BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Mã phách: ………………… HÀ NỘI - 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .1 PHẦN NỘI DUNG MỘT SỐ KHÁI NIỆM .2 1.1 Khái niệm “Quy trình soạn thảo văn bản” 1.2 Khái niệm công tác soạn thảo ban hành văn 2 QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 2.1 Chuẩn bị soạn thảo văn .3 2.2 Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định nhà nước 2.3 Duyệt trình ký văn 2.4 Ban hành văn .6 YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 3.1 Yêu cầu nội dung 3.2 Yêu cầu thẩm quyền 3.3 Yêu cầu văn phong ngôn ngữ 3.4 Yêu cầu thể thức kĩ thuật trình bày văn 10 3.5 Yêu cầu bố cục 11 3.6 Các yêu cầu khác 11 MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN THẠCH THẤT, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .11 4.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội 11 4.1.1 Chức .11 4.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 12 4.1.3 Cơ cấu tổ chức 12 4.2 Thực trạng số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo ban hành Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất 13 4.2.1 Chuẩn bị soạn thảo văn 13 4.2.2 Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định nhà nước .14 4.2.3 Duyệt trình ký văn .17 4.2.4 Ban hành văn 17 4.3 Nguyên nhân lỗi quy trình soạn thảo văn 18 MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC CÁC LỖI TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 19 5.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức công tác soạn thảo ban hành văn bản, đặc biệt quy trình soạn thảo văn 19 5.2 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn 19 5.3 Tăng cường công tác kiểm tra rà soát thường xuyên văn ban hành 20 5.4 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo ban hành văn .20 5.5 Nâng cao ý thức tự học, tự rèn luyện cho cán bộ, công chức, làm công tác soạn thảo văn 21 5.6 Một số giải pháp khác 21 KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .23 PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Chính vậy, Đảng Nhà nước ta ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ quốc gia Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức Vì làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hóa; giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Có thể nói, cơng tác văn thư có vị trí ý nghĩa quan trọng phát triển đất nước nói chung quan tổ chức nói riêng Nội dung công tác văn thư bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, soạn thảo ban hành văn có vai trị vơ quan trọng cơng tác văn thư nói chung hoạt động quan tổ chức nói riêng Qua tìm hiểu UBND huyện Thạch Thất, cụ thể Văn phòng HĐND UBND huyện tác giả nhận thấy công tác soạn thảo ban hành văn đạt hiệu thành cơng định, nhiên cịn số tồn tại, hạn chế mắc phải số lỗi quy trình soạn thảo văn bản… Chính lý đó, với kiến thức tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư” tác giả lựa chọn đề tài: “Quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội” để làm tập lớn với mục tiêu hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn bản, số lỗi trình soạn thảo văn đề xuất số giải pháp khắc phục lỗi nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn PHẦN NỘI DUNG MỘT SỐ KHÁI NIỆM 1.1 Khái niệm “Quy trình soạn thảo văn bản” Tác giả Vương Đình Quyền có trình bày Lý luận phương pháp công tác văn thư: “Quy trình soạn thảo văn khái niệm dùng để trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo văn để ban hành.”[4; 165] Trong Giáo trình văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có đưa ra: “Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước cần thiết xếp có khoa học nhằm đạt yêu cầu thời gian chất lượng văn bản.” [2; 83] Theo giáo trình Văn Quản lý Nhà nước Kỹ thuật soạn thảo văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Quy trình soạn thảo văn trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo văn để ban hành” 1.2 Khái niệm công tác soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo ban hành văn hoạt động cá nhân quan, tổ chức chịu trách nhiệm soạn thảo văn phải tiến hành nhằm ban hành văn đạo, điều hành truyền đạt định, thông tin quản lý chủ thể ban hành theo thể thửc, trình tự, thủ tục thẩm quyền luật định nhằm thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN - Phân công soạn thảo - Thu thập thơng tin phân tích, lựa chọn thơng tin - Xây dựng đề cương dự thảo văn Chuẩn bị soạn thảo Khôn g duyệt - Viết thảo - Tổ chức lấy ý kiến cho thảo - Tổng hợp ý kiến góp ý cho thảo hồn chỉnh Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định Nhà nước - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt nội dung thảo - Chánh văn phịng trưởng/phó phịng hành duyệt