phơng hệ thống tổ chức quan nhà nước Vận dụng phương pháp để làm sáng tỏ tài liệu có ý nghĩa thể hệ thống mà chúng hoạt động giúp xác định giá trị tài liệu cách xác Đồng thời, nghiên cứu tài liệu hệ thống định, cần quan tâm đến khả phân chia thứ bậc chúng Đây sở quan trọng đánh giá giá trị tài liệu có thơng tin trùng lặp hình thành nhiều trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 1.3.2.2 Phương pháp phân tích chức Phương pháp phân tích chức phương pháp nghiên cứu giá trị tài liệu dựa vào phân loại chức quan, kết hợp với việc xem xét vai trò tài liệu quan cụ thể: Phân tích chức đơn vị hình thành phơng đơn vị cấu thành, phân tích chức tài liệu quan, tổ chức, đơn vị cụ thể Trong hệ thống tổ chức máy Nhà nước, quan xác định chức năng, nhiệm vụ cụ Tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức phản ảnh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ cụ thể Cán lưu trữ cần phần biệt nắm vững đâu chức năng, nhiệm vụ chủ yếu thứ yếu để xem xét giá trị tài liệu cách xác 1.3.2.3 Phương pháp thông tin Giá trị tài liệu lưu trữ giá trị thông tin mà chúng mang lại cho người nghiên cứu Giá trị thơng tin lệ thuộc vào tính xác (độ tin cậy) mà mang lại Giá trị thơng tin cịn lệ thuộc vào mục đích sử dụng Giá trị thay đổi theo thời gian Phương pháp đòi hỏi cần kết hợp kiến thức khoa học dự báo xác định giá trị tài liệu Phương pháp đặt yêu cầu: Lưu giữ tài liệu mức tối thiểu thông tin phải tối đa để xác minh độ xác nội dung thơng tin: cần sử dụng tích hợp phương pháp sử liệu học Khi vận dụng phương pháp này, ta xác định giá trị tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào đầy đủ, độ tin cậy tính mẻ thơng tin chứa đựng tài liệu Việc áp dụng phương pháp giúp tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ quốc gia; giữ lại khối lượng tài liệu lại chứa đựng lượng thơng tin lớn, xác tin cậy 1.3.2.4 Phương pháp sử liệu học Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng Các phương pháp cụ thể sử liệu học sử dụng để phân tích giá trị sử liệu một nhóm tài liệu xác định thời hạn bảo quản thích hợp Nhờ có phân tích, so sánh mà nhà lưu trữ học hiểu giai đoạn khác nguyên nhân làm thay đổi nội dung, hình thức tài liệu Từ xác định giá trị thông tin chứa tài liệu định lựa chọn để bảo quản hay không Đây phương pháp thiết thực hiệu việc xác định giá trị tài liệu cũ nước ta 1.3.3 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Đã có nhiều tiêu chuẩn xây dựng áp dụng để xác định giá trị tài liệu, theo Luật Lưu trữ 2011, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu bao gồm: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu; Tiêu chuẩn tác giá tài liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phông: Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin tài liệu; Tiêu chuẩn mức độ hoàn chinh chất lượng phông lưu trữ; Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu; Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bên tài liệu CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 2.1 Văn Luật Trong lĩnh vực lưu trữ, văn có hiệu lực pháp lý cao Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội, thông qua ngày 11/11/2011 Công tác xác định giá trị tài liệu quy định Điều 2, Điều 16 Luật 2.2 Văn Luật Nghị định số 01/2013NĐ-CP, ngày 03/01/2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, công tác xác định giá trị tài liệu quy định Điều 3.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý, đạo, hướng dẫn Phường hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ UBND quận Tây Hồ quy định chung Hiến pháp 2013 Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015, cụ thể sau: - Xây dựng, trình HĐND quận định nội dung: + Ban hành Nghị vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn HĐND quận + Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn hàng năm quận trước trình UBND thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt + Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phân bổ dự toán ngân sách quận; điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trường hợp cần thiết; phê chuẩn toán ngân sách địa phương; định, chủ trương đầu tư chương trình, dự án địa bàn quận phạm vi phân quyền + Quyết định biện pháp để thực nhiệm vụ quan nhà nước cấp phân cấp; định việc phân cấp cho quyền địa phương, quan nhà nước cấp thực nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương quận + Quyết định thành lập, bãi bỏ quan chuyên môn thuộc UBND quận tổ chức thực nghị HĐND quận - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND quận - Thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền - Phân cấp, ủy quyền cho UBND phường, quan, tổ chức khác thực nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận 3.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức, máy UBND quận Tây Hồ: - Lãnh đạo UBND quận bao gồm: 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch 05 Ủy viên - Các phịng chun mơn thuộc quận: Văn phịng HÐND&UBND quận; Phòng Nội vụ: Phòng Tư pháp; Phòng Y tế; Phịng Kinh tế; Phịng Tài ngun Mơi trưởng: Phịng Quản lý thị; Phịng Tài – Kế hoạch; Phòng Lao động – Thương binh Xã hội; Phòng Văn hóa – Thơng tin; Phịng Giáo dục Đào tạo; Thanh tra Nhà nước - Khối Nội chính, đơn vị trực thuộc quận: Công an quận; Ban Chỉ huy quân quận; Viện Kiểm sát nhân dân; Toà án nhân dân; Chi cục thi hành án dân sự; Ban bồi thường giải phòng mặt bằng; Trung tâm phát triển quỹ đất; Ban quản lý dự án Tây Hồ; Trung tâm thể dục thể thao; Trung tâm Văn hóa quận; Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình; Trung tâm hướng nghiệp dạy nghề; Trung tâm bồi dưỡng trị; Hội Luật gia; Ban quản lý chợ quận Tây Hồ - Các đơn vị hiệp quản: Chi cục Thống kê; Đội quản lý thị trường: Thanh tra Giao thông vận tải; Chi cục Thuế; Kho bạc nhà nước quận; Trung tâm Y tế; Bảo hiểm Xã hội; Ngân hàng sách xã hội; Ngân hàng Nơng nghiệp Phát triển nông thôn chi nhánh Tây Hồ; Điện lực Tây Hồ; Bưu điện Tây Hồ; Trạm bảo vệ thực vật; Trạm Thú y; Trạm Khuyến nông 3.2 Tổ chức phận văn thư, lưu trữ ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Theo Quyết định số 01/2017/QĐ-UBND 12/10/2017 UBND quận Tây Hồ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND UBND quận Với chức năng, nhiệm vụ mình, Văn phịng HĐND - UBND quận Tây Hồ thành lập phận Văn thư, Lưu trữ, để giúp lãnh đạo UBND quận Tây Hồ tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ quan - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Giúp Chánh Văn phòng UBND quận Tây Hồ tổ chức thực quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan chuyên môn tổ chức thuộc quận UBND phường thuộc quận; tiếp nhận văn đến, ban hành văn đi, cập nhật trang thông tin diện từ văn đến phần mềm, chuyển văn - đến quan chun mơn, đóng dấu quản lý loại văn HĐND - UBND quận; hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; thực hoạt động nghiệp vụ thu thập, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ; quản lý kho lưu trữ Quận; thực nhiệm vụ lưu trữ khác Văn phòng UBND Quận - Cơ cấu tổ chức nhân sự: Qua tìm hiểu, Văn phịng HĐND - UBND quận Tây Hồ bố trí 03 cán chuyên trách, có 02 cán văn thư, 01 cán lưu trữ Theo biên chế Văn phịng quận có 02 cán phụ trách văn thư, lưu trữ khối lượng công việc nhiều nên bổ sung thêm có 01 nhân viên hợp đồng đảm nhận cơng tác văn thư Trong đó, có 01 cán nam 02 cán nữ Hiện nay, có 01 cán nữ nghỉ chế độ Qua tìm hiểu, cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ quan có trình độ đại học (có 03 cán có 02 cán đào tạo chuyên ngành lưu trữ với 01 cán nhân viên hợp đồng đào tạo ngành Lưu trữ học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 01 cán đào tạo ngành Luật) Cán văn thư, lưu trữ tập huấn, bồi dưỡng chuyên ngành, có kinh nghiệm, có ý thức trách nhiệm cao đạo đức nghề nghiệp tốt Với thực trạng cho thấy, tuyển dụng đủ số lượng cán thực tế, 01 cán nghỉ chế độ, 01 cán nhân viên hợp đồng trường chưa có nhiều kinh nghiệm, 01 cán không đào tạo chuyên ngành với khối lượng công việc lớn nên việc thực cơng tác lưu trữ nói chung phương pháp xác định giá trị tài liệu nói riêng chưa thật hiệu 3.3 Nội dung phương pháp xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.3.