BẰNG VÍ DỤ THỰC TIỄN HÃY LÀM RÕ NỘI DUNG VÀ CÁCH VẬN DỤNG NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN VÀ PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI BẰNG VÍ DỤ THỰC TIỄN HÃY LÀM RÕ NỘI DUNG VÀ CÁCH VẬN DỤNG NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN VÀ PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ Mã phách Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN NỘI DUNG 1 1 TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN LỤC NGẠN TỈNH BẮC GIANG 1 1 1 Vị trí địa lý 1 1 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1 1 2 1 Chức năng 1 1 2 2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2 1 2 2 1 Trong lĩnh vực kinh tế 2 1 2 2 2.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: BẰNG VÍ DỤ THỰC TIỄN HÃY LÀM RÕ NỘI DUNG VÀ CÁCH VẬN DỤNG NGUYÊN TẮC, TIÊU CHUẨN VÀ PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Thu thập xác định giá trị tài liệu lưu trữ Mã phách:………………………………… Hà Nội – 2021 MỤC LỤC PHẦN NỘI DUNG TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN LỤC NGẠN TỈNH BẮC GIANG 1.1 Vị trí địa lý Lục Ngạn huyện miền núi tỉnh Bắc Giang, nằm trục đường Quốc lộ 31, có địa giới hành sau: - Phía Bắc giáp huyện Chi Lăng huyện Hữu Lũng - Tỉnh Lạng Sơn; - Phía Tây Nam giáp huyện Lục Nam - Tỉnh Bắc Giang; - Phía Đơng giáp huyện Sơn Động - tỉnh Bắc Giang Trung tâm huyện lỵ cách trung tâm thành phố Bắc Giang 40km, có tổng diện tích tự nhiên 101.223,72 ha, với 30 đơn vị hành chia thành vùng rõ rệt : Vùng thấp gồm 17 xã thị trấn, vùng cao gồm 12 xã 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; -Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; -Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; -Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn 1.2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai -Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; -Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; -Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; -Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; -Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật 1.2.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp -Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; -Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; -Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.2.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải -Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; -Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; 1.2.2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch -Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; -Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; -Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 1.2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao -Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; -Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; -Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hố danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; -Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh 1.2.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường -Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; -Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phịng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; -Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương 1.2.