PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ Họ tên sinh viên Tô Văn Bình BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ (2019 –.
Mục tiêu của đề tài
Mục đích của nghiên cứu này là nâng cao chất lượng và hoàn thiện quy trình soạn thảo cũng như ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến quy trình soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong quy trình soạn thảo văn bản;
+ Đề xuất các giải pháp nhằm góp phần khắc phục những lỗi sai.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, nhóm đã sử dụng các phương pháp như:
- Phương pháp phân tích - tổng hợp:
Dựa trên các quy định pháp luật và tài liệu tham khảo, nhóm tác giả đã áp dụng phương pháp phân tích để đánh giá công việc soạn thảo và ban hành văn bản Kết quả phân tích giúp đánh giá toàn diện lý luận và thực tiễn, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn bản.
- Phương pháp điều tra, khảo sát:
Phương pháp này được vận dụng khi tiến hành khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Phân hiệu
Khảo sát trực tiếp giúp phát hiện ưu điểm và hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản hành chính, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Ý nghĩa việc nghiên cứu đề tài
Đề tài này tổng hợp và hệ thống hóa các vấn đề lý luận và pháp lý liên quan đến việc soạn thảo và ban hành văn bản, nhằm nâng cao hiệu quả công tác này tại Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Bên cạnh đó, đề tài cũng đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại địa phương, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp cần thiết để cải thiện chất lượng văn bản.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1 Tổng quan về công tác văn phòng Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Tp Hồ Chí Minh
Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND Phường 7, quận Gò Vấp, Tp Hồ Chí Minh
Chương 3 trình bày việc đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND Phường 7, quận, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công việc này Các giải pháp bao gồm việc cải tiến quy trình soạn thảo, tăng cường đào tạo cho cán bộ, và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản Mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý.
Gò Vấp, Tp Hồ Chí Minh
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Khái quát chung về Ủy ban nhân dân Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Chính quyền địa phương tại phường bao gồm Hội đồng Nhân dân (HĐND) và Ủy ban Nhân dân (UBND) phường UBND Phường 7, quận Gò Vấp hoạt động theo Điều 59 của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015, quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương ở phường.
Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn phường
Phường 7, quận Gò Vấp có trách nhiệm quyết định các vấn đề trong phạm vi được phân quyền và phân cấp theo quy định của Luật và các quy định pháp luật liên quan.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy quyền
Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương tại quận Gò Vấp, phường 7 về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của chính quyền Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, đồng thời huy động nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh tại phường 7.
Hiện nay, UBND phường 7 có diện tích là 97,25ha, trong đó đất quốc phòng chiếm 55,8ha chiếm tỷ lệ 57,37% toàn phường, nằm ở phía Đông, trung tâm quận
Gò Vấp Phía Bắc giáp Phường 17; phía Đông giáp Phường 5; phía Nam giáp Phường 4; phía Tây Nam giáp Phường 3; phía Tây giáp Phường 10 Tổng chiều dài
7 địa giới hành chính là 4.080m Trong đó, giáp với Phường 17 là 879m, giáp Phường
Phường có chiều dài giáp ranh với các khu vực lân cận như sau: giáp Phường 1 là 1.609m, giáp Phường 4 là 597m, và giáp Phường 3 là 429m Các trục đường chính trong phường bao gồm Nguyễn Oanh, Nguyễn Văn Nghi, Nguyễn Du, Nguyễn Thái Sơn, Phan Văn Trị, Phạm Ngũ Lão, Lý Thường Kiệt, và Trần Thị Nghỉ.
Phường hiện có nhiều trường học công lập như Trung học cơ sở Phan Văn Trị, Trung học cơ sở Gò Vấp, Tiểu học Trần Quốc Toản và Mầm non Sơn Ca, cùng với các trường dân lập như THCS - THPT Phạm Ngũ Lão, Cao đẳng Bình Minh Sài Gòn, Mầm non Navia và Mầm non Quốc tế Kindy City Ngoài ra, phường còn sở hữu các di tích văn hóa quan trọng như Chùa Sắc tứ Trường Thọ (di tích lịch sử văn hóa cấp Quốc gia), Hội quán Quần Tân (Chùa Bà Thiên Hậu) và Đình Hanh Thông (di tích lịch sử cấp Thành phố), cùng với các công trình khác như Chùa Sắc tứ Long Huê, Nhà thờ Thánh Giuse và Miếu Bổn Thợ.