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.3.1.1 Thành phần Trong trình hoạt động UBND quận Tây Hồ sản sinh khối lượng tài liệu tương đối lớn, thành phần tài liệu lưu trữ quan phong phú đa dạng, bao gồm: Tài liệu phịng ban, ngành đồn thể, cá nhân có giá trị kinh tế, văn hóa, quân sự, xã hội địa bàn toàn quận Tây Hồ Đây khối tài liệu quan trọng chủ yếu quan thu thập, bảo quản Tài liệu có giá trị văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm ghi hình, băng đĩa từ hình thành trình hoạt động đơn vị phịng ban ngành, đồn thể, UBND phường thuộc quận 10 Qua tìm hiểu, em nhận thấy thành phần tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ bao gồm: + Tài liệu khối tổng hợp + Tài liệu khối nội + Tài liệu khối kinh tế + Tài liệu tài nguyên + Tài liệu khối văn hóa- xã hội 2.1.5.2 Nội dung a Tài liệu tổng hợp • Tài liệu cơng tác lãnh đạo, đạo gồm: Các chủ trương, sách chung Đảng nhà nước kinh tế, văn hóa, xã hội Quận, hồ sơ kiểm tra công tác quận; hồ sơ hội nghị; sổ ghi biên họp sổ công tác lãnh đạo UBND quận; số ghi biên họp số công tác lãnh đạo UBND Quận… • Tài liệu công tác thi đua khen thưởng: Tập quy định quy chế UBND quận công tác thi đua khen thưởng; hồ sơ hội nghị công tác thi đua khen thưởng UBND quận tổ chức; báo cáo phong trào thi đua địa bàn quận; báo cáo công tác thi đua khen thưởng quận, ngành phường UBND thành phố phát động; hồ sơ khen thưởng danh hiệu tập thể cá nhân, sổ vàng khen thưởng • Tài liệu hành chính- văn thư- lưu trữ: Tập kế hoạch, báo cáo cơng tác năm Văn phịng HĐND- UBND quận; hồ sơ công tác cải cách hành UBND Quận; hồ sơ việc thực rà soát văn quy phạm pháp luật UBND quận; tập văn UBND quận quy định hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ địa bàn quận; chương trình kế hoạch; báo cáo UBND quận công tác văn thư lưu trữ hàng năm; loại số sách; tập lưu văn UBND văn phòng HĐND&UBND quận; tài liệu sưu tầm, ghi chép lịch sử quận kể tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình… b Tài liệu nội • Các tài liệu địa giới hành chính: Văn hướng dẫn cơng tác địa giới hành quận; hồ sơ tài liệu xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành quận, phường trình quan có thẩm quyền phê duyệt, sơ đồ địa giới hành quận, phường 11 • Tài liệu tổ chức máy: Hồ sơ việc thành lập giải thể, hợp nhất, chia tách, đổi tên, xếp lại tổ chức máy UBND quận, phường đơn vị trực thuộc quận đơn vị 01 hồ sơ; … • Tài liệu tổ chức cán bộ: Các hồ sơ thực biên chế, lao động tiền lương năm UBND quận đơn vị trực thuộc; báo cáo chuyên đề cán bộ, lao động, tiền lương UBND quận, thực tiêu chuẩn chức danh, thi tuyển nâng ngạch, định mức lao động, thống kê số lượng, chất lượng cán bộ; hồ sơ việc miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán lãnh đạo, chuyên viên thuộc UBND quận; hồ sơ tài liệu thực công tác đào tạo, bồi dưỡng cán quận, phường đơn vị trực thuộc… • Tài liệu quốc phịng: Kế hoạch, báo cáo năm, dài hạn công tác xây dựng cố quốc phòng địa bàn quận; hồ sơ tuyển quân hàng năm; tập báo cáo chuyển để công tác quân • Tài liệu an ninh: Kế hoạch công tác năm, quý, tháng công an quận; tập báo cáo kết đợt công tác, chiến dịch quân công an quận; hồ sơ tài liệu giữ gìn an ninh, bảo vệ trị nội địa bàn quận; hồ sơ tài liệu việc giữ gìn trật tự an tồn xã hội địa bàn quận • Tài liệu tra; Các văn hướng dẫn công tác tra quận; tập kế hoạch, báo cáo UBND quận công tác tra năm; hồ sơ đợt tra kiểm tra điểm quận thực phường