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội -Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; -Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; -Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; -Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; -Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội 1.3 Cơ cấu tổ chức Căn Nghị định số 14/2008NĐ-CP ngày 4/2/2008 Chính phủ Quyết định số 21/2009/QĐ-UBND ngày 31/2/2008 UBND tỉnh Bắc Giang việc thành lập quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện Hiện nay, UBND huyện Lục Ngạn có 13 phịng 09 đơn vị nghiệp 13 phịng chun mơn : Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn Phòng Nội vụ huyện Phòng Lao động –TB xã hội huyện Phòng Tài – Kế hoạch Phịng Giáo dục Đào tạo Phịng Văn hố – Thơng tin Phòng Tư pháp Thanh tra huyện Phòng Y tế 10 Phịng Tài ngun Mơi trường 11 Phịng Kinh tế 12 Phịng Quản lý thị 13 Phịng Dân tộc 09 đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện : Ban quản lý dự án ĐTXD huyện, Ban Bồi thường GPMB, Trung tâm Văn hóa, Hội chữ thập đỏ, Trung tâm Thể dục thể thao, Đài phát thanh, Trung tâm dạy nghề, Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình huyện, 09 Thanh tra xây dựng huyện CÁC NGUYÊN TẮC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU -Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân -Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Nguyên tắc quy định , phép tắc làm sở để xem xét , đánh giá thực cơng việc thực tế Nói cách khác , muốn thực công việc cách khoa học , đạt hiệu cao cần tuân theo nguyên tắc định Xác định giá trị tài liệu cần thực cách khoa học , xác hiệu nên cần tuân theo nguyên tắc định Theo lý luận thực tiễn lưu trữ học, công tác xác định giá trị tài liệu cần tuân theo ba nguyên tắc sau : 2.1.Nguyên tắc trị Bất tài liệu sản sinh mang dấu ấn thể thái độ trị quan, tổ chức, cá nhân sản sinh Tính trị cịn thể rõ nội dung tài liệu, mục đích việc ban hành tài liệu Vì vậy, xác định giá trị quốc gia nào, quan, tổ chức hay cá nhân người ta cần tuân theo nguyên tắc trị Nội dung nguyên tắc trị xác định giá trị tài liệu cán hưu trữ cần lập trường, tư tưởng, quan điểm giai cấp thống trị Ở Việt Nam, xác định giá trị tài liệu cần quan điểm lập trường nhân dân lao động mà đại diện Đảng Cộng sản Việt Nam Từ đó, cán lưu trữ cần lựa chọn tài liệu mà xét thấy có lợi Đảng, Nhà nước nhân dân Khi xác định giá trị tài liệu Phong Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lập trường, từ tưởng quan điểm Đảng Cộng sản Việt Nam, cần : - Lựa chọn tài liệu có lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia cho Đảng để bảo quản lâu dài vĩnh viễn lưu trữ lịch sử - Đảng ta quan niệm tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc, tài sản quốc gia Điều ghi nhận Pháp lệnh Lưu trữ 2001 văn khác Đảng Nhà nước Tài liệu lưu trữ chứng cứ, nguồn sử liệu để nghiên cứu tái lại lịch sử dân tộc, kênh thông tin quan trọng để truyền đạt thông điệp lịch sử cho hệ sau cách chân thực Vì vậy, việc xác định gia trị tài liệu cần đứng quan điểm bảo vệ nguồn di sản văn hóa thiêng liêng dân tộc, quốc gia đảng, không lấy việc loại bỏ tài liệu hết giá trị khỏi phịng mục đích chủ yếu hàng đầu - Những tài liệu sản sinh từ thời kỳ lịch sử khác nhau, chế độ trị khác song có ý nghĩa phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng Nhà nước cần lựa chọn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn lưu trữ lịch sử Những tài liệu góp phần giúp hệ sau nhìn nhận lịch sử dân tộc cách xác thực toàn diện 2.2 Nguyên tắc lịch sử Bất tài liệu thân chứa đựng dấu ấn thời kỳ lịch sử sản sinh qua yếu tố nội dung hình thức tài liệu Nhìn vào tài liệu khắc gỗ thị chữ Hán khẳng định tài liệu sản sinh thời đại Phong kiến Việt Nam, nên có giá trị đặc biệt Vì , xác định giá trị tài liệu cần phải tuân theo nguyên tắc lịch sử 2.3.Nguyên tắc toàn diện tổng hợp Tồn diện tổng hợp tác nhìn tổng qt khía cạnh từ ngồi để có đánh giá xác thực vật, tượng Xét tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu cần có nhìn bao quát khách quan nội dung, hình thức điều kiện sản sinh tài liệu Bởi lẽ, nội dung hình thức tài liệu khơng có ý nghĩa lĩnh vực định xét khía cạnh cụ thể có lợi ích khác Áp dụng ngun tắc xác định giá trị tài liệu để đảm bảo cách xác cần đặt tài liệu mối liên hệ toàn diện tổng