Tính đến tháng 11/2020, phường có tổng cộng 10.146 hộ với 36.230 nhân khẩu, được tổ chức thành 11 khu phố và 86 tổ dân phố Trong số đó, chung cư K26 có 640 căn hộ với 2.689 nhân khẩu, chung cư Ba Son có 284 căn hộ với 1.032 nhân khẩu, khu nhà ở Quân đội gồm 339 căn hộ với 1.214 nhân khẩu, và khu nhà ở liền kề Cityland Center Hills có 419 căn hộ với 320 nhân khẩu.
Phường hiện có 127 hộ nghèo, chiếm 1,69% tổng số hộ dân, theo tiêu chuẩn thành phố là thu nhập dưới 16.000.000đ/người/năm Nơi đây có sự đa dạng về dân tộc, với hơn 98% là người Kinh, khoảng 1,8% là người Hoa, và các dân tộc khác chỉ chiếm khoảng 0,2%.
Phường có một nhà thờ với 2.150 giáo dân và ba ngôi chùa, trong đó có ba cơ sở được công nhận là di tích Chùa Sắc tứ Trường Thọ được công nhận là di tích lịch sử văn hóa cấp Quốc gia, trong khi hội quán Quần Tân (chùa Thiên Hậu) và đình Hanh Thông được công nhận là di tích kiến trúc nghệ thuật cấp thành phố Sự đa dạng về dân tộc và tôn giáo tại phường góp phần tạo nên bản sắc văn hóa phong phú.
7 hình thành một cộng đồng thống nhất trong sự bình yên
Trước đây, phường chủ yếu phát triển ngành dệt cá thể, nhưng hiện nay đã chuyển hướng sang các lĩnh vực khác như cho thuê nhà, phòng trọ, buôn bán và mở các dịch vụ kinh doanh đa dạng.
Trên tuyến đường Nguyễn Thái Sơn, Nguyễn Oanh, và Nguyễn Văn Nghi, có nhiều ngân hàng, công ty dịch vụ, và thương mại, cùng với các dịch vụ buôn bán nhỏ như photocopy Khu vực này cũng nổi bật với chợ tự phát Dương Quảng Hàm và sự hiện diện của nhiều trường học từ mẫu giáo đến cấp I và II, tạo nên một môi trường sôi động cho cộng đồng.
Phường có sự hiện diện của nhiều cơ quan, đơn vị Quân đội quan trọng, bao gồm Chi nhánh phía Nam Binh đoàn 15, Chi nhánh Binh đoàn 12, Chi nhánh Viettel, và Công ty Phú Tài thuộc Quân khu 5 Ngoài ra, còn có Công ty Vận tải Hùng Vương, Bộ Tư lệnh Quân khu 5, cùng với Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Vạn Tường, Tổng Công ty 789, Binh đoàn 11, Tiểu đoàn Hóa học 907 và Trung tâm chuyển giao công nghệ mới.
Các đơn vị Quân đội tại địa bàn phường đã đóng góp quan trọng vào việc duy trì ổn định chính trị, xây dựng môi trường an toàn và thúc đẩy phát triển kinh tế.
Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Ủy ban nhân dân phường là cơ quan quản lý hành chính nhà nước, có nhiệm vụ thường xuyên thực hiện chỉ đạo và điều hành các công việc hành chính tại địa phương.
Ủy ban nhân dân phường có chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực đời sống xã hội tại địa phương thông qua việc thi hành pháp luật Cơ quan này tổ chức và chỉ đạo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời quản lý bộ máy hành chính nhà nước một cách thống nhất UBND phường 7 có trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Pháp luật, cùng các văn bản như Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư từ cơ
Ủy ban nhân dân Phường 7 hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, với Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Ủy ban.
Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND và UBND Phường 7, quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND Phường 7
Văn phòng HĐND và UBND Phường 7 là bộ phận chuyên môn hỗ trợ tổng hợp cho UBND Phường 7, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân và UBND phường Bộ phận này cũng tham mưu cho Chủ tịch UBND trong việc chỉ đạo và điều hành, đồng thời đảm bảo cơ sở vật chất và kỹ thuật cho các hoạt động của cơ quan nhà nước địa phương.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Thường trực HĐND và UBND phường, cung cấp tư vấn tổng hợp để đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động của hai cơ quan này diễn ra một cách thống nhất, liên tục, hiệu lực và hiệu quả.
Tổ chức hỗ trợ các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND, đồng thời giúp Chủ tịch điều hòa, phối hợp công việc giữa các cơ quan chuyên môn cùng cấp Đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật, Văn phòng thực hiện công tác mua sắm, quản lý và tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, cùng trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của HĐND và UBND phường.
Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội tại địa phương và tư vấn cho UBND phường trong việc ban hành các văn bản quản lý hoạt động kinh tế - xã hội cũng như an ninh quốc phòng là nhiệm vụ quan trọng nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững và đảm bảo an ninh cho cộng đồng.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các đại biểu HĐND phường và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND phường giao
Tổ chức thực hiện các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND phường là nhiệm vụ quan trọng trong việc chỉ đạo và điều hành bộ máy hành chính Nhà nước Điều này bao gồm việc hỗ trợ Chủ tịch UBND phường trong việc điều hòa và phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chuyên môn, khu phố, trường học và trạm y tế trên địa bàn Bên cạnh đó, cần đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật cần thiết cho hoạt động của HĐND và UBND phường.
Theo dõi và đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường trong việc thực hiện các nhiệm vụ, bao gồm dự thảo quyết định, kế hoạch và báo cáo liên quan đến lĩnh vực Kinh tế - Xã hội, Quốc phòng - An ninh Đồng thời, thu thập, cung cấp và xử lý thông tin để thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, kịp thời và chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND.
Theo dõi và đôn đốc các hoạt động của khu phố, trường học và trạm y tế để thực hiện các nhiệm vụ do UBND phường giao Đồng thời, tham gia góp ý trong quá trình xây dựng các đề án do cấp trên ban hành.
- Tổ chức thực hiện các mối liên hệ giữa HĐND và UBND với các tổ chức đoàn thể nhân dân
- Tham mưu giúp UBND phường về công tác thi đua khen thưởng và văn thư
- lưu trữ theo quy định của pháp luật; Tổ chức tiếp xúc cử tri, chuẩn bị nội dung các
15 kỳ họp của HĐND và UBND, thực hiện công tác bầu cử theo quy định của pháp luật
Quản lý đồng bộ việc ban hành văn bản của HĐND và UBND, đồng thời quản lý hiệu quả công tác hành chính, văn thư cùng với cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc tại UBND phường.
- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của UBND phường tại các quyết định cụ thể và theo sự phân công của chủ tịch UBND phường
Văn phòng UBND Phường 7, quận Gò Vấp hoạt động dưới sự chỉ đạo của chủ tịch UBND phường Cán bộ văn phòng có nhiệm vụ theo dõi và đôn đốc các bộ phận chuyên môn thực hiện công việc được giao bởi chủ tịch.
Hiện nay, CB,CC văn phòng UBND phường biên chế 02 người Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm:
- 01 công chức văn phòng phụ trách công tác văn phòng và thống kê
- 01 công chức phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ
Cả 02 văn phòng đã qua đào tạo các lớp chuyên môn nghiệp vụ về văn phòng và trung cấp hành chính
Công chức phụ trách công tác văn phòng và thống kê tại UBND phường có trách nhiệm chính trong việc quản lý văn phòng, theo dõi và tổng hợp báo cáo, lập chương trình công tác hỗ trợ Chủ tịch và các Phó chủ tịch Họ cũng kiểm tra tính hợp lệ của văn bản và thẩm quyền ban hành, quản lý hồ sơ cán bộ, tổ chức thi đua khen thưởng, và quản lý tài sản chung Ngoài ra, công chức này còn sắp xếp lịch tiếp dân cho các thành viên UBND, chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp của HĐND và UBND, đồng thời thực hiện công tác cải cách hành chính.
Công chức phụ trách Văn thư - Lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài liệu và văn bản của cơ quan Họ có trách nhiệm đánh máy, photo tài liệu và chuyển giao các văn bản đến các cá nhân, tổ chức liên quan, đảm bảo quy trình lưu trữ và thông tin được thực hiện một cách hiệu quả.