đơn vị trực thuộc; hồ sơ tra vụ việc lớn quận thực hiện; tra kết luận tra vụ việc khiếu nại tố cáo; tài liệu quản lý hoạt động tra kiểm tra • Tài liệu tư pháp: Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác tháng, quý, viện kiểm sát nhân dân quận; tập báo cáo viện kiểm sát nhân dân, tồ án nhân dân quận; tài liệu cơng tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật địa bàn quận; kế hoạch báo cáo công tác tư pháp hàng năm UBND quận; báo cáo công tác hộ tịch; báo cáo hoạt động công chứng; xây dựng văn pháp quy c Tài liệu kinh tế • Tài liệu tài chính: Tập văn bản, tài liệu hướng dẫn, đạo cơng tác tài địa bàn quận; kế hoạch, báo cáo cơng tác tài UBND quận; báo cáo tài đơn vị trực thuộc phường; sơ tài liệu ngân sách hàng năm UBND quận… 12 • Tài liệu thương mại du lịch: Tập văn UBND quận ban hành quy chế, quy định quản lý lĩnh vực thương mại, du lịch; báo cáo hoạt động thương mại du lịch năm địa bàn; hồ sơ quy hoạch phát triển du lịch địa bàn quận; • Tài liệu cơng nghiệp: Hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển ngành tiểu thủ công nghiệp địa bàn quận; kế hoạch, báo cáo năm tình hình sản xuất thủ cơng nghiệp địa bàn quận… • Tài liệu nơng nghiệp: Tập văn quản lý nông nghiệp địa bàn quận; kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp mùa hàng năm quận phường; kế hoạch, báo cáo tra vấn đề nông nghiệp quận; hồ sơ, tài liệu quản lý đất nông nghiệp địa bàn quận, sổ sách thống kê, theo dõi, số liệu điều tra tổng hợp tình hình biến động, phát triển vấn để nơng nghiệp địa bàn quận; hồ sơ, tài liệu công tác thú y… • Tài liệu thủy lợi: Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thủy lợi hàng năm UBND quận; tập văn quản lý đạo vấn đề thủy lợi địa bàn quận; kế hoạch, báo cáo tra vấn đề thủy lợi quận; … • Tài liệu quy hoạch kế hoạch: Hồ sơ, tài liệu quy hoạch tổng thể ngành; hồ sơ tài liệu việc quy hoạch chi tiết khu vực phường; hồ sơ tài liệu chương trình dự án chiến lược phát triển kinh tế xã hội quận; hồ sơ phát triển kinh tế xã hội hàng năm • Tài liệu đầu tư: Tập văn quản lý đạo lĩnh vực quận; hồ sơ việc thẩm định đấu thầu phê duyệt dự án đầu tư địa bàn quận; hồ sơ chương trình dự án, mục tiêu quận • Tài liệu xây dựng bản: Hồ sơ tài liệu quy hoạch xây dựng địa bàn, kế hoạch, báo cáo công tác xây dựng hàng năm UBND quận; hồ sơ tra, kiểm tra cơng trình xây dựng UBND quận phường; hồ sơ cơng trình UBND quận đầu tư; quản lý xây dựng; d Tài liệu tài nguyên • Tài liệu đất đai: Hồ sơ, tài liệu đo đạc lập đồ địa chính; hồ sơ tài liệu quy hoạch kế hoạch sử dụng đất; hồ sơ, tài liệu sách đất đai quận, hồ sơ việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ, tài liệu việc thu hồi, giao đất địa bàn cho tổ chức cá nhân; … • Tài liệu nhà ở: Hồ sơ tài liệu Về quy hoạch phát triển nhà địa bàn quận; hồ sơ, tài liệu việc chuyển quyền sử dụng đất, nhà 13 • Tài liệu dự án: Tài liệu giải phóng mặt dự án, thẩm định phê duyệt cơng trình xây dựng, hồ sơ tốn cơng trình; giải khiếu kiện xây dụng giải phóng mặt bảng thuộc thầm quyền… • Tài liệu tra xây dựng: Tài liệu xử phạt xây dựng tra xây dựng UBND quận; • Tài liệu dự án XDHTKTXQ Hồ Tây: Tài liệu GPMB; hồ sơ quy hoạch kè hồ tây, thẩm định, phê duyệt dự án kè Hồ Tây; e Tài liệu văn hóa- xã hội • Tài liệu tơn giáo dân tộc: Tập kế hoạch, báo cáo công tác tôn giáo hàng năm UBND quận; hồ sơ, tài liệu giải vụ việc điển hình tơn giáo địa quận; … • Tài liệu văn hóa thơng tin: Tập văn chi đạo cơng tác văn hóa thơng tin, thể dục thể thao địa bàn quận; hồ sơ, tài liệu quy hoạch báo cáo hàng năm hoạt động văn hóa thơng tin thể thao địa bàn quận; hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển mạng lưới nhà văn hóa địa bàn… • Tài liệu thể thao: Tập văn quản lý đạo hoạt động thể thao địa bàn quận; chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết năm hoạt động thể dục thể thao địa bàn quận; … • Tài