hợp Ý nghĩa tài liệu không chứa đựng thể ý nghĩa nội dung thông tin tài liệu mà cịn thể hình thức, thể thúc vật liệu, kỹ thuật chế tác tài liệu CÁC PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Theo nghĩa thông thường, phương pháp cách thức tiến hành công việc để đạt hiệu cao Để xác định giá trị tài liệu xác cần tuân theo bốn phương pháp sau đây: 3.1 Phương pháp phân tích chức Mỗi quan máy nhà nước xác định chức năng, nhiệm vụ cụ trình hoạt động phải thực chức năng, nhiệm vụ Do vậy, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức ln ln có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Vì vậy, xác định giá trị tài liệu, cán hưu trữ cần vào chức năng, nhiệm vụ Cơ quan để lựa chọn tài liệu 3.2 Phương pháp hệ thống Mỗi ngành lĩnh vực tổ chức, hoạt động chịu quản lý hệ thống định Trong trình hoạt động, quan hệ thống thường sản sinh loại tài liệu giống tương tự xác định giá trị tài liệu cần ý đến tính thống tài liệu hệ thống quan, ngành, địa phương có liên quan nhằm đảm bảo đánh giá xác giá trị tài liệu Đồng thời cần ý đến khả phân chia thứ bậc quan hệ thống áp dụng phương pháp phân tích chức để xác định xác giá trị tài liệu Áp dụng phương pháp hệ thống giúp ta loại bớt tài liệu trùng thừa quan có hệ thống, tối ưu hoá thành phần phong lưu trữ quốc gia Việt Nam 10 3.3.Phương pháp thông tin Giá trị tài liệu đánh giá giá trị thơng tin chứa đựng tài liệu Thông tin tài liệu phản ảnh xác thực vật , tượng thực tế đảm bảo tính chân thực tài liệu Nói cách khác độ chân thực tài liệu thể mức độ chân thực thông tin phản ánh vật, tượng tài liệu Khi xác định giá trị tài liệu cần ý đến tài liệu có thông tin đầy đủ, chân thực vật, tượng mà nội dung tài liệu đề cập Những tài liệu có thơng tin trùng lặp cần phải xem xét kỹ lưỡng lựa chọn cách cẩn thận cho khối tài liệu giữ lại mà chứa đựng lượng thông tin đầy đủ xác Độ chân thực thơng tin chứa đựng tài liệu độ chân thực tài liệu kiểm chứng việc đối chiếu thông tin tài liệu với thực tế vật, tượng dựa vào tài liệu có liên quan khác 3.4 Phương pháp sử liệu học Sử liệu học môn khoa học nghiên cứu sử liệu Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử Vì , lưu trữ học sử liệu học có mối quan hệ mật thiết với Phương pháp sử liệu có nghĩa áp dụng phương pháp liệu học để đánh giá giá trị tài liệu Sử liệu học coi tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu cần xác định xem tài hiệu chân thực hay giả mạo Tài liệu lưu trữ có tính chân thực cao, phản ánh xác thực tế vật , tượng đánh giá giá trị tài liệu mức độ cao định thời hạn bảo quản cao Để xác định độ chân thực tài liệu, sử liệu học dựa vào việc phân tích thân sử liệu Vật liệu chế tác tài liệu, văn phong ngôn ngữ tài liệu, tác giả tài liệu, người kỷ Dựa vào chất liệu làm tài liệu người ta xác định xem tài liệu có sản sinh vào thời điểm lịch sử khơng dựa vào ngơn ngữ văn phong xác định tác giả 11 tài liệu , dựa vào quan sản sinh tài liệu hay người kỷ ( tài liệu quản lý nhà nước ) xác định thời gian cụ thể tài liệu phạm vi hẹp Từ xác định mức độ chính, gốc tài liệu lưu trữ Đây phương pháp xác thực hiệu việc xác định tài liệu cũ đất nước ta Do điều kiện chiến tranh liên miên, số tài liệu khuyết yếu tố thể thức cần làm sáng tỏ để đánh giá xác giá trị tài liệu Trong số trường hợp nội dung thơng tin tài liệu có yếu tố khơng với thực tế vật, tượng mà tài liệu bị khuyết tác giả áp dụng phương pháp sử liệu học giúp tìm yếu tố thiếu truy cứu trách nhiệm kịp thời Tuy nhiên, áp dụng phương pháp phải đảm bảo yêu cầu thận trọng để tránh trường hợp cố tình giả mạo tài liệu việc làm sai trái việc xoá chứng tài liệu lưu trữ Mỗi phương pháp có vai trị, vị trí định phù hợp với phịng , loại hình tài liệu cụ thể, Vì vậy, để xác định xác giá trị tài liệu cần vận dụng linh hoạt phương pháp CÁC TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Theo nghĩa thơng thường , tiêu chuẩn tiêu chí quy định dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá vật, tượng Để đánh giá giá trị tài liệu cách xác cần vận dụng số tiêu chuẩn sau: 4.1.Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu Nội dung tài liệu toàn thông tin vấn đề, việc hay người đề cập tài liệu Mỗi tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức biểu thị nội dung định để phục vụ mục đích quan, tổ chức, cá nhân làm tài liệu Nói cách khác, mục đích ban hành văn quan, tổ chức thể nội dung văn Nội dung linh hồn tài liệu giá trị tài liệu chủ yếu quy định nội dung tài liệu 12 Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cần đánh giá cao tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ mặt hoạt động đơn vị hình thành phơng Đồng thời đánh giá cao tài liệu có nội dung tổng két trình hoạt động đơn vị hình thành phơng qua thời kỳ lịch sử Khi xác định giá trị tài liệu Phong Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần ý đến tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp mặt hoạt động quốc gia suốt trình lịch sử, cụ thể : - Tài liệu có nội dung phản ảnh lịch sử hình thành phát triển Đảng Cộng sản Việt Nam - Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước giữ nước dân tộc - Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử xây dựng phát triển ngành - Tài liệu xây dựng phát triển địa phương 4.2.Tiêu chuẩn tác giả tài liệu Tác giả tài liệu quan , tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu Tác giả tài liệu thường ghi dấu hình thức tài liệu Trong phơng lưu trữ , tài liệu hình thành từ nguồn khác , gồm : tài liệu cấp gửi xuống cấp ghi lên quan ngang cấp ; quan, tổ chức hệ thống cá nhân gửi đến tài liệu quan, đơn vị hình thành phơng sản sinh Nói cách khác, tài liệu phông lưu trữ nhiều tác giả sản sinh Vận dụng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần nộp lưu vào hưu trữ cần xem xét đến tác giả tài liệu Đối với phơng hưu trữ quan, tài liệu có ý nghĩa đánh giá cao tài liệu quan sản sinh để thực chức năng, nhiệm vụ chủ yếu quan Những tài liệu nguồn khác gửi đến khơng phải tài liệu có giá trị mà chúng đánh giá khác 13 phần dựa vào mối quan hệ tác giả tài liệu với đơn vị hình thành phơng Thơng thường tài liệu quan cấp ghi xuống để đạo hoạt động quan thường tài liệu có nội dung liên quan đến việc thực chức năng, nhiệm vụ quan nên tài liệu đánh giá cao tài liệu cấp gửi xuống nội dung liên quan trực tiếp đến chức , nhiệm vụ quan hình thành phơng Đối với tài liệu cấp đơn vị trực thuộc gửi lên có nhiều nội dung khác song cần đánh giá cao tài liệu có nội dung báo cáo cơng tác phản ánh tổng kết nhiệm vụ quan hình thành phông giao Những báo cáo liên quan đến việc triển khai thực nhiệm vụ đơn vị hình thành phơng cấp độ, phạm vi cụ Đối với tài liệu nguồn khác gửi đến song liên quan đến việc giải công việc cụ thể nằm hồ sơ công việc quan có tránh nhiệm giải thủ tài liệu đánh giá giá trị cấp độ hồ sơ công việc, không đánh giá tách rời riêng lẻ cấp độ tăng tài liệu Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, việc xác định giá trị tài liệu xác định dựa vào vai trò, vị trí đóng góp cá nhân phát triển quốc gia, dân tộc hay ngành, lĩnh vực định Những cá nhân lịch sử, tiêu biểu thị tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trung tâm lưu trữ quốc gia 4.