Trong hoạt động giao tiếp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân với nhau hiện đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức để trao đổi và truyền đạt thông tin. Trong đó, thông tin bằng văn bản là một trong những phương tiện quan trọng, phổ biến nhất mà các cơ quan, tổ chức và cá nhân sử dụng để trao đổi, truyền đạt các thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Hiện nay, có khá nhiều văn bản của nhà nước quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, năng lực và trình độ của người được giao soạn thảo văn bản không đồng đều dẫn đến chất lượng của văn bản chưa tốt, gây nhiều ảnh hưởng đến cơ quan tổ chức. Nhận thấy vấn để này khá quan trọng tác giả quyết định chọn để tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh. Chỉ ra một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và đề xuất biện pháp khắc phục” để thực hiện bài tập lớn kết thúc học phần.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHỈ RA MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Cơng tác văn thư Mã phách:…………………… TP HỒ CHÍ MINH – 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài NỘI DUNG I KHÁI QUÁT VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Một số khái niệm 1.2 Đặc điểm văn hành 1.3 Những quy định văn việc soạn thảo, ban hành văn hành II HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh 2.2 Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh III MỘT SỐ LỖI SAI VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 11 3.1 Một số lỗi sai quy trình soạn thảo văn Trường Đại Học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh 11 3.2 Nguyên nhân gây lỗi sai 14 3.3 Biện pháp khắc phục 15 KẾT LUẬN 17 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 PHỤ LỤC 19 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động giao tiếp quan, tổ chức, cá nhân với sử dụng nhiều phương tiện cách thức để trao đổi truyền đạt thông tin Trong đó, thơng tin văn phương tiện quan trọng, phổ biến mà quan, tổ chức cá nhân sử dụng để trao đổi, truyền đạt thông tin thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Hiện nay, có nhiều văn nhà nước quy định việc soạn thảo ban hành văn Tuy nhiên, lực trình độ người giao soạn thảo văn không đồng dẫn đến chất lượng văn chưa tốt, gây nhiều ảnh hưởng đến quan tổ chức Nhận thấy vấn để quan trọng tác giả định chọn để tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Chỉ số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn đề xuất biện pháp khắc phục” để thực tập lớn kết thúc học phần Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: nhằm nâng cao chất lượng hồn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu hệ thống sở lý luận pháp lý liên quan đến quy trình soạn thảo ban hành văn bản; + Chỉ ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân quy trình soạn thảo văn bản; + Đề xuất giải pháp nhằm góp phần khắc phục lỗi sai Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: quy trình soạn thảo ban hành Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh - Phạm vi nghiên cứu: tìm hiểu lỗi thường mắc quy trình soạn thảo Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu sử dụng để thực đề tài: + Phương pháp nghiên cứu lý luận: Bài tập lớn sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, khái qt hóa tài liệu để xây dựng khái niệm công cụ khung lý luận cho đề tài Nghiên cứu tài liệu, phân tích tổng hợp tài liệu hoạt động lập kế hoạch; + Phương pháp thu thập thông tin: tài liệu, sách, báo internet; + Phương pháp thống kê - phân tích, Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài - Về mặt khoa học: Đề tài tổng hợp, hệ thống hóa vấn đề lý luận pháp lý liên quan