liệu giáo dục: Tập văn quản lý công tác giáo dục quận; chương trình, để án quy hoạch xây dựng phát triển ngành giáo dục quận; chương trình kế hoạch báo cáo tổng kết năm giáo dục quận; hồ sơ việc tra kiểm tra ngành giáo dục; tập báo cáo tổng kết trường THCS, tiểu học, mầm non địa bàn quận; … • Tài liệu y tế: Tập văn đạo công tác y tế địa bàn quận; chương trình đề án quy hoạch xây dựng phát triển ngành y tế địa bàn quận; báo cáo chuyên để công tác y tế địa bàn; tập báo cáo tình hình hoạt động phòng khám đa khoa quận trạm y tế phường; hồ sơ chương trình dự án ngành y tế quận • Tài liệu lao động thương binh xã hội: Tập văn đạo công tác LĐ- TB-XH địa bàn quận; chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác năm phịng lao động thương binh xã hội địa bàn quận; báo cáo chuyên để công tác lao động – thương binh – xã hội địa bàn quận; tài liệu, đồ công tác quy tập mộ liệt sĩ địa bàn quận; … 14 • Tài liệu dân số gia đình trẻ em: Tập văn quản lý, đạo cơng tác dân số gia đình trẻ em địa bàn quận; chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác năm dân số, gia đình trẻ em quận; … 3.3.2 Giá trị tài liệu lưu trữ ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.3.2.1 Giá trị thực tiễn Cung cấp thông tin cần thiết đáng tin cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tính hình, tổng kết đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương, sách, đề định quản lý xác, phù hợp với địa phương Sử dụng tài liệu lưu trữ để hoạch định, xây dựng chiến lược phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn địa phương; quy hoạch vùng kinh tế trọng điểm; quy hoạch đất đai Phục vụ hoạt động kiểm tra, giám sát quan cấp Tài liệu lưu trữ công trình xây dựng bản, du án giúp khơi phục, nâng cấp, sửa chữa nhanh chóng chứng để xử lý vi phạm xây dựng cơng trình bị hư hỏng Giúp bảo tồn phát huy giá trị văn hóa truyền thống địa phương; đáng tin cậy để nhà nước cơng nhận di sản văn hóa có giá trị địa bàn quận; xây dựng văn hóa tiên tiến, phù hợp với nếp sinh hoạt người dân; đồng thời rút nhiều thông tin bổ ích việc giáo dục truyền thống cách mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, tinh yêu nước địa phương Là sở để thực chinh sách đền ơn đáp nghĩa, trợ cấp xã hội + Giải khiếu nại tố cáo nhân dân việc xây dựng cơng trình; giải phóng, đen bù đất đai Phục vụ giải công việc thực tiễn cán chuyên môn 3.3.2.2 Giá trị lịch sử Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quý giá, sở sử liệu quan trọng việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung lịch sử địa phương nói riêng Bởi lẽ, UBND quận Tây Hồ quan hành nhà nước địa phương, tài liệu UBND quận phản ánh lãnh đạo Đảng Nhà nước chủ trương, đường lối sách mặt đời sống xã hội địa bàn quận; đồng thời phản ánh giai đoạn phát triển, mốc đánh dấu thành tựu UBND quận 15 3.3.3 Thực trạng nội dung phương pháp xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.3.3.1 Văn đạo, hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu UBND quận Tây Hồ Qua khảo sát tìm hiểu, UBND quận Tây Hồ ban hành văn đạo công tác xác định giá trị tài liệu thông qua Kế hoạch công tác Văn thư Lưu trữ hàng năm Tuy nhiên, chưa ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu mà thực dựa văn quy định, hướng dẫn như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/ 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Công văn số 2623/SNVCCVTLT ngày 17/10/2017 Sở Nội vụ TP Hà Nội việc hướng dẫn hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị Đây khó khăn lớn, cần quan tâm đạo liệt lãnh đạo để công tác xác định giá trị tài liệu thực có hiệu 3.3.3.2 Cơng cụ phương pháp xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Qua tìm hiểu, công cụ sử dụng để xác định giá trị tài liệu UBND quận Tây Hồ như: Lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến quan, tổ chức Việc xác định giá trị