thể thức thủ tục pháp lý - Lãnh đạo quan duyệt ký ban hành Duyệt trình ký văn Sơ đồ Quy trình soạn thảo văncóbản - Sauvà khiban có chữhành ký người thẩm quyền, cán Ban hành thư hồn thiệnchính thể thức,theo thủ tục,Nghị ban hànhđịnh cụ thể Số Quy trình soạn thảovăn vàbản ký ban hành vănvănbản hành 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư với quy trình cụ thể: 2.1 Chuẩn bị soạn thảo văn Đây bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn thuận lợi chất lượng gồm nội dung sau đây: - Phân công soạn thảo: Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo - Đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo: + Xác định mục đích, tính chất, nội dung vấn đề cần văn Trong đó, cần xác định mục đích ban hành văn để làm gì? Có mục đích? tính chất văn bản? Giới hạn văn (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh)? Cá nhận tổ chức giao soạn thảo văn cần xác định tính chất, mục đích văn hướng đến Mục đích ? Văn có tính chất nào? + Xác định hình thức, nội dung; độ mật, khẩn văn cần soạn thảo: Việc xác định hình thức văn sử dụng cần vào mục đích, tính chất nội dung cần văn hóa; vào chức hình thức văn thẩm quyền ban hành quan để lựa chọn hình thức văn phù hợp, từ xác định bố cục nơi dung hình thức văn Trích yếu nội dung phải ngắn gọn phản ánh chủ đề văn Đồng thời, cần xác định rõ tính chất vấn đề cần soạn thảo để đề xuất với lãnh đạo quan, đơn vị định mức độ mật, khẩn văn Tùy vào mục đích, tính chất văn mà cá nhân tổ chức giao soạn thảo văn xác định hình thức, nội dung văn cho phù hợp Hình thức văn theo quy định quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư Hình thức văn hành bao gồm Quyết định(cá biệt), Nghị quyết(cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thơng báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Cơng điện, Bản ghi nhớ, Bản thỏa thuận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo Nội dung văn soạn thảo phụ thuộc vào mục đích, tính chất ban hành văn Nội dung văn cần tuân thủ yêu cầu nội dung soạn thảo văn Trong trình soạn thảo, nội dung văn thể thông tin cần truyền đạt Chính cần đảm bảo yêu cầu cụ thể giúp người tiếp nhận văn hiểu thực quyền nghĩa vụ giao -Thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn thông tin: Đây bước vô quan trọng trình soạn thảo văn bản, Nếu làm tốt bước góp phần định chất lượng văn soạn thảo Bởi thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn thơng tin cần thiết có liên quan tới nội dung vấn đề cần văn hố Thơng tin cần thu thập thông tin pháp lý thông tin thực tế từ nguồn khác với nhiều phương pháp khác Thơng tin liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng khác có tác dụng phạm vi khác nên q trình thu thập thơng tin cần có định hướng cụ thể thích hợp Các thơng tin đưa vào văn cần đầy đủ phải đánh giá kiểm tra, kiểm soát độ tin nguồn thông tin - Xây dựng đề cương dự thảo văn bản: Xây dựng để cương văn phác thảo bố cục nội dung, ý lớn nhỏ văn nhắm giúp cho việc soạn thảo văn thuận lơi Đề cương trình bày sơ lược chi tiết dự định điểm cốt yếu nội dung bố cục văn Những văn có nội dung quan trọng tổ chức hội thảo thông qua đề cương Việc xây dựng để cương nhằm mục đích tạo chủ động việc soạn thảo phần cụ thể nội dung văn Sau thu thập, phân tích đầy đủ nội dung cần thiết cá nhân tổ chức phân công soạn thảo phác thảo nội dung văn 2.2 Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định nhà nước - Viết thảo: Trên sở để cương xây dựng, cá nhân đơn vị chủ trì tiến hành soạn yếu soạn thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung văn xác định Ở khâu phải sử dụng câu, từ, cụm từ để diễn đạt ý để cương đồng thời đảm bảo cho văn tạo thành thể thống trọn vẹn hình thức nội dung + Phù hợp với hình thức, thể thức văn quy định Điều 7, Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác Văn thư, Thể thức văn quy định: “1 Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP” Sau soạn thảo xong phải kiểm tra tả, kĩ thuật trình bày, mục đích đạt văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Điều 9, Nghị định 30/2020/NĐ-CP: “Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định này” - Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho thảo: Văn có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo Bước thực với mục đích đảm bảo nguyên tắc dân chủ, khách quan hoạt động quản lý văn bản, vấn đề có liên quan đến quyền, lợi ích cá nhân, đơn vị, phận khác tổ chức - Tổng hợp ý kiến góp ý cho thảo (nếu có) hồn chỉnh dự thảo 2.3 Duyệt trình ký văn Duyệt thảo quy định Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP: “1 Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định” - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng phó) duyệt nội dung thảo Nội dung thảo phải đáp ứng đầy đủ mục đích việc soạn thảo ban hành văn Nội dung bảo đảm tính khoa học, mục đích, khoa học Sau người có thẩm quyền duyệt nội dung văn thường ký nháy vào văn đề xác nhận văn xét duyệt nội dung Trong trường hợp thảo văn không đạt u cầu nội dung khơng xét duyệt chuyển ngược lại cho cá nhân tổ chức chịu trách nhiệm soạn thảo văn chỉnh sửa hoàn thiện lại theo yêu cầu lãnh đạo đơn vị phụ trách soạn thảo - Sau văn kiểm duyệt nội dung duyệt nội dung chuyển thảo hoàn chỉnh cho Chánh Văn phịng (cơ quan có Văn phịng) trưởng/phó phịng hành duyệt thể thức thủ tục pháp lí Thể thức văn quy định cụ thể Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Sau thảo bảo đảm đầy đủ thể thức theo quy định, phận văn phịng phịng hành tổng hợp trình lãnh đạo quan, tổ chức ký ban hành văn Nếu văn không bảo đảm thể thức chuyển ngược lại cho cá nhân tổ chức đảm nhiệm soạn thảo chỉnh sửa cho quy định - Lãnh đạo quan (thủ trưởng phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt ký ban hành Nếu văn quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký(Các văn để minh chứng cho dự thảo làm sở để người có thẩm quyền ký phê duyệt Ký ban hành văn quy định cụ thể Điều 13, Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Sau có chữ ký thủ trưởng quan, người có thẩm quyền ban hành văn văn lúc gọi gốc Bản gốc chuyển xuống quan văn thư đóng dấu cấp số ban hành văn 2.4 Ban hành văn Sau có chữ kí người có thầm quyền, cán văn thư hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành, cụ thể: + Kiểm tra lần cuối thể thức văn bản: Nội dung kiểm tra theo Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác Văn thư Sau văn đáp ứng đầy đủ yêu cầu thể thức cán Văn thư tiến hành thực ghi số ban hành văn bản, ngày tháng năm ban hành văn + Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Việc ghi số, thời gian ban hành văn quy định Điều 15, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ + Nhân theo số lượng nơi gửi, nơi nhận: Theo yêu cầu, mục đích nhiệm vụ việc ban hành văn cán văn thư tiến hành nhân văn theo số lượng văn nơi nhận, nơi gửi Văn sau nhân đóng dấu + Đóng dấu quan: Sau văn nhân từ gốc cán văn thư quan đóng dấu vào văn Văn đóng dấu gọi văn có hiệu lực ban hành Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn quy định Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ: + Phát hành văn bản: Văn đóng dấu phát hành đến quan, tổ chức, phận có liên quan để thực + Theo dõi văn phát hành: Việc theo dõi văn sau phát hành nhằm mục đích kip thời khắc phục lỗi kỹ thuật (nếu có) phát sinh khác Đối với văn có nội dung quan trọng, gửi văn cần kèm phiếu gửi để theo dõi trình chuyển-nhận, tránh việc thất lạc văn Việc phát hành theo dõi việc chuyển phát văn quy định Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ: + Lưu văn theo quy định hành (01 gốc lưu văn thư, 01 lưu đơn vị soạn thảo) Văn ban hành phải theo thẩm quyền, nội dung văn tuân theo quy định Hiến pháp, pháp luật hành văn cấp ban hành 3.2 Yêu cầu thẩm quyền Văn quan, tổ chức phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, nội dung văn không trái với Hiến pháp, pháp luật quy định cấp Thẩm quyền ban hành văn hành xem xét hai mặt: Thẩm quyền hình thức: Thẩm quyền ban hành hình thức văn có nghĩa quan, tổ chức ban hành hình thức thể loại văn luật pháp quy định Trả lời cho câu hỏi quan có thẩm quyền ban hành hình thức văn khơng? Nếu văn ban hành không thẩm quyền, văn khơng có hiệu lực giá trị pháp lý Thẩm quyền nội dung: Thẩm quyền nội dung có nghĩa chủ thể quản lí phép bạn hành văn để giải vấn đề, việc mà theo pháp luật chủ thể có thẩm quyền giải Cơ quan, cấp quy định quyền hạn giải vấn đề phạm vi định pháp luật ban hành văn phù hợp với chức vụ quyền hạn đảm bảo phù hợp đường lối, chủ trương nhà nước, quy định pháp luật Nói cách khác, nội dung văn phải phù hợp với thẩm quyền quản lí nhà nước quan ban hành văn Nội dung văn ban hành không trái với Hiến pháp, pháp luật hành quy định cấp yêu cầu nghiêm ngặt quan nhà nước Mục đích để đảm bảo ký cương phép nước, làm cho chủ trương sách, luật pháp nhà nước thi hành nghiêm chỉnh thống nhất; đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức ký luật quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng ngành, cấp, quan tùy tiện đặt quy định, chế độ riêng mà không dựa sở pháp luật nhà nước Tất cá sở quy định rõ Hiến pháp Luật 3.3 Yêu cầu văn phong ngơn ngữ Văn phong hành – công vụ dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hồn chỉnh phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp văn lĩnh vực hoạt động pháp luật hành Văn phong cần đạt yêu cầu sau: Tính xác, mạch lạc: dùng từ ngữ xác, quán; diễn đạt ý rõ ràng, mạch lạc; câu văn chặt chẽ ngữ pháp, logic nghĩa xác tả Tính khn mẫu: văn soạn thảo theo thể thức, kỹ thuật Nhà nước quy định Tính khn mẫu văn giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp cho người đọc dễ hiểu Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự: văn thể tiếng nói quyền phải ln đàm bảo nghiêm túc, trang trọng, lịch qua thể tơn trọng đối Với chủ thể thị hành Tính khách quan: văn phải trình bày thơng tin cách khách quan, không thiên vị, không đưa quan điểm cá nhân vào văn bản; thơng tin trình bày văn phải với thực khách quan; không sử dụng từ biểu cảm Tính phổ thơng, đại chúng: văn phải viết ngôn ngữ dễ hiểu, ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên ngành Ngôn ngữ dùng văn hành cần đảm bảo: Chuẩn xác: đảm bảo chuẩn mực xác nghĩa từ, tả, dễ hiểu, phổ thơng đại chúng, không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Cách hành văn: cách đặt câu ngữ pháp cách diễn đạt văn viết, khơng sử dụng văn nói Câu khẳng định sử dụng phổ biến văn hành chính, số trường hợp thay câu phủ định Câu chủ động sử dụng phổ biển câu bị động trường hợp cần nhấn mạnh sử dụng câu bị động 3.4 Yêu cầu thể thức kĩ thuật trình bày văn “Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất cá loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn” Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quy định cụ thể Khoản Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ Cơng tác văn thư Thể thức văn bán hành bao gồm thành phần chính: Quốc hiệu Tiêu ngữ; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh thời gian ban hành văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyển; Dấu, chữ ký số quan, tổ chức; Nơi nhận Ngoài thành phần quy định Khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác như: Phụ lục; Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn 10 phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành; Địa quan, tổ chức; thư điện tử: trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Hình thức văn phải phù hợp với loại văn bản, đảm bảo thực theo quy định hành Văn phải trình bày kỹ thuật đảm bảo phần nội dung bố trí, xếp trình bày theo quy định 3.5 Yêu cầu bố cục Theo nghĩa khái quát nhất, bố cục văn quản lí nhà nước xếp, phân bố thành phần thuộc thể thức văn theo vị trí dưới, trước sau, phải trải nhằm đảm bảo tính hợp lí văn Hiện nay, bố cục tổng thể văn quản lí nhà nước quan nhà nước có thẩm quyền quy định cụ thể để thực thống nước Các quy định vấn đề thể tập trung Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác văn thư Do bố cục chung văn quản lí nhà nước quy định thống nghiên cứu bố cục loại văn người ta thường quan tâm đến hố cục nội dung văn 3.6 Các yêu cầu khác Ngoài yêu cầu trên, soạn thảo văn quản lý nhà nước cần lưu ý đến yêu cầu khác yêu cần về: Quy trình soạn thảo, yêu cầu thời gian soạn thảo… MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN THẠCH THẤT, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội 4.1.1 Chức Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất (sau gọi tắt Văn phòng) quan chuyên mơn thuộc UBND huyện; có chức tham mưu - tổng hợp cho HĐND UBND huyện hoạt động HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; đám bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện Trực tiếp quản lý đạo hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ 11 chức tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải nhận kết để trả cho cá nhân, tổ chức Văn phòng có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, dự tốn kinh phí để hoạt động mở tài khoản Kho bạc Nhà nước theo quy định, chịu quản lý, đạo trực tiếp toàn diện UBND huyện; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn Văn phịng Đồn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phịng HĐND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh 4.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng chương trình làm việc HĐND, Thường trực HĐND UBND, Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện, giúp Thường trực HĐND UBND huyện tổ chức thực chương trình Kiểm tra thủ tục chuẩn bị văn quan chuyên môn thuộc UBND huyện cấp UBND cấp dưới, trình UBND huyện định để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền định Phục vụ kì họp HĐND phiên họp, làm việc UBND, Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND Ban HĐND huyện với đơn vị chun mơn, đồn thể nhân dân UBND xã, thị trấn Chủ trì, phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND HĐND huyện việc tiếp dân, tiếp nhận giải đơn thư khiếu nại, tổ cáo công dân theo quy định pháp luật Quản lý tài chính, tài sản Văn Phịng HĐND UBND giao theo quy định Thực nhiệm vụ khác Thường trực