đến công tác soạn thảo ban hành văn bản, nhằm tạo điều kiện vận dụng có hiệu vào công tác soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh - Về mặt thực tiễn: Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Chỉ lỗi thường mắc phải quy trình soạn thảo văn bản, từ đề xuất giải pháp cần thiết, giúp Trường Đại học Y dược tổ chức soạn thảo ban hành văn đạt chất lượng tốt NỘI DUNG I KHÁI QUÁT VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn Văn theo tiếng Latinh actur có nghĩa hành động Văn thể ý chí quan nhà nước ban hành văn phương tiện chủ yếu để giao dịch, lãnh đạo, điều hành quản lý Tuỳ theo góc độ nghiên cứu tiếp cận mà ngành có định nghĩa khác văn bản: Từ cách tiếp cận từ góc độ ngôn ngữ: “Văn chỉnh thể đơn vị ngôn ngữ liên kết với theo quy tắc định nhằm truyền tải thông tin trọn vẹn đáp ứng mục đích giao tiếp định”.[3, tr.295] Từ cách tiếp cận từ góc độ quản lý: “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định” [3, tr.295] Văn theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 2015 định nghĩa: “Là vật mang tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, trình bày theo thể thức định” [4, tr.632] Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ: “Văn thơng tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định” Như vậy, thấy góc độ nghiên cứu tiếp cận mà có định nghĩa khác nhau, nhiên tác giả thống sử dụng khái niệm: “Văn thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định” 1.1.2 Khái niệm văn hành Hiện nay, văn hành có nhiều cách hiểu, quan niệm định nghĩa tùy theo cách nhìn nhận người viết Cụ thể: Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 2015: “Văn hành văn quan, tổ chức ban hành để quản lý, điều hành, giải công việc thuộc trách nhiệm pháp luật quy định” [4, tr.635] Theo tác giả Ngô Sĩ Trung Soạn thảo văn hành tác giả đề cập đến khái niệm văn hành chính: “Văn hành thơng tin quản lý thành văn hình thành hoạt động quản lý, điều hành tổ chức tham gia quản lý xã hội” [5, tr.96] Theo Khoản 3, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ: “Văn hành văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức” Như vậy, văn hành loại văn hình thành quan, tổ chức (tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp) sử dụng để giải cơng việc có tính nghiệp vụ như: phản ánh tình hình, giao dịch, giải công việc cụ thể, hướng dẫn, trao đổi, thông báo, nhắc nhở, đơn đốc… Văn hành có vai trị chủ yếu cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể chủ trương, sách nhà nước, hỗ trợ cho q trình quản lý hành nhà nước thơng tin pháp luật 1.2 Đặc điểm văn hành - Về tác giả ban hành văn Văn hành nhóm văn dùng để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý quan thông báo chủ trương, định nhân sự, báo cáo kết hoạt động, ghi chép ý kiến kết luận hội nghị, thông tin giao dịch quan với quan, tổ chức với cơng dân…Đây nhóm văn chiếm tỷ trọng lớn tổng số văn quan, tổ chức ban hành Văn hành nhiều quan có thẩm quyền ban hành bao gồm quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp… Văn hành thường áp dụng lần có phạm vi điều chỉnh hẹp áp dụng một nhóm đối tượng - Về nội dung văn Nội dung truyền đạt văn hành chủ yếu thơng tin quản lý mang tính đa chiều Để quản lý chặt chẽ hoạt động quan, tổ chức cấp quan, tổ chức cấp phải ban hành định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức cấp Trong trình hoạt động mình, quan, tổ chức cấp thời gian cụ thể phải xây dựng quy hoạch, kế hoạch công tác báo cáo tình hình thực cơng việc cho quan, tổ chức cấp Các văn trao đổi cấp trên, cấp quan ngang cấp văn hành phục vụ cơng tác quản lý phổ biến quan trọng quan, tổ chức Văn hành cịn dùng để truyền đạt thơng tin quan