1.2.2 Vị trí việc làm và ngạch công chức tối thiểu của cán bộ, công chức
Bảng 1.1 VỊ TRÍ VIỆC LÀM VÀ NGẠCH CÔNG CHỨC TỐI THIỂU STT Tên vị trí việc làm Ngạch công chức tối thiểu
I NHÓM LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH
1 Chủ tịch UBND Chuyên viên chính
2 Phó chủ tịch Thường trực phụ trách khối Đô thị và Môi trường
3 Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hoá - Xã hội
II NHÓM CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ
1 Văn thư, lưu trữ, thống kê Lưu trữ viên hoặc tương đương
Văn thư viên hoặc tương đương Thống kê viên hoặc tương đương
2 Văn phòng – Thống kê Chuyên viên
1.2.3 Bảng mô tả công việc trong văn phòng
Bảng 1.2 BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC THEO TỪNG VỊ TRÍ VIỆC LÀM CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP STT Tên vị trí việc làm
Mô tả công việc thực hiện
I NHÓM LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH
- - Chỉ đạo điều hành và quản lý chung mọi hoạt động, chịu trách nhiệm trước UBND Quận, Chủ tịch UBND Quận, Ban thường vụ Đảng ủy phường
- - Chịu trách nhiệm trực tiếp công tác nội chính; tổ chức và cán bộ; cải cách hành chính; quy hoạch; kế hoạch phát triển
Chủ tịch UBND phường đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm quản lý kinh tế - xã hội, ngân sách và giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân Bên cạnh đó, vị trí này còn phụ trách Chủ tịch một số Hội đồng và Trưởng Ban chỉ đạo, góp phần vào sự phát triển và ổn định của địa phương.
Thường trực phụ trách khối Đô thị và Môi trường
- Thay mặt Chủ tịch UBND phường điều hành các công việc Chủ tịch đi vắng
Ký kết các văn bản hành chính thông thường trong lĩnh vực được giao phụ trách, đồng thời giải quyết các vụ khiếu nại và tố cáo từ UBND phường liên quan đến lĩnh vực đó.
- Theo dõi hoạt động quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực mình phụ trách
- Theo dõi hoạt động, phụ trách khu phố được phân công
3 Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hoá - Xã hội
- Ký các văn bản hành chính thông thường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách Chịu trách nhiệm ký các hồ sơ về tệ nạn xã hội
Quan hệ phối hợp công tác giữa các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và hội quần chúng ở cùng cấp và cấp trên là rất quan trọng Việc này giúp tăng cường sự liên kết, hỗ trợ lẫn nhau trong các hoạt động nhằm phát huy vai trò của từng tổ chức Sự phối hợp hiệu quả sẽ tạo ra sức mạnh tổng hợp, góp phần nâng cao chất lượng công tác xã hội và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cộng đồng.
- Theo dõi hoạt động, phụ trách khu phố được phân công
II NHÓM CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ
- Thực hiện báo cáo tuần và lịch tuần: Thực hiện trước 11 giờ 30 phút và gửi báo cáo theo quy định vào ngày thứ 2 mỗi tuần
- Lập sổ theo dõi các nội dung chỉ đạo của UBND phường,
Sổ theo dõi giải quyết đơn thư phản ánh và khiếu nại của công dân được sử dụng để báo cáo Chủ tịch UBND phường, nhằm đôn đốc và nhắc nhở các bộ phận liên quan trong việc xử lý.
- Thực hiện Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ bóc bì văn bản đến; đóng dấu “đến”, ghi
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, TP HỒ CHÍ
Khái quát về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là thông tin được truyền tải qua ngôn ngữ hoặc ký hiệu, được tạo ra trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức Nó cần được trình bày đúng theo các quy định về thể thức và kỹ thuật.
Văn bản hành chính là loại tài liệu được hình thành trong các cơ quan, tổ chức chính trị và xã hội, nhằm giải quyết các công việc nghiệp vụ như phản ánh tình hình, giao dịch và hướng dẫn Nó có vai trò quan trọng trong việc cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn các chủ trương, chính sách của nhà nước, và hỗ trợ quá trình quản lý hành chính cũng như thông tin pháp luật.
2.1.1.2 Đặc điểm của văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản chủ yếu được sử dụng để truyền đạt thông tin trong quản lý của các cơ quan, bao gồm thông báo về chủ trương, quyết định nhân sự, báo cáo hoạt động, ghi chép ý kiến và kết luận hội nghị, cũng như thông tin giao dịch giữa các cơ quan hoặc giữa cơ quan với công dân Loại văn bản này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản do các cơ quan và tổ chức phát hành.
Nội dung của văn bản hành chính chủ yếu tập trung vào việc truyền đạt thông tin quản lý đa chiều, nhằm đảm bảo sự quản lý chặt chẽ đối với hoạt động của các cơ quan.
Các cơ quan, tổ chức cấp trên cần ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cho cấp dưới Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cấp dưới phải xây dựng quy hoạch, kế hoạch công tác và báo cáo tình hình thực hiện cho cấp trên Văn bản hành chính giữa các cấp và các cơ quan ngang cấp là công cụ quan trọng trong quản lý, đồng thời cũng được sử dụng để truyền đạt thông tin giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan đến giao tiếp hành chính.