HĐND, UBND huyện giao theo quy định 4.1.3 Cơ cấu tổ chức CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (Tổng hợp) BỘ PHẬN TỔNG HỢP PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG (VH-XH) BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH – PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (HC-QT) BỘ PHẬN KẾ TOÁN – TÀI VỤ Thất KẾT QUẢ QUẢN TRỊ Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Chánh Văn Phòng: Là người đứng đầu quan, chịu trách nhiệm trước UBND huyện trước pháp luật toàn hoạt động Văn phịng HĐND UBND huyện 12 Các Phó Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện người giúp Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Ngồi ra, cịn có cán bộ, cơng chức, viên chức thực nhiệm vụ: Tham mưu, tổng hợp; hành quản trị, kế toán, lái xe, bảo vệ, phục Vụ, tiếp nhận trả kết theo chế “một cửa”, quản trị mạng, văn thư, photocopy, Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất 4.2 Thực trạng số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo ban hành Văn phịng HĐND UBND huyện Thạch Thất Quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội thực bảo đảm tuân thủ theo quy định pháp luật, cụ thể Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Cơng tác Văn thư Tuy nhiên, quy trình soạn thảo ban hành văn bản, Văn phòng HĐND UBND có số lỗi phát sinh xảy ra, thể cụ thể: 4.2.1 Chuẩn bị soạn thảo văn Đây bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn thuận lợi chất lượng, nhiên bước chuẩn bị soạn thảo văn có nhiều vấn đề thường xuyên xảy tiến hành soạn thảo văn Trước hết, phân công soạn thảo: Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Tuy nhiên, Văn phịng có thời điểm việc phân cơng soạn thảo văn cịn chưa phù hợp với đơn vị, cá nhân soạn thảo dẫn đến việc soạn thảo chưa chuyên môn đơn vị cá nhân soạn thảo văn Lỗi có xảy khắc phục cách triệt để Thứ hai, thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn thơng tin: Đây bước vơ quan trọng q trình soạn thảo văn bản, làm tốt bước góp phần định chất lượng văn soạn thảo Tuy nhiên việc thu thập thông tin văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất số cá nhân, đơn vị phân cơng soạn thảo có lúc cịn chưa chuẩn xác, lựa chọn thơng tin chưa đầy đủ, ảnh hưởng đến nội dung văn cần soạn thảo ban hành Độ tin cậy thông tin nhiều chưa khách quan, cần phải xem xét điều chỉnh 13 Thứ ba, xây dựng đề cương dự thảo văn bản: Xây dựng để cương văn phác thảo bố cục nội dung, ý lớn nhỏ văn nhắm giúp cho việc soạn thảo văn thuận lơi Tuy nhiên, qua tìm hiểu, văn phịng HĐND UBND huyện Thạch Thất có số cá nhân, đơn vị phân công soạn thảo chưa xây dựng đề cương dự thảo văn mà xây dựng thảo văn luôn, dẫn đến phải sửa sửa lại nhiều lần, soạn thảo văn không bảo đảm 4.2.2 Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định nhà nước - Viết thảo: Trong trình viết thảo, phát sinh số lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể: Nhiều văn bị sai thể thức thành phần cấu tạo nên văn như: Số, ký hiệu văn bản; Địa danh , ngày , tháng , năm ban hành văn ; Tên loại trích yếu nội dung văn ; Nội dung văn ; Chức vụ , họ tên chữ ký người có thẩm quyền; Dấu quan, tổ chức; Nơi nhận; số thành phần khác Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến văn Trích yếu q dài , trích yếu khơng phản ánh nội dung văn + Lỗi phần Quốc hiệu Tiêu ngữ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm phía cùng, bên phải trang văn Tiêu ngữ “Độc lập - Tự - Hạnh phúc”: Được trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm canh Quốc hiệu; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ Hai dịng chữ Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày cách dòng đơn Theo Quy định Phụ lục 01, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Chính phủ Quốc hiệu Tiêu ngữ có quy định Tuy nhiên, thực tế tìm hiểu quy trình soạn thảo văn số văn chưa cách dòng đơn, tiêu ngữ cụm từ có chưa có dấu gạch nối (-) mà có dấu gạch dài(–) có cách chữ; phía chưa có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ mà chủ yếu sử dụng lệnh chữ gạch chân - Số, ký hiệu văn 14 Phần số kí hiệu trình bày đầy đủ văn theo quy định hành Tuy nhiên, tác giả nhận thấy số văn lỗi sai “dấu cách”; “dấu hai chấm” phần số, ký hiệu văn Đặc biệt nội dung soạn thảo công văn Ví dụ: Quyết định Số : 1026/QĐ – CT Thơng báo Số:28/TB- UBND - Địa danh ngày, tháng năm ban hành văn Địa danh ngày, tháng năm ban hành văn trình bày số dòng với số ký hiệu văn bản, giữa, Quốc hiệu, tiêu ngữ; sử dụng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13, sau địa danh có dấu phẩy Đa phần địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày theo quy định UBND HUYỆN THẠCH THẤT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG HĐND-UBND Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 52/QĐ-VP Thạch Thất, ngày 15 tháng 07 năm 2020 Tuy nhiên, số văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn chưa Vẫn mắc phải số lỗi phải, ngày nhỏ 10, tháng nhỏ khơng có số “0” đằng trước Ví dụ: Thạch Thất, ngày tháng 01 năm 2021 Thạch Thất, ngày 05 tháng năm 2021 - Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại văn đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; trích yếu nội dung văn canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ: KẾ HOẠCH Tun truyền ngày giới khơng khói thuốc 11/5 Tuy nhiên, số văn tên cơng văn thiếu dịng kẻ ngang Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số ký hiệu, cỡ chữ 1213 in thường, đứng; canh số ký hiệu Ví dụ: Số: 1603/UBND-VP V/v xây dựng chương trình cơng tác năm 2019 15 - Nội dung văn Một số văn văn phòng HĐND-UBND huyện Thạch Thất số lỗi nội dung, cụ thể: Mục đích ban hành số văn xác định chưa chuẩn xác, chưa phù hợp Nội dung văn có tính khoa học chưa cao, tính khả thi thấp - Nơi nhận Nơi nhận văn gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn Phần nơi nhận số 9a: Từ “Kính gửi” tên quan cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:) Nếu văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân trình bày dịng; trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng, tên quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) Ví dụ: Kính gửi: UBND huyện Thạch Thất Phần nơi nhận số 9b: Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng ( ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký ” sát lề trái ), sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thưởng, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan , tổ chức , đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng , đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;) , dòng cuối bao gồm chữ “ Lưu ” sau có dấu hai chấm , chữ viết tắt “ VT” , dấu phẩy (,) , chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu , cuối dấu chấm (.) Một số văn Văn phòng ban hành mắc lỗi phần “Nơi nhận”, khơng có “dấu hai chấm” lỗi kiểu chữ Ví dụ: “Nơi nhận:” “Lưu VT./.” - Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho thảo: Việc tổ chức lấy ý kiến góp ý cho thảo Văn phòng diễn chưa đầy đủ thường xuyên, số văn soạn thảo bỏ qua việc lấy ý kiến cho bản thảo hoản chỉnh ln, hồn chỉnh mà nhận phản hồi điều chỉnh Điều dẫn đến chất lượng việc soạn thảo bị ảnh hưởng, hiệu chưa cao 16 - Về nội dung, ngôn ngữ, văn phong văn Nội dung số văn cịn sơ sải, chưa thể chí mà lãnh đạo muốn truyền tải , có loại văn làm cho có, thực tế nội dung văn chưa đáp ứng yêu cầu Có số văn diễn đạt q dài dịng, khó hiểu, nội dung lan man khiến cho người đọc không nắm đủ rõ thơng tin Cịn tồn lỗi sai chủ yếu thuộc lỗi 4.2.3 Duyệt trình ký văn Duyệt thảo quy định Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP: - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng phó) duyệt nội dung thảo Sau người có thẩm quyền duyệt nội dung văn thường ký nháy vào văn đề xác nhận văn xét duyệt nội dung Tuy nhiên thực tế, số văn chưa ký nháy phần duyệt nội dung, số văn khác chưa duyệt nội dung trình ký, dẫn đến bị trả lại, thời gian soạn thảo văn ban hành văn không bảo đảm - Sau văn kiểm duyệt nội dung duyệt nội dung chuyển thảo hoàn chỉnh cho Chánh Văn phịng (cơ quan có Văn phịng) trưởng/phó phịng hành duyệt thể thức thủ tục pháp lí Một số lỗi phát sinh bước duyệt hình thức việc duyệt thể thức văn chưa bảo đảm, duyệt sơ sài dẫn đến văn không duyệt - Lãnh đạo quan (thủ trưởng phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt ký ban hành Nếu văn quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký(Các văn để minh chứng cho dự thảo làm sở để người có thẩm quyền ký phê duyệt Sau có chữ ký thủ trưởng quan, người có thẩm quyền ban hành văn văn lúc gọi gốc Bản gốc chuyển xuống quan văn thư đóng dấu cấp số ban hành văn 4.2.4 Ban hành văn Sau có chữ kí người có thầm quyền, cán văn thư hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành, cụ thể: + Kiểm tra lần cuối thể thức văn bản: Nội dung kiểm tra theo Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Công tác Văn thư Sau văn đáp ứng đầy đủ yêu cầu thể thức cán Văn thư tiến hành thực ghi số ban hành văn bản, ngày tháng năm ban hành văn 17 + Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Việc ghi số mắc phải số lỗi việc ghi số, số ngày nhỏ 9, tháng nhỏ ghi số vào đằng trước + Nhân theo số lượng nơi gửi, nơi nhận: Lỗi phát sinh trình nhân số lượng việc nhân nhiều dẫn đến lãng phí, khơng phù hợp + Phát hành văn bản: Văn đóng dấu phát hành đến quan, tổ chức, phận có liên quan để thực 4.3 