tài liệu UBND quận Tây Hồ thực chủ yếu với nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu Phương pháp xác định giá trị tài liệu sử dụng ủy ban nhân dân quận Tây Hồ bao gồm phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin phương pháp sử liệu học Phương pháp hệ thống: Trong công tác xác định giá trị tài liệu, ủy ban nhân dân quận Tây Hồ vận dụng phương pháp hệ thống để làm sáng tỏ tài liệu có ý nghĩa hệ thống mà chúng hoạt động giúp xác định giá trị tài liệu cách xác 16 Phương pháp phân tích chức năng: Trong UBND quận Tây Hồ, phòng, ban chức xác định chức năng, nhiệm vụ cụ thể Tài liệu sản sinh q trình hoạt động phịng, ban phản ảnh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ cụ thể Cán lưu trữ cần phần biệt nắm vững đâu chức năng, nhiệm vụ chủ yếu thứ yếu để xem xét giá trị tài liệu cách xác Phương pháp thơng tin: Với nội dung phong phú đa dạng, tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ chứa đựng thông tin có giá trị mặt đời sống xã hội địa quận Tây Hồ Khi vận dụng phương pháp này, xác định giá trị tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào đầy đủ, độ tin cậy tính mẻ thơng tin chứa đựng tài liệu Việc áp dụng phương pháp giúp tối ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ quốc gia; giữ lại khối lượng tài liệu lại chứa đựng lượng thông tin lớn, xác tin cậy Phương pháp sử liệu học: Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quý giá, sở sử liệu quan trọng việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung lịch sử địa phương nói riêng Bởi lẽ, UBND quận Tây Hồ quan hành nhà nước địa phương, tài liệu UBND quận phản ánh lãnh đạo Đảng Nhà nước chủ trương, đường lối sách mặt đời sống xã hội địa bàn quận; đồng thời phản ánh giai đoạn phát triển, mốc đánh dấu thành tựu UBND quận 3.3.3.3 Hội đồng xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Để đảm bảo tài liệu xác định giá trị cách xác, quy định, quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Tuy nhiên, qua tìm hiểu nhận thấy, UBND quận Tây Hồ chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, việc xác định giá liệu hầu hết thực quan, đơn vị thực hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu cho quận Khơng có Hội đồng xác định giá trị, việc đánh giá giá trị cho hồ sơ tài liệu dựa ý kiến chủ quan, phiến diện người chỉnh lý Điều dẫn đến tình trạng tài liệu bị xác định sai giá trị tài liệu hết giá trị làm thủ tục tiêu hủy Đồng thời khiến công tác xác định giá trị tài liệu chưa tuân thủ nghiêm túc theo pháp luật, tạo thói quen thiếu trách nhiệm thực nghiệp vụ 17 3.3.3.4 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Có thể nói, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị có ý nghĩa lớn việc tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu, giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách nhanh chóng, hiệu Nhưng qua tìm hiểu, hoạt động tiêu hủy tài liệu UBND quận Tây Hồ chưa quan tâm thực Cho đến nay, nằm Kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ hàng năm, UBND quận chưa có kế hoạch cụ thể việc đánh giá lại khối tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy Điều dẫn đến số lượng tài liệu cần đem tiêu hủy kho lớn, khoảng 150m giá tài liệu, gây tốn diện tích kho, thiếu trang thiết bị bảo quản khiến tài liệu thu thập phải xếp vào bao hỏm, đặt đất 3.4 Đánh giá chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.4.1 Ưu điểm Thứ nhất, tổ chức phận lưu trữ lãnh đạo quan tâm kiện toàn theo quy định Nhìn chung, cán lưu trữ thực chức năng, nhiệm vụ mình, đảm bảo hoạt động thực tiễn quan Cán bộ, công chức, viên chức quan biết vận dụng số phương pháp, công cụ để xác định sơ giá trị tài liệu thực khả tốt nhiệm vụ giao nộp tài liệu vào lưu trữ Thứ hai, UBND quận Tây Hồ có quan tâm, đạo công tác xác định giá trị tài liệu Hàng năm, UBND quận có kế hoạch tổ chức thực cơng tác