2.1.1.3 Các loại văn bản hành chính
Theo Điều 7 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ, có 29 loại văn bản hành chính, bao gồm nghị quyết, quyết định cá biệt, chỉ thị, quy chế, quy định, và nhiều loại khác Văn bản hành chính cá biệt được ban hành bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền, mang tính áp dụng pháp luật và nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức.
Văn bản hành chính được hình thành từ thực tiễn quản lý Nhà nước, ban hành bởi nhiều chủ thể khác nhau với mục đích truyền đạt thông tin quản lý, thúc đẩy hoạt động quản lý hiệu quả Loại văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân, góp phần tạo nên sự thống nhất và hiệu quả trong hoạt động quản lý.
Văn bản hành chính thông thường là một tập hợp đa dạng và phong phú các văn bản được sử dụng trong giao dịch công tác, nhằm ghi nhận và quản lý các hoạt động hành chính.
22 sự kiện; để đặt ra quy tắc xử sự nội bộ; được sử dụng để trình bày dự kiến công việc trong thời gian nhất định.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020, quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính bao gồm các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác văn thư.
Bước 1 Soạn thảo văn bản
Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có quyền giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân phù hợp Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ cần xác định loại văn bản, nội dung, độ mật và mức độ khẩn cấp Họ cũng phải thu thập và xử lý thông tin liên quan, đồng thời soạn thảo văn bản theo đúng hình thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, ngoài việc thực hiện các yêu cầu trên, cá nhân soạn thảo cần chuyển bản thảo và tài liệu kèm theo vào hệ thống và cập nhật thông tin cần thiết.
Trong trường hợp cần sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ đưa ra ý kiến trên bản thảo hoặc qua hệ thống Sau đó, bản thảo sẽ được chuyển lại cho lãnh đạo đơn vị chủ trì để chuyển giao cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và pháp luật về nội dung bản thảo trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được giao.
Dự thảo văn bản sau khi được kiểm tra và sửa chữa sẽ được trình duyệt, quy trình này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại văn bản và cơ quan, tổ chức Trong quá trình soạn thảo, quy trình duyệt thường đơn giản với các bước nhỏ, bao gồm việc thông qua trưởng đơn vị.
Quy trình ký văn bản trong cơ quan nhà nước thường trải qua nhiều bước, bắt đầu từ người soạn thảo đến các cấp quản lý như trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng Đối với những văn bản quan trọng, số lượng bước trình duyệt sẽ tăng lên, đặc biệt khi người ký có vị trí cao trong hệ thống chức danh Theo Điều 11, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký duyệt, và trong trường hợp cần sửa đổi, bổ sung, bản thảo đã được duyệt cũng phải được trình lại cho người duyệt xem xét và quyết định.
Bước 3 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là bước quan trọng trong quy trình soạn thảo, yêu cầu sự cẩn thận đối với từng câu, từng từ Thực tế cho thấy, nhiều trường hợp bản sạch trình lên người ký vẫn còn lỗi chính tả hoặc thiếu sót nội dung, dẫn đến nhầm lẫn giữa các văn bản Những sai sót này thường chỉ được phát hiện khi các đơn vị nhận văn bản tiến hành thực hiện Do đó, việc so sánh bản đánh máy với bản dự thảo đã được duyệt trước khi trình ký là yêu cầu bắt buộc.
Theo Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và pháp luật Đồng thời, người được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng phải chịu trách nhiệm tương tự về các yếu tố này.
Bước 4 Ký ban hành văn bản
Trước khi trình ký văn bản, thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính, hoặc người được giao nhiệm vụ, có trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản phải ký tắt vào văn bản Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành, và có thể ủy quyền cho cấp phó ký thay cho những văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách của họ Trong trường hợp cấp phó được giao nhiệm vụ phụ trách, họ có thể ký thay cấp trưởng.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung văn bản đó Lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm về tất cả các văn bản do đơn vị mình phát hành Đối với văn bản giấy, cần sử dụng bút mực màu xanh để ký, tránh sử dụng mực dễ phai.
Những quy định về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Nhiều văn bản quy định đã được ban hành, xác định rõ thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày, nhằm hướng dẫn các cơ quan trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Gần đây, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ đã được ban hành về công tác văn thư, thay thế các quy định trước đó Trước Nghị định 30, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được quy định bởi Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010, cùng với Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
Thực trạng ban hành công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Hiện tại, UBND Phường 7, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh chưa ban hành văn bản quy định rõ ràng về quy trình văn thư – lưu trữ, cũng như việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong cơ quan Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công tác quản lý và xử lý văn bản tại địa phương.