Nguyên nhân lỗi quy trình soạn thảo văn Một là, lực đội ngũ cán bộ, cơng chức cịn hạn chế trình độ, chun mơn, cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán cịn bất cập Chính dẫn đến chất lượng soạn thảo ban hành văn chưa cao, phát sinh nhiều lỗi trình soạn thảo ban hành văn Hai là, nhận thức đội ngũ cán bộ, công chức văn phịng chưa đầy đủ vai trị cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, đặc biệt chưa nắm đầy đủ quy trình soạn thảo ban hành văn Ba là, chưa có văn đạo, hướng dẫn cụ thể quy trình soạn thảo ban hành văn đơn vị mình, mà chất lượng soạn thảo ban hành văn chưa bảo đảm Bốn là, công tác kiểm tra việc soạn thảo ban hành văn chưa trọng, chưa có chế tài xử lý phù hợp, điều dẫn đến chất lượng soạn thảo ban hành văn chưa bảo đảm Năm là, cịn thiếu trang thiết bị cơng nghệ đại, phù hợp với xu phát triển xã hội công việc khác chưa giải kịp thời, dẫn đến tải công việc, điều ảnh hưởng đến cơng tác soạn thảo văn phát sinh số lỗi MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC CÁC LỖI TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 5.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức công tác soạn thảo ban hành văn bản, đặc biệt quy trình soạn thảo văn Trong tiến trình tiến hành đổi mới, người mục tiêu, đồng thời động lực tiến trình Vai trị nhân tố người xem chủ thể tồn tiến trình cách mạng Nhân tố người có nội dung xác định chi tiêu số lượng, chất lượng nói lên khả người, cộng đồng người bao gồm tiềm cần khai thác phát huy Đội ngũ cán cơng chức Văn phịng HĐND UBND huyện Thạch Thất có vai trị 18 quan trọng góp phần xây dựng hồn thiện máy quyền, hoạt động thi hành nhiệm vụ, cơng vụ, có hoạt động ban hành VBHC Chính việc nâng cao nhận thức cho cán bộ, cơng chức có vai trị quan trọng cần thiết Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực việc ban hành VBHC UBND huyện Thạch Thất nói chung Văn phịng HÐND UBND huyện nói riêng cần có giải pháp cụ thể nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức huyện, cần có thống quy định từ văn pháp luật Nhà nước soạn thảo ban hành văn bản; Sự thống thẫm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày, quy trình ban hành văn hành 5.2 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn Để hoạt động ban hành văn nâng lên số lượng chất lượng cần trọng đầu tư vào việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác xây dựng ban hành văn quan Phải có biện pháp tăng cường đầu tư có kế hoạch lâu dài cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác soạn thảo văn Các cán làm công tác soạn thảo phải trang bị kiến thức chuyên mơn sâu QLHCNN, có kinh nghiệm kiến thức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực, phải có kiến thức trị, pháp lý cần thiết, bên cạnh yếu tố nghiệp vụ, kỹ soạn thảo văn yếu tố thiếu người làm công tác xây dựng ban hành VBHC Việc nâng cao nhận thức, bồi dưỡng chuyên môn, kỹ nghiệp vụ, lực cho cán làm công tác soạn thảo văn yêu cầu cấp thiết đặt Làm tốt cơng tác góp phẩn nâng cao công tác xây dựng ban hành văn quyền cấp huyện 5.3 Tăng cường cơng tác kiểm tra rà soát thường xuyên văn ban hành Cơng tác kiểm tra, rà sốt hoạt động soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND nhiều bất cập, chưa phù hợp thẩm quyền, nội dung, hiệu lực, sai sót thể thức kỹ thuật trình bày Ban lãnh đạo phòng Tư pháp, phòng Nội vụ thường xuyên kiểm tra đột xuất theo định kỳ (nếu kiểm tra đột xuất khơng báo trước, kiểm tra định kỳ báo trước cho 19 đơn vị/cá nhân để có chuẩn bị tài liệu văn bản, trang thiết bị, theo yêu cầu Bản thân người làm công tác phải tự kiểm tra trình độ, lực việc thực Công tác kiểm tra thực nghiêm túc, theo trình tự quy định giúp thân thành viên tổ chức tự giác thực công việc, hồn thành tốt nhiệm vụ giao; cơng việc triển khai theo kế hoạch số lượng chất lượng từ giúp quan, tổ chức ngày phát triển theo hướng tích cực, đạt mục tiêu trước mắt lâu dài 5.4 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phịng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác soạn thảo ban hành văn Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng cánh tay đắc lực góp phần làm tăng hiệu cơng việc cán bộ, cơng chức Vì vậy, để cơng việc đạt hiệu suất cao, Văn phòng cần phải tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị Cần đảm bảo kết nối mạng máy vi tính suốt q trình làm việc quan để cá nhân, đặc biệt viên chức soạn thảo văn trao đổi thơng tin, tìm kiếm, thu thập xử lý thông tin cách nhanh Các thiết bị khác máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại cần kết nối để không bị gián đoạn q trình trao đổi, làm việc Có kế hoạch đầu tư kinh phí hợp lý cho hoạt động bổ sung, thay thế, sửa chữa sở vật chất trang