ngang cấp, ngang quyền với quan với tổ chức, cá nhân có liên quan đến giao tiếp hành Nội dung văn hành ban hành phải phù hợp với quy định nhà nước quan 1.3 Những quy định văn việc soạn thảo, ban hành văn hành Đã có nhiều văn quy định thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày mẫu hóa làm sở cho quan việc soạn thảo, ban hành văn Có thể kể số tiêu chuẩn Việt Nam văn TCVN 5700:1992 văn quản lý nhà nước ban hành Quyết định số 228/QĐ ngày 31/12/1992 Bộ Khoa học Công nghệ Môi trường Tiêu chuẩn sửa đổi thay Tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700:2002 văn quản lý nhà nước kèm theo Quyết định số 20/2002/QĐ-BKHCN ngày 31/12/2002 Bộ Khoa học Công nghệ Ngồi ra, cịn có số văn quan nhà nước có thẩm quyền quy định thể thức, hình thức văn quan quản lý hành nhà nước Thơng tư số 33-BT ngày 10/12/1992 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ hướng dẫn hình thức văn việc ban hành văn quan hành nhà nước; Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn Mới Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Trên sở văn Nhà nước, giúp cho việc hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh dễ dàng II HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Năm 1947: Trường Đại học Y khoa Sài Gòn, thường gọi Y khoa Đại học đường Sài Gòn, thành lập, phân hiệu trường Y khoa Hà Nội GS C.Massias bổ nhiệm làm Hiệu trưởng phân hiệu Năm 1954: Trường thức mang tên Trường đại học Y Dược Sài Gòn, hay thường gọi ngắn gọn Trường y khoa Sài Gòn gọi cách trang trọng Y dược đại học đường Sài Gịn (do Chính phủ Việt Nam Cộng hịa quản lý) Ngày 31.12.1961: Y Dược Đại học đường Sài Gòn phân chia thành Y khoa Đại học đường Sài Gòn Dược khoa Đại học đường Sài Gòn Ngày 12.08.1962: Ban Nha khoa thuộc Y khoa Đại học đường Sài Gòn trở thành Nha khoa Đại học đường Sài Gòn Cả trường hoạt động độc lập Viện Đại học Sài Gòn Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh có khoa trực thuộc gồm Khoa Y, Khoa Răng Hàm Mặt Khoa Dược, 10 phịng chức 57 mơn Khoa Đơn vị chủ quản trường Bộ Y Tế Năm 1990: Trường xây dựng định hướng chiến lược phát triển Trường Đại Học Y Dược Thành phố Hồ chí Minh thành trường đa ngành lĩnh vực khoa học sức khỏe, mục tiêu phát triển thêm khoa bệnh viện thuộc trường Năm 1998: Xây dựng Khoa Y học cổ truyền sở sáp nhập trường Trung học Y tế Tuệ Tĩnh Bộ môn Đông Y Khoa Y đảm trách chương trình đào tạo Y học Cổ truyền học phần y học cổ truyền cho chương trình khác Năm 1998: Xây dựng Khoa Điều dưỡng - Kỹ thuật y học sở sáp nhập nâng cấp Trường Kỹ thuật Y tế Trung ương III Khoa đảm trách đào tạo chương trình điều dưỡng kỹ thuật y học Năm 1999: Xây dựng Khoa Y tế Công cộng sở sáp nhập Bộ môn Y tế công cộng Khoa Y Khoa Tổ chức-Quản lý Viện Vệ sinh Y tế Công cộng Khoa đảm trách đào tạo chương trình y tế cơng cộng, y học dự phịng mơn học có liên quan Ngày 18.06.2003: Trường Đại Học Y Dược Thành phố Hồ chí Minh đổi tên thành Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHYD TP.HCM) theo Quyết định số 2223/QĐ-BYT ngày 18/6/2003 Bộ trưởng Bộ Y tế 2.2 Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Quy trình soạn thảo ban hành văn khái niệm để trình tự cơng việc cần tiến hành trình soạn thảo văn để ban hành Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn hành gồm bước sau đây: 2.2.1 Soạn thảo văn - Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn - Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày - Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống cập nhật thông tin cần thiết - Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn - Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao 2.2.2 Duyệt thảo Dự thảo văn bản, sau kiểm tra sửa