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng Cơ quan, đơn vị hình thành phơng quan, tổ chức cá nhân mà q trình hoạt động phơng tài liệu hình thành Trong thực tế, cần phân biệt quan, đơn vị hình thành phông với tác giả tài liệu Tác giả tài liệu quan làm tài liệu đơn vị hình thành phơng nơi bảo quản tài liệu giai đoạn hành Đối với phong lưu trữ có đơn vị hình thành cịn tài liệu phơng có nhiều tác giả khác 14 Tuy nhiên, tác giả tài liệu quan, đơn vị hình thành phơng khơng phải quan, đơn vị hình thành phơng Tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng xây dựng sở dựa vào phương pháp phân tích chức Vị trí, tầm quan trọng quan, đơn vị hình thành phơng máy nhà nước xã hội có vai trị quan trọng việc xác định giá trị tài liệu phong lưu trữ quan, đơn vị hình thành nên Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần đánh giá cao phong tài liệu mà quan, đơn vị hình thành phơng có vị trí quan trọng hàng đầu máy lãnh đạo Đảng máy quản lý nhà nước Tài liệu quan sản sinh ln nguồn bổ sung quan trọng phong lưu trữ quốc gia Việt Nam Đối với phong tài liệu mà quan, đơn vị hình thành phong khơng có vai trị, vị trí quan trọng, xác định giá trị tài liệu cần ý đến việc lựa chọn tài liệu chủ yếu liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử quan đơn vị hình thành phơng Từ tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phong lập mục quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quốc gia Danh mục loại công cụ thu thập, bổ xác định giá trị tài liệu 4.4.Tiêu chuẩn trùng lặp thơng tin tài liệu Trong q trình hoạt động quan, tổ chức xuất tài liệu có thơng tin trùng lặp Điều địi hỏi việc xác định giá trị tài liệu cần có lựa chọn thận trọng khoa học Sự trùng lặp thông tin phong lưu trữ quan việc in văn bản, trích văn tổng hợp thông tin nhiều tài liệu 4.5 Chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu Thời gian địa điểm tài liệu hai yếu tố quan trọng sử dụng làm xác minh độ chân thực tài liệu 15 4.5.1.Về thời gian tài liệu Thời gian tài liệu bao gồm thời gian sản sinh tài liệu thời gian vật, tượng đề cập đến nội dung tài liệu Trong nhiều trường hợp, thời gian sản sinh tài liệu trùng với thời gian nhắc tới nội dung tài liệu như: văn quản lý nhà nước, văn ban hành để giải công việc cụ thể, cấp bách công việc không cần hạn định thời gian Cũng có tài liệu hai khoảng thời gian tương đối cách xa như, tập hồi ký , tường trình vật, tượng xảy ra, biên ghi ghi chép trường, nơi xảy vụ việc Trong xác định giá trị tài liệu người ta cho tài liệu có thời gian gần với công việc, kiện xảy thực tế mang tính xác thực đánh giá cao 4.5.2.Về địa điểm tài liệu Địa điểm tài liệu yếu tố quan trọng liên quan đến xác định giá trị tài liệu Địa điểm tài liệu địa danh lập tài liệu địa danh nhắc tới nội dung tài liệu Trong trường hợp địa danh nơi lập tài liệu trùng với địa danh nhắc tới nội dung tài liệu tài liệu đánh giá cao tài liệu khác Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần ý đến tài liệu sản sinh địa danh có ý nghĩa quan trọng kinh tế, trị, xã hội đất nước Đối với tài liệu có giá trị lịch sử cần đánh giá cao tài liệu sản sinh địa danh trực tiếp xảy kháng chiến dân tộc, tài liệu có số thiếu sót vấn đề thể thúc Đối với tài liệu thời kỳ đại cần đánh giá cao tài liệu có địa điểm sản sinh phản ánh kiện xảy thủ trung tâm trị, kinh tế, văn hóa lớn đất nước tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 16 Đối với lưu trữ tình, cần đánh giá cao tài liệu sản sinh phản ánh kiện xảy trung tâm trị kinh tế, văn hóa tỉnh khu phát triển kinh tế , văn hóa trọng điểm tỉnh Như vậy, vận dụng tiêu chuẩn địi hỏi cán làm cơng tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia cần nắm vững kiến thức lịch sử dân tộc biết đến lợi ích lâu dài đất nước để không làm mát tài liệu có giá trị 4.6.Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh chất lượng phong lưu trữ Phông lưu trữ khối tài liệu hoàn chỉnh tương đối hoàn chỉnh phản ánh trình hoạt động quốc gia, quan cá nhân Như , phong lưu trữ khối tài liệu phải phản ánh đầy đủ tương đối đầy đủ trình hình thành phát triển quan, đơn vị hình thành phơng Theo tiêu chuẩn này, trình xác định giá trị tài liệu gặp phơng mà tài liệu chúng nhiều lý bị mát, thất lạc nhiều, khối tài liệu có giá trị cịn cần giữ thêm tài liệu giá trị để bảo quản phịng Những tài liệu góp phần bổ sung giúp cho việc nghiên cứu thêm hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Đối