thiết bị dùng quan Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội Việc ứng dụng CNTT công tác soạn thảo ban hành văn bản, hỗ trợ đắc lực cho nghiệp vụ công tác soạn thảo, từ thủ cơng sang tự động hóa, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính tính khoa học, tính đại giải công việc Để nâng cao chất lượng quản lý văn để công tác soạn thảo văn Quan tâm cán làm công tác văn thư, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá lực ứng dụng CNTT cán Ứng dụng giải pháp phần mềm quản 20 lý điều hành công việc để công việc phận văn phòng giảm tải, công tác quản lý văn thống Những “văn phịng khơng giấy" hình thành, điều kiện đảm bảo đại hóa cơng tác văn phịng công tác soạn thảo 5.5 Nâng cao ý thức tự học, tự rèn luyện cho cán bộ, công chức, làm công tác soạn thảo văn Mỗi cá nhân làm cơng tác soạn thảo có ý nghĩa đặc biệt quan trọng chất lượng văn soạn thảo Đây người trực tiếp làm công tác soạn thảo, chất lượng soạn thảo có tốt hay khơng phụ thuộc vào người làm cơng tác soạn thảo Chính mà cán bộ, công chức cần tự ý thức học tập, rèn luyện, nâng cao lực cho thân mình, góp phần làm tốt cơng tác soạn thảo, nâng cao chất lượng soạn thảo văn 5.6 Một số giải pháp khác Ngoài để khắc phục lỗi quy trình soạn thảo, cần có quan tâm máy lãnh đạo cấp thường xuyên đạo, bổ sung hoàn thiện văn hướng dẫn quy trình soạn thảo văn Cần có kế hoạch kiểm tra, giám sát việc thực soạn thảo ban hành văn bản, trọng vào lỗi thường xuyên mắc phải tiến hành soạn thảo Cần tiến hành tổng kết công tác văn thư nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn nói riêng Lấy hiệu hoạt động cơng tác tiêu chí đánh giá kết thực nhiệm vụ hàng năm, đồng thời khen thưởng cá nhân đạt thành tích xuất sắc cơng tác Tóm lại, với giải pháp khắc phục tác giả đưa ra, mong muốn khắc phục giảm tải lỗi mắc quy trình soạn thảo ban hành văn bản, nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác văn thư nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn nói riêng 21 KẾT LUẬN Trong tập lớn trên, tác giả tiến hành tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội Trước hết tác giả tiến hành tìm hiểu số khái niệm quy trình soạn thảo ban hành văn bản, nội dung quy trình yêu cầu soạn thảo ban hành văn Đây sở để tác giả tìm hiểu thực trạng số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội Nhìn chung, quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội đáp ứng bảo đảm đảm đầy đủ theo quy định hành Tuy nhiên bên cạnh đó, q trình soạn thảo phát sinh số lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, lỗi ngôn ngữ, nội dung, đặc biệt tính khoa học, tính mục đích việc ban hành văn Nguyên nhân lỗi phát sinh chủ yếu lực đội ngũ cán bộ, cơng chức cịn hạn chế chun môn, nghiệp vụ, chưa chủ động cập nhật quy định kịp thời trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn chưa đầy đủ Với phạm vi nghiên cứu tập lớn, tác giả đề xuất số giải pháp khắc phục số lỗi quy trình soạn thảo văn cách nâng cao lực cho đội ngũ, cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn Đồng thời tăng cường việc nâng cao nhận thức, ý thức học tập, đầu tư trang thiết bị máy móc phục vụ soạn thảo cho đội ngũ làm công tác soạn thảo, tăng cường cơng tác kiểm tra, rà sốt đánh giá chất lượng soạn thảo văn Tóm lại, cơng tác soạn thảo ban hành văn có ý nghĩa vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Chính thế, quan tổ chức cần có nhận thức đắn, trọng đến công tác này, đặc biệt quy trình soạn thảo ban hành văn để nâng cao hiệu cơng tác văn thư nói chung, cơng tác soạn thảo ban hành văn nói riêng, góp phần vào thành cơng phát triển quan, tổ chức 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh(2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, Nxb Lao động Triệu Văn Cường(2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Chính phủ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 Công tác Văn thư Vương Đình Quyền(2011), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 5.https://baohiemlienviet.com/quy-trinh-soan-thao-va-ban-hanh-van-banhanh-chinh/ 6.https://luathoangphi.vn/quy-trinh-soan-thao-va-ban-hanh-van-ban-hanhchinh/amp/ 23 ... sinh quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội Nhìn chung, quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội. .. sinh quy trình soạn thảo ban hành Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất Quy trình soạn thảo ban hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội thực bảo đảm tuân thủ theo quy định... văn Văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội Trước hết tác giả tiến hành tìm hiểu số khái niệm quy trình soạn thảo ban hành văn bản, nội dung quy trình yêu cầu soạn thảo ban hành văn