chữa, trình để duyệt Việc trình duyệt văn tùy theo loại văn tùy theo quan, tổ chức mà có quy trình khác Trong quy trình soạn thảo văn bản, có quy trình tương đối đơn giản quy trình duyệt với bước nhỏ thông qua trưởng đơn vị đến người ký văn bản, có quy trình thơng qua trưởng đơn vị, Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) đến người ký văn Văn quan trọng người ký văn có vị trí cao hệ thống chức danh nhà nước bước trình duyệt nhiều, phức tạp Điều 11, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trong trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định 2.2.3 Kiểm tra văn trước ban hành Kiểm tra văn trước ký ban hành nội dung quan trọng quy trình soạn thảo văn Việc kiểm tra phải cẩn thận câu, từ ngữ Thực tiễn cho thấy, bỏ qua khâu kiểm tra so với dự thảo nên có trường hợp trình lên người ký cịn nhiều lỗi tả, chí cịn hẳn đoạn văn nhầm lẫn nội dung văn sang văn khác Điều phát sau nơi nhận văn tiến hành tổ chức thực văn Chính vậy, việc kiểm tra đánh máy so với dự thảo duyệt trước trình ký thức yêu cầu bắt buộc Trong Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn 2.2.4 Ký ban hành văn Trước trình người có thẩm quyền ký thức văn bản, thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành (ở quan khơng có văn phịng) người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn (theo Điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP) Sau kiểm tra, người chịu trách nhiệm nội dung người chịu trách nhiệm thể thức, thủ tục, kỹ thuật trình bày văn phải ký tắt vào văn Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp 10 cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai III MỘT SỐ LỖI SAI VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 3.1 Một số lỗi sai quy trình soạn thảo văn Trường Đại Học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Với phát triển khoa học cơng nghệ văn soạn thảo máy tính Tuy nhiên, việc lại dẫn đến số lỗi thường gặp sau đây: 3.1.1 Sai trình bày thể thức Tại Trường Y dược Thành phố Hồ Chí Minh, văn sau soạn thảo, trình cho Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký có chữ ký tắt trưởng đơn vị Tuy nhiên, cịn số văn trình ký, ban hành thiếu chữ ký tắt chịu trách nhiệm nội dung thể thức đơn vị có liên quan Văn trình ký chưa thực kiểm tra cách chặt chẽ, số văn ký ban hành cịn chưa xác thể thức nội dung (Phục lục) Ví dụ: Thông báo số 187/TB-ĐHYD ngày 27 tháng 02 năm 2020 việc công tác chuẩn bị cho sinh viên, học viên học lại từ ngày 02/03/2020 Một số lỗi sai thể thức thông báo như: + Dưới tên loại, trích yếu nội dung văn khơng có dịng kẻ 11 ( ) sai, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Bên trích yếu nội dung văn có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ + Ở phần nơi nhận: “- sinh viên, học viên” cần viết hoa “S” phía trước Hoặc Quyết định 3434/QĐ-ĐHYD ngày 25/09/2020 việc ban hành mức thu học phí năm 2020-2021 áp dụng cho đối tượng trúng tuyển năm 2020 Một số nội dung định chưa + Căn cuối sử dụng dấu phẩy (,) theo Nghị định 30/2020/NĐCP quy định sử dụng dấu chấm (.) + Sau mục “b Ngành Răng Hàm Mặt” “c Ngành Phục Hình Răng” cần có dấu hai chấm (:) 3.1.2 Sai lỗi đánh máy, tả Trong văn thường mắc lỗi viết hoa khơng quy tắc văn hành chính; sai diễn đạt câu, sử dụng dấu chấm câu (Có đoạn dài dằng dặc khơng có dấu ngắt câu); Sai quy tắc đánh máy (Chẳng hạn dấu câu không gõ vào sát ký tự cuối từ đứng trước nó) Cách trình bày sau: Đối với việc viết hoa: Về quy tắc viết hoa văn quy định Phụ lục VI kèm theo Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP cụ thể là: + Viết hoa phép đặt câu + Viết hoa danh từ riêng tên người + Viết hoa tên địa lý + Viết hoa tên quan tổ chức (Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ loại hình quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động quan, tổ 12 chức Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương Phòng chống tham nhũng; Văn phịng Chính phủ…) + Viết hoa trường hợp khác: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt (Nhân dân, Nhà nước); Tên huân chương, huy chương, danh hiệu vinh dự; Tên chức vụ, học vị, danh hiệu; danh từ chung riêng hóa; ngày lễ, ngày kỷ niệm; tên kiện lịch sử triều đại; tên loại văn bản; tên năm âm lịch, ngày tết, ngày, tháng năm; tên gọi tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo Đối với dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm… không đặt khoảng trắng trước sau dấu câu có dấu cách bình thường viết từ Riêng dấu ngoặc đơn ngoặc kép phía ngồi dấu ngoặc khoảng trắng, phía dấu ngoặc khơng có khoảng trắng Ví dụ: Trong Thơng báo số 409/TB-ĐHYD ban hành ngày 26/03/2020 việc tuyển sinh liên thơng trình độ đại học hệ vừa làm vừa học ngành Điều dưỡng cho Bệnh viện Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh năm học 2020-2021 Thơng báo có số lỗi sai sau: + Địa danh Thành phố Hồ Chí Minh viết hoa chữ “T” đầu văn lại viết “thành phố Hồ Chí Minh” sai + Ở văn người soạn thảo đặt dấu phẩy (,) cuối theo Nghị định 30 phải dấu chấm(.) 3.1.3 Sai kỹ thuật trình bày khổ giấy định lề trang văn Trong máy tính, máy in nay, chế độ mặc định khổ giấy định lề trang nước khác với Việt Nam nên soạn thảo văn khơng ý đặt lại mắc phải lỗi sai Vì văn in khổ giấy A4 mà để cỡ giấy Letter thường chữ bị bé đi, lề trên, lề to, văn cân đối không theo quy định hành 3.1.4 Một số lỗi sai khác 13 Ngồi ra, quy trình soạn thảo văn gặp phải lỗi sai nội dung thẩm quyền ban hành: - Nội dung văn quy định lại nội dung văn quy phạm pháp luật cấp quy định - Viện dẫn pháp lý thiếu văn hết hiệu lực - Sai hiệu lực văn bản: Cơ quan chủ trì soạn thảo khơng dự kiến cụ thể ngày có hiệu lực dự thảo văn Khoản Điều 38 Nghị định số: 34/2016/NĐ-CP quy định “Ngày có hiệu lực VBQPPL phải quy định cụ thể VBQPPL theo quy định Điều 151 Điều 152 Luật Cơ quan chủ trì soạn thảo phải dự kiến cụ thể ngày có hiệu lực VBQPPL dự thảo VBQPPL sở bảo đảm đủ thời gian để quan, tổ chức, cá nhân có điều kiện tiếp cận văn bản, đối tượng thi hành có điều kiện chuẩn bị thi hành văn bản” Hoặc lỗi sai định dạng Font đoạn văn lỗi copy - paste dẫn đến khơng thống định dạng Font tồn văn bản, không thường mắc phải 3.2 Nguyên nhân gây lỗi sai Mặc dù việc soạn thảo ban hành văn văn Nhà nước quy định chi tiết cụ thể, lỗi sai thường xuyên gặp phải quy trình soạn thảo ngun nhân sau: Một là: Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh chưa ban hành đầy đủ quy định, hướng dẫn cụ thể soạn thảo văn Hai là: lực đội ngũ viên chức tham gia công tác soạn thảo văn không đồng đều, cịn hạn chế chun mơn, chưa tập huấn kịp thời văn hướng dẫn soạn thảo văn Ba là: chủ quan trình kiểm tra giám sát cịn nhiều thiếu sót dẫn đến chất lượng văn ban hành chưa thật tốt 14 3.3 Biện pháp khắc phục 3.3.1 Nâng cao ý thức, trách nhiệm công chức, viên chức giao nhiệm vụ soạn thảo văn Để nâng cao ý thức trách nhiệm việc soạn thảo văn bản, cán công chức, viên chức phải nắm quy định Nhà nước soạn thảo, ban hành văn bản, không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật văn để áp dụng thời điểm cụ thể Thường xuyên tham gia buổi tập huấn chuyên đề soạn thảo văn nhằm trang bị cho cá nhân kỹ soạn thảo văn Cần phải tiến hành tuyên truyền để nâng cao nhận thức viên chức, giảng viên tầm quan trọng văn công tác soạn thảo ban hành văn bản, để họ quan tâm đầu tư thích đáng thời gian cơng sức vào công việc giao nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh 3.3.2 Thường xuyên kiểm tra, rà sốt đánh giá quy trình soạn thảo quan, tổ chức Với sở Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 cơng tác văn thư cán cơng chức, viên chức đối chiếu, kiểm tra xem tổ chức, cá nhân soạn thảo làm quy trình soạn thảo văn hay chưa Quy trình soạn thảo văn bước thực để văn ban hành thẩm quyền, nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày Hiện nay, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 văn có giá trị pháp lý cao giúp cho quan có sở để xây dựng quy trình soạn thảo ban hành văn quan 15 Ngồi ra, sau kiểm tra đánh giá cần phải thực chế độ khen thưởng kỷ luật việc soạn thảo ban hành văn Những đơn vị, cá nhân làm tốt việc soạn thảo văn phải khen thưởng nhằm khuyến khích động viên, ngược lại văn soạn thảo khơng đạt u cầu cần phải có hình thức xử lý nghiêm Sự kết hợp khen thưởng kỷ luật cách chặt chẽ, công tạo động lực điều kiện để xây dựng đội ngũ viên chức, giảng viên có kỹ soạn thảo văn ngày cao 3.3.3 Tổ chức thường xuyên buổi tập huấn cho công chức, viên chức quy trình soạn thảo văn Để nâng cao chất lượng soạn thảo, khắc phục lỗi sai thường gặp phải Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh cần phải có giải pháp đồng từ nâng cao nhận thức vai trò văn hoạt động Trường từ nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng kiến thức kỹ soạn thảo văn việc làm vơ cần thiết Từ đó, góp phần hồn thiện quy trình soạn thảo văn cách chi tiết để làm sở cho viên chức, giảng viên tiến hành cơng việc theo trình tự định; mẫu hóa văn Ngồi ra, đầu tư trang thiết bị cho việc soạn thảo, ban hành văn cần phải được đồng 16 KẾT LUẬN Soạn thảo, ban hành văn hành có vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức Mỗi quan có chức năng, nhiệm vụ riêng tất có chung đặc điểm trình hoạt động hình thành văn ghi chép lại hoạt động quan, đơn vị, tài liệu có giá trị lưu lại quan Làm tốt cơng tác văn thư nói chung, cơng tác soạn thảo, ban hành văn nói riêng góp phần đảm bảo cho hoạt động quan thông suốt, nâng cao hiệu cải cách hành quan nói chung Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Vì vậy, để làm tốt cơng tác soạn thảo, ban hành văn quan, cá nhân phải nhận thức công tác soạn thảo văn nhằm đưa công tác soạn thảo văn vào nề nếp, nâng cao hiệu hoạt động Trường Đại học Y dược Đề tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Chỉ số lỗi phát sinh quy trình soạn thảo văn đề xuất biện pháp khắc phục” thực với mục đích định hướng xây dựng quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược chặt chẽ thống hơn, qua đề tài số lỗi sai, nguyên nhân giải pháp khắc phục quy trình soạn thảo văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh giúp việc soạn thảo ban hành văn Trường ngày hiệu chất lượng 17 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chính phủ (2020) Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 công tác văn thư Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Nxb Thông tin truyền thông, Hà Nội Ngô Sỹ Trung (2016), Sách chuyên khảo Văn quản lý nhà nước, Nxb Lao động - Xã hội, Hà Nội 18 PHỤ LỤC Một số văn Trường Đại học Y dược TP Hồ Chí Minh ban hành 19 20 21 ... Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh III MỘT SỐ LỖI SAI VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC TRONG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 11 3.1 Một số. .. dược Thành phố Hồ Chí Minh dễ dàng II HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Y dược Thành. .. ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh - Về mặt thực tiễn: Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Trường Đại học Y dược Thành phố Hồ Chí Minh Chỉ lỗi thường mắc phải quy trình