với nước ta việc vận dụng tiêu chuẩn có ý nghĩa lẽ, thực tế chiến tranh thiên tai, điều kiện khí hậu ý thức gìn giữ tài liệu cán bộ, nhân dân số nơi chưa tốt nên phơng tài liệu cũ cịn giữ tài liệu có giá trị Trong điều kiện cho phép, sưu tầm tài liệu có liên quan để bổ sung hoàn chỉnh phong lưu trữ việc im tài liệu phòng đơn vị chủ quản cấp phông lưu trữ cấp Theo tiêu chuẩn này, trường hợp tài liệu cịn lại phơng có tài liệu có ý nghĩa chủ yếu xác định giá trị tài liệu cần giữ lại tài liệu có ý nghĩa thứ yếu tìm tài liệu có ý nghĩa chủ yếu bổ sung vào phông lưu trữ 17 4.7.Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu Hiệu lực pháp lý tài liệu thể hai mặt thể thúc văn nội dung văn thể thức văn bản, văn có hiệu lực pháp lý đảm bảo đủ yếu tố thể thúc quan nhà nước quy định cần phải có văn như: quốc hiệu, tác giả văn bản, địa danh thời gian ban hành văn , tên loại nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan ban hành văn Về nguyên tắc, xác định giá trị lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản lưu trữ cần lựa chọn tài liệu có hiệu lực pháp lý, tức tài liệu phải có đủ yếu tố thuộc thể thức văn Tuy nhiên, thực tế áp dụng tiêu chuẩn cần xem xét vận dụng hoàn cảnh lịch sử cụ thể Bởi lẽ có tài liệu thơng tin có giá trị cao, song điều kiện khách quan nên không đảm bảo yếu tố thể thức văn Vận dụng tiêu chuẩn định thời hạn bảo quản tài liệu cần ý đến thời gian có hiệu lực tài liệu Thời hạn bảo quản tài liệu phải lớn thời gian có hiệu lực pháp lý tài liệu Sau khoảng thời gian có hiệu hiệu lực pháp lý, tài liệu có giữ lại hay khơng phụ thuộc vào ý nghĩa lịch sử tài liệu xác định giá trị việc vận dụng tiêu chuẩn khác 4.8 Tiêu chuẩn tinh trạng vật lý tài liệu Tình trạng vật lý tài liệu tình trạng tài liệu xem xét yếu tố vật lý, hóa học, có ảnh hưởng đến hình thức tài liệu Tình trạng vật lý tài liệu ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu sau Trong thực tế nhiều tài liệu phòng hưu trữ quốc gia điều kiện tác động yếu tố tự nhiên bị hư hỏng Khi phát tài liệu quý bị hư hỏng cần có biện pháp tu bổ, phục chế để cấp cứu chúng Song tài liệu tu bổ phục chế Vì vậy, áp dụng tiêu chuẩn có nghĩa tài liệu quý 18 song tình trạng vật lý kém, phục chế cần loại bỏ Bởi lẽ đù có giữ tài liệu khơng người ta khơng thể khai thác, sử dụng mà có nguy làm hư hỏng tài liệu khác Tài liệu lưu trữ thực phát huy tác dụng khai thác, sử dụng để phục vụ nhu cầu xã hội 4.9.Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu Giá trị tài liệu nhiều trường hợp thể nội dung tài liệu mà thể yếu tố ngôn ngữ, kỹ thuật, vật liệu chế tác tài liệu Dựa vào ngôn ngữ hay vật liệu chế tác tài liệu nghiên cứu sử liệu học, văn học nhận biết thời kỳ lịch sử sản sinh tài liệu VÍ DỤ THỰC TIỄN: PHƠNG LƯU TRỮ UỶ BAN HÀNH CHÍNH HUYỆN LỤC NGẠN ( GIAI ĐOẠN 1948-1962) 5.1 Vận dụng nguyên tắc xác định giá trị tài liệu: 5.1.1 Nguyên tắc trị -Đây tài liệu quan nhà nước có thẩm quyền, phục vụ cho hoạt động quản lí tỉnh nước ta Cịn thể quan điểm trị mà đại diện Đảng Cộng sản Việt Nam -Đây tài liệu có ý nghĩa phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lựa chọn bảo quản lâu dài 5.1.2 Vận dụng nguyên tắc lịch sử Đây thời kỳ lực lượng cách mạng giành quyền thành lập Ủy ban cách mạng lâm thời Sau bầu cử HĐND huyện ngày 05/7/1946, Ủy ban kháng chiến hành huyện Lục Ngạn (gọi tắt UBKCHC huyện Lục Ngạn) thành lập, đồng thời Phông UBKCHC huyện hình thành (gọi tắt Phơng Lục Ngạn I) 19 5.1.3.Nguyên tắc toàn diện tổng hợp Phông Lục Ngạn I kéo dài 16 năm tất lĩnh vực Vì khơng thể đánh giá giá trị tài liệu hồ sơ lên toàn phơng Mà phải có nhìn tổng qt nhiều khía cạnh huyện Lục Ngạn II hay Phơng thời kì trước Lưu ý đến hình thức, thể thức, vật liệu kĩ thuật chế tác TL để làm sáng tỏ đến PLT khác 5.2 Vận dụng phương pháp xác định giá trị tài liệu 5.2.1 Phương pháp phân tích chức