UBND phường thực hiện công tác văn thư theo trình tự quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ.
Trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND phường 7, việc soạn thảo văn bản đóng vai trò quan trọng và là bước đầu tiên cho các quy trình tiếp theo Các đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo cần xác định rõ loại văn bản, nội dung, mức độ mật và độ khẩn cấp Họ cũng phải thu thập và xử lý thông tin liên quan, đồng thời đảm bảo văn bản được soạn thảo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Việc soạn thảo văn bản tại UBND phường luôn tuân thủ đúng theo quy định, bao gồm các bước như sau:
Bước 1 Xác định mục đích ban hành văn bản
Mục đích ban hành văn bản đóng vai trò quan trọng trong quy trình soạn thảo, giúp xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được và làm cơ sở cho các bước tiếp theo trong quá trình này.
Xác định mục đích ban hành văn bản là rất quan trọng, vì nó giúp giới hạn nội dung và xác định rõ vấn đề cần giải quyết Khi mục đích đã được làm rõ, nội dung văn bản sẽ tập trung vào các vấn đề cụ thể mà văn bản muốn giải quyết, từ đó nâng cao hiệu quả và tính hợp lý của văn bản.
Bước 2 Chọn tên loại văn bản
Xác định mục đích ban hành văn bản là yếu tố quan trọng giúp xác định đúng tên loại văn bản trong quá trình soạn thảo Các đơn vị và cá nhân thường đã rõ ràng về mục đích này, từ đó đảm bảo tên loại văn bản được chỉ định chính xác Ngoài việc dựa vào mục đích, thẩm quyền ban hành văn bản của từng đơn vị cũng là yếu tố cần thiết để đạt được tên loại văn bản chính xác.
Bước 3 Thu thập, xử lý thông tin
Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin và tìm kiếm các nguồn dữ liệu phù hợp, nhằm thực hiện việc tập hợp thông tin theo yêu cầu để đáp ứng các mục tiêu đã được đặt ra.
Để soạn thảo một văn bản chất lượng cao và hiệu quả trong công việc, người soạn thảo cần thu thập đầy đủ thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Mỗi kênh thông tin đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại thông tin cần thiết Việc lựa chọn nguồn thông tin thích hợp không chỉ đảm bảo hiệu quả trong quá trình thu thập mà còn nâng cao chất lượng thông tin.
Tại UBND phường, việc thu thập và xử lý thông tin là rất quan trọng trong quá trình soạn thảo văn bản Các cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ cần phải thực hiện đầy đủ bước này để đảm bảo chất lượng văn bản Mặc dù hầu hết các viên chức đều có chuyên môn nghiệp vụ, dẫn đến việc các văn bản ban hành thường đạt yêu cầu, nhưng vẫn có trường hợp phát hiện sai sót về nội dung sau khi văn bản được phát hành, cần phải được đính chính hoặc thu hồi.
Theo Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, bản thảo văn bản cần phải được người có thẩm quyền ký duyệt Nếu bản thảo đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa hoặc bổ sung, thì phải trình lại cho người có thẩm quyền để xem xét và quyết định.
Tại UBND Phường 7, các văn bản thường được soạn thảo và đánh máy bởi các chuyên viên, sau đó được chuyển cho trưởng đơn vị để kiểm tra nội dung và ký tắt Tuy nhiên, thực tế cho thấy một số văn bản không qua bước duyệt bản thảo, dẫn đến việc một số văn bản ký ban hành vẫn còn sai sót về nội dung.
2.2.3 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Theo Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo nội dung văn bản đúng quy định, đồng thời chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và pháp luật Ngoài ra, người được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng phải đảm bảo tính chính xác và hợp pháp, chịu trách nhiệm tương tự trước người đứng đầu và pháp luật.
Tại UBND phường 7, quận Gò Vấp, hầu hết các văn bản sau khi soạn thảo đều có chữ ký tắt của trưởng các đơn vị khi trình ký cho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Tuy nhiên, một số văn bản vẫn thiếu chữ ký tắt chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức từ các đơn vị liên quan, dẫn đến việc kiểm tra chưa chặt chẽ Kết quả là, một số văn bản khi ký ban hành vẫn chưa chính xác về thể thức và nội dung.
