6. Bố cục của đề tài
2.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư. Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính gồm các bước sau đây:
Bước 1. Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Bước 2. Duyệt bản thảo
Dự thảo của văn bản, sau khi được kiểm tra và sửa chữa, sẽ được trình để duyệt. Việc trình duyệt văn bản tùy theo từng loại văn bản và tùy theo từng cơ quan, tổ chức mà có quy trình khác nhau. Trong quy trình soạn thảo văn bản, có quy trình tương đối đơn giản như quy trình duyệt với các bước nhỏ như thơng qua trưởng đơn
23
vị rồi đến người sẽ ký văn bản, hoặc có quy trình thơng qua trưởng đơn vị, Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) rồi đến người sẽ ký văn bản. Văn bản càng quan trọng và người ký văn bản càng có vị trí cao trong hệ thống các chức danh của nhà nước thì các bước trình duyệt càng nhiều, càng phức tạp.
Điều 11, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trong trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là một nội dung rất quan trọng trong quy trình soạn thảo văn bản. Việc kiểm tra phải hết sức cẩn thận đối với từng câu, từng từ ngữ. Thực tiễn cho thấy, do bỏ qua khâu kiểm tra bản sạch so với bản dự thảo nên có những trường hợp bản sạch trình lên người ký cịn rất nhiều lỗi chính tả, thậm chí cịn mất hẳn một đoạn văn hoặc nhầm lẫn nội dung của văn bản này sang văn bản khác. Điều này chỉ được phát hiện sau khi các nơi nhận văn bản tiến hành tổ chức thực hiện văn bản. Chính vì vậy, việc kiểm tra bản đánh máy so với bản dự thảo đã duyệt trước khi trình ký chính thức là một u cầu bắt buộc.
Trong Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã quy định: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 4. Ký ban hành văn bản
Trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức văn bản, thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phịng Hành chính (ở những cơ quan khơng có văn phịng) hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Sau khi
24
đã kiểm tra, người chịu trách nhiệm về nội dung và người chịu trách nhiệm về thể thức, thủ tục, kỹ thuật trình bày văn bản phải ký tắt vào văn bản.
Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng các loại mực dễ phai.