Ủy ban kháng chiến hành huyện Lục Ngạn có chức lãnh đạo quân đội, nhân dân kháng chiến, mở rộng vùng tự do, xây dựng phát triển kinh tế sau chiến tranh, tiêu phổ kháng chiến, sơ tán nhân dân vùng tự do, cơng tác cứu tế, giảm tơ thuế, ủng hộ quyền cách mạng nuôi quân đánh giặc, mua sắm vũ khí phương tiện phục vụ chiến đấu 5.2.2 Phương pháp hệ thống Phông Lục Ngạn I tổ chức, hoạt động theo hệ thống định, khơng có trùng thừa lĩnh vực với Đảm bảo tối ưu hoá thành phần PLT 5.2.3 Phương pháp thông tin Thông tin Phông phản ánh công tác lãnh đạo, đạo UBKCHC việc ổn định trị tư tưởng sống nhân dân, khắc phục hậu sau chiến tranh, khôi phục phát triển kinh tế, xã hội khai hoang, lập ấp, đẩy mạnh sản xuất nông nghiệp, thủy lợi, cải cách ruộng đất, phát triển văn hóa, giáo dục, y tế, giao thông, xây dựng hợp tác xã nông nghiệp, thực thắng lợi kế hoạch ngắn hạn, dài hạn tỉnh 5.2.4 Phương pháp sử liệu học Áp dụng phương pháp để tìm nguồn sử liệu, tài liệu có ý nghĩa quan trọng phục vụ cho mục đích nghiên cứu đánh giá giá trị tài liệu, qua việc phân tích thân Phông Lục Ngạn I như: vật liệu làm 20 giấy hay gỗ,những người kí cơng văn hiệp ước liên quan đến kháng chiến,… 5.3.Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 5.3.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu Phông Bắc Giang I phản ánh trình hoạt động quan UBKCHC huyện Lục Ngạn, lãnh đạo, đạo tỉnh quân sự, đánh địch lòng địch, mở rộng vùng tự do, xây dựng phát triển kinh tế sau chiến tranh, tiêu phổ kháng chiến, sơ tán nhân dân vùng tự do, công tác cứu tế, giảm tơ thuế, ủng hộ quyền cách mạng ni quân đánh giặc, mua sắm vũ khí phương tiện phục vụ chiến đấu 5.3.2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu Tác giả tài liệu Ủy ban kháng chiến hành huyện Lục Ngạn … Hoặc cịn tài liệu từ Tỉnh gửi xuống để đạo kháng chiến hay tài liệu cấp gửi lên để báo cáo, tham mưu,… 5.3.3 Tiêu chuẩn ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng Nơi bảo quản hành phông Lục Ngạn I Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 5.3.4 Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin tài liệu Phông Lục Ngạn I thu thập chỉnh lí hồn chỉnh đưa vào phục vụ khai thác nên khơng có tài liệu bị trùng lặp 5.3.5 Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu 5.3.5.1 Về thời gian Bao gồm tất tài liệu từ năm 1948 đến 1962 không phân biệt vật liệu ghi tin, chất liệu phương pháp ghi tin 5.3.5.2 Về địa điểm hình thành tài liệu Trong huyện Lục Ngạn 21 5.3.6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh chất lượng phơng lưu trữ Vì hình thành q trình kháng chiến trải qua khoảng thời dài.Rồi phương pháp bảo quản tài liệu lúc trước chưa tốt nên khơng thể cịn ngun vẹn 100% giá trị tài liệu 5.3.7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu Đây sản sinh trình kháng chiến cần cần nâng thời hạn bảo quản để đưa vào lưu trữ lịch sử 5.3.8 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu Đa số tài liệu ghi giấy bị hư hỏng nhẹ 5.3.9 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu Ngôn ngữ phông thể chữ quốc ngữ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Dương Văn Khảm, Phương pháp lựa chọn tiêu huỷ tài liệu quan, Nxb Chính trị quốc gia 22 ... thể nội dung văn Nội dung linh hồn tài liệu giá trị tài liệu chủ yếu quy định nội dung tài liệu 12 Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ cần đánh giá cao tài liệu có nội dung. .. hình tài liệu cụ thể, Vì vậy, để xác định xác giá trị tài liệu cần vận dụng linh hoạt phương pháp CÁC TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Theo nghĩa thông thường , tiêu chuẩn tiêu chí quy định. .. quy định dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá vật, tượng Để đánh giá giá trị tài liệu cách xác cần vận dụng số tiêu chuẩn sau: 4.1 .Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu Nội dung tài liệu tồn thơng