có kế hoạch tra, kiểm tra công tác Thứ ba, UBND quận Tây Hồ thực xác định giá trị kết hợp nghiệp vụ chỉnh lý khoa học khối tài liệu rời lẻ, chất đống, giúp định thời hạn bảo quản cho khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu; tránh mát đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu 3.4.2 Hạn chế Bên cạnh thành tựu đạt được, công tác xác định giá trị tài liệu UBND quận Tây Hồ tồn số hạn chế cần phải khắc phục: Thứ nhất, kết khảo sát cho thấy đội ngũ cán văn thư, lưu trữ so với khối lượng cơng việc cịn mỏng, chưa đáp ứng yêu cầu giải công việc Cán chưa thực có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo thực công tác quy định 18 Thứ hai, hệ thống văn đạo, quy định, hướng dẫn cụ thể công tác xác định giá trị tài liệu cịn thiếu, khiến cho cơng tác hoạt động thiếu hiệu quả, không tuân thủ nghiêm túc theo quy định Thứ ba, việc thiếu công cụ xác định giá trị tài liệu sách dẫn phông lưu trữ; danh mục hồ sơ tài liệu đặc biệt bảng thời hạn bảo quản gây khó khăn lớn đổi với cán bộ, cơng chức, viên chức việc xác định giá trị Thứ tư, chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu mà dựa đánh giá người chỉnh lý, dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu chưa xác định giá trị xác, quy định Thứ năm, nhận thức cán công chức, viên chức vai trò, ý nghĩa áp dụng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn công tác xác định giá trị tài liệu hạn chế 3.4.3 Nguyên nhân hạn chế Thứ nhất, khối lượng công việc nhiều, đội ngũ cán làm công tác lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu cơng việc; chưa có chế tài đổi với việc thực công tác xác định giá trị tài liệu nên cán thực thờ ơ, thiếu trách nhiệm Thứ hai, việc xây dựng thời hạn bảo quản tài liệu hoạt động phức tạp, người xây dựng cần có trình độ chun mơn nắm rõ chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Đồng thời, thiếu văn hướng dẫn, quy định việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Thứ ba, chưa có nhận thức thực rõ ràng tầm quan trọng vai trò Hội đồng xác định giá trị tài liệu để công tác xác định giá trị tài liệu thực quy định, tài liệu đánh giá khách quan xác Thứ tư, cán bộ, cơng chức, viên chức chưa có đủ kiến thức có thói quen lập hồ sơ xác định giá trị tài liệu sau giải xong công việc ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Một là, cần bổ sung kiện toàn tổ chức phận văn thư lưu trữ Bộ phận văn thư có vai trị quan trọng việc xác định giá trị tài liệu, bổ sung, hoàn thiện kiện toàn tổ chức phận văn thư nhằm thu thập, chỉnh lý, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu Hai là, cần tiếp tục xây dựng, bổ sung hoàn thiện văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có việc xác định giá trị tài liệu 19 Để công tác xác định giá trị tài liệu thực thống nhất, hiệu quả, việc ban hành văn quy định, đạo hưởng dẫn cần thiết Muốn xây dựng hoàn thiện văn chi đạo, hướng dẫn nghiệp vụ phải có quan tâm lãnh đạo, ý thức trách nhiệm cán chuyên môn dựa văn quy định quan tương đương khác thực có hiệu Ba là, đổi nâng cao nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư - lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ Cần có đạo, điều hành cấp lãnh đạo cần quan tâm, thường xuyên kịp thời Đồng thời, lãnh đạo quận cần có biện pháp tun truyền tới tồn thể cán bộ, cơng chức ý thức UBND quận nên tham gia nói chuyện hay buổi trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ Bốn là, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức UBND quận Tây Hồ Tập huấn, bồi dưỡng biện pháp hữu hiệu giúp cán lưu trữ thực công tác xác định giá trị tài liệu cách thục xác Chủ động xây dựng kế hoạch tập huấn, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ cho cán lưu trữ, tạo điều kiện cho họ tham gia lớp đảo tạo, bồi dưỡng, tập huấn, nghiên cửu, trao đổi kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ Chi cục Văn thư – Lưu trữ Sở Nội vụ TP Hà Nội tổ chức Năm là, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ nói chung, cơng tác xác định giá trị tài liệu nói riêng Đây khâu cần thiết giúp quan nắm tình hình thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ để rút học kinh nghiệm, đồng thời có biểu dương khen thưởng phê bình kịp thời đơn vị, cá nhân UBND quận Tây Hồ phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, đánh giá công tác định kỳ hàng năm Sáu là, đẩy mạnh công tác tuyên truyền giá trị tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ Cần đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền, phổ biến rộng rãi, thường xuyên giá trị, ý nghĩa tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ để từ phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức quan vai trò tài liệu nhiệm vụ mình, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác xác định giá trị nói riêng 20 KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ tài sản vô quý giá, cần bảo quản an toàn phát huy hết giá trị Để tài liệu lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ mình, cơng tác xác định giá trị tài liệu công tác thiếu nhằm giúp lựa chọn tài liệu lưu trữ thực có giá trị để bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng Nhận thức vai trò ý nghĩa trên, nhà nghiên cứu xây dựng nên hệ thống lý luận cho công tác xác định giá trị tài liệu Đây sở để Đảng, Nhà nước quan, tổ chức ban hành văn quy định, hướng dẫn, góp phần tiến hành cơng tác cách thống có hiệu UBND quận Tây Hồ từ thành lập đến quan tâm đến công tác lưu trữ, thực đầy đủ có hiệu hoạt động nghiệp vụ có cơng tác xác định giá trị tài liệu Ý thức ảnh hưởng xác định giá trị tài liệu việc thực nghiệp vụ vai trò ý nghĩa chúng, quan cố gắng thực đạt kết định Tuy nhiên, với số nguyên nhân mà công tác xác định giá trị tài liệu nhiều bất cập Bằng việc hệ thống hóa sở lý luận phân tích, đánh giá thực trạng, tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu UBND quận Tây Hồ thời gian tới Tóm lại, thấy rằng, cơng tác xác định giá trị tài liệu có vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung hoạt động lưu trữ ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nói riêng Chính thế, cần phải thực đồng giải pháp để nâng cao hiệu xác định giá trị tài liệu, góp phần nâng cao hiệu việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, góp phần hồn thành mục tiêu quan, tổ chức 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Bộ Nội vụ, Thông tư số 13/2011/TT-BNV, ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Chính phủ, Nghị định số 01/2013NĐ-CP, ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị Nông Thị Lý(2018), Nâng cao hiệu công tác Lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Tuyết Mai(2017), Tổ chức lao động khoa học công tác Lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Văn thư- Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quốc hội, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, Công văn số 2623/SNV-CCVTLT, ngày 17/10/2017 việc hướng dẫn hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội(2016), Giáo trình Lý luận phương pháp công tác lưu trữ 22 ... hướng dẫn để xác định giá trị tài liệu NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Giới thiệu khái quát ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.1.1... động ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .10 3.3.2 Giá trị tài liệu lưu trữ ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 15 3.3.3 Thực trạng nội dung phương pháp xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây. .. hiệu 3.3 Nội dung phương pháp xác định giá trị tài liệu ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.3.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trình hoạt động ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3.3.1.1 Thành phần