- Trong Thông báo số 152/TB-UBND ngày 11 tháng 05 năm 2022 về việc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tín dụng năm 2022
Một số lỗi chưa đúng trong quy định như:
Dòng kẻ dưới tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản cần được điều chỉnh độ dài, theo quy định, nên có độ dài từ 1/3 đến 1/2 của dòng chữ và phải được đặt cân đối so với dòng chữ.
+ Lỗi đánh máy khiến từ bị sai chính tả làm cho câu khó hiểu
Quyết định số 229/QĐ-UBND ngày 20 tháng 03 năm 2020 đã ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa và cơ chế một cửa liên thông tại Ủy ban nhân dân Phường 7 Quy chế này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc tiếp cận các dịch vụ công.
Một số lỗi chưa đúng trong quy định như:
+ Căn cứ cuối cùng sử dụng dấu chấm phẩy (;) theo Nghị định 30/2020/NĐ-
CP quy định sử dụng dấu chấm (.)
+ Nơi nhận văn bản dòng lưu chưa đúng “Lưu: VT, Trang” theo quy định phải là “Lưu: VT, Trang.”
- Theo Bản mô tả công việc của các cán bộ, công chức, nhân viên Phường 7 Ban hành kèm theo Quyết định số 118/QĐ-UBND ngày 06/4/2021 của UBND
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND PHƯỜNG 7, QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ
Đánh giá chung
Tùy vào từng nhiệm vụ cụ thể, cán bộ công chức (CB, CC) tham mưu ban hành văn bản hành chính dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cấp phường Trung bình mỗi năm, phường ban hành khoảng 200 văn bản hành chính, bao gồm 85 quyết định, 29 báo cáo, 15 thông báo, 10 công văn, 8 nghị quyết và 35 tờ trình, nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của phường.
Văn bản hành chính do UBND phường ban hành đã thực hiện đúng quy trình từ soạn thảo đến ban hành, đảm bảo nội dung phù hợp với quy định, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao Văn bản được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và chính xác theo thể loại quy định Đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn cao, giúp quản lý văn bản một cách chặt chẽ và thống nhất, phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo UBND phường.
Chất lượng văn bản hành chính tại UBND phường đã cho thấy những tiến bộ và phương hướng mới trong quản lý và điều hành Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả giải quyết công việc mà còn góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản của địa phương.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị tại UBND phường được trang bị đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc soạn thảo văn bản một cách nhanh chóng và kịp thời.
Qua quá trình kiến tập tại UBND phường, tôi nhận thấy rằng chất lượng văn bản hành chính vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản:
Vẫn còn tồn tại sự không thống nhất trong nội dung và hình thức ban hành văn bản hành chính của UBND phường Cán bộ, công chức chưa xác định rõ thể loại văn bản cần ban hành trong quá trình tham mưu Ngoài ra, việc ký thay mặt (TM UỶ BAN NHÂN DÂN) tại phường vẫn gặp sai sót, với một số trường hợp văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch UBND phường nhưng vẫn để thẩm quyền chung.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản:
Một số cán bộ, công chức chưa tuân thủ nghiêm ngặt quy trình ban hành văn bản, dẫn đến việc xử lý công việc nhanh chóng nhưng ảnh hưởng đến chất lượng văn bản Hơn nữa, công tác tự kiểm tra và rà soát hệ thống hóa văn bản tại các bộ phận chưa được thực hiện thường xuyên.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Lỗi phổ biến trong thể thức văn bản hành chính thường gặp ở mục số, ký hiệu văn bản và phần nơi nhận Ngoài ra, kỹ thuật trình bày văn bản tại một số địa phương vẫn chưa tuân thủ đúng quy định về cỡ chữ, kiểu chữ và định lề văn bản.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản
Trong quá trình soạn thảo văn bản, có thể gặp phải những lỗi chủ quan như việc sử dụng từ ngữ không phù hợp với tính chất văn phong hành chính, sử dụng phương ngữ, tự ý ghép từ và ghép nghĩa, cũng như hành văn không rõ ràng Ngoài ra, còn tồn tại một số lỗi liên quan đến việc viết hoa và viết tắt một cách tùy tiện.
Sau khi ban hành, một số văn bản hành chính vẫn chưa được đóng dấu và lưu trữ tại văn thư Điều này dẫn đến tình trạng cán bộ, công chức không lưu giữ bản chính trong hồ sơ công việc, gây ảnh hưởng đến quy trình quản lý tài liệu.
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Những nguyên nhân chính dẫn đến việc soạn thảo, ban hành văn bản của UBND phường chưa đạt hiệu quả cao:
Các quy định làm việc hiện tại còn thiếu chặt chẽ, dẫn đến việc các sản phẩm quản lý được ban hành không đồng nhất và thiếu quy củ Điều này tạo ra sự chồng chéo giữa các văn bản, với khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin lại thấp.
Quản lý văn bản tại UBND phường còn thiếu chặt chẽ, do đó cần xây dựng quy chế về công tác văn thư - lưu trữ Việc này sẽ tạo cơ sở pháp lý vững chắc giúp cán bộ công chức thực hiện tốt nhiệm vụ tham mưu và ban hành văn bản hành chính hiệu quả.
- Số lượng biên chế của Văn phòng UBND phường còn thiếu, chỉ có 01 công chức Văn phòng - Thống kê và 01 công chức bán chuyên trách về Văn thư
Năng lực và trình độ của cán bộ, công chức phường trong việc tham mưu cho công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản hiện còn nhiều hạn chế.
- Nhận thức của người đứng đầu cơ quan còn chủ quan trong việc thực hiện nâng cao chất lượng ban hành văn bản hành chính.
Các giải pháp cụ thể
Văn bản hành chính là công cụ quan trọng cho hoạt động quản lý của các cơ quan, bao gồm UBND Phường 7, quận Gò Vấp Để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND phường, cần triển khai một số giải pháp cụ thể trong thời gian tới.
3.2.1 Nâng cao nhận thực của cán bộ, công chức Để nâng cao ý thức và trách nhiệm đối với việc soạn thảo văn bản, mỗi cá nhân phải nắm được các quy định của Nhà nước về soạn thảo, ban hành văn bản, không ngừng trau dồi kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ, luôn cập nhật những văn bản mới nhất để áp dụng trong từng thời điểm cụ thể
Thường xuyên tham gia các buổi tập huấn về chuyên đề soạn thảo văn bản nhằm trang bị cho cá nhân kỹ năng soạn thảo văn bản
Các cấp uỷ Đảng và chính quyền cần chú trọng vào việc tuyên truyền để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của chất lượng văn bản hành chính Việc này sẽ góp phần cải thiện hiệu quả quản lý nhà nước và phục vụ tốt hơn cho người dân.
32 tăng cường hơn nữa sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
3.2.2 Xây dựng các văn bản quy định
Hiện tại, tại UBND phường chưa có quy định cụ thể nào về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, mà chủ yếu dựa vào các văn bản pháp luật của Nhà nước.
Cần thiết phải thiết lập cơ chế rõ ràng trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, bao gồm quy định biện pháp xử lý sai sót, xác định trách nhiệm khi có sai sót và yêu cầu phản hồi cụ thể Chất lượng ban hành văn bản hành chính cần được coi là nội dung cơ bản trong quy chế làm việc của cơ quan, từ đó giúp đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức hàng năm.
Để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản, cần thiết phải thực hiện chế độ khen thưởng và kỷ luật rõ ràng Những cá nhân và đơn vị có thành tích tốt trong việc soạn thảo văn bản sẽ được khen thưởng để khuyến khích động lực làm việc, trong khi những trường hợp không đạt yêu cầu cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc Sự kết hợp này sẽ tạo ra động lực và điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng đội ngũ viên chức, giảng viên có kỹ năng soạn thảo văn bản ngày càng chuyên nghiệp hơn.
3.2.3 Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn
Thường xuyên tham gia các buổi tập huấn về chuyên đề soạn thảo văn bản nhằm trang bị cho cá nhân kỹ năng soạn thảo văn bản
Cán bộ, công chức phường cần nhận thức rõ ràng về thẩm quyền trong việc ban hành văn bản hành chính Việc tuân thủ đúng thẩm quyền về nội dung và hình thức là yêu cầu thiết yếu, đòi hỏi sự nghiêm túc trong quá trình xây dựng và ban hành các văn bản này.
Cán bộ, công chức cần được đào tạo về kiến thức pháp luật liên quan đến văn bản hành chính và quản lý nhà nước Họ cũng phải được bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo và nghiệp vụ, đồng thời nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, cũng như tình hình kinh tế - xã hội của địa phương.
3.2.4 Thường xuyên kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản
Việc xây dựng và thẩm định văn bản hành chính là nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi cơ chế kiểm tra chặt chẽ từ UBND phường Cần thực hiện công tác tự kiểm tra thường xuyên để kịp thời loại bỏ những văn bản và quy định không còn phù hợp, mâu